基于知識(shí)倉(cāng)庫(kù)構(gòu)建新一代哈爾濱OA信息化平臺(tái)

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一、知識(shí)倉(cāng)庫(kù)概念的提出 在傳統(tǒng)的知識(shí)管理應(yīng)用中，通過構(gòu)建知識(shí)庫(kù)實(shí)現(xiàn)組織中各種顯性知識(shí)的統(tǒng)一管理，集中的知識(shí)庫(kù)成為知識(shí)管理平臺(tái)的核心和應(yīng)用基礎(chǔ)。知識(shí)庫(kù)提供知識(shí)的分類管理、知識(shí)上傳、審核、發(fā)布、查詢、訂閱、下載、點(diǎn)評(píng)、推薦、統(tǒng)計(jì)等應(yīng)用功能，在知識(shí)管理應(yīng)用的初期，幫助組織有效解決了知識(shí)統(tǒng)一存儲(chǔ)、統(tǒng)一查找的問題。隨著應(yīng)用的深入，組織開始關(guān)注知識(shí)管理如何與業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密結(jié)合的問題，如工程管理系統(tǒng)的文檔庫(kù)與知識(shí)庫(kù)是怎樣的關(guān)系、在業(yè)務(wù)活動(dòng)中如何通過多種業(yè)務(wù)特征快速查找所需知識(shí)等，面對(duì)種種業(yè)務(wù)問題，知識(shí)庫(kù)越來(lái)越難以滿足。分析原因可以發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的知識(shí)庫(kù)設(shè)計(jì)存在一些缺陷： 第一，在知識(shí)庫(kù)設(shè)計(jì)時(shí)通常對(duì)所有知識(shí)的管理均一視同仁，不管是規(guī)章制度類、項(xiàng)目管理類還是工作案例類的知識(shí)，其存儲(chǔ)方式、屬性特征描述等都完全相同，僅通過知識(shí)分類等很少的屬性加以區(qū)分。知識(shí)庫(kù)中通常只保留文檔標(biāo)題、所屬知識(shí)分類、作者、部門、提交時(shí)間、密級(jí)、關(guān)鍵字、內(nèi)容簡(jiǎn)述等公共屬性，知識(shí)的個(gè)性化屬性特征（如項(xiàng)目知識(shí)的所屬項(xiàng)目階段、知識(shí)類型等，工作案例知識(shí)的所屬崗位等知識(shí)屬性）都被丟棄。不同知識(shí)的個(gè)性特征的丟棄必然影響應(yīng)用的效果，例如，在項(xiàng)目管理的某個(gè)階段想查找對(duì)應(yīng)階段的相關(guān)知識(shí)時(shí)就會(huì)比較麻煩。 第二，組織的知識(shí)管理應(yīng)用常常是通過專項(xiàng)工作來(lái)開展，容易導(dǎo)致知識(shí)庫(kù)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用相對(duì)獨(dú)立，知識(shí)的存儲(chǔ)主要通過人工上傳方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，沒有充分考慮各種知識(shí)如何有效存儲(chǔ)、如何有效與業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合，沒有建立一套運(yùn)行機(jī)制和方法。 第三，由于許多業(yè)務(wù)知識(shí)的業(yè)務(wù)特征被丟棄，導(dǎo)致查找和使用知識(shí)的方式比較單一，往往只能通過標(biāo)題、分類等少量信息進(jìn)行快速查詢，更多情況只能依靠搜索、全文搜索進(jìn)行查找，獲取知識(shí)的效率低下，影響使用者的積極性。 上述的知識(shí)庫(kù)設(shè)計(jì)缺陷，加上部分組織已經(jīng)有文檔管理、檔案管理等應(yīng)用，難免使一些組織開始質(zhì)疑知識(shí)管理的應(yīng)用價(jià)值，感覺知識(shí)庫(kù)也就是在文檔庫(kù)、檔案庫(kù)基礎(chǔ)上增加了一些點(diǎn)評(píng)、推薦、搜索等細(xì)節(jié)功能而已。為解決上述問題、滿足組織業(yè)務(wù)的發(fā)展，提出知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的設(shè)計(jì)思想與技術(shù)，以構(gòu)建新一代知識(shí)管理平臺(tái)來(lái)滿足現(xiàn)在和未來(lái)的知識(shí)管理應(yīng)用需求。 知識(shí)倉(cāng)庫(kù)是在知識(shí)庫(kù)基礎(chǔ)上發(fā)展形成的，是面向業(yè)務(wù)主題的、集成的、可有不同版本的知識(shí)集合。知識(shí)倉(cāng)庫(kù)具有以下一些特點(diǎn)： ●為不同類型的知識(shí)提供不同的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)與管理方法，即由多個(gè)面向業(yè)務(wù)主題的知識(shí)庫(kù)共同組成的； ●存儲(chǔ)的知識(shí)既有人工直接上傳入庫(kù)的，也有來(lái)自業(yè)務(wù)系統(tǒng)和外部系統(tǒng)自動(dòng)入庫(kù)的，是一個(gè)集成的知識(shí)集合； ●不僅管理最新的知識(shí)，也實(shí)現(xiàn)每一知識(shí)的歷史版本的統(tǒng)一管理； ●業(yè)務(wù)系統(tǒng)側(cè)重知識(shí)的加工和過程文檔的管理，知識(shí)倉(cāng)庫(kù)則主要對(duì)組織認(rèn)定的知識(shí)（業(yè)務(wù)結(jié)果知識(shí)）的統(tǒng)一管理；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文檔管理主要滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展，出于性能等因素的考慮不對(duì)大量歷史文檔進(jìn)行管理，知識(shí)倉(cāng)庫(kù)則也會(huì)對(duì)海量歷史知識(shí)進(jìn)行統(tǒng)一管理。   二、知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的設(shè)計(jì)思想 知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的核心設(shè)計(jì)思想就是根據(jù)每類知識(shí)的業(yè)務(wù)特征進(jìn)行設(shè)計(jì)，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)知識(shí)的個(gè)性屬性的管理，即在管理共性屬性的同時(shí)，增加不同業(yè)務(wù)主題知識(shí)的個(gè)性屬性，更加方便使用者在業(yè)務(wù)過程中快速獲取和使用知識(shí)。為便于理解，我們通過下圖來(lái)說(shuō)明。  
  在知識(shí)倉(cāng)庫(kù)中，所有知識(shí)都具有共同的屬性描述，即知識(shí)庫(kù)表，而針對(duì)項(xiàng)目知識(shí)的特點(diǎn)，還增加了知識(shí)所屬的項(xiàng)目、項(xiàng)目類型、項(xiàng)目階段、客戶等項(xiàng)目知識(shí)專有屬性表，由此構(gòu)建面向項(xiàng)目主題的知識(shí)庫(kù)，這樣可以讓使用者日后從多種角度查看項(xiàng)目的知識(shí)，使知識(shí)管理更加貼近業(yè)務(wù)人員的實(shí)際應(yīng)用需求。同時(shí)，某類知識(shí)還可能具有其它個(gè)性特征，如屬于某類業(yè)務(wù)、適用于某些崗位，需要通過業(yè)務(wù)維表進(jìn)行描述。另外，知識(shí)在應(yīng)用過程中可能會(huì)不斷更新，這些更新既可能是知識(shí)本體的變化，也可能是知識(shí)屬性的變化，因此在知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的設(shè)計(jì)中還必須區(qū)分知識(shí)ID和文檔ID，知識(shí)ID是唯一標(biāo)識(shí)知識(shí)的屬性，文檔ID標(biāo)識(shí)知識(shí)的某個(gè)具體版本，即一個(gè)知識(shí)ID可以對(duì)應(yīng)多個(gè)文檔ID。 每個(gè)組織的業(yè)務(wù)通常是固定的，除非出現(xiàn)定位或核心戰(zhàn)略目標(biāo)的變化，基于每個(gè)業(yè)務(wù)主題設(shè)計(jì)的知識(shí)庫(kù)也會(huì)相對(duì)穩(wěn)定，由各種面向主題的知識(shí)庫(kù)構(gòu)成的組織知識(shí)倉(cāng)庫(kù)既可以滿足不同崗位的業(yè)務(wù)人員需要，也能保持整個(gè)知識(shí)管理體系的穩(wěn)定。 三、基于知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的知識(shí)管理平臺(tái)總體架構(gòu) 知識(shí)倉(cāng)庫(kù)是組織知識(shí)的統(tǒng)一存儲(chǔ)與管理的載體，圍繞知識(shí)倉(cāng)庫(kù)還需要有一系列管理與應(yīng)用工具，包括知識(shí)的定義與獲取、知識(shí)的應(yīng)用與服務(wù)等，從而實(shí)現(xiàn)完整的知識(shí)管理應(yīng)用平臺(tái)，典型的知識(shí)管理平臺(tái)總體架構(gòu)如下圖所示： 

 
  1.       知識(shí)獲取層 知識(shí)獲取層的目標(biāo)是收集來(lái)自于各個(gè)知識(shí)源的知識(shí)，并將收集到知識(shí)統(tǒng)一存放到知識(shí)倉(cāng)庫(kù)中，具體包括源知識(shí)、知識(shí)采集、知識(shí)審核三個(gè)方面： n 源知識(shí)的定義 知識(shí)管理平臺(tái)的主要源知識(shí)來(lái)自幾個(gè)部分，一是來(lái)自組織內(nèi)部的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如OA中的公文、組織制度，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)文件，項(xiàng)目管理中的各階段文檔等；二是來(lái)自組織知識(shí)社區(qū)，如知識(shí)論壇中某一案例討論與分析的帖子等；三是來(lái)自個(gè)人，如個(gè)人博客中的某個(gè)業(yè)務(wù)觀點(diǎn)、個(gè)人搜集的知識(shí)等；四是來(lái)自外部，如互聯(lián)網(wǎng)、專業(yè)情報(bào)機(jī)構(gòu)等。   n 知識(shí)采集 針對(duì)每類知識(shí)源需要根據(jù)具體情況制定知識(shí)采集的策略。例如，對(duì)于業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的知識(shí)，由于知識(shí)產(chǎn)生的邏輯和規(guī)則一般明確，采集比較簡(jiǎn)單，只需明確傳輸方式、時(shí)間等條件通過自動(dòng)化手段即可完成；對(duì)于知識(shí)社區(qū)中的知識(shí)，由于知識(shí)比較散亂，采集需要人工處理并需要對(duì)知識(shí)進(jìn)行整理；對(duì)于個(gè)人知識(shí)采集也比較簡(jiǎn)單，提供知識(shí)上傳功能即可。 知識(shí)采集的方式主要有二種，一是自動(dòng)方式，通過IT技術(shù)在一定的規(guī)則和時(shí)間下進(jìn)行自動(dòng)采集；二是人工方式，通過人工錄入、上傳的方式進(jìn)行知識(shí)采集。   n 知識(shí)審核 采集到的知識(shí)其正確性、規(guī)范性并不能得到保證，直接存放到知識(shí)倉(cāng)庫(kù)中將會(huì)給后期知識(shí)應(yīng)用帶來(lái)極大的風(fēng)險(xiǎn)或者查找、使用不便，因此需要對(duì)采集的知識(shí)進(jìn)行審核，審核通過后才能存入知識(shí)倉(cāng)庫(kù)。 知識(shí)審核的內(nèi)容包括知識(shí)屬性的完整性、所屬知識(shí)分類的合理性、知識(shí)內(nèi)容的正確性、知識(shí)編寫的規(guī)范性等方面。   2.       知識(shí)存儲(chǔ)與管理層 知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的應(yīng)用和一般的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用有所不同，一方面需要滿足日常的、單個(gè)文檔的存儲(chǔ)與訪問，必須考慮大容量文檔的快速處理，另一方面還需要滿足對(duì)對(duì)大量的、或者海量的知識(shí)進(jìn)行訪問和搜索。因此相對(duì)一般業(yè)務(wù)系統(tǒng)甚至數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)應(yīng)用而言要求數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)要能承受更大的、或者說(shuō)是巨大的工作負(fù)載。這就需要根據(jù)組織知識(shí)管理的特點(diǎn)、數(shù)據(jù)量、性能等要求合理選擇存儲(chǔ)技術(shù)，如關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、文件系統(tǒng)存儲(chǔ)、專用數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)等。 除提供具有海量處理能力的知識(shí)存儲(chǔ)能力外，還必須提供對(duì)海量知識(shí)的各種屬性、描述進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)知識(shí)的來(lái)源、獲取方法、展現(xiàn)方式等進(jìn)行定義，這些信息是屬于描述知識(shí)數(shù)據(jù)，既知識(shí)元數(shù)據(jù)，因此，在知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的構(gòu)建過程中，除實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)本體的管理外，還需要實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。   3.       知識(shí)應(yīng)用層 建立好知識(shí)管理平臺(tái)的基礎(chǔ)存儲(chǔ)架構(gòu)后，如何應(yīng)用平臺(tái)中的知識(shí)以支撐業(yè)務(wù)工作呢？一般來(lái)講有很多種方法，總體可以分為二大類，一類應(yīng)用是以查詢方式為主，即通過制作好的知識(shí)地圖、知識(shí)檢索等手段查找所需要的知識(shí)；另一類應(yīng)用是以知識(shí)發(fā)現(xiàn)（Knowledge Discovery）為主，即通過推理、聚類和分類等技術(shù)幫助使用者發(fā)現(xiàn)更多、更有價(jià)值的知識(shí)。 用戶使用和訪問知識(shí)管理平臺(tái)的方式有三種： 通過組織的門戶系統(tǒng)訪問：即通過門戶進(jìn)行統(tǒng)一的用戶身份認(rèn)證和權(quán)限認(rèn)證，用戶一次登陸就可進(jìn)行全網(wǎng)應(yīng)用的訪問，根據(jù)不同部門、不同業(yè)務(wù)的使用者 可以提供專門的知識(shí)訪問入口（知識(shí)門戶），使用戶更快捷地使用各種知識(shí)。 直接訪問知識(shí)管理平臺(tái)：知識(shí)管理平臺(tái)相對(duì)獨(dú)立，用戶直接登錄進(jìn)系統(tǒng)，通過平臺(tái)提供的各種應(yīng)用功能獲取所需的知識(shí)。  通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)訪問：在組織各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用過程中適時(shí)獲得知識(shí)管理平臺(tái)中的知識(shí)，使用戶在業(yè)務(wù)工作過程中即時(shí)獲得相應(yīng)的知識(shí)，而不必在工作 過程中因缺少知識(shí)時(shí)專門去知識(shí)管理平臺(tái)查找知識(shí)。例如，在合同審核過程中自動(dòng)關(guān)聯(lián)組織的采購(gòu)管理規(guī)范、合同審核制度、采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)案例、合同談判技巧等知識(shí)。   四、結(jié)束語(yǔ) 基于知識(shí)倉(cāng)庫(kù)構(gòu)建的新一代知識(shí)管理平臺(tái)充分考慮了組織的業(yè)務(wù)特征和需求，可以更好地將知識(shí)管理與業(yè)務(wù)管理融合，支撐業(yè)務(wù)發(fā)展。需要注意的是，不同的組織由于業(yè)務(wù)價(jià)值鏈不同，知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的設(shè)計(jì)模型也必將不同，因此在設(shè)計(jì)之前需要全面梳理組織的業(yè)務(wù)及其活動(dòng)，界定出若干業(yè)務(wù)主題，在對(duì)這些業(yè)務(wù)主題的知識(shí)屬性分析后，再進(jìn)行面向業(yè)務(wù)主題的知識(shí)倉(cāng)庫(kù)設(shè)計(jì)。這樣才能保證知識(shí)倉(cāng)庫(kù)結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性和業(yè)務(wù)的適應(yīng)性。