項(xiàng)目管理知識(shí)：項(xiàng)目與項(xiàng)目管理講義（十九）

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招標(biāo)書（RFP）的準(zhǔn)備
 
所有的項(xiàng)目都是通過發(fā)現(xiàn)問題和機(jī)會(huì)來明確項(xiàng)目的需求，以及制訂項(xiàng)目的目標(biāo)。
招標(biāo)公告書（RFP）的目的是從客戶的角度出發(fā)，全面、詳細(xì)地論證，為確定需求、需要做準(zhǔn)備，然后征集申請(qǐng)書，通過公開發(fā)布信息，公平地對(duì)待所有潛在的承包商，以便找到最合適的承包商。
 
【案例】
明確需求
——1995明尼蘇達(dá)州博覽會(huì)
1995年，美國的明尼蘇達(dá)州準(zhǔn)備召開一個(gè)博覽會(huì)，博覽會(huì)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人辛克萊把整個(gè)博覽會(huì)的準(zhǔn)備工作做得很好。當(dāng)時(shí)有很多相反意見，說勞動(dòng)節(jié)周末之后的大型博覽會(huì)可能會(huì)無法召開，因?yàn)槟莻€(gè)星期所有好的設(shè)備都已經(jīng)被預(yù)訂出去了。但是辛克萊不理會(huì)那些預(yù)測(cè)，并且毫不困難地得到了他需要的設(shè)備。他制訂了一個(gè)很全面的招標(biāo)公告書(RFP)，這個(gè)方案確切地描述了他所需要的東西。
RFP中的一些具體規(guī)則是，每一件設(shè)備必須由帶來的人完全所有，沒有再轉(zhuǎn)包的余地；一個(gè)人最多能提供6個(gè)旋轉(zhuǎn)木馬或6種其他游戲器具；沒有人能同時(shí)擁有食品經(jīng)營權(quán)和游戲經(jīng)營權(quán)。其中一些規(guī)則的建立使博覽會(huì)非常有特色，并確保了參與者不會(huì)偷走旋轉(zhuǎn)木馬，避免了出現(xiàn)整個(gè)表演都是從另一博覽會(huì)照搬過來的局面。
這個(gè)RFP的反響是空前的——從質(zhì)量和數(shù)量上來說都是很棒的。事實(shí)上，RFP的反響之大，超出了辛克萊自己的預(yù)期，他非常滿意于此項(xiàng)目的質(zhì)量和自己選擇的結(jié)果。他總共收到了156份建議書，提供了總共530個(gè)旋轉(zhuǎn)木馬，470種游戲器具，150種食品和飲料的特許權(quán)。在評(píng)估了每一個(gè)建議書之后，最終選定了供應(yīng)商。
在明尼蘇達(dá)州博覽會(huì)上，為每個(gè)奇妙的娛樂場(chǎng)而準(zhǔn)備的最終一批器具是：66個(gè)旋轉(zhuǎn)木馬，62種游戲器具，14臺(tái)食品設(shè)備。這是一次巨大的成功，在兩周的活動(dòng)中，參與者達(dá)1673312人，打破了以往參與者的記錄(52000人)，毛收入總共達(dá)440萬美元。所有這一切之所以能實(shí)現(xiàn)，是因?yàn)轫?xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者不受唱反調(diào)的人的影響，而只是努力向前，最后終于做出了一流的RFP。
 
明確需求
——波士頓銀行的案例
波士頓銀行的官員們最近正在討論公司如何能夠創(chuàng)造一個(gè)有效而全面的招標(biāo)公告書。Kevin Roden——消費(fèi)者信用系統(tǒng)的主任，以及George Swick——零售工作站基地的項(xiàng)目經(jīng)理，指出他們的工作重點(diǎn)是商業(yè)需要。他們通過成本收益分析，檢查可得到的產(chǎn)品和服務(wù)。這些活動(dòng)僅僅在他們確保項(xiàng)目能滿足商業(yè)需要之后才開始；如果項(xiàng)目不直接有利于銀行的運(yùn)行，就需要馬上停止。
波士頓銀行有一個(gè)目標(biāo)：提高銷售額和顧客服務(wù)質(zhì)量，增加產(chǎn)品范疇，例如在銀行分部的共同資金和小企業(yè)貸款。在現(xiàn)有資源和資源可得性的約束下，他們發(fā)現(xiàn)使一些工作更節(jié)約成本的途徑。所以，他們制作了兩個(gè)全面的招標(biāo)公告書。第一是系統(tǒng)的引進(jìn)、部署和安裝。第二個(gè)是維護(hù)和支持。
對(duì)這兩個(gè)招標(biāo)公告書做出回復(fù)的有11個(gè)單位，他們都經(jīng)銀行內(nèi)部的20多個(gè)不同技術(shù)部門和企業(yè)委員會(huì)的代表考察過，國際商用機(jī)器公司(IBM)和安德森咨詢公司(Anderson Consulting)最終被選中，幫助引進(jìn)、部署和安裝。其中還負(fù)責(zé)幫助維護(hù)和支持。波士頓銀行決定對(duì)其分部做一次徹底的改建：基于當(dāng)?shù)貐^(qū)域網(wǎng)的新的客戶／服務(wù)器系統(tǒng)，新的客戶服務(wù)及銷售申請(qǐng)軟件，電子郵件，遠(yuǎn)程軟件分配系統(tǒng)和自動(dòng)資料支持與恢復(fù)系統(tǒng)。
銀行報(bào)告中指出，通過運(yùn)用有規(guī)范的、與本章討論過的相似的方法建立的RFP有很大的收益。按照這個(gè)項(xiàng)目報(bào)告作者的觀點(diǎn)，從波士頓銀行的成功中得到的最大經(jīng)驗(yàn)是，提前在一個(gè)申請(qǐng)書的制作中運(yùn)用項(xiàng)目管理規(guī)范和技術(shù)，將會(huì)促使一個(gè)更加全面的RFP產(chǎn)生。
這兩個(gè)案例都說明，無論是外包一個(gè)項(xiàng)目或采購或進(jìn)行其他工作，都應(yīng)該按照項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)化做法，按照科學(xué)的完善的流程來進(jìn)行工作，這樣才能提高項(xiàng)目成功的概率，為企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。
那么，怎樣來書寫招標(biāo)公告書？首先要了解RFP包括哪些內(nèi)容。