代國輝：文件、檔案和知識一體化管理探索

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    跟大家做這個分享開場白大家也要看到，跟大家做分享要跟大家說一下我和我的部門。我特別簡單，因為我就是干這個的，但是其實我干這個的歷程和艱辛可能很多人不知道，因為這個過程的確是很悲慘，因為我個人從檔案館里一直做到現(xiàn)在。其實說一句話，真的是被逼的，因為我2008年的時候，到了北京，2008年之前在一家公司做檔案管理，后來是跟公司的董事長一起做檔案管理，連檔案分類都做不出來，作為一個檔案專業(yè)的畢業(yè)生，我感覺非常痛苦。因為那個公司是旅游公司，我以前在學校學的是工業(yè)企業(yè)的檔案分類，在旅游公司不適應，一下子被打擊了。后來就跑到北京來找工作，很多的單位也不太認同，因為我沒有經(jīng)驗。曾經(jīng)在找工作之前也差點去跟我們村的幾個人一塊兒當民工去了，后來人家沒有收，因為學歷太高，本科生，其他的人都沒有上過學，或者都是小學，后來發(fā)現(xiàn)有的時候?qū)W到知識找工作并不一定占優(yōu)勢。

    后來搖搖晃晃到了新奧集團，因為在北京找工作人家總是讓我做行政助理，我就是想做檔案，上一個工作沒有做好，我很不服氣。后來到了新奧，2008年到新奧做專員，2009年的時候我們轉(zhuǎn)到總裁辦，調(diào)整到檔案處，2012年的時候我們部門升級了，升級為文檔中心，有知識管理室，文件處理室等等。新奧的管理其實歷程很長了，我到新奧之前知識管理就開始了，已經(jīng)有專門的知識管理系統(tǒng)。因為我們單位可能很多人不太熟悉，我們新奧集團因為在廊坊，名氣不是很大。但是因為業(yè)務比較多元，所以團隊有一些人可以做這個開發(fā)，包括機器人的開發(fā)和系統(tǒng)的開發(fā)。

    我到新奧之后我們知識管理其實也在做，但是那個時候是一個IT牽頭。當時我們也是隸屬于IT中心，但是實際上做知識管理的剛開始的時候，很多人把這兩件事對立起來，做知識管理就是知識管理，檔案管理就是檔案管理，總覺得做檔案管理的是這種跟小米加步槍似的，覺得做知識管理能高端，但是做了一段時間以后發(fā)現(xiàn)不是那么回事。那么我們公司做知識管理時間很長，但是我接觸的時間很短。因為我是從2012年開始接手的，因為2012年公司的組織架構調(diào)整了，知識管理和檔案管理的職能進行整合，整合起來編制，包括職能和職位體系都做了重新的設計。一提到職位體系有一個好消息想給大家介紹一下。上周我們和集團的總裁和常務副總裁匯報之后我們公司決定加強文檔知識管理，想招聘一名知識管理高級經(jīng)理，兩名文檔管理高級經(jīng)理，有興趣的可以跟我聯(lián)系。我覺得這比較實在，我們是想做知識管理，但是我們?nèi)睂I(yè)的人才，所以接下來我的分享也不專業(yè)，我也說不了道理，我也講不清概念，我能說的是我們做這一塊有決心，敢投入，敢做。

    那么因為題目剛才大家看到了，叫做文件、檔案和知識的一體化管理，因為我本人是從檔案管理做起來的，那么首先說一下我對檔案管理的認識。因為檔案管理大家可以看到，其實很簡單了，就是說這個在業(yè)務之后，是吧？在業(yè)務之中叫做文件控制，在新業(yè)務開始的時候，其實有一些文件可以來指導業(yè)務開展，這個時候叫做文檔應用。但是用知識管理的眼光兩看的話就是很簡單了，三個，第一個知識沉淀，知識存儲和加工，第三個是知識服務，就這么簡單。

    從價值視角，因為大家都看到了，以前的做檔案管理別人對我的認識就是這樣的，因為不上檔次嘛。不過還好，我們公司的上至老板到CEO到總裁，到常務副總裁到我們分管副總裁到其他的辦公室主任到分管我們部門的辦公室副主任，到我自己，他我們部門的同事整個的體系上對這個文檔知識管理是全線重視的。因為很多公司覺得做這個東西，然后必要性、價值等等的，那不用說了，老板就說得很清楚了，包括總裁們。這個東西肯定要做，沒有道理可講，就是要做。他們要的結果是怎么做，我們只能說一些我們現(xiàn)在的考慮了。所以看我們的思路就很簡單了，就是我們也不分什么是文檔，什么是知識，只要是能夠?qū)ぷ髌鸬礁纳谱饔玫臇|西，我們把它做起來，就行了。

    剛才PPT上有一些內(nèi)容已經(jīng)說得很清楚了，我不說了，這個PPT很簡單了，我們把文檔管理和知識管理做起來，也是有一個基本的考慮，就是說基于業(yè)務生命周期的文檔管理我們可以讓它實現(xiàn)知識管理的落地。因為知識他沒有形成這種載體的時候，其實很難管的。或者是說不難管，但是我們現(xiàn)在的水平和檔次，尤其是像我這個年紀做不出來。

    我們考慮的是把這個知識文檔整合起來進行一塊兒做。我們發(fā)現(xiàn)其實在在當文檔管理或者是說知識管理的時候，其實對于業(yè)務來說很簡單，第一個是我這個業(yè)務是想要做得更好一些。想要做得更好一點是需要方法，那么一個方面是有一些業(yè)務剛才咱們上午分享的時候也說了，有一些業(yè)務是重復性的，在我們公司重復性的工作叫做例行工作，例行工作已經(jīng)是標準化了，或者是說有一些成熟的產(chǎn)業(yè)。比如說做房地產(chǎn)和工程，這很標準化，這些東西如果以這個為目標的話，可能這一塊就沒有人愿意去投入資源再改進了，當然很遺憾的是我們公司的老板和高層一直都是把這個業(yè)務都是想要達到一個更高的一個角度和追求。所以即便是這種例行的工作也要持續(xù)的改進和優(yōu)化。只要是按照這種比如說今年做這個2014年到2016年的三一計劃，如果這樣的工作計劃沒有把以前的這種東西進行改進，可能這個2014年的工作計劃就已經(jīng)被否定了，因為做的東西太普通，太簡單，以前就做過的，所以這種東西只要是例行的，就例行工作的持續(xù)優(yōu)化就必須要做，另外是屬于項目性的工作，其實分為兩類，一個是屬于創(chuàng)新型的項目，比如說建這個LNG的接受站，因為以前沒有做過，繼續(xù)做，比如說這個能源生態(tài)層也是第一次做，沒有形成成熟的方法，所以這樣的就自己找咨詢也好，或者是說有一些這個高層次的人去帶領團隊，提出攻關也好也是要做出來，還有一類項目是屬于這種其實每年都做的，比如說IT這個項目，工程類的項目每年都做。

    那么做這樣的工作，他本身就對文檔有嚴格的要求，其實這個圖也說得很清楚。在業(yè)務之中本身文檔就是要做的，而且也是要使用的。然后通過這樣的項目之中的文檔管理，然后有很多人也這樣的認同，知識管理就能做起來。

    我們做知識管理還是那句話，文檔和知識是一體化的管理，我們要求文檔先行，這個條件是我們要一步一步來，我們的發(fā)展目標大家也可以看到，近期目標很簡單，集成化、標準化和信息化。目前的標準化和信息化已經(jīng)實現(xiàn)了，逐漸的優(yōu)化才行。

    然后集成化就是說咱們的文檔或者是知識，因為以前老是，其以前的檔案管理的理念，給大家?guī)砹擞绕涫菢I(yè)務上的人員總認為檔案是一個邊緣化的末端的東西，和業(yè)務的整合度不大，所以我們需要建立起這種集成化。那么怎么樣來集成呢。大家可以看到我們的流程。因為尤其是前三個流程，一個是文檔體系，文檔模板和文檔計劃。這個東西在傳統(tǒng)的文檔管理流程里邊是沒有的。然后后面這一塊是文控，最后面是一塊是檔案管理。然后整個的流程，在我們今年的文檔管理制度里面已經(jīng)納入進去了。梳理文檔體系就是說一個業(yè)務之中應該包含什么文件，是要做出來這個梳理的，應該輸入什么文檔，應該輸出什么文檔，本身應該做出梳理，以前做文檔的時候就沒有這一塊，沒有這一塊的很多業(yè)務中產(chǎn)出的文檔，比如說有的同樣的做一個RT的開發(fā)項目，有的產(chǎn)出三十個，有的產(chǎn)出二十個，產(chǎn)出的東西都不標準化。那么現(xiàn)在的話就標準化了。比如說一個RT的開發(fā)項目，總共是需要25個模板，到最后交付的時候需要提供30個文檔，這就是標準化的，沒有這些東西和文檔，不給予評審，不給予項目驗收，必須得有。

    為了保障它有還有一個是在做項目計劃或者是說做業(yè)務計劃的時候，同時要制定文檔的計劃。這樣的話文檔和業(yè)務就綁定起來了。尤其是比如說咱們可能說有一些做項目的，比如說我在什么結點，完成手上什么工作，誰來做，但是在IT項目里面會同時加上一個，在某一個時間結點，一定要有文檔交付的工作才做。比如說做這個IT的這種，可能大家都肯定做過這種開發(fā)系統(tǒng)的那種。比如說需求和設計，就是說需求說明書的這種，如果沒有需求說明書，需求評審不做，需求評審不做，項目往下就進行不了的，必須先提交需求說明書，再進行需求評審，形成評審單，簽字意見，同意，之后才能開展剩下的工作。

    所以是這樣的，作為保障這個業(yè)務運營的呢，其實我們也有一個制度，這個制度剛才有這個制度已經(jīng)說是按照這樣的流程來做的，IT等一會兒再說，硬件設施想簡單說一下，因為這個和知識管理關系不是很大。剛才在第一頁的時候已經(jīng)提到了，我們有一個檔案共享服務中心。所以說檔案共享服務中心因為我們在廊坊有二三十家企業(yè)，不需要每一類企業(yè)都去管理，這個工作一個是業(yè)務雷同，而是可以共享，三是管理難度不大，可以進行整合集中作業(yè)，所以硬件設施這一塊由集團統(tǒng)一來做。

    文化這一塊就簡單了，因為文檔管理尤其是我們這幾年的推動下，應該是大家基本上都有一定的認識，雖然并不一定相同，但是都知道重要，都知道要做。剛才也說了說我們是什么樣的組織，我們是文檔，知識管理中心，我們現(xiàn)在的編制是10人，明年是14個人。我們是包括在集團辦公室下面，我們是二級部門。當然在集團總部有一個14個人的團隊已經(jīng)說明了公司對我們這一塊的投入。因為很多的一級部門連十個人都沒有，甚至是很多的IT，風險管理，法務管理就一兩個人。

    所以做這個我也不知道什么道理，但是我覺得我說出來我們公司的想法，可能大家會想明白。比如說我們傳統(tǒng)的做傳統(tǒng)的能源，現(xiàn)在的話我們想要做的是提供清潔能源的整體解決方案，做現(xiàn)代能源體系的推動者，做這樣的要求下，會有一些考慮。要說我們公司在這一塊的投資的話，下面有一張圖應該能夠給大家一些感受。做過知識管理的應該對這些產(chǎn)品應該是比較熟悉的。從統(tǒng)一搜索到IBM的門戶，然后門戶交互和E-learning，然后還有內(nèi)部的管理，還有通用的檔案管理，然后以后再這個基礎上做專業(yè)的文檔管理和知識庫，還有最右側的統(tǒng)一發(fā)布中間鍵，這是我們公司的一個要求，因為我們公司有三大主流系統(tǒng)，第一個是SAP，第二個是公用流，第三個是知識管理平臺，就是把非結構化的數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理起來，這樣的話很多的系統(tǒng)是不存文檔的，比如說我們門戶發(fā)布這個文檔，其實不在門戶里，是存在知識管理平臺里面，然后統(tǒng)一的向其他的外圍系統(tǒng)進行發(fā)布。還有一個統(tǒng)一的歸檔接口，這和傳統(tǒng)的歸檔也不一樣。這個歸檔為什么說歸檔，其實說是一個同步，可以把外圍系統(tǒng)的文檔都接收進來，也可以把我們買斷的數(shù)據(jù)庫也可以進行歸檔。WEP這一塊我們有一個統(tǒng)一搜索，非常強大，可以把WEP的東西也抓進來，這里邊圖給大家展示一下。

    這是我們的在線學習平臺，所以有在包括講師，講課和培訓，這里都可以做。然后也有內(nèi)部交互的系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部的社交，大家也都可以看到。功能的話是用了IBM的產(chǎn)品。然后也有統(tǒng)一搜索?？梢运阉鞫鄠€系統(tǒng)?？梢宰詣臃诸?。然后還有門戶，里面有各種鏈接。我們想要做這種一體化管理，我們的系統(tǒng)就不叫做檔案管理系統(tǒng)，就只能叫做知識管理平臺，我們是基于知識管理平臺做檔案一體化的管理，這是基礎的工作，這樣的話我們是基于知識管理來實現(xiàn)文件檔案的一體化管理，這些功能大家可以看到是一些通用的功能。

    這是我們知識管理平臺的首頁，因為我們其他的系統(tǒng)是不存文檔的，說明我們這個系統(tǒng)的文檔量非常大。因為其他的文檔都在這里存。所以你們可以看到這一個月是五萬多份，這個月四萬多份，每天都會有這種文檔上來的。我們的考慮很簡單，知識管理應該說也是一個不斷更新的過程，不同的時代，不同的人來做，會有不同的方法。但是我們覺得這種基礎的工作是要做扎實的。所以在我們公司我們尤其是正像一我這樣的長得這么扎實的人，我一直強調(diào)工作也要做得扎實。

    大家也都可以看到，這個系統(tǒng)在搜索的時候，那是各種類型的搜索，因為有很多的排行，大家有人提到了知識管理有沒有人用啊，那么大家可以看到這有點擊排行的，自然就會就人用，而且這邊的話都是隨時可以有文檔上載，因為我們可以是考慮到這個文檔，作為一個基礎的存儲和基礎的應用，在系統(tǒng)里面都可以展現(xiàn)，所以對我們來說知識推送一部分是說推送到個人，目前還沒有做。另外一個部分是推送到其他系統(tǒng)，因為每個人都要上門，或者是用其他的系統(tǒng)辦理業(yè)務，這個時候自然而然會用到文檔。

    我們這個系統(tǒng)大家也都可以看到，是吧？比如說發(fā)布，集團的門戶，是吧？各種門戶，都可以有放在這里的，然后這邊有這樣的。知識庫目前是初步試用，但是發(fā)現(xiàn)，用文檔的方法做知識庫其實不太合適。需要做進一步的優(yōu)化。這是剛才為什么一開場白就想說的，我們想要招一個知識管理高級經(jīng)理，這樣的話就是說有專業(yè)的人來幫助我們做這一塊。這個右側這一塊有項目文件庫和模板庫和待歸檔庫。這邊的結構的設計，我們認為文檔管理，知識管理，其實每個人都在做，每個部門都在做，每個項目都在做，每個單位都在做。所以大家可以看到，所有的這個想要做的，我們提供一個基礎的平臺，至于每個怎么做，比如說房地產(chǎn)公司怎么做的，他們自己來決定，我們不做規(guī)劃和要求。我們第一提供一個統(tǒng)一的平臺，第二需要方法的時候，我們提供一些方法，比如說怎么樣的梳理和應用，這是做這種綜合性的工作。

    項目里面會有不同類型的項目。不同類型的項目我們剛才在前面也說過了，每一類不同的項目都會有不同的階段，每個結點都有文檔的輸出和輸入。一旦這個項目被管理起來了，我們就會為項目建立一個項目的文件庫。項目的文件就存到這個知識管理平臺上。

    我們做的還有一點是知識管理平臺因為是把文檔的統(tǒng)一管理平臺，其他的系統(tǒng)就不準再有類似的功能，其他的系統(tǒng)只負責使用文檔。只要是比如說我們集團做了一個知識管理平臺，比如說其他的單位，哪怕有再強烈的需求，再想做一些其他的類別的，功能類的文檔管理或者是圖紙類的文檔管理，對不起這些東西都是被嚴格打擊的，因為知識管理平臺就能夠去做這些個管理，只要他有需求，我們可以基于整個平臺來進行一個通用的配制，之所以是配制，是因為基礎的功能已經(jīng)做完了，剩下是有專業(yè)的要求，只是一個配制的過程，不需要再單獨開發(fā)系統(tǒng)，因為系統(tǒng)越多，帶來的成本就越高。所以在公司我們一個方面是做這種服務，做基礎的服務，另外一個方面是嚴格控制這種多系統(tǒng)。因為我分享的時間比較短，一些東西可能說得也不一定明白。也請大家多多指教。