現(xiàn)代企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)成果影響因素分析

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   電子文檔管理系統(tǒng)是一種新興的管理思維，成熟的方法仍在探索之中，具體的實(shí)施過(guò)程也根據(jù)各個(gè)企業(yè)所在的行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)本身的情況而各不相同。那么，哪些是影響知識(shí)管理成功與否的因素呢？總結(jié)國(guó)外企業(yè)在知識(shí)管理方面的實(shí)踐，我們可以得出以下幾點(diǎn)：  

     1.知識(shí)管理所帶來(lái)的收益     企業(yè)經(jīng)營(yíng)的目的是為所有者創(chuàng)造財(cái)富，投資者投資的不是公司所擁有的知識(shí)，而是這些知識(shí)所能帶來(lái)的效益。因此，成功的知識(shí)管理必須能直接或間接的為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。這就需要把知識(shí)管理的效果和財(cái)務(wù)指標(biāo)聯(lián)系起來(lái)。當(dāng)然，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)評(píng)估方法在評(píng)價(jià)知識(shí)管理項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)收益方面有一定的困難，因?yàn)檫@種收益往往是間接的。但是目前也有一些企業(yè)的嘗試取得了很有前途的成功。         首先，可以直接計(jì)算某些知識(shí)管理項(xiàng)目為企業(yè)帶來(lái)的收益，一般指上面提到的第四類知識(shí)管理，即把某一類知識(shí)作為資產(chǎn)來(lái)管理。         另外一種方法是計(jì)算間接收益，如通過(guò)產(chǎn)品生產(chǎn)周期、顧客滿意度等指標(biāo)來(lái)衡量。Hoffmann公司的知識(shí)管理項(xiàng)目致力于減少產(chǎn)品上市的時(shí)間，該公司通過(guò)計(jì)算，如果晚一天上市將帶來(lái)100萬(wàn)美元的損失。 前面提到的HP公司的電子銷售伙伴系統(tǒng)縮短了顧客等待時(shí)間，另外一個(gè)顧客支持方面的知識(shí)管理項(xiàng)目在兩年內(nèi)減少了顧客一半的電話費(fèi)用，并且可以讓公司聘用缺少技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的顧客服務(wù)工程師。         有很多公司測(cè)算了其知識(shí)管理項(xiàng)目的直接經(jīng)濟(jì)回報(bào)，恩永公司計(jì)算的回報(bào)率是6％，麥肯錫公司的回報(bào)率是10％。電子文檔管理系統(tǒng)項(xiàng)目費(fèi)用很大，所以如果同經(jīng)濟(jì)利益和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)聯(lián)系起來(lái)會(huì)得到更多的支持。象咨詢產(chǎn)業(yè)這一知識(shí)密集型企業(yè)，知識(shí)是成功的關(guān)鍵，從知識(shí)管理的回報(bào)也就比較容易測(cè)算出來(lái)。當(dāng)然，知識(shí)管理的改善往往為企業(yè)帶來(lái)更多無(wú)形的和長(zhǎng)遠(yuǎn)的效益，如促進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新活動(dòng)，改變競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略，發(fā)掘新市場(chǎng)等，這些收益是難以用傳統(tǒng)的回收率來(lái)衡量的。         2.技術(shù)和組織基礎(chǔ)    電子文檔管理系統(tǒng)需要良好的技術(shù)基礎(chǔ)和組織基礎(chǔ)，構(gòu)建知識(shí)管理系統(tǒng)。技術(shù)基礎(chǔ)比較容易建立，現(xiàn)在已經(jīng)有一些可以應(yīng)用的知識(shí)管理軟件，如Lotus Notes、Dataware、KMPRO公司開(kāi)發(fā)的軟件包、 互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)等。很多公司同時(shí)使用多種技術(shù)工具，例如美國(guó)的國(guó)民半導(dǎo)體公司，工程師喜歡用網(wǎng)絡(luò)，但是市場(chǎng)營(yíng)銷人員喜歡用Lotus Notes。 另外人們比較熟悉的計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)也是知識(shí)管理項(xiàng)目的技術(shù)基礎(chǔ)。         建立有效的組織基礎(chǔ)是一個(gè)難題，形式也有很多種，有的公司設(shè)立了首席知識(shí)官（CKO），有的公司確定了編輯、管理知識(shí)網(wǎng)絡(luò)的人員。例如恩永公司由CKO 和幾個(gè)委員會(huì)選擇具體的知識(shí)管理項(xiàng)目并確定企業(yè)的知識(shí)戰(zhàn)略，設(shè)立了幾個(gè)新組織來(lái)管理22個(gè)不同的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)。這些機(jī)構(gòu)保證了知識(shí)管理項(xiàng)目更有成效。         企業(yè)應(yīng)該建立多種知識(shí)轉(zhuǎn)移的途徑。知識(shí)可以通過(guò)多種渠道轉(zhuǎn)移，如面對(duì)面的交流等，這些渠道可以相互促進(jìn)。成功的知識(shí)管理項(xiàng)目都強(qiáng)調(diào)通過(guò)多種渠道進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)移，每一種渠道通過(guò)不同方式增加了知識(shí)的價(jià)值并促進(jìn)了知識(shí)的使用。麻省理工學(xué)院的著名學(xué)者Tom Allen 曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)科學(xué)家和工程師之間的知識(shí)轉(zhuǎn)移與面對(duì)面的交流有很大的關(guān)系，一些已經(jīng)開(kāi)展了知識(shí)管理的公司的情況也表明了這一點(diǎn)。但是，面對(duì)面的交流成本很高，尤其當(dāng)交流者分布在不同的地方更是如此。隨著互聯(lián)網(wǎng)和全球電訊系統(tǒng)的發(fā)展，各種交流的渠道大大增加了，有限的面對(duì)面的交流的往往由大量的電訊和網(wǎng)絡(luò)交流所補(bǔ)充。         在公司的組織中還應(yīng)該重視對(duì)知識(shí)共享的激勵(lì)。很多知識(shí)不容易在個(gè)人和組織間流動(dòng)。例如員工失敗的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)雖然對(duì)公司來(lái)說(shuō)非常有價(jià)值，但是由于害怕解雇，所以這些失敗者不愿意與他人共享這方面的知識(shí)。另外很多掌握了關(guān)鍵的技術(shù)和訣竅的人也不愿意與其他人共享知識(shí)，因?yàn)檫@些知識(shí)與其在公司中的地位和待遇緊密聯(lián)系在一起，如果把知識(shí)傳授給他人就會(huì)影響他們工作的穩(wěn)定性和個(gè)人利益。因此，建立知識(shí)的生產(chǎn)、傳播和應(yīng)用的激勵(lì)機(jī)制非常關(guān)鍵。合適的激勵(lì)應(yīng)該是長(zhǎng)期的，并且與評(píng)價(jià)和補(bǔ)償機(jī)制相結(jié)合。如果激勵(lì)是短期的，它們就應(yīng)該足夠引起人們的注意。如Buckman公司在引進(jìn)了知識(shí)共享網(wǎng)絡(luò)之后， 宣布最好的150個(gè)參與知識(shí)共享的人可以享受公司提供的短期度假。 很快增加員工對(duì)知識(shí)共享網(wǎng)絡(luò)的參與。德州儀器公司每年都獎(jiǎng)勵(lì)采用其他人的主意和與他人分享主意的員工。         3.企業(yè)文化    電子文檔管理系統(tǒng)和企業(yè)文化聯(lián)系得非常緊密。企業(yè)文化是決定知識(shí)管理項(xiàng)目成功與否的重要因素，同時(shí)文化問(wèn)題也是知識(shí)管理者最難處理的，但是必須處理的問(wèn)題。         成功的知識(shí)管理需要企業(yè)有尊重知識(shí)的文化，高度認(rèn)識(shí)到學(xué)習(xí)的價(jià)值，并且重視經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技術(shù)和創(chuàng)新。很多公司都有這樣的企業(yè)文化，包括大的咨詢公司和高技術(shù)公司、小的知識(shí)型企業(yè)等，在這些公司中，就較容易推行知識(shí)管理。但是有些企業(yè)的文化就不利于知識(shí)管理，例如廣告和建筑設(shè)計(jì)行業(yè)非常注重原創(chuàng)性，很少重視現(xiàn)有知識(shí)的共享。在高技術(shù)公司也同樣會(huì)遇到了這樣的問(wèn)題。在一個(gè)大的電訊公司中，工程師都希望自己提出一個(gè)新的設(shè)計(jì)，把采用別人的設(shè)計(jì)當(dāng)作是羞辱。        電子文檔管理系統(tǒng)還需要與現(xiàn)有的企業(yè)文化協(xié)調(diào)起來(lái)，不適應(yīng)企業(yè)文化的知識(shí)管理不可能得到大的成效。HP公司的組織特點(diǎn)是各個(gè)業(yè)務(wù)部門相對(duì)獨(dú)立，不可能支持一個(gè)協(xié)調(diào)的、自上而下的項(xiàng)目，也不會(huì)接受公司層次的高級(jí)知識(shí)管理人員。因此，該公司所開(kāi)展的知識(shí)管理項(xiàng)目就采取分散模式，也取得了較好的效果。         4.高級(jí)管理者的支持     同全面質(zhì)量管理（TQM ）和企業(yè)業(yè)務(wù)重組（BPR）等改革項(xiàng)目一樣，知識(shí)管理項(xiàng)目也需要高級(jí)管理者的支持，尤其是對(duì)于注重知識(shí)轉(zhuǎn)移的項(xiàng)目。高層管理者提供的支持包括向企業(yè)所有員工宣傳知識(shí)管理和組織學(xué)習(xí)對(duì)成功的重要作用，提供資助和其他需要的資源，明確對(duì)公司最重要的知識(shí)類型等。