委派、記錄或執(zhí)行（二）

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記錄它

如果事情可以等，可以先記錄它，稍后再采取行動。要將它記錄在不會遺失的地方。要確定客戶看見你在記錄他的請求，這樣他才有視覺上的確認(rèn)，而不至于認(rèn)為他被忽略。

如果你使用我在第5章所描述的循環(huán)系統(tǒng)（Cycle System），那就輸入請求到你的工作表。這種做法適合比較小且很快能完成的工作。

至于大型工作，我喜歡把請求記錄在請求追蹤（Request tracking）應(yīng)用程序。我發(fā)現(xiàn)一個由Best Practical所創(chuàng)的開放源碼工具RT （www.bestpractical.com）要比一大堆商業(yè)系統(tǒng)好。發(fā)送郵件到后自動開啟一個新問題以便追蹤。如果你尚未設(shè)定選擇寄給自己一個請求，而當(dāng)你到系統(tǒng)里時，寄給自己一封安裝RT的提醒郵件。

為了確?？蛻艨吹轿也扇⌒袆樱視舐曊f出“讓我記錄到我的工作表，我就不會忘記”或是“讓我建立一個RT項(xiàng)目”。然后，當(dāng)你鍵入信息時，說出你鍵入的事情?！凹獌盒枰惭b一臺新打印機(jī)。它在她辦公室里的一個盒子內(nèi)。這個星期四早上9點(diǎn)，她需要用它?！?/p>

警告：永遠(yuǎn)記得記錄截止期限的時間。只有“星期四”這個期限，可能導(dǎo)致客戶認(rèn)為是早上而你以為是下班時間的誤解。

于是我轉(zhuǎn)向聽到我鍵入事情的客戶并說：“還有什么需要補(bǔ)充的嗎？”這樣可以協(xié)助消除溝通不良，也可以讓他們滿足，認(rèn)為事情會辦好，而事實(shí)上也是如此。

當(dāng)你點(diǎn)擊提交按鈕、送出按鈕或軟件需要的什么字眼之后，要說些可靠的話，像是：“我搞定了！”然后回到你之前被打斷的工作上。將請求記錄到RT、PDA或工作表系統(tǒng)，可展示出專家氣質(zhì)，讓客戶有信賴感。寫在小便條紙或3M便利貼將產(chǎn)生反效果。

絕對不要把事情只記到大腦里。我已經(jīng)討論過，讓大腦的前半部空出給更重要的事情。別試圖記住客戶的請求。你是個聰明人（也長得很帥?。?，但是別相信你的大腦可以做出比紙張做得更好的事情。記錄它，然后放開它。釋放你的大腦，引導(dǎo)我們到……

走廊上的埋伏

當(dāng)有人在走廊上攔住我要我做些亊時，我會記在工作表里?？墒?，如果我身上沒帶著筆記，我寧愿拒絕接受請求，而不想用大腦記住它。我很誠實(shí)但卻遲鈍。我會像這樣說：“好吧，我同意你的行動很好。但是，我有些事情做了一半，而且我的PDA沒帶在身上，我不想冒著忘記它的風(fēng)險(xiǎn)。你能幫我個忙，寄E-mail給我，寫上‘安裝網(wǎng)猴（web monkey）’，這樣能喚起我的記憶?！蓖ㄟ^讓她使用確切的字眼，可以使她減少對請求的負(fù)擔(dān)。而且，這個手法也可以卸去你的大腦記住確切請求的負(fù)擔(dān)。

如果這種狀況發(fā)生的附近有計(jì)算機(jī)可以寄出E-mail，我會請計(jì)算機(jī)旁邊的人寄出提醒我的E-mail，即使他不是與我談話的人！

喔，這倒是提醒我，你怎么敢不隨身攜帶PDA/PAA！隨時都要帶著！

以上是"委派、記錄或執(zhí)行（二）"的內(nèi)容，本文的主題是“如果事情可以等，可以先記錄它，稍后再采取行動。要將它記錄在不會遺失的地方。要確定客戶看見你在記錄他的請求，這樣他才有視覺上的確認(rèn)，而不至于認(rèn)為他被忽略。”。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 時間管理則有每周檢視, 九個方法讓我每天多出1小時, 大學(xué)生如何進(jìn)行有效時間管理, 感謝您對本站的支持。

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