協(xié)同工作流管理軟件：管理信息化的新領(lǐng)域

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　　企業(yè)的信息化建設(shè)究竟是一個(gè)管理問(wèn)題，還是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題，在20多年的信息化發(fā)展中一直是一個(gè)爭(zhēng)論不休的問(wèn)題。但是對(duì)于管理的信息化，這些年來(lái)更多地是作為業(yè)務(wù)問(wèn)題來(lái)解決的，因此產(chǎn)生了大量的財(cái)務(wù)軟件、銷售管理軟件、庫(kù)存管理軟件、采購(gòu)管理軟件、生產(chǎn)管理軟件和集大成的ERP管理軟件。

　　而管理實(shí)踐不斷推動(dòng)著管理進(jìn)步，這些年形成了各種各樣的模式，也催生了各種管理培訓(xùn)，有以推廣西方管理思想為主的，也有結(jié)合中國(guó)國(guó)情、特色的，形成了一批以提升管理能力的專屬的管理培訓(xùn)、咨詢公司，與之嚴(yán)重不相稱的是，支持這些管理方法、管理行為變革和應(yīng)用的軟件卻很少，即使有一些，卻也只是限于局部，或者有概念而無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容。

　　另一方面，以互聯(lián)網(wǎng)和通信為核心的信息技術(shù)飛速發(fā)展，給整個(gè)世界帶來(lái)了翻天覆地的變化。網(wǎng)絡(luò)通過(guò)改變生活、空間和時(shí)間等物質(zhì)基礎(chǔ)來(lái)構(gòu)建一個(gè)流動(dòng)的空間和無(wú)限的時(shí)間，新的社會(huì)組織形式，正遍及整個(gè)世界。

　　做好政府、企業(yè)、事業(yè)、社團(tuán)等單位的信息化，既是技術(shù)問(wèn)題，需要我們信息中心或類似單位的人員大力提倡與推動(dòng)，同時(shí)也是一個(gè)管理問(wèn)題，需要領(lǐng)導(dǎo)和管理部門高度重視，理解信息化對(duì)于管理建設(shè)、創(chuàng)新、效率提升的功用，拉動(dòng)信息化建設(shè)為管理服務(wù)。

　　當(dāng)前的這一管理和技術(shù)現(xiàn)狀，推動(dòng)了一門新興的管理信息化研究并形成了一批有效的管理信息化軟件，這就是協(xié)同工作流管理軟件。

　　什么是協(xié)同工作流管理軟件?

　　協(xié)同泛指組織中多人共同完成同一或多個(gè)事務(wù)的行為方式和過(guò)程，協(xié)同工作是組織行為的基本模式和狀態(tài)，協(xié)同工作流管理軟件是對(duì)組織中“人、事件、資源”之間的協(xié)同關(guān)系進(jìn)行管理的軟件，是利用管理學(xué)領(lǐng)域研究的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制、決策等如何利用資源、如何進(jìn)行組織設(shè)計(jì)、如何完成高效執(zhí)行等管理學(xué)研究成果和管理實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過(guò)對(duì)日常辦公和管理行為的高度抽象提煉形成的管理軟件。

　　與通常以面向業(yè)務(wù)、面向業(yè)務(wù)邏輯、面向結(jié)構(gòu)化信息的管理思路出發(fā)來(lái)構(gòu)建管理軟件不同，協(xié)同工作流管理軟件是以面向企業(yè)管理中的人進(jìn)行構(gòu)建的，并且以人為中心進(jìn)行信息的組織，以組織人員、資源、信息為主，以流程、表單解釋制度的執(zhí)行;以傳導(dǎo)組織價(jià)值、理念和工作成果、命令等為主的信息發(fā)布、呈現(xiàn)支持組織文化和組織管理，提升團(tuán)隊(duì)凝聚力和執(zhí)行力。

　　在企業(yè)組織中大量存在著面向角色、面向行為規(guī)則的各類信息，這部分信息從內(nèi)容表現(xiàn)形式上看，具有分散、跳躍、離散的非結(jié)構(gòu)化特征，但從相互的關(guān)聯(lián)邏輯來(lái)看，又具有明確的動(dòng)態(tài)匹配和映射特點(diǎn)。協(xié)同工作流管理軟件正是以這些信息為主要管理對(duì)象，通過(guò)人與人、人與事、事與事的相互作用過(guò)程即協(xié)同過(guò)程，完成組織知識(shí)的積淀。

　　基于這些探索和研究，協(xié)同工作流管理軟件形成了以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)、工作流技術(shù)、知識(shí)和文檔管理技術(shù)、門戶、無(wú)線應(yīng)用，結(jié)合組織級(jí)管理技術(shù)形成了協(xié)同管理的技術(shù)支撐體系。通過(guò)多年的發(fā)展，協(xié)同工作流管理軟件已經(jīng)成為獨(dú)立的管理軟件分支，得到快速發(fā)展，這是在互聯(lián)網(wǎng)支撐下管理軟件的一次變革，這樣的變革也切合企業(yè)管理軟件從面向“業(yè)務(wù)”到面向“決策”，再面向“人”的回歸和發(fā)展。

　　協(xié)同工作流管理軟件是對(duì)組織中“人、事件、資源”之間的協(xié)同關(guān)系進(jìn)行管理的軟件。

　　它有三個(gè)顯著的特征:

　　第一是以“人”為中心，以“人”為根本的元素和出發(fā)點(diǎn)來(lái)設(shè)計(jì)和構(gòu)造應(yīng)用;

　　第二是以“組織行為”為管理根本，即對(duì)組織行為中的“角色、事件、資源、流程、規(guī)則、狀態(tài)、結(jié)果”等要素進(jìn)行管理;

　　第三是以管理組織中占信息總量80%的“非結(jié)構(gòu)化”信息為重點(diǎn)。

　　協(xié)同軟件依據(jù)不同的角度有不同的分類方式，從它的表現(xiàn)形式來(lái)分可以分為:協(xié)同工具軟件，協(xié)同平臺(tái)軟件和協(xié)同應(yīng)用軟件三種類型。

　　● 協(xié)同工具軟件:是指可獨(dú)立運(yùn)行、功能相對(duì)單一、應(yīng)用非常簡(jiǎn)便的輔助工具型軟件。如:電子郵件系統(tǒng)軟件、即時(shí)通信系統(tǒng)軟件、視頻會(huì)議系統(tǒng)軟件等。

　　● 協(xié)同平臺(tái)軟件:是具有協(xié)同化的技術(shù)和應(yīng)用架構(gòu)，包括開(kāi)發(fā)工具、應(yīng)用中間件、開(kāi)發(fā)環(huán)境等，可以讓獨(dú)立軟件

開(kāi)發(fā)商或最終用戶在此基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)同應(yīng)用開(kāi)發(fā)的平臺(tái)性軟件。主流代表有:IBM Workplace、Microsoft .net的套件和基于J2EE的技術(shù)平臺(tái)等三大技術(shù)流派。
　　● 協(xié)同應(yīng)用軟件:是指提供給團(tuán)隊(duì)組織用于實(shí)現(xiàn)協(xié)同化管理的最終應(yīng)用軟件。它面向應(yīng)用，既要符合團(tuán)隊(duì)組織共同的協(xié)同應(yīng)用特征，又要滿足個(gè)性化的協(xié)同管理需求。共2頁(yè)。

　　組織需要協(xié)同工作流管理軟件

　　無(wú)論一個(gè)組織處于什么行業(yè)，都可以分為三大類，即政府、贏利性組織和非贏利組織。無(wú)論那類組織，普遍涉及資金核算、資金效率、成本核算、人力資源和營(yíng)銷(執(zhí)行)能力方面作為自己的IT投入重點(diǎn)，信息化主要關(guān)注事務(wù)處理的能力提升，因此導(dǎo)致了15年來(lái)的財(cái)務(wù)軟件、ERP、CRM、HR軟件的普及和高速成長(zhǎng)。

　　如果從組織行為的角度觀察，其實(shí)不同類別類組織共同的特點(diǎn)是都有資金流、物流、行為流(行為流指服務(wù)型企業(yè)或政府機(jī)構(gòu)中以人為載體的服務(wù)行為，根據(jù)其業(yè)務(wù)特點(diǎn)向服務(wù)對(duì)象的集中流向，行為流其實(shí)是內(nèi)部資源中作業(yè)成本最集中的過(guò)程環(huán)節(jié))和信息流。在金融IT化大量投資的前提下，資金流已經(jīng)大部分信息化，少量的貨幣現(xiàn)金還在用于組織各類局部購(gòu)買支出行為，物流的信息部分也成為了物流效率和準(zhǔn)確性的關(guān)鍵掌控點(diǎn)，電子商務(wù)和電子政務(wù)正將行為流越來(lái)越多地轉(zhuǎn)化為信息流，由此可見(jiàn)信息化已經(jīng)成為任何類型的組織的必然發(fā)展趨勢(shì)。
　　再進(jìn)一步分析所謂行業(yè)或者業(yè)務(wù)特點(diǎn)，大約分為五類差異:表單結(jié)構(gòu)的差異、流程規(guī)則差異、業(yè)務(wù)特征差異(如政府考勤和醫(yī)院的三班倒、以及24小時(shí)便利店的考勤辦法肯定是不一樣的)、量變質(zhì)變點(diǎn)差異-如某些類型的工作在一個(gè)行業(yè)中工作量很小，而在另一個(gè)行業(yè)中大量高頻率使用而導(dǎo)致對(duì)軟硬件局部功能的高效性要求，銀行的專用數(shù)字鍵盤就是因?yàn)榭焖俚臄?shù)字輸入而產(chǎn)生的質(zhì)變結(jié)果，軟件需求中也有類似情況，如政府機(jī)關(guān)對(duì)公文傳輸?shù)陌踩砸笃毡槌狡髽I(yè)對(duì)公文安全性的要求。最容易被忽視的是管理理念差異，如注重事務(wù)的開(kāi)始還是注重過(guò)程或結(jié)果、執(zhí)行力、計(jì)劃性等，這部分差異最容易被程序員所忽視甚至被組織內(nèi)部的CIO所忽略，造成了軟件在應(yīng)用表現(xiàn)中的極大不同。而協(xié)同工作流管理軟件則是聚焦辦公管理的應(yīng)用領(lǐng)域，聚焦這5類差異。
　　同一組織中用戶的應(yīng)用水平普遍呈離散分布，少數(shù)電腦專業(yè)人員有熟練的數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)管理、安全工具類軟件使用能力，而絕大多數(shù)同一組織中的其它用戶，盡管擁有電腦，但普遍為字表處理或上網(wǎng)瀏覽、即時(shí)通訊工具(如QQ、msn)的離散應(yīng)用，完全沒(méi)有形成組織級(jí)協(xié)同工作習(xí)慣，僅從客戶的名片中email的普及率和郵箱域名后綴中就可以注意到，利用電腦完成簡(jiǎn)單的通訊也只是少部分人的個(gè)性化偏好。因此在這個(gè)階段，中國(guó)組織級(jí)用戶正普遍處于局部應(yīng)用如財(cái)務(wù)、進(jìn)銷存、銷售管理等建設(shè)走向系統(tǒng)整合的時(shí)代，在此過(guò)程中建立組織級(jí)電腦協(xié)同工作習(xí)慣是實(shí)現(xiàn)整合、普及應(yīng)用的基礎(chǔ)。我們堅(jiān)信隨著協(xié)同工作流管理軟件的產(chǎn)品化進(jìn)程加速，中國(guó)組織級(jí)用戶的全面信息化將從協(xié)同辦公開(kāi)始奠定基礎(chǔ)。