OA變成工作的一部分—— ＂有事發(fā)我OA＂

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  "快去把這份會議通知下發(fā)給集團各公司，速度要快，明天就要開會了。"
      拿著這份會議題，開始聯(lián)系各公司的老總。"這一上午不用干別的人，光打電話發(fā)傳真了。"廣州、上海、北京、杭州……各分公司的老總都得通知，老天呀，真恨不得有雙章魚手（8爪魚）呀，8爪都不夠呀。
      10個電話，5個占線，2個不在服務(wù)區(qū)，傳真沒人接，老天呀，他們都在干什么呀，這都要急死了，我這個總部辦公人員，我容易嗎，我。打電話，不停的打，打打打……?？粗聜兿掳嗷丶业纳碛埃魫炑?。
      現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)都這么發(fā)達了，憑什么我的工作還這么辛苦，要自強，要革命，這么下去我會憋死的。發(fā)電子郵件呀，可是哪有他們的郵件地址呀，就是發(fā)了也不知道們們看沒看呀，還是沒效率。回想起前幾天發(fā)完郵件，對方確說沒收到，被領(lǐng)導(dǎo)一頓教訓(xùn)的情景，心中的熱情就這樣被澆滅了。不甘心呀，開建論壇、QQ群組、MSN，但是都不行，平臺不統(tǒng)一，保密性差，沒有安全感，這可不行呀，這些文件是有保密性的，難道還要回到打電話的這種"原始社會"嗎，真的不甘心呀。
      幾番探索之后，一個叫"OA辦公系統(tǒng)"的東東出現(xiàn)在我的視線中。終于有了理論依據(jù)了，OA協(xié)同軟件有內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，有即時的消息傳遞，還有公文流程處理。向領(lǐng)導(dǎo)斗膽建議上OA，"OK！"我大喜不已，但是協(xié)同軟件的技術(shù)、服務(wù)、價格都要好好的考慮呀，面對如此眾多的OA辦公軟件選哪個呢？這不可是兒戲，只準成功不準失敗。
      多數(shù)的軟件報價10萬以上，有的還要分多少個用戶的，我哪知道要多少用戶呀，公司變化這么快。都什么年代了，還在玩C/S結(jié)構(gòu)那一套，分多少客戶端，升級起來特麻煩，現(xiàn)在滿大街流行的都是B/S，無需客戶端，有IE就行了。會電腦的人不多，但會上網(wǎng)的人可是多多呀。有的軟件報價2萬多元，但是需要加一套正版的微軟的產(chǎn)品，也不知道我是買OA還是買那個"毫不講理"的微軟EXCHANGE，OA卻成了微軟的贈品，也太沒志氣了，這樣的軟件一定會受微軟件"欺負"的。有的軟件價格看起來十分誘人，6000多元，服務(wù)可外包，可是那個東東的功能也太少了。更要命的是服務(wù)，說不好哪天你連軟件公司都找不到，誰給你維護呀。像這種外包型的企業(yè)信息化產(chǎn)品一定要選有實力的公司。
      經(jīng)過與各公司一家家的洽談、比較、試用，根據(jù)企業(yè)自己的情況，我們終于確定自己的OA選型標準：
      首先，該OA商的服務(wù)應(yīng)特別好，不但隨叫隨到，而且有技術(shù)人員通過MSN或QQ、電話、遠程等工具能隨時進行交流講解，讓人感到非常親切，做為軟件使用者，我要的就是這種感覺。
      其次，這款軟件采用的應(yīng)是B/S結(jié)構(gòu)，操作簡便，會上網(wǎng)就會用OA。另外要具有可擴展性和穩(wěn)定性，完全滿足辦公的需要，這種特性比較適合未來企業(yè)的成長需要。
      再次，這款軟件應(yīng)是國產(chǎn)軟件，做為中國人，我們還是要多支持我們的民族軟件企業(yè)的發(fā)展的，同時價格要公道，性價比要高，能長期支持服務(wù)，我們不需要繁瑣復(fù)雜的功能，多則無用。
      因為我們知道大多開發(fā)單位和企業(yè)進行溝通時往往都是站在軟件的角度進行思考的，把軟件的功能說得十分強大，而很少在真正理解企業(yè)需求后結(jié)合軟件來談問題。這樣導(dǎo)致很多企業(yè)把系統(tǒng)應(yīng)用起來后發(fā)現(xiàn)原來那么多功能，根本就用不到，或者說不好用。
      經(jīng)過反復(fù)比較、考證，最后我們將目光鎖定在用友致遠OA的A8協(xié)同管理軟件上。
   
OA變成工作的一部分—— "有事發(fā)我OA"

      接下來的事，就是安裝這套軟件，進行普及培訓(xùn)了。由于大家都會用一些網(wǎng)上的工具，普及起來還是很快的。我們借助總裁辦公會的機會專門組織了一次OA辦公系統(tǒng)演示，向各位領(lǐng)導(dǎo)及同事們展示我們提出的新的辦公方式，把用戶名和密碼發(fā)給大家。當時我們僅僅是給一些領(lǐng)導(dǎo)和文秘人員開設(shè)了用戶名，小范圍的進行普及。
      但是沒想到微機室的電話和我的OA短信中大量的信息是：快快給我個OA密碼，我們還要幾個OA號。哇噻，兩周的時間OA用戶從30多人發(fā)展成120多人，就連開會時一些忙于業(yè)務(wù)的老總在會后都提出：再給我們公司再加幾個OA用戶吧，這樣他們給我傳文件就方便了。
      這個短信息就更精彩了，由于集團的財務(wù)集中管理，向下屬公司派駐的財務(wù)總監(jiān)都是集團總部的財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，他們在外面非常的辛苦，尤其是遠離這些平常在一起工作的總部人員，平時如果想溝通只能打電話，但是大額的電話費又讓人們不能盡情的表達自己內(nèi)心的感受。但是通過用友OA辦公系統(tǒng)，每當看到大家在線時，再也忍不住要和總部進行溝通的心情，"在忙什么呢"、"最近工作順不順利"、"馬上給你發(fā)報表"。這即交流了感情又把工作得以順利完成。在年末的聚會上，駐外的財務(wù)人員深有感觸的說到："雖然我們遠隔千里，但是有OA把我們緊密相連，看到在線的各位同事，感到我們還是在一個大家庭中，我們之間并不遙遠！"
      還有那個OA論壇，在那里大家演繹著現(xiàn)化信息交流的精采故事，"情似狂潮"、"風卷旌旗舞"、"秋山野客"這些個性鮮明的網(wǎng)名在論壇不斷發(fā)表自己的內(nèi)心感受和轉(zhuǎn)載新鮮的故事。有過爭吵，有過感觸，在那里思維的碰撞特別的強烈。有些問題的討論已經(jīng)成為："不服，不服到論壇里侃，我在論壇等你！
      現(xiàn)在我們同事之間傳遞消息的方式已經(jīng)成為"我給你發(fā)OA了"、"有事OA我"、"做好報表后發(fā)到我OA里"。雖然這種叫法有些不準確，但是它已經(jīng)反映出，我們的工作已經(jīng)離不開OA辦公軟件了，這已經(jīng)達到了我們的預(yù)期效果了。即然達到效果了，也無須糾正這種口誤了，反正大家已經(jīng)心領(lǐng)神會了。公司OA還在不斷的進行升級，不斷的進行發(fā)展，當公司人員看到OA又發(fā)生了新的變化時會說："OA又加新的功能了，一次可以加多個附件了，界面變得更清新簡潔，連短信也會發(fā)出聲來。不錯，微機室的這些人還是很能干的嘛。"說得我們信息部有點不好意思了，這主要是軟件公司的功勞呀，但是心里還是美滋滋的。
   
     "對癥下藥"再上一層樓
     在應(yīng)用推廣OA中，我發(fā)現(xiàn)了幾點共性問題，提出一些解決方法，以共同促進公司OA辦公系統(tǒng)的完善與提升，并以饗同行。
     其一，做為企業(yè)的信息化建設(shè)，OA是一個企業(yè)信息化建設(shè)的必備工具，但同時許多企業(yè)在上了OA后時常面臨著單位內(nèi)部不同軟件整合的問題，而整合不成功，各個軟件性能將互相沖突，大損其值。
     公司設(shè)計了一種人事檔案管理軟件，但是由于信息的保密性，又不想不所有人都看到，就要設(shè)置用戶名和密碼，但是這類軟件一多的話，左一個用戶名，右一個用戶名，太多，太繁雜，能不能借用OA中的用戶名密碼管理，做一接口掛接相關(guān)的業(yè)務(wù)軟件統(tǒng)一管理，以更加豐富OA的功能，統(tǒng)一平臺，方便工作？而這點是一個軟件優(yōu)劣與否一個表現(xiàn)，用友OA這方面表現(xiàn)較為強勢，能對不同軟件進行有效整合，能成為我們的工作接口了，可改變以前的文件傳遞方式，更加系統(tǒng)化用數(shù)據(jù)庫的形式進行信息傳遞，減少數(shù)據(jù)冗余，提高查詢速度，達到信息的升值。
     其二，我們在平時調(diào)研選型時太強調(diào)OA系統(tǒng)的優(yōu)勢了而過少考慮OA協(xié)同辦公究竟能為企業(yè)帶來些什么實際東西。我們發(fā)現(xiàn)應(yīng)用OA遇到的最大的問題是一些報表數(shù)據(jù)的收集整理、查閱、統(tǒng)計不便，工作跟蹤信息反饋不及時等。因此應(yīng)努力想想如何解決這些問題了。關(guān)于報表數(shù)據(jù)收集的問題，原來單位使用EXCEL來做報表，每天都有三張不同報表，再打印后進行審批，每日的耗紙量就不說了，關(guān)鍵是到月底年底要進行數(shù)據(jù)匯總分析時那麻煩就大了，所有人都在把紙質(zhì)報表中的數(shù)據(jù)一一輸入新的EXCEL表中進行統(tǒng)計，效率慢不說，還容易出錯。針對這個問題，當時我想為什么不用OA的工作流模塊來進行報表錄入呢？這樣不僅能解決數(shù)據(jù)的統(tǒng)計問題，而且能按一定的規(guī)則找出想要的報表，也避免原來報表打印和存檔所產(chǎn)生的不便？要做到這一點，需要OA本身擁有強大的工作流。我利用用友OA系統(tǒng)后，現(xiàn)在我們單位的日常報表已全部在工作流中進行，現(xiàn)在大家到月底就不用為了大量需要重新錄入的數(shù)據(jù)心煩了。
     其三，為什么中小企業(yè)OA項目失敗率如此之高，就是OA水土不適，沒有量體裁衣。這一點企業(yè)一直沒太注意。首先中小企業(yè)沒有大企業(yè)那樣的經(jīng)濟實力，對于OA項目的投入非常有限，其次中小企業(yè)的規(guī)模、扁平化的管理、辦事機構(gòu)相對集中，決定了信息的傳遞不易產(chǎn)生瓶頸，這幾個特性決定了中小企業(yè)不能像大企業(yè)那樣有大量的投入請來專業(yè)的項目開發(fā)單位進行量身定制，并且OA的一些優(yōu)秀特性也不能在中小企業(yè)中得到很好的發(fā)揮。這意味著如果將大企業(yè)成功的OA模式，不經(jīng)選擇地強行應(yīng)用于中小企業(yè)的話難免會發(fā)生"消化不良"。因此與其動輒花幾十萬、十多萬買個大而無用的OA，還不如買一個合身合體、經(jīng)濟簡捷的OA實在。這點用友OA絕對是中小OA軟件的典型代表，可參照選用。
     另外，我想，OA項目的實施不是集中在一段時間就可以完成的，我認為成功的OA項目沒有所謂項目結(jié)束的概念，只要企業(yè)不斷發(fā)展OA辦公系統(tǒng)就不會結(jié)束--立項、調(diào)研、選型之后是部署修改，再部署再修改，再來就是維護和新業(yè)務(wù)的整合再修改或?qū)εf業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，如此不已。一勞永逸的想法是不可取。