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OA變成工作的一部分—— "有事發(fā)我OA"
"快去把這份會議通知下發(fā)給集團各公司,速度要快,明天就要開會了。"
拿著這份會議題,開始聯(lián)系各公司的老總。"這一上午不用干別的人,光打電話發(fā)傳真了。"廣州、上海、北京、杭州……各分公司的老總都得通知,老天呀,真恨不得有雙章魚手(8爪魚)呀,8爪都不夠呀。
10個電話,5個占線,2個不在服務(wù)區(qū),傳真沒人接,老天呀,他們都在干什么呀,這都要急死了,我這個總部辦公人員,我容易嗎,我。打電話,不停的打,打打打……??粗聜兿掳嗷丶业纳碛埃魫炑?。
現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)都這么發(fā)達了,憑什么我的工作還這么辛苦,要自強,要革命,這么下去我會憋死的。發(fā)電子郵件呀,可是哪有他們的郵件地址呀,就是發(fā)了也不知道們們看沒看呀,還是沒效率。回想起前幾天發(fā)完郵件,對方確說沒收到,被領(lǐng)導(dǎo)一頓教訓(xùn)的情景,心中的熱情就這樣被澆滅了。不甘心呀,開建論壇、QQ群組、MSN,但是都不行,平臺不統(tǒng)一,保密性差,沒有安全感,這可不行呀,這些文件是有保密性的,難道還要回到打電話的這種"原始社會"嗎,真的不甘心呀。
幾番探索之后,一個叫"OA辦公系統(tǒng)"的東東出現(xiàn)在我的視線中。終于有了理論依據(jù)了,OA協(xié)同軟件有內(nèi)部的郵件系統(tǒng),有即時的消息傳遞,還有公文流程處理。向領(lǐng)導(dǎo)斗膽建議上OA,"OK!"我大喜不已,但是協(xié)同軟件的技術(shù)、服務(wù)、價格都要好好的考慮呀,面對如此眾多的OA辦公軟件選哪個呢?這不可是兒戲,只準成功不準失敗。
多數(shù)的軟件報價10萬以上,有的還要分多少個用戶的,我哪知道要多少用戶呀,公司變化這么快。都什么年代了,還在玩C/S結(jié)構(gòu)那一套,分多少客戶端,升級起來特麻煩,現(xiàn)在滿大街流行的都是B/S,無需客戶端,有IE就行了。會電腦的人不多,但會上網(wǎng)的人可是多多呀。有的軟件報價2萬多元,但是需要加一套正版的微軟的產(chǎn)品,也不知道我是買OA還是買那個"毫不講理"的微軟EXCHANGE,OA卻成了微軟的贈品,也太沒志氣了,這樣的軟件一定會受微軟件"欺負"的。有的軟件價格看起來十分誘人,6000多元,服務(wù)可外包,可是那個東東的功能也太少了。更要命的是服務(wù),說不好哪天你連軟件公司都找不到,誰給你維護呀。像這種外包型的企業(yè)信息化產(chǎn)品一定要選有實力的公司。
經(jīng)過與各公司一家家的洽談、比較、試用,根據(jù)企業(yè)自己的情況,我們終于確定自己的OA選型標準:
首先,該OA商的服務(wù)應(yīng)特別好,不但隨叫隨到,而且有技術(shù)人員通過MSN或QQ、電話、遠程等工具能隨時進行交流講解,讓人感到非常親切,做為軟件使用者,我要的就是這種感覺。
其次,這款軟件采用的應(yīng)是B/S結(jié)構(gòu),操作簡便,會上網(wǎng)就會用OA。另外要具有可擴展性和穩(wěn)定性,完全滿足辦公的需要,這種特性比較適合未來企業(yè)的成長需要。
再次,這款軟件應(yīng)是國產(chǎn)軟件,做為中國人,我們還是要多支持我們的民族軟件企業(yè)的發(fā)展的,同時價格要公道,性價比要高,能長期支持服務(wù),我們不需要繁瑣復(fù)雜的功能,多則無用。
因為我們知道大多開發(fā)單位和企業(yè)進行溝通時往往都是站在軟件的角度進行思考的,把軟件的功能說得十分強大,而很少在真正理解企業(yè)需求后結(jié)合軟件來談問題。這樣導(dǎo)致很多企業(yè)把系統(tǒng)應(yīng)用起來后發(fā)現(xiàn)原來那么多功能,根本就用不到,或者說不好用。
經(jīng)過反復(fù)比較、考證,最后我們將目光鎖定在用友致遠OA的A8協(xié)同管理軟件上。
OA變成工作的一部分—— "有事發(fā)我OA"
接下來的事,就是安裝這套軟件,進行普及培訓(xùn)了。由于大家都會用一些網(wǎng)上的工具,普及起來還是很快的。我們借助總裁辦公會的機會專門組織了一次OA辦公系統(tǒng)演示,向各位領(lǐng)導(dǎo)及同事們展示我們提出的新的辦公方式,把用戶名和密碼發(fā)給大家。當時我們僅僅是給一些領(lǐng)導(dǎo)和文秘人員開設(shè)了用戶名,小范圍的進行普及。
但是沒想到微機室的電話和我的OA短信中大量的信息是:快快給我個OA密碼,我們還要幾個OA號。哇噻,兩周的時間OA用戶從30多人發(fā)展成120多人,就連開會時一些忙于業(yè)務(wù)的老總在會后都提出:再給我們公司再加幾個OA用戶吧,這樣他們給我傳文件就方便了。
這個短信息就更精彩了,由于集團的財務(wù)集中管理,向下屬公司派駐的財務(wù)總監(jiān)都是集團總部的財務(wù)領(lǐng)導(dǎo),他們在外面非常的辛苦,尤其是遠離這些平常在一起工作的總部人員,平時如果想溝通只能打電話,但是大額的電話費又讓人們不能盡情的表達自己內(nèi)心的感受。但是通過用友OA辦公系統(tǒng),每當看到大家在線時,再也忍不住要和總部進行溝通的心情,"在忙什么呢"、"最近工作順不順利"、"馬上給你發(fā)報表"。這即交流了感情又把工作得以順利完成。在年末的聚會上,駐外的財務(wù)人員深有感觸的說到:"雖然我們遠隔千里,但是有OA把我們緊密相連,看到在線的各位同事,感到我們還是在一個大家庭中,我們之間并不遙遠!"
還有那個OA論壇,在那里大家演繹著現(xiàn)化信息交流的精采故事,"情似狂潮"、"風卷旌旗舞"、"秋山野客"這些個性鮮明的網(wǎng)名在論壇不斷發(fā)表自己的內(nèi)心感受和轉(zhuǎn)載新鮮的故事。有過爭吵,有過感觸,在那里思維的碰撞特別的強烈。有些問題的討論已經(jīng)成為:"不服,不服到論壇里侃,我在論壇等你!
現(xiàn)在我們同事之間傳遞消息的方式已經(jīng)成為"我給你發(fā)OA了"、"有事OA我"、"做好報表后發(fā)到我OA里"。雖然這種叫法有些不準確,但是它已經(jīng)反映出,我們的工作已經(jīng)離不開OA辦公軟件了,這已經(jīng)達到了我們的預(yù)期效果了。即然達到效果了,也無須糾正這種口誤了,反正大家已經(jīng)心領(lǐng)神會了。公司OA還在不斷的進行升級,不斷的進行發(fā)展,當公司人員看到OA又發(fā)生了新的變化時會說:"OA又加新的功能了,一次可以加多個附件了,界面變得更清新簡潔,連短信也會發(fā)出聲來。不錯,微機室的這些人還是很能干的嘛。"說得我們信息部有點不好意思了,這主要是軟件公司的功勞呀,但是心里還是美滋滋的。
"對癥下藥"再上一層樓
在應(yīng)用推廣OA中,我發(fā)現(xiàn)了幾點共性問題,提出一些解決方法,以共同促進公司OA辦公系統(tǒng)的完善與提升,并以饗同行。
其一,做為企業(yè)的信息化建設(shè),OA是一個企業(yè)信息化建設(shè)的必備工具,但同時許多企業(yè)在上了OA后時常面臨著單位內(nèi)部不同軟件整合的問題,而整合不成功,各個軟件性能將互相沖突,大損其值。
公司設(shè)計了一種人事檔案管理軟件,但是由于信息的保密性,又不想不所有人都看到,就要設(shè)置用戶名和密碼,但是這類軟件一多的話,左一個用戶名,右一個用戶名,太多,太繁雜,能不能借用OA中的用戶名密碼管理,做一接口掛接相關(guān)的業(yè)務(wù)軟件統(tǒng)一管理,以更加豐富OA的功能,統(tǒng)一平臺,方便工作?而這點是一個軟件優(yōu)劣與否一個表現(xiàn),用友OA這方面表現(xiàn)較為強勢,能對不同軟件進行有效整合,能成為我們的工作接口了,可改變以前的文件傳遞方式,更加系統(tǒng)化用數(shù)據(jù)庫的形式進行信息傳遞,減少數(shù)據(jù)冗余,提高查詢速度,達到信息的升值。
其二,我們在平時調(diào)研選型時太強調(diào)OA系統(tǒng)的優(yōu)勢了而過少考慮OA協(xié)同辦公究竟能為企業(yè)帶來些什么實際東西。我們發(fā)現(xiàn)應(yīng)用OA遇到的最大的問題是一些報表數(shù)據(jù)的收集整理、查閱、統(tǒng)計不便,工作跟蹤信息反饋不及時等。因此應(yīng)努力想想如何解決這些問題了。關(guān)于報表數(shù)據(jù)收集的問題,原來單位使用EXCEL來做報表,每天都有三張不同報表,再打印后進行審批,每日的耗紙量就不說了,關(guān)鍵是到月底年底要進行數(shù)據(jù)匯總分析時那麻煩就大了,所有人都在把紙質(zhì)報表中的數(shù)據(jù)一一輸入新的EXCEL表中進行統(tǒng)計,效率慢不說,還容易出錯。針對這個問題,當時我想為什么不用OA的工作流模塊來進行報表錄入呢?這樣不僅能解決數(shù)據(jù)的統(tǒng)計問題,而且能按一定的規(guī)則找出想要的報表,也避免原來報表打印和存檔所產(chǎn)生的不便?要做到這一點,需要OA本身擁有強大的工作流。我利用用友OA系統(tǒng)后,現(xiàn)在我們單位的日常報表已全部在工作流中進行,現(xiàn)在大家到月底就不用為了大量需要重新錄入的數(shù)據(jù)心煩了。
其三,為什么中小企業(yè)OA項目失敗率如此之高,就是OA水土不適,沒有量體裁衣。這一點企業(yè)一直沒太注意。首先中小企業(yè)沒有大企業(yè)那樣的經(jīng)濟實力,對于OA項目的投入非常有限,其次中小企業(yè)的規(guī)模、扁平化的管理、辦事機構(gòu)相對集中,決定了信息的傳遞不易產(chǎn)生瓶頸,這幾個特性決定了中小企業(yè)不能像大企業(yè)那樣有大量的投入請來專業(yè)的項目開發(fā)單位進行量身定制,并且OA的一些優(yōu)秀特性也不能在中小企業(yè)中得到很好的發(fā)揮。這意味著如果將大企業(yè)成功的OA模式,不經(jīng)選擇地強行應(yīng)用于中小企業(yè)的話難免會發(fā)生"消化不良"。因此與其動輒花幾十萬、十多萬買個大而無用的OA,還不如買一個合身合體、經(jīng)濟簡捷的OA實在。這點用友OA絕對是中小OA軟件的典型代表,可參照選用。
另外,我想,OA項目的實施不是集中在一段時間就可以完成的,我認為成功的OA項目沒有所謂項目結(jié)束的概念,只要企業(yè)不斷發(fā)展OA辦公系統(tǒng)就不會結(jié)束--立項、調(diào)研、選型之后是部署修改,再部署再修改,再來就是維護和新業(yè)務(wù)的整合再修改或?qū)εf業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化,如此不已。一勞永逸的想法是不可取。
- 1OA僅是試水之舟?協(xié)同管理能否找回OA的紅火!
- 2OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)的實施效果怎么樣?
- 3OA系統(tǒng)是如何實現(xiàn)系統(tǒng)的安全加密
- 4OA辦公系統(tǒng)在市場競爭中不被淘汰而頑強生存的策略是什么呢?
- 5OA實踐主要是以企業(yè)IT內(nèi)部的原則和習慣為基礎(chǔ)的
- 6企業(yè)在使用OA辦公系統(tǒng)過程中的常見問題
- 7OA治理的角度,而在其中有一個很關(guān)鍵的角度叫OA的集成
- 8泛普軟件將“軟件即服務(wù)”作為品牌承諾
- 9OA辦公軟件維系整個企業(yè)和組織機構(gòu)的運營的重量級籌碼
- 10OA在遙遠的彼岸,不是短期內(nèi)可以到達的
- 11OA辦公系統(tǒng)選型是一種長期的投資
- 12全新的“智能型OA”成為未來的發(fā)展方向
- 13泛普協(xié)同OA辦公平臺正是專門針對各類高成長企業(yè)設(shè)計網(wǎng)絡(luò)辦公平臺
- 14OA的職能已經(jīng)不僅僅是協(xié)同工作,更擴展的豐富的外延
- 15正確認識OA辦公軟件選型的優(yōu)缺點,在OA選型中又存在哪些誤區(qū)?
- 16工作指令管理解決方案
- 17一套好的OA系統(tǒng),節(jié)約企業(yè)人力成本和日常運營成本
- 18泛普OA的定位經(jīng)歷了從低端到中高端市場的遷移
- 19OA辦公系統(tǒng):真實的OA世界距離我們還有多遠?
- 20基于SSH框架的OA辦公自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)
- 21OA辦公系統(tǒng)為什么能走到今天?
- 22協(xié)同軟件和傳統(tǒng)OA軟件的區(qū)別又有哪些?
- 23辦公自動化簡稱OA,它的發(fā)展大致經(jīng)歷了三個階段
- 24泛普OA軟件移動OA系統(tǒng)包括七大功能模塊
- 25產(chǎn)業(yè)進入發(fā)展的快車道,未來協(xié)同OA軟件技術(shù)路線的分水嶺逐步形成
- 26協(xié)同OA軟件的設(shè)計意圖是轉(zhuǎn)變方式的文件和富媒體共享
- 27泛普形成了以云存儲服務(wù)為基礎(chǔ),以快盤個人版與商業(yè)版為應(yīng)用產(chǎn)品
- 28廣州某公司實施OA辦公系統(tǒng)前后
- 29工作流作為oa辦公系統(tǒng)中的一個熱點,是oa系統(tǒng)中的重要功能模塊
- 30泛普協(xié)同網(wǎng)絡(luò)智能辦公OA系統(tǒng)(泛普OA)通常包括以下主要部分
成都公司:成都市成華區(qū)建設(shè)南路160號1層9號
重慶公司:重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務(wù)大廈18樓