巧用郵件服務(wù)器 讓合肥OA“開口說話”

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沃奇公司的合肥OA項(xiàng)目已經(jīng)成功上線，按理說阿峰可以好好的休息一下，做些文檔整理就可以完結(jié)項(xiàng)目了，但事情并未隨人愿，又一個(gè)棘手的問題擺在了阿峰面前。

部門經(jīng)理發(fā)飆：信息傳遞咋就那么難？

本以為在最后一次合肥OA總結(jié)會議上，阿峰終于可以松一口氣，與各部門共話合作之誼，但沒想到幾位部門經(jīng)理，上來便向阿峰發(fā)飆。

銷售部經(jīng)理：

① 每次在系統(tǒng)中做好訂單后，都要把銷售訂單導(dǎo)出來，然后再發(fā)郵件給相關(guān)部門，當(dāng)訂單多的時(shí)候，要一張張導(dǎo)出，非常麻煩。能否在訂單審核通過后，讓合肥OA自動(dòng)通知相關(guān)部門？

② 當(dāng)物料不能及時(shí)供應(yīng)，生產(chǎn)計(jì)劃有變更時(shí)，銷售人員總是最后一個(gè)知道。如果物料沒有在規(guī)定時(shí)間到達(dá)公司，系統(tǒng)能否主動(dòng)通知銷售人員？

財(cái)務(wù)部經(jīng)理：

① 老板想知道每天到底收回多少款項(xiàng)?，F(xiàn)在每次收款，在系統(tǒng)中做完單據(jù)后，都要發(fā)郵件給老板和業(yè)務(wù)經(jīng)理。合肥OA系統(tǒng)能否在每次做完收款單后，自動(dòng)發(fā)郵件給業(yè)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理及相關(guān)的業(yè)務(wù)員？

② 財(cái)務(wù)部門要統(tǒng)計(jì)每天的訂單毛利率表，然后，在下班前分發(fā)給其他相關(guān)人員。合肥OA能否自動(dòng)把毛利率表導(dǎo)出分發(fā)給相關(guān)人員？

③ 因?yàn)楹戏蔕A端口的限制，不是每個(gè)業(yè)務(wù)員都可以使用合肥OA軟件。財(cái)務(wù)人員每天都必須把客戶的應(yīng)收帳款余額在系統(tǒng)中導(dǎo)出來，然后分發(fā)給各個(gè)業(yè)務(wù)員及銷售經(jīng)理。能否讓合肥OA每天定時(shí)統(tǒng)計(jì)應(yīng)收帳款余額，并把結(jié)果告訴相關(guān)業(yè)務(wù)員？

采購部經(jīng)理：

① 現(xiàn)在市場原材料價(jià)格變化頻繁，每次價(jià)格調(diào)整后，采購部門都要通知很多部門，如總經(jīng)理、財(cái)務(wù)。系統(tǒng)能否在價(jià)格變更單審核后，自動(dòng)發(fā)送郵件告訴相關(guān)人員？

② 新增加供應(yīng)商，要通知財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、倉庫等部門，系統(tǒng)能否在供應(yīng)商審核后，自動(dòng)通知相關(guān)人員？

……

還沒等到其它幾個(gè)部門發(fā)飆，阿峰頭都大了！看來各部門的問題集中一點(diǎn)就是：合肥OA只能提供被動(dòng)查詢，無法實(shí)現(xiàn)主動(dòng)通知！每次信息的傳遞，都需要相關(guān)人員在合肥OA系統(tǒng)中查詢結(jié)果后，再通過郵件進(jìn)行傳遞。這個(gè)問題并不新鮮，合肥OA在資源管理方面很擅長，但在信息傳遞方面做得卻很不夠。它理論上相信每個(gè)人都可以熟練操作合肥OA系統(tǒng)，各取所需，查詢各種數(shù)據(jù)，然而，這并不現(xiàn)實(shí)，信息的傳遞仍然需要在各個(gè)部門之間通過另外的“信道”進(jìn)行傳遞。

巧用E-mail，讓合肥OA開口說話

其實(shí)，沃奇公司已經(jīng)有了比較完善郵件系統(tǒng)，公司內(nèi)部擁有獨(dú)立的郵件服務(wù)器，平時(shí)單據(jù)的傳遞，都是用電子文檔通過郵件系統(tǒng)傳遞，已經(jīng)放棄了紙質(zhì)單據(jù)的操作。能否把合肥OA系統(tǒng)跟現(xiàn)有的郵件系統(tǒng)結(jié)合起來，讓單據(jù)的傳遞通過郵件服務(wù)器自動(dòng)傳送？

方案1：在相關(guān)按鈕上捆綁代碼

在銷售訂單的審核按鈕中，捆綁一段代碼，當(dāng)銷售訂單狀態(tài)為審核時(shí)，自動(dòng)把銷售訂單導(dǎo)為PDF格式，然后發(fā)給預(yù)先指定的人員。

優(yōu)點(diǎn)：直觀，簡便。代碼也不復(fù)雜。

缺點(diǎn)：因?yàn)楹戏蔕A軟件源代碼并不公開，若要在按鈕上捆綁代碼，需要合肥OA提供商進(jìn)行二次開發(fā)，成本較高，開發(fā)時(shí)間也比較長。

看來，這個(gè)方案難解沃奇公司的燃眉之急，而且需要額外投入，項(xiàng)目已經(jīng)完畢，再去找沃奇批經(jīng)費(fèi)，顯然不現(xiàn)實(shí)。

方案2：利用系統(tǒng)提供的工作流模塊

合肥OA系統(tǒng)提供的工作流模塊可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。在工作流中，可以指定某個(gè)作業(yè)中某個(gè)步驟發(fā)生時(shí)，發(fā)相應(yīng)的單據(jù)給相關(guān)人員。

優(yōu)點(diǎn)：一勞永逸，方便操作。

缺點(diǎn)：因?yàn)楣鞠惹皼]有選擇購買此模塊，若有需要仍然需要額外經(jīng)費(fèi)支持。

盡管工作流模塊不錯(cuò)，但沃奇公司現(xiàn)在只需要簡單的單據(jù)傳送，若為此專門購買一個(gè)價(jià)格不菲的模塊，有“小題大做”之嫌，更何況沃奇公司也不會答應(yīng)。

方案3：利用數(shù)據(jù)庫的“觸發(fā)器”實(shí)現(xiàn)郵件自動(dòng)發(fā)送

看來上面兩個(gè)方案對沃奇公司來說都不現(xiàn)實(shí)，阿峰只有另謀出路，直接在后臺數(shù)據(jù)庫上打主意。

如在銷售訂單中，訂單狀態(tài)可能分為草案、審核、結(jié)束、作廢等情況，后臺數(shù)據(jù)庫中，分別有不同的代碼表示此狀態(tài)。若在“訂單狀態(tài)”字段上，添加一個(gè)“觸發(fā)器”，當(dāng)該字段更新為“審核”時(shí)，則自動(dòng)調(diào)用一段子程序，該程序的功能是把銷售訂單單據(jù)導(dǎo)出并通過內(nèi)部的郵件服務(wù)器，發(fā)送給指定人員。

因?yàn)楹笈_數(shù)據(jù)庫獨(dú)立于合肥OA產(chǎn)品，所以可以自己編寫觸發(fā)器，而且，程序編寫并不復(fù)雜，不需要額外的支出，可謂省錢又省力。看來這個(gè)方案正對沃奇公司的胃口，阿峰好事做到家，巧用妙招輕松應(yīng)對各位部門經(jīng)理的發(fā)飆，先在的阿峰就等著最后的慶功宴了。（IT168）