跨地域ERP項(xiàng)目管理控制的應(yīng)用研究

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1 項(xiàng)目背景

2003年10月，湖北X啤酒公司與湖北Y軟件公司簽訂erp系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目合同，合同內(nèi)容包括銷售管理、分銷管理、促銷品管理、成品倉(cāng)庫(kù)管理、包裝倉(cāng)庫(kù)管理、包裝物管理以及運(yùn)輸調(diào)度等模塊，合同要求系統(tǒng)從2004年1月1日開始上線試運(yùn)行，2004年2月1日開始正式運(yùn)行，時(shí)間相當(dāng)緊迫。

合同簽訂后，湖北Y軟件公司開始組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，安排當(dāng)時(shí)在湖南Z啤酒廠任項(xiàng)目經(jīng)理的筆者兼任湖北X啤酒公司 ERP項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，在湖南 Z啤酒廠的項(xiàng)目人員全部參與湖北X啤酒公司 ERP項(xiàng)目的開發(fā)，并從湖北公司本部派遣多名程序員到湖北X啤酒有限公司現(xiàn)場(chǎng)開發(fā)實(shí)施。這樣由分處在湖北和湖南的二個(gè)小組人員共同組成湖北X啤酒公司ERP項(xiàng)目開發(fā)組。

2 項(xiàng)目分析

項(xiàng)目開發(fā)組成立后，筆者發(fā)現(xiàn)面臨一個(gè)自己以前從未遇到的問題：如何管理好一個(gè)跨地域的ERP項(xiàng)目?通過分析，發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)目具有以下一些特點(diǎn)：項(xiàng)目組由分處在湖北和湖南的二個(gè)項(xiàng)目開發(fā)小組所組成，而這二個(gè)項(xiàng)目開發(fā)小組的人員在公司內(nèi)部又分屬二個(gè)部門，屬多個(gè)組織參與;參與開發(fā)的兩個(gè)小組在物理上是分散的，一個(gè)湖南，一個(gè)湖北;項(xiàng)目屬于軟件密集型項(xiàng)目;項(xiàng)目時(shí)間相當(dāng)緊迫，甚至在開始時(shí)公司沒有多少人認(rèn)為能夠按時(shí)上線，屬于典型的死亡之旅項(xiàng)目;另外，該項(xiàng)目十分強(qiáng)調(diào)集成與重用，需要充分利用在多家啤酒企業(yè)中已成功使用的解決方案。 實(shí)際上，以上這些特點(diǎn)都屬于虛擬合作項(xiàng)目的特征，因此，我們認(rèn)為該項(xiàng)目屬于典型的虛擬合作項(xiàng)目。所屬虛擬合作項(xiàng)目是指：“建立一個(gè)跨多個(gè)物理工作地點(diǎn)、單一的整合團(tuán)隊(duì)，集成關(guān)鍵技術(shù)，以便快速應(yīng)對(duì)新的、復(fù)雜的軟件密集型項(xiàng)目的挑戰(zhàn)。”在當(dāng)今的虛擬合作項(xiàng)目中，最難處理也是研究與討論得最多，當(dāng)然也是最為關(guān)鍵的問題是如何解決虛擬團(tuán)隊(duì)之間的溝通問題。因此，湖北X項(xiàng)目當(dāng)然也不例外，筆者重點(diǎn)是要協(xié)調(diào)好兩地的開發(fā)團(tuán)隊(duì)，解決項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間的溝通問題。

一般而言，當(dāng)前虛擬合作項(xiàng)目中解決溝通問題大多采用電子郵件、遠(yuǎn)程電話會(huì)議系統(tǒng)等形式。但據(jù)我們了解，這些溝通方式普遍存在一些問題，最典型的一是沒有明確的項(xiàng)目章程，成員職責(zé)不清晰;二是對(duì)溝通內(nèi)容沒有較明確的界定，溝通雙方容易產(chǎn)生歧義;三是沒有好的進(jìn)度檢查與代碼審查方法，使遠(yuǎn)程進(jìn)度檢查與代碼審查工作形同虛設(shè)。

針對(duì)虛擬項(xiàng)目中普通存在的問題，筆者認(rèn)為在虛擬項(xiàng)目管理中除了應(yīng)具有良好的項(xiàng)目管理以外，還應(yīng)該對(duì)溝通相關(guān)內(nèi)容形成共識(shí)，這樣溝通雙方才不會(huì)對(duì)溝通內(nèi)容產(chǎn)生歧義。因此，最后筆者決定采用 Project 2003 來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目管理，并且在項(xiàng)目開始的初期，筆者將和整個(gè)項(xiàng)目組一起到客戶現(xiàn)場(chǎng)工作一段時(shí)間，在完成需求分析階段工作的同時(shí)，更為重要的是制定項(xiàng)目規(guī)則，明確定義職責(zé);同時(shí)作好WBS分解工作，制定項(xiàng)目計(jì)劃，為將來(lái)遠(yuǎn)程任務(wù)分配與進(jìn)度控制溝通打好基礎(chǔ)。另外，考慮到項(xiàng)目進(jìn)度檢查與軟件代碼審查需要，決定采用遠(yuǎn)程控制工具Radmin來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度檢查與代碼審查。

3 Project 2003 在項(xiàng)目管理上的應(yīng)用

Project 2003是Project軟件基于Windows 操作系統(tǒng)的第六個(gè)版本，代表了 Microsoft 公司在項(xiàng)目管理產(chǎn)品領(lǐng)域的一個(gè)新的里程碑，包括 server、professional、standard 等版本。通過 server 與professional等的協(xié)作，不但可以很好的解決一般項(xiàng)目管理問題，還可以在項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目組成員以及其它項(xiàng)目相關(guān)者之間進(jìn)行有效的工作組協(xié)作，是相關(guān)成員之間的很好的溝通工具。

3.1 項(xiàng)目計(jì)劃制定

人員安排到位后，項(xiàng)目組一起來(lái)到客戶所在地，與客戶方一起成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，項(xiàng)目正式啟動(dòng)。這時(shí)，項(xiàng)目組在開始需求分析的同時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理就開始進(jìn)行以下工作：

首先，制定文檔化的項(xiàng)目章程，明確定義各項(xiàng)目相關(guān)者職責(zé)，并經(jīng)項(xiàng)目組討論后開始執(zhí)行;

其次，使用 Project 定義項(xiàng)目，建立工作分解WBS、估計(jì)任務(wù)工期與工時(shí)、創(chuàng)建任務(wù)之間的相關(guān)性、根據(jù)資源情況分配資源;
最后，將項(xiàng)目計(jì)劃討論稿交由項(xiàng)目組成員一起討論修改，對(duì)WBS、任務(wù)工期以及資源分配等形成共識(shí)，最終形成完整的項(xiàng)目計(jì)劃，如圖1所示。 這樣，一方面我們利用Project對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了很好的規(guī)劃，同時(shí)也對(duì)以后的工作進(jìn)程與工作內(nèi)容達(dá)成了共識(shí)，為以后的遠(yuǎn)程溝通打下了良好的基礎(chǔ)。

3.2 項(xiàng)目任務(wù)分配

在Project中，有兩種工作組方式供項(xiàng)目的參與者進(jìn)行項(xiàng)目信息的溝通：電子郵件和Web方式，使用這兩種方式都可以較好的實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)分配，在金龍泉項(xiàng)目中我們主要采取電子郵件方式。

在基于電子郵件的工作組方式中，項(xiàng)目經(jīng)理首先要將項(xiàng)目計(jì)劃中的任務(wù)分配信息通過電子郵件通知工作組成員，項(xiàng)目經(jīng)理只要執(zhí)行“工具/工作組/工作組分配”命令，就能啟動(dòng)“工作組分配”對(duì)話框。在該對(duì)話框中，Project 2003會(huì)自動(dòng)地將他為每個(gè)資源分配工作的信息整合到一起，并以電子郵件的方式發(fā)送給他們。

工作組成員使用電子郵件系統(tǒng)接收郵件，并打開、閱讀郵件后，可以直接在原郵件上答復(fù)，是否接受分配的任務(wù)，并可說明原因。項(xiàng)目經(jīng)理收到后可以自動(dòng)在項(xiàng)目上更新。

最后需要注意的是，由于 Email 并非一種同步的溝通方式，為了防止 Email 沒有及時(shí)發(fā)送到傳遞對(duì)象，有必要在 Email 發(fā)出后通過電話等即時(shí)溝通方式予以確認(rèn)。為降低項(xiàng)目成本，在該項(xiàng)目中我們還采用Skype來(lái)進(jìn)行遠(yuǎn)程直接溝通，包括任務(wù)確認(rèn)、技術(shù)討論以及遠(yuǎn)程會(huì)議等作為電子郵件方式溝通的補(bǔ)充。

3.3 項(xiàng)目進(jìn)度管理

項(xiàng)目進(jìn)度管理：Project 2003提供了多種進(jìn)度計(jì)劃管理的方法，如甘特圖、日歷圖、網(wǎng)絡(luò)圖等， 這些方法，用戶可以方便地在分解的工作任務(wù)之間建立相關(guān)性，使用關(guān)鍵路徑法計(jì)算任務(wù)和項(xiàng)目的開始時(shí)間、完成時(shí)間，自動(dòng)生成關(guān)鍵路徑，方便用戶對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行更有效的管理。

要求資源提供工作完成情況的狀態(tài)信息：在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理需要了解各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況時(shí)，可以就全部任務(wù)或指定的任務(wù)發(fā)送“工作組狀態(tài)”消息，要求承擔(dān)這些任務(wù)的工作組成員提交進(jìn)度報(bào)告。工作組成員打開該郵件后，就會(huì)看到項(xiàng)目經(jīng)理以時(shí)間表的形式已經(jīng)準(zhǔn)備好的狀態(tài)報(bào)告表，填寫每單位時(shí)間的實(shí)際工時(shí)或剩余工時(shí)等信息，然后按“發(fā)送”按鈕，就把完成情況報(bào)給了項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理收到工作組狀態(tài)的答復(fù)郵件后，可將其中的項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度數(shù)據(jù)自動(dòng)更新到項(xiàng)目計(jì)劃中，實(shí)現(xiàn)了通過項(xiàng)目進(jìn)展的動(dòng)態(tài)跟蹤。

發(fā)布需要更新的分配信息：工作組分配后如果項(xiàng)目計(jì)劃發(fā)生了變化，如時(shí)間和工作量的變更，任務(wù)撤消等，系統(tǒng)會(huì)立即提示項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)送“工作組更新”消息，以保證整個(gè)項(xiàng)目同步進(jìn)行。項(xiàng)目經(jīng)理只要執(zhí)行“工具/工作組/工作組更新”命令，這個(gè)工作就一步完成，沒有必要去一個(gè)一個(gè)分配的去進(jìn)行檢查核對(duì)。

提前提醒資源報(bào)告任務(wù)狀態(tài)：對(duì)于某些重要的任務(wù)，項(xiàng)目經(jīng)理可以利用提醒功能在任務(wù)開始或結(jié)束前的某個(gè)時(shí)間提醒項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)人員。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝了Microsoft Outlook的環(huán)境下，只需執(zhí)行“工具/工作組/設(shè)定提醒”命令，就能夠?qū)崿F(xiàn)該功能。

通過利用 Project 發(fā)送與處理電子郵件來(lái)作為項(xiàng)目進(jìn)度溝通的工具，我們很方便的做到了對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的管理與控制。

4 利用Radmin 進(jìn)行代碼審查

通過Project配合Email我們很好的解決了項(xiàng)目計(jì)劃制定、項(xiàng)目任務(wù)分配以及項(xiàng)目進(jìn)度控制方面的溝通問題，但項(xiàng)目進(jìn)展情況究竟是否與項(xiàng)目組成員報(bào)告一致，是否存在虛報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度的情況，特別是軟件開發(fā)質(zhì)量究竟如何，如何進(jìn)行代碼審查，這些問題顯然是 Project 和一般的遠(yuǎn)程溝通方式無(wú)能為力的。

代碼審查作為一種軟件開發(fā)的實(shí)踐，經(jīng)過長(zhǎng)期的觀察表明其可以提高產(chǎn)品質(zhì)量。對(duì)于虛擬合作項(xiàng)目，由于人員分布在多個(gè)開發(fā)地點(diǎn)，由于距離的限制，以往虛擬合作項(xiàng)目的許多討論都認(rèn)為代碼審查無(wú)法進(jìn)行，只能采用電話交流與同一地點(diǎn)成員互相檢查的方式進(jìn)行簡(jiǎn)單處理。

在湖北X項(xiàng)目中，考慮到軟件項(xiàng)目的特殊性，我們采用了 Radmin 非常簡(jiǎn)單但很成功的解決了該問題，可以說該項(xiàng)目能夠成功實(shí)施，與采用該工具來(lái)解決一般溝通手段無(wú)法處理的進(jìn)度與代碼審查很有關(guān)系。

Remote Administrator (Radmin)是目前最快的遠(yuǎn)程控制軟件，對(duì)于經(jīng)常進(jìn)行遠(yuǎn)程工作的 IT 人員來(lái)講，操作的方便性與速度是最重要的。因此，這一軟件是最適合于進(jìn)行遠(yuǎn)程工作以及專業(yè)的桌面技術(shù)支持(HelpDesk)的產(chǎn)品，是企業(yè)IT 管理人員和集成商、開發(fā)商的最理想選擇。

具體做法是我們將湖北 X 項(xiàng)目中一臺(tái)機(jī)器安裝 Radmin 為服務(wù)端，在湖南的遠(yuǎn)程機(jī)器上安裝Radmin客戶端，作好相應(yīng)的設(shè)置，這樣在湖南的客戶端機(jī)器就可以如同在湖北 X 項(xiàng)目組一樣操縱安裝有 Radmin 服務(wù)端的計(jì)算機(jī)，效果如同在現(xiàn)場(chǎng)檢查項(xiàng)目組工作一樣，直觀的把握軟件進(jìn)度與軟件質(zhì)量情況，徹底解決了跨地域ERP項(xiàng)目中項(xiàng)目進(jìn)度檢查與代碼審查問題。實(shí)際使用 Radmin 遠(yuǎn)程檢查軟件的界面如圖2所示。

5 結(jié)論

在開發(fā)湖北 X 啤酒公司的 ERP 項(xiàng)目中，項(xiàng)目組一是通過制定項(xiàng)目章程，明確規(guī)定項(xiàng)目相關(guān)成員職責(zé);二是采用 Project 2003 作為項(xiàng)目管理工具進(jìn)行項(xiàng)目管理的同時(shí)，還將其與電子郵件、Skype 配合，成功的解決了多個(gè)項(xiàng)目組跨地域存在的一般溝通問題。另外，通過遠(yuǎn)程控制工具Radmin的運(yùn)用，我們還很好的解決了一般溝通手段無(wú)法處理的異地項(xiàng)目進(jìn)度檢查與代碼審查問題。

總之，通過Project 2003與Radmin在該項(xiàng)目中的運(yùn)用，我們成功的處理了跨地域ERP項(xiàng)目中存在的遠(yuǎn)程溝通與項(xiàng)目進(jìn)度檢查及代碼審查問題，為項(xiàng)目的成功實(shí)施打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，相信我們?cè)谠擁?xiàng)目中的做法對(duì)今后類似項(xiàng)目會(huì)有所啟發(fā)和幫助。(mypm)