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來源:泛普軟件
他們并不缺乏IT技術(shù)人員,早在1999年萬邦醫(yī)藥有限責(zé)任公司就自主研發(fā)了業(yè)務(wù)系統(tǒng),此后還再次進(jìn)行了業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級。他們在IT投入上也并非捉襟見肘,在1999年,就購買了
金蝶財務(wù)軟件。但隨著業(yè)務(wù)的增加和組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整,公司已經(jīng)意識到,現(xiàn)有IT系統(tǒng)反而成了一個個信息孤島,為此公司的信息部經(jīng)理王明友開始四處"尋醫(yī)問藥"。
邢臺市萬邦醫(yī)藥有限責(zé)任公司是一家從事醫(yī)藥流通行業(yè)的批發(fā)型企業(yè);公司成立于2001年,其前身是位于平鄉(xiāng)縣的平鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)藥藥材批發(fā)部;現(xiàn)有員工近200人,去年?duì)I業(yè)額近6億元人民幣,業(yè)務(wù)范圍至遼寧、北京、天津、河北、山東、江蘇、河南等省市。
公司信息化建設(shè)起步較早,但信息化建設(shè)主要局限在財務(wù)與業(yè)務(wù)部門。1999年,公司就開始使用金蝶軟件處理財務(wù)部門的業(yè)務(wù);同年自主研發(fā)業(yè)務(wù)軟件,采用FoxPro編寫的
進(jìn)銷存軟件;并于2000年,切換為自主研發(fā)的 C/S 結(jié)構(gòu),采用 PowerBuilder + SqlServer7.0 編寫的進(jìn)銷存軟件;隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大及2003年的醫(yī)藥行業(yè)的GMP、GSP認(rèn)證,原有進(jìn)銷存軟件已不能滿足企業(yè)需要,因此在2003年3月開始實(shí)施由北京英克科技有限公司開發(fā)的 PM/BMS3110 系統(tǒng),并于五月份正式切換;至今使用了兩年有余。目前金蝶及英克公司的軟件都可以滿足對相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理的需求,且兩個系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定,英克軟件與金蝶軟件之間沒有接口。
隨著企業(yè)職員的增加及組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整,現(xiàn)有的傳統(tǒng)管理方法已顯出力不從心。目前已經(jīng)暴露出的問題包括:企業(yè)內(nèi)部信息不能共享,例如通知、制度等文件無法傳遞至每一位職員;不同部門及職員無法進(jìn)行多人協(xié)同辦公,業(yè)務(wù)與財務(wù)沒有一體化,導(dǎo)致可能會由于人工操作失誤引起數(shù)據(jù)不一致,
供應(yīng)商及客戶對帳很麻煩;企業(yè)對客戶的把握能力差,可能會因?yàn)橐幻麡I(yè)務(wù)人員的離職引起客戶的流失,對客戶的交易情況及各種文檔的管理不善等。
企業(yè)迫切需要在今年啟用
OA系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)職員的協(xié)同辦公,同時通過工作流來實(shí)現(xiàn)對日常工作流程的明晰。同時也需要一套
CRM系統(tǒng),以提高客戶及供應(yīng)商的滿意度及更好的把握客戶,開發(fā)客戶資源。
今年需要落實(shí)的OA及
CRM系統(tǒng),如果還采用不同廠商提供的軟件,則企業(yè)所有的系統(tǒng)都將變成信息孤島。并且該做的事情太多,精力上不允許好幾個系統(tǒng)并行實(shí)施,而又找不到好的切入點(diǎn),逐步提升公司的信息化水平。
針對這樣的狀況,記者找來了專家和其他在信息化第一線的同行,對于萬邦醫(yī)藥遇到的這個典型的信息化問題,表達(dá)了自己的看法。
上一套集成ERP
評述人:劉古權(quán),SAP中國公司中小企業(yè)部華北區(qū)經(jīng)理、高級顧問
萬邦醫(yī)藥這種情況很典型,很多企業(yè)都有過類似的經(jīng)歷,他們應(yīng)該上一套集成的
erp系統(tǒng),并且需要公司自上而下進(jìn)行一場以ERP為核心的管理和業(yè)務(wù)模式變革。
從案例看出萬邦醫(yī)藥這次信息系統(tǒng)升級的優(yōu)勢很明顯。一方面,以前一些業(yè)務(wù)部門使用過相應(yīng)的軟件,信息化有一定的基礎(chǔ),比如案例中提到的財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)。另一方面,信息化對其帶來的益處他們已經(jīng)很清楚。此外,公司領(lǐng)導(dǎo)對信息化具有足夠的認(rèn)識,也給予了足夠的重視。
同時也存在一些劣勢,比如過去的信息化和未來想做的信息化有很多本質(zhì)的不同。原來是一些部門級的信息化的堆砌,未來需要上一套集成的ERP系統(tǒng),這樣原來一些部門的工作習(xí)慣也要隨之改變。再一個就是ERP系統(tǒng)和他們原來的系統(tǒng)有著很大的不同,這是一個高度集成的系統(tǒng),要求各個部門要協(xié)同工作,這種協(xié)同就需要一把手的重視,但是上ERP系統(tǒng)的重視和原來的重視是不一樣的,即一把手要親自參與進(jìn)來。過去可能僅僅是拿出錢,讓各個部門去做,而現(xiàn)在不僅僅是拿錢的問題,他要參與到系統(tǒng)中來。在成立項(xiàng)目組的時候要充分授權(quán),給信息主管一定的權(quán)利。這些都可能成為他們的劣勢。
一般來講我們實(shí)施ERP系統(tǒng)的時候,甲方的一把手都是項(xiàng)目經(jīng)理,原來做信息系統(tǒng)項(xiàng)目經(jīng)理不一定是一把手,現(xiàn)在就要求一把手必須是項(xiàng)目經(jīng)理。當(dāng)然在項(xiàng)目進(jìn)行過程中要關(guān)注一下,遇到員工阻力的時候一把手要有決心排除這些阻力。
解決這些劣勢,首先必須和老總充分溝通,最好是借助外部力量和老總溝通,讓老總明白信息化不是一個技術(shù)問題,而是管理問題,是解決企業(yè)內(nèi)部管理協(xié)同的問題。不要讓老總們認(rèn)為這僅僅是一個技術(shù)改造的問題,否則就失去了信息化本身的意義。信息化一定是一個管理改造的過程,以前是基于手工、或者是基于部門化信息化的這樣一個邏輯在做,未來是基于ERP的邏輯在做系統(tǒng)。這就要求首先老總對ERP的管理邏輯要有清醒的認(rèn)識,在這個條件欠缺的情況下就要求信息部門的負(fù)責(zé)人多給老總吹風(fēng),或者找一些這方面的文章給老總參照。
原來的信息部門的角色是技術(shù)部門,現(xiàn)在他們應(yīng)該是一個管理部門,這個管理和別的部門的管理最大的區(qū)別是利用信息技術(shù)為企業(yè)做管理工作。比如
企業(yè)管理流程的制定,信息部要參與,甚至部門的設(shè)置、崗位的設(shè)定信息部都要參與,這個變化是很大的。
記者點(diǎn)評:毛主席說:“要人家服,只能說服,不能壓服,壓服的結(jié)果總是壓而不服?!毙畔⒒ㄔO(shè)中說服員工支持很有學(xué)問。
做好規(guī)劃才能整合資源
評述人:施洪洋,杭州合力電子有限公司信息部經(jīng)理
萬邦醫(yī)藥現(xiàn)在的信息化存在很多問題。一方面,
企業(yè)信息化缺乏整體規(guī)劃。從上面的介紹中可以看出,該公司在實(shí)施信息化之前沒有一個完整的規(guī)劃。企業(yè)信息化實(shí)施步驟、目標(biāo)及驗(yàn)收方案建設(shè)不完全。從而造成他們在6年內(nèi),軟件構(gòu)架做了三次大規(guī)模的調(diào)整。同時也不知道現(xiàn)在應(yīng)該做什么。
另一方面,信息孤島問題嚴(yán)重。信息共享是企業(yè)信息化最重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一,僅財務(wù)與業(yè)務(wù)這兩塊內(nèi)容就有兩個不同的供應(yīng)商,同時沒有數(shù)據(jù)接口,以后的業(yè)務(wù)、財務(wù)、管理、人事等企業(yè)內(nèi)部資源的整合將會很難做到。
因此,覺得萬邦醫(yī)藥的信息化應(yīng)該從以下兩點(diǎn)著手。首先,制定企業(yè)信息化發(fā)展步驟,以季度為單位將企業(yè)信息化的長遠(yuǎn)計(jì)劃做到5年以后,短期計(jì)劃做到2年之后,并在短期計(jì)劃中明確注明實(shí)施后要達(dá)到的目標(biāo)。其次,整合公司內(nèi)部資源,建立完善的內(nèi)部資源信息化管理體系,同時在一定的時候組織開發(fā)隊(duì)伍進(jìn)行決策支持模塊的自主開發(fā)。
前面兩項(xiàng)內(nèi)容做得差不多之后再考慮其它信息化建設(shè)如:OA、CRM、SCM甚至ERP等等 。
記者點(diǎn)評:毛主席說:“一張白紙,沒有負(fù)擔(dān),好寫最新最美的文字,好畫最新最美的畫圖?!盓RP是空白的萬邦醫(yī)藥,在ERP畫卷下筆之前,還是得打好腹稿,才能下筆如有神。
信息化建設(shè)管理先行
評述人:馮耕中博士,西安交通大學(xué)管理學(xué)院教授
從萬邦醫(yī)藥公司的信息化面臨的問題來看,主要反映在兩個方面:
一方面,隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)發(fā)展的要求。信息系統(tǒng)的應(yīng)用是公司發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分,對于公司的發(fā)展極其重要。但是,信息系統(tǒng)作為一種技術(shù)工具,它具有雙重核心:管理思想和信息技術(shù),其本身是管理思想和管理模式的最好載體。成熟的軟件凝聚了本行業(yè)中先進(jìn)的管理思想、管理方法和管理經(jīng)驗(yàn)。
管理思想作為其靈魂的作用,也會越來越明顯。反之,很難想象,缺乏先進(jìn)管理思想的應(yīng)用軟件,還會有其存在和被企業(yè)采用的價值。在一個企業(yè)MIS(
管理信息系統(tǒng))研討會上,主辦者說會議主題是技術(shù)問題,可來自海爾、同創(chuàng)等企業(yè)的代表卻認(rèn)為是管理問題,因?yàn)樾畔⒒膶?shí)質(zhì)是利用信息技術(shù)改進(jìn)企業(yè)的管理模式。如果不是這樣,就等于把信息系統(tǒng)建立在沙灘上,不僅不會帶來效益,還會成為一場災(zāi)難。
因此,針對萬邦的這個問題,解決的要點(diǎn)是"信息化建設(shè)、管理先行",萬邦公司首先要從內(nèi)部管理上下功夫,從管理上找出所面臨問題的解決方法,如果管理流程理順了,信息化建設(shè)的基礎(chǔ)就有了。如果發(fā)展模式和管理思想沒有定型,即人都無法說清楚問題的解決方法,那么試圖靠上系統(tǒng)解決這一切問題是非常不現(xiàn)實(shí)的。
另一方面,采用多家開發(fā)的系統(tǒng),容易形成信息孤島,需要系統(tǒng)整合。在這個問題上,關(guān)鍵是落實(shí)好兩件事情:一是系統(tǒng)集成商的選擇和長期合作;二是公司內(nèi)部項(xiàng)目實(shí)施小組的建立和發(fā)揮作用。任何一家公司的產(chǎn)品都有其所長、有其所短,不可能包羅萬象,解決所有問題。因此,萬邦公司面臨的這個問題也是普遍存在的現(xiàn)實(shí)現(xiàn)象。
因?yàn)槿f邦公司是一家醫(yī)藥公司,而非專業(yè)的計(jì)算機(jī)公司,所以在這種情況下,從降低成本和未來發(fā)展考慮,應(yīng)該選擇一家有經(jīng)驗(yàn)的、有技術(shù)實(shí)力的軟件技術(shù)公司作為其長期的戰(zhàn)略合作伙伴,擔(dān)當(dāng)系統(tǒng)集成商的角色。系統(tǒng)整合的技術(shù)問題完全交給該公司來處理。同時,為了使得相關(guān)工作有效而且順利,萬邦公司內(nèi)部也應(yīng)該建立相應(yīng)的項(xiàng)目實(shí)施小組,由相關(guān)的管理人員與技術(shù)人員共同組成,與系統(tǒng)集成商協(xié)同工作。
記者點(diǎn)評:毛主席對于建國初期的外交,提出了"打掃干凈屋子再請客"和"一邊倒"的重大決策。萬邦醫(yī)藥也應(yīng)該掃凈屋子(理順內(nèi)部管理)、一邊倒(選一家長期IT合作伙伴)。
萬邦醫(yī)藥:對信息化有了更深理解
萬邦醫(yī)藥信息部經(jīng)理王明友
感謝各位專家和同行的意見,使我受益匪淺,也豁然開朗,特別是在和劉古權(quán)先生的三方通話之后,我對企業(yè)信息化有了更深的理解,這將幫助我們公司的信息化得到更快的發(fā)展。下面是我看了上面的一些觀點(diǎn)之后的一些收獲。
首先是自動化與信息化的問題。實(shí)施ERP是搞信息化,而非自動化,如果企業(yè)實(shí)施ERP只是為了減少手工操作,把手工進(jìn)行的所有操作都通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn),那就只能稱為自動化,而非信息化了?,F(xiàn)在實(shí)施ERP,不能完全按照目前的流程對ERP的軟件進(jìn)行調(diào)整,而應(yīng)該通過實(shí)施ERP,對現(xiàn)有流程進(jìn)行優(yōu)化。不過這一點(diǎn),由于很多客觀因素很難在ERP實(shí)施過程中得以實(shí)現(xiàn)。
現(xiàn)在ERP市場是買方市場,當(dāng)企業(yè)不能意識到這一點(diǎn)時,軟件廠商為了完成一筆訂單,只能采取企業(yè)目前的流程,使用正確的方法來解決不正確的問題。其次是實(shí)施ERP,應(yīng)該站在企業(yè)的角度來看待,我公司雖然想到了要搞全盤的企業(yè)信息化,但還是把著力點(diǎn)放在部門級信息化的整合,站在部門的角度來看待即將進(jìn)行的信息化改造。因?yàn)槲夜臼且患屹Q(mào)易型公司,公司所有部門均圍繞營銷部門,這種思想可能會使產(chǎn)生在營銷相關(guān)部門身上的問題無法引起重視,造成ERP實(shí)施的失敗。
最后是對
ERP軟件的認(rèn)識。ERP應(yīng)該是一個集成的系統(tǒng),財務(wù)、進(jìn)銷管理、庫存、運(yùn)輸、CRM等等模塊的數(shù)據(jù)應(yīng)該高度整合在一起,實(shí)時共享,同時所有信息都應(yīng)該是完整的,各模塊中的信息也都應(yīng)該是一致的。有效實(shí)現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化,比如所有由業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的憑證都由系統(tǒng)自動完成,財務(wù)部門無需再進(jìn)行處理。財務(wù)的重點(diǎn)工作要放在解決應(yīng)收款、費(fèi)用預(yù)算及控制等工作上,而不再是每天對業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的憑證進(jìn)行處理。
來源:信息系統(tǒng)工程