商務(wù)旅行與時(shí)間管理

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商務(wù)旅行旅途中如果做好時(shí)間管理，工作效率可以高得驚人。如果你還沒有手提電腦，而又希望在旅途中處理一地公事的話，為何不投資買一臺(tái)呢？擁有一臺(tái)手提電腦幾乎等于帶著整個(gè)辦公室，工作隨身走。

商務(wù)旅行的注意事項(xiàng)：在出差的前一晚，將手提電腦充好電。雖然很多航空公司在機(jī)上都已備有手提電腦的專用電插座，但并非每一架飛機(jī)都有，所以還是別冒險(xiǎn)的好。另外，一定要遵從航空安全指示，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)才可使用。電腦電子機(jī)件擾亂航空導(dǎo)航系統(tǒng)，已有先例。工作要緊，但是更重要的是必須毫發(fā)無傷地到達(dá)目的地。

將重要的文件打包至隨身行李中。每天都有成千的旅客，因?yàn)楹娇展镜氖韬龆z失行李。萬一不幸也發(fā)生在你身上時(shí)，你可不希望重要文件也隨托運(yùn)行李消失無蹤吧？大部分的航空公司會(huì)允許你攜帶兩件隨身行李：其中一件裝重要文件;另一件裝至少足夠一夜換洗的衣物與衛(wèi)浴用品。這樣做，萬一托運(yùn)的行李真的“迷路”的話，你至少可以看起來還過得去。

出國旅行時(shí)的時(shí)間管理：赴國外差旅之前，應(yīng)對(duì)該國相關(guān)資料有完整的搜集與了解。例如：該國簽證規(guī)定、電器用品之電壓、重要假日、兌換外幣的地點(diǎn)等等。關(guān)于當(dāng)?shù)囟Y俗及重要的商務(wù)禮儀，必須多花些心思去了解。舉例而言：在日本，交換名片是一場(chǎng)慎重的儀式。如果你接過對(duì)方的名片，瞄一下，很快地就塞到口袋里，對(duì)方會(huì)覺得很不爽！事前的了解越周詳，當(dāng)踏上異國國土?xí)r心里會(huì)越踏實(shí)。在網(wǎng)絡(luò)上，可以找到這類旅游信息。各個(gè)國家有自己的網(wǎng)址。美國商業(yè)部將相關(guān)信息公開在網(wǎng)絡(luò)上，對(duì)于奔波各地的商務(wù)飛人而言，這是商務(wù)旅游的信息寶藏；至于一般游客則可從已設(shè)有網(wǎng)站的各州網(wǎng)址上，得到該州信息。

時(shí)差與時(shí)間管理：如果到外地出差，最好將較遠(yuǎn)的旅程安排在第一天及最后一天。時(shí)差的確會(huì)對(duì)身體造成影響。時(shí)差所帶來的疲憊，將使你容易受風(fēng)寒或感冒。明智的行程是將會(huì)議安排在到達(dá)的第二天。這樣你還有機(jī)會(huì)梳洗，休息，恢復(fù)精神，赴商約。

商務(wù)中心與時(shí)間管理：大部分的知名飯店都設(shè)有商務(wù)中心，提供商務(wù)秘書、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀其他商務(wù)用品。當(dāng)然，使用這些服務(wù)與設(shè)備有點(diǎn)貴，但對(duì)于忙碌的商務(wù)旅客而言，倒是極佳的選擇。必要的話，也有節(jié)省開支的辦法。例如：你可以帶著自己的手提電腦，但沒有必要把手提復(fù)印機(jī)也帶著走，就租用飯店的復(fù)印機(jī)吧！

帶個(gè)鬧鐘，或是一臺(tái)小型具鬧鈴裝置的收音機(jī)。請(qǐng)服務(wù)臺(tái)以內(nèi)線定時(shí)提醒雖然方便，但不是百分之百的保險(xiǎn)。睡過頭是件很糟糕的事！尤其當(dāng)你受時(shí)差影響，體能不是處于最佳狀況的時(shí)候，更是容易發(fā)生。采取雙重保障的作法是使用鬧鐘，同時(shí)也請(qǐng)飯店定時(shí)提醒。

專門為差旅費(fèi)設(shè)個(gè)檔案。不需要太花俏，就一個(gè)簡(jiǎn)單的信封即可。但要與其他亂七八糟的紙張分開存放，免得一不小心一起揉掉扔進(jìn)了垃圾桶。急著把差旅雜費(fèi)理出個(gè)頭緒嗎？回程飛機(jī)上，你就別只顧著看電影，趕快利用時(shí)間，動(dòng)手整理差旅申報(bào)單吧!

如果你有電子郵件賬戶的話，應(yīng)該在出差前向電訊服務(wù)公司查明出差當(dāng)?shù)氐膿芙犹?hào)碼。要記下這個(gè)號(hào)碼，最好是將它儲(chǔ)存在電腦里的電話簿上，并加以適當(dāng)?shù)孛?。這樣當(dāng)你要檢視電子郵件時(shí)，只要使出一指神功，萬事OK。

出差前，要留下差旅期間與你聯(lián)絡(luò)的方式。在留言電話的問候語應(yīng)提供足夠的信息。例如“嗨！你好。我是史文生。從4月3號(hào)到8號(hào)我在芝加哥分公司，電話是：(800)555-7675。如果要與助理通話，請(qǐng)撥0。如果想留話，請(qǐng)?jiān)卩铰暫罅粞?，我?huì)定期檢查我的電話留言?！睂⒛愕男谐?、航機(jī)班次及聯(lián)絡(luò)號(hào)碼，影印分發(fā)相關(guān)同事與助理。

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