支持知識管理的工具（二）

如果僅有知識生成工具，那么它的作用將是微乎其微的。知識在產生出來后，只有通過共享和交流才能發(fā)揮其巨大的價值。知識編碼則是通過標準的形式表現(xiàn)知識，使知識能夠方便的被共享和交流。

知識編碼的困難在于，知識幾乎不能以離散的形式予以表現(xiàn)。如果說數(shù)據(jù)類似一條記錄，而信息類似一條消息，那么知識更象一個倉庫。知識不斷的積累，不斷的改變，以至于我們很難對其進行清晰的區(qū)分。因此對知識進行審核和分類是十分困難的。

以下介紹的是一種以知識的內容為依據(jù)對知識進行分類的方法，這種分類方法在不少企業(yè)中取得了成功。

流程知識：

流程知識可以簡單地認為是如何將工作作好的知識。這種知識通常通過基準管理和最佳實踐這兩種管理活動取得。這種知識有利于企業(yè)優(yōu)化流程和提高效率。

事實知識：

事實知識是存在于人腦中的關于人和事的基本知識。這種知識容易被文檔化，但是，如果對這類知識不進行綜合，其附加值將會很低。

編目知識：

擁有編目知識的人知道事物在何處。在企業(yè)中，編目知識通常被分類整理成為“黃頁”，專業(yè)技能目錄便是這種知識的一種。雖然許多的編目知識可以編輯成“黃頁”，但是，在現(xiàn)代社會種，企業(yè)組織的高速變化，致使更多的編目知識存在于個人的知識中，而不是“黃頁”中。

文化知識：

文化知識包括了一個具體的任務如何在特定的組織中完成的知識，這是企業(yè)無價的財產。雖然文化知識和編目知識是組織小型化過程中最難處理的兩個方面，但是，它們卻特別重要。如果沒有這兩種編碼化知識，企業(yè)必須重新學習各種無形的制度和規(guī)范，這樣會使企業(yè)的效率大大降低。

這四種類型的知識以隱性或顯性的方式存在，并且它們存在于個人層次和組織層次。但利用各種知識的難度是不相同的。存在于個人的隱性知識是最難被發(fā)掘和利用的，而以顯性方式存在的組織的知識是較容易利用的。例如企業(yè)的ISO系列規(guī)范文件就相當容易讓員工掌握，而維修工人的經驗則十分難于共享。盡管對不同的類型的知識進行發(fā)掘和利用的難度不盡相同，可以采用的方式也多種多樣，但是只要是對企業(yè)的知識進行分類或使員工深入理解組織知識的努力，都會促進企業(yè)的知識發(fā)揮更大的作用。

知識編碼工具的作用就在于將這些知識有效的存儲并且以簡明的方式呈現(xiàn)給使用者，使個人和企業(yè)的知識更容易讓其他人使用。簡單來說，知識編碼工具可以分為以下幾類：

4．1 知識倉庫

知識倉庫是一種特殊的信息庫，庫中元數(shù)據(jù)有相關的語境和經驗參考。許多人用知識倉庫這個術語代替數(shù)據(jù)庫和信息庫這兩個詞，以此迎接知識管理的浪潮。真正的知識庫遠比這兩個概念復雜，知識倉庫擁有更多的實體，它不僅僅存儲著知識的條目，而且存儲著與之相關的事件，知識的使用記錄，來源線索等等相關信息。

正確運用知識不僅僅需要人們了解表示知識的信息、數(shù)據(jù)，人們還要了解與這條知識相關的語境，因此在幫助人們利用知識的作用上，知識倉庫要比數(shù)據(jù)庫更有效率。

知識倉庫通常收集了各種經驗、備選的技術方案以及各種用于支持決策的知識。知識倉庫通過模式識別、優(yōu)化算法和人工智能等方法，對成千上萬的信息、知識加以分類，并提供決策支持。這樣，知識倉庫不僅僅可以避免重新獲取知識帶來的成本，同時通過提供對協(xié)作的支持加速企業(yè)創(chuàng)新的速度。當與專家系統(tǒng)、友好的應用界面相結合時，知識倉庫將成為十分有用的工具。

知識倉庫的一個簡單例子是“資源下載管理系統(tǒng)”。這個系統(tǒng)用于存儲管理項目組成員各自從Internet上下載的文檔、軟件和網絡資源，同時要使項目的各個成員能夠共享其他成員下載的資源。從數(shù)據(jù)庫設計的角度看，這個系統(tǒng)應該能夠有效得存儲各種下載資源，并且有清晰的分類管理功能，強大的搜索引擎功能，支持分布式操作等等。但從知識倉庫設計的角度看，如果僅僅有上面所說的功能是不夠的。

首先這個系統(tǒng)不僅僅應當存儲下載的資源自身，還要存儲相關的語境信息，如下載網址，下載時間和下載者等。這些信息能夠讓資源的使用者更清楚了解各種資源的來源，通過各種線索更容易的在知識庫內或Internet上找到相應的知識。

其次，知識倉庫應該能夠智能地對項目組成員下載資源的網站進行統(tǒng)計，在用戶搜索某種資源時，知識倉庫能夠給出推薦網站，以及相關鏈接。

也就是說，知識倉庫概念下的“資源下載管理系統(tǒng)”應當在為用戶提供下載資源本身的同時，還要為用戶提供查找更多相關資源的線索。

知識倉庫與數(shù)據(jù)庫另外一個區(qū)別是，知識倉庫是一個有機體，其生命力在于不斷的更新。當決策人不斷的從知識倉庫中提取有用的數(shù)據(jù)，放入新的內容，知識倉庫將會保持活力。相反，長期不使用知識倉庫將會降低知識倉庫內容的可用性。另一方面，不斷地周期性地對知識倉庫內的知識進行評價，對數(shù)據(jù)倉庫的可用性十分重要。原因在于，從知識的可用性來看，有些知識的可用周期很長，但有些知識的可用周期很短，如果不定期地對知識倉庫中地知識進行評價，那么庫內地知識不僅不能支持員工高效率工作，而且還會產生誤導。

4．2 知識地圖：

知識地圖是用于幫助人們知道在哪能夠找到知識的知識管理工具。知識地圖的作用在于幫助員工在短實踐內找到所需的知識資源。和企業(yè)現(xiàn)在面臨的信息過量一樣，企業(yè)將來也會同樣面臨知識過量問題。即使為使用者提供高效率的搜索引擎，也不能使使用者擺脫尋找知識過程中的混亂狀態(tài)，需要有一個指引使用者的工具。

如果要求知識地圖能夠指出企業(yè)所有的知識所在，這將是徒勞無功的，過多的細節(jié)將喧賓奪主，使使用者更沒有方向感。因此，知識地圖設計的關鍵是要指出對企業(yè)的業(yè)務或流程有關鍵作用的知識。

從知識地圖的形態(tài)來看，知識地圖的形態(tài)可以多種多樣，但是有一點的是相同的，即無論知識地圖的最終指向是人、地點或時間，它都必須指出在何處人們能夠找到所需的知識。

由KnowlegeX公司提供的知識工具可以建立一個包含相互聯(lián)系的合同、文檔、事件等元素所構成的知識地圖。這個地圖允許用戶在瀏覽知識地圖上的各個節(jié)點和節(jié)點的指向，同時發(fā)表評論，對地圖進行更新，不斷的改變地圖中各個元素之間的聯(lián)系，使知識地圖逐步趨向完善。

知識地圖的另一種使用方法是描述企業(yè)的流程中的知識，將業(yè)務流程中的知識流通過圖表的方式展現(xiàn)出來：知識的收集、存儲和共享。同樣，表現(xiàn)知識流的知識地圖沒有必要將流程中所有出現(xiàn)的知識都整合進來，只需要將最關鍵的知識整合進來便可達到提高生產效率的作用。