項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載一)

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    在過(guò)去幾年期間，企業(yè)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到自己積累的項(xiàng)目管理知識(shí)也是知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并且必須按照知識(shí)產(chǎn)權(quán)加以對(duì)待。似乎，項(xiàng)目辦公室這個(gè)概念是公司在收集、分發(fā)、和更新知識(shí)產(chǎn)權(quán)時(shí)優(yōu)選的方法。因?yàn)檫@些知識(shí)產(chǎn)權(quán)可以影響業(yè)務(wù)的所有各個(gè)方面，所以項(xiàng)目辦公室被賦予了額外的責(zé)任，包括項(xiàng)目組合管理以及為戰(zhàn)略規(guī)劃過(guò)程提供輸入。項(xiàng)目辦公室可能負(fù)責(zé)的其它方面包括參照基準(zhǔn)的設(shè)定、工具的管理以及對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)方法的遵守等。

    關(guān)鍵詞：項(xiàng)目辦公室、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、戰(zhàn)略規(guī)劃

    隨著企業(yè)認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目管理對(duì)公司盈利性的有益影響，目前更加強(qiáng)調(diào)通過(guò)項(xiàng)目辦公室概念實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的專業(yè)化。在形成這種意識(shí)之后，伴之而來(lái)的是對(duì)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃。僅僅通過(guò)在很長(zhǎng)的時(shí)間階段內(nèi)進(jìn)行項(xiàng)目管理并不能夠換取成熟、卓越的項(xiàng)目管理，而實(shí)際上，這需要通過(guò)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)現(xiàn)。

    本篇文章將介紹項(xiàng)目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃中的三項(xiàng)活動(dòng)：
    • 確定哪些活動(dòng)應(yīng)該劃歸項(xiàng)目辦公室控制；
    • 確定每項(xiàng)活動(dòng)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)；
    • 了解為克服每項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)可以采取的緩解措施。

    一般戰(zhàn)略規(guī)劃工作包括確定未來(lái)的定位以及實(shí)現(xiàn)該定位的方法。對(duì)于項(xiàng)目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃而言，通常確定哪些活動(dòng)應(yīng)該劃歸項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)比確定如何劃歸要簡(jiǎn)單。因?yàn)?，?duì)于每項(xiàng)劃歸項(xiàng)目辦公室管理的活動(dòng)，都會(huì)存在一簇抵制力量，他們最初會(huì)認(rèn)為將這項(xiàng)活動(dòng)從自己負(fù)責(zé)的職能部門拿走會(huì)危及自己的權(quán)利和授權(quán)。

    企業(yè)內(nèi)通常使用的項(xiàng)目辦公室包括三種類型：
    • 職能型項(xiàng)目辦公室：該種類型的項(xiàng)目辦公室在企業(yè)的一個(gè)職能領(lǐng)域或一個(gè)部門（例如：信息系統(tǒng)）使用。它的主要責(zé)任是對(duì)關(guān)鍵資源庫(kù)進(jìn)行管理，即：資源管理。該種類型的項(xiàng)目辦公室可以與其它類型的共存。
    • 客戶群項(xiàng)目辦公室：該種類型項(xiàng)目辦公室的作用是為了實(shí)現(xiàn)更好的客戶管理和客戶溝通。具有共性的客戶或項(xiàng)目被歸集在一起，以便提高管理水平并改善客戶關(guān)系。多個(gè)客戶群項(xiàng)目辦公室可以同時(shí)并存，并且最終可以按照一個(gè)臨時(shí)組織的形式運(yùn)作。實(shí)際上，從運(yùn)作方式上講，該種類型的項(xiàng)目辦公室看起來(lái)似乎是公司內(nèi)的公司。
    • 企業(yè)項(xiàng)目辦公室：該種類型的項(xiàng)目辦公室服務(wù)于整個(gè)企業(yè)，并強(qiáng)調(diào)企業(yè)和戰(zhàn)略問(wèn)題，而不是職能問(wèn)題。
    隨后，本篇文章將著重介紹企業(yè)項(xiàng)目辦公室。

項(xiàng)目辦公室：1950-1990
    在過(guò)去將近40年的時(shí)間內(nèi)，項(xiàng)目辦公室（或大型項(xiàng)目辦公室）一直作為客戶群項(xiàng)目辦公室在運(yùn)作，它的人員配置包括分配到特定項(xiàng)目（通常是大型項(xiàng)目）上工作的項(xiàng)目管理人員。航空和國(guó)防承包商為了將陸軍、空軍和海軍客戶歸類，而設(shè)立了三個(gè)項(xiàng)目辦公室。其它一些企業(yè)設(shè)立項(xiàng)目辦公室是為了向大型項(xiàng)目或小型項(xiàng)目提供專門的服務(wù)。

    項(xiàng)目辦公室這種方法的基本思想是通過(guò)設(shè)立一個(gè)專門服務(wù)于客戶的組織拉進(jìn)與客戶的關(guān)系。為此，項(xiàng)目辦公室成為組織內(nèi)的組織，它可以作為一個(gè)“實(shí)實(shí)在在”的組織或一個(gè)“虛擬” 組織存在，并為特定客戶服務(wù)。這些所謂的項(xiàng)目中，多數(shù)實(shí)際上是投資巨大的大型項(xiàng)目，通常會(huì)涉及連續(xù)多年的政府投資。經(jīng)常，人們?cè)谝粋€(gè)項(xiàng)目上一干就干10-15年。

    項(xiàng)目辦公室的人員各有自己獨(dú)特的職責(zé)分工，但是，基本上作為一個(gè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在運(yùn)作。項(xiàng)目辦公室的每一位成員可能需要承擔(dān)兩種不同的責(zé)任：主要責(zé)任和次要責(zé)任。這里講的次要責(zé)任包括，在項(xiàng)目辦公室其他人員被調(diào)離項(xiàng)目、離開(kāi)公司或生病時(shí)，作為這些人員的后備。

    因?yàn)橥ǔ？蛻糁Ц端匈M(fèi)用，所以當(dāng)時(shí)項(xiàng)目辦公室的人數(shù)并不十分重要。技術(shù)和進(jìn)度比成本要重要的多?？蛻粝Ｍo項(xiàng)目辦公室分派多余的人員。與分派兼職人員承擔(dān)全職工作所帶來(lái)的人手不足風(fēng)險(xiǎn)相比，分派全職人員承擔(dān)項(xiàng)目辦公室的工作所發(fā)生的人員冗余成本被視為是微不足道的小筆開(kāi)支。僅有項(xiàng)目辦公室的人員接受過(guò)項(xiàng)目管理培訓(xùn)并真正了解項(xiàng)目管理。在整個(gè)組織內(nèi)部，項(xiàng)目辦公室橫向運(yùn)作，被視為是利潤(rùn)中心，而傳統(tǒng)的職能部門被視為是成本中心。

    在80年代，軍隊(duì)和政府部門的成本意識(shí)增強(qiáng)。隨著項(xiàng)目辦公室之外的人員開(kāi)始接受項(xiàng)目管理培訓(xùn)，項(xiàng)目辦公室的人員配置被消減。企業(yè)開(kāi)始要求職能部門經(jīng)理更好地了解項(xiàng)目管理并與項(xiàng)目經(jīng)理一起對(duì)項(xiàng)目的成敗負(fù)責(zé)。

HAROLD KERZNER，美國(guó)俄亥俄州Baldwin-Wallace大學(xué)