CIO思考：合肥OA后企業(yè)管理變革

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如何提高企業(yè)的運作效率和經(jīng)營業(yè)績?如何提高企業(yè)的競爭力?如何提高企業(yè)對市場的應(yīng)變能力?如果說過去企業(yè)引進國外設(shè)備，解決了生產(chǎn)技術(shù)問題，那么今天企業(yè)實施合肥OA，就是企業(yè)解決管理問題的一種手段。通過合肥OA系統(tǒng)實施，企業(yè)可以學(xué)習(xí)到先進的企業(yè)管理思想和運作管理模式，通過合肥OA系統(tǒng)的實施，可以使企業(yè)業(yè)務(wù)和管理模式發(fā)生變革與創(chuàng)新，可以推動企業(yè)向現(xiàn)代型企業(yè)發(fā)展和轉(zhuǎn)變。

一、 建立面向業(yè)務(wù)流程的管理模式

國內(nèi)外企業(yè)實施信息化建設(shè)的經(jīng)驗與教訓(xùn)都表明，適當?shù)貙ζ髽I(yè)原有的經(jīng)營過程進行科學(xué)的改造與重組(BPR)，使企業(yè)結(jié)構(gòu)更符合當今快速多變的市場需求，是信息化建設(shè)成功的保障。一般國有企業(yè)部門是按直線職能進行劃分的，這就可能存在部門間機構(gòu)職能重復(fù)、職能交叉等問題。在合肥OA系統(tǒng)中，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是面向流程的，如何解決企業(yè)中現(xiàn)存的問題呢?

拿企業(yè)的計劃部門來說，一個企業(yè)的計劃管理層次，受原有計劃經(jīng)濟體制和信息處理手段的影響，一般都是多層次的。企業(yè)越大計劃層次越多，這種多層次的計劃體制，存在信息溝通不及時，市場應(yīng)變能力弱等缺點?？陀^上手工計劃在一個層次上很難完成。

實施合肥OA后，生產(chǎn)計劃人員可以實時地掌握所需要的各種情況，不只是各分廠的計劃、生產(chǎn)信息，還包括采購、銷售、倉儲、設(shè)備、工具等所有相關(guān)信息。信息層層傳遞的情況已不復(fù)存在，這便給簡化現(xiàn)有計劃層次提供了可能性。通過實施合肥OA，一個計劃部門就可以完成過去幾個部門、多個層次的計劃工作，提高了計劃效率，扁平了計劃層次。

眾所周知，組織機構(gòu)改革是合肥OA的核心和難點，很多企業(yè)實施合肥OA不成功，不能說與之無關(guān)。是現(xiàn)有管理體制適應(yīng)合肥OA，還是合肥OA適應(yīng)現(xiàn)有管理?如果為了讓合肥OA適應(yīng)我們的管理習(xí)慣而大肆修改合肥OA標準流程，也是實施合肥OA的風(fēng)險。

我們認為，合肥OA與BPR在實施過程中相結(jié)合是合肥OA項目成功的前提，如果企業(yè)感覺BPR改革力度太大推行有難度的話，我們可以先走BPT的道路。

BPT是Business Process Transformation的縮寫，直譯是業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變，即先制定企業(yè)逐步改革的方案，然后選擇一套有柔性、可配置的合肥OA系統(tǒng)，支持企業(yè)逐漸地、平滑地進行機構(gòu)改革。在合肥OA實施過程中，企業(yè)可堅持"整體規(guī)劃，分步實施"，“先簡單后復(fù)雜”的原則，逐步構(gòu)建面向業(yè)務(wù)流程的組織機構(gòu)和管理模式。

二、真正樹立客戶服務(wù)第一的理念

如果不使用合肥OA系統(tǒng)，所謂快速市場反映只能停留在口頭或低層次上，由于整個社會信息化的提高，商機無限的同時商機即逝，所以維護客戶服務(wù)除了要有過硬的產(chǎn)品，還要有快速的客戶響應(yīng)。在傳統(tǒng)的手工作業(yè)中，銷售業(yè)務(wù)會在以下幾個方面暴露不足。

1.難以回答客戶特殊需求

隨著客戶對產(chǎn)品要求的個性化，一般銷售人員很難立即回答諸多個性化的產(chǎn)品能否制造，往往需要找到相應(yīng)的技術(shù)人員才能回答，有時甚至需要組織一些技術(shù)人員討論，客戶只能長時間等待。面對全球市場競爭，市場反應(yīng)慢就已經(jīng)失去了商機。

一些企業(yè)為了解決這樣的問題，往往采用一些所謂專家型的銷售人員。在企業(yè)信息化不健全的情況下，這是不得已的事情，一個企業(yè)把這么多的專家都放到銷售部門，無疑是人力資源的極大浪費。

2.難以回答客戶交貨期

即使客戶要求的產(chǎn)品企業(yè)肯定能夠生產(chǎn)，客戶接著要問：什么時候能交貨?在人工作業(yè)時銷售人員怎能及時知道當前各廠的生產(chǎn)能力呢?某公司某季度超產(chǎn)30%，與此同時，合同遲交率也是30%。問題就出現(xiàn)在沒有實時的信息支持!

3.難以制定有利的產(chǎn)品價格

產(chǎn)品價格人工定價時，往往只能制定一個定價原則或?qū)χ饕a(chǎn)品定價，但是生產(chǎn)看似相差不多的產(chǎn)品，成本可能有很大差異。這些情況也不是銷售人員能夠完全了解的。結(jié)果造成應(yīng)該提價的產(chǎn)品，低價賣出，使企業(yè)造成損失。

4.難以回答客戶合同狀態(tài)

客戶需求的產(chǎn)品往往與自己正在進行的項目有關(guān)，如果客戶關(guān)心自己合同的生產(chǎn)狀況，打電話找到銷售人員，銷售人員再打電話逐層問到各生產(chǎn)廠，查到結(jié)果后，再逐層的反饋給客戶，即便這樣，信息可能還是不十分準確?？蛻艏庇诹私夂贤M度，就親自到廠里來催貨，甚至找到領(lǐng)導(dǎo)層。這樣的客戶服務(wù)，不用說將來，今天也不能再忍受。

今天，合肥OA的實施提高了客戶服務(wù)質(zhì)量和快速響應(yīng)市場需求的能力。在合肥OA系統(tǒng)中，當客戶對產(chǎn)品有特殊要求時，系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)工藝數(shù)據(jù)，質(zhì)量規(guī)范，質(zhì)量標準等，判斷該產(chǎn)品是否可以生產(chǎn)，省略了人工合同評審的過程，使銷售人員回答客戶要求的時候像是地道的專家。

客戶關(guān)心交貨期，合肥OA系統(tǒng)提供不同規(guī)格下的動態(tài)產(chǎn)能信息，銷售人員可以看到當前及以幾個月后各規(guī)格產(chǎn)品的生產(chǎn)能力情況，因此，銷售人員可以很容易地回答合同交期情況?？蛻粢坏┒ㄘ洠贤膱?zhí)行狀態(tài)也可以很容易地被查詢到。

客戶關(guān)心價格，銷售人員可以從系統(tǒng)中獲得該產(chǎn)品在一些特殊工藝要求下的成本信息，從而完成快速、準確的報價。面對全球經(jīng)濟一體化這個現(xiàn)實，企業(yè)只有對客戶提供差異化的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，才可能是市場競爭的嬴家，合肥OA系統(tǒng)正是給客戶提供這一服務(wù)的基礎(chǔ)。