項(xiàng)目管理之精確制導(dǎo)式項(xiàng)目管控模型

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2008年7月份，在一次軟件外包項(xiàng)目管理研討會(huì)上，我提到了一種“精確制導(dǎo)式項(xiàng)目管控模型”。背景是這樣：

隨著軟件外包服務(wù)行業(yè)的蓬勃發(fā)展，很多客戶企業(yè)已經(jīng)深刻認(rèn)識(shí)到有效利用外包服務(wù)資源的益處。符合“成本最小化，利潤(rùn)最大化”的企業(yè)運(yùn)作公理。正如管理大師彼得·德魯克所言“企業(yè)中的后臺(tái)支持而不直接帶來營(yíng)業(yè)額的工作都可以外包出去”。

通過充分合理地利用軟件外包服務(wù)，基本能夠?qū)崿F(xiàn)：

1-集中精力于主營(yíng)業(yè)務(wù)，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力

2-獲取技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)資源，依賴專業(yè)服務(wù)，保證服務(wù)效率質(zhì)量

3-節(jié)約資源，降低運(yùn)營(yíng)成本

4-規(guī)避與轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)

5-優(yōu)化資源配置，保持企業(yè)組織彈性

從而達(dá)到“整合外部資源，從資源共享中獲益”的目的。

雖然利用外包服務(wù)的好處不言而喻，但如何利用好、管理好外包服務(wù)項(xiàng)目，仍然是普遍存在的難題。由于管控不善，而導(dǎo)致“進(jìn)度延誤、質(zhì)量低下、費(fèi)用超支，甚至反目成仇”的現(xiàn)實(shí)也比比皆是。

不論是外包軟件項(xiàng)目的甲方還是乙方，都需要面對(duì)“項(xiàng)目管控”的現(xiàn)實(shí)。到底采用什么樣的管理手段或者模式，將直接決定服務(wù)項(xiàng)目的效率與效果。從個(gè)人理解來看，關(guān)鍵影響因素包含如下兩個(gè)：

1-信息半徑

管控雙方的信息半徑大小，將直接決定管控的復(fù)雜度，也就決定了我們采用的管控模式。信息半徑的大小由項(xiàng)目規(guī)模的大小、干系人溝通范圍的大小以及信息復(fù)雜度大小等因素決定。對(duì)于規(guī)模小而簡(jiǎn)單的軟件系統(tǒng)而言，最簡(jiǎn)單的管控模式就能奏效；而面對(duì)規(guī)模大而業(yè)務(wù)復(fù)雜的軟件系統(tǒng)，管理問題就立刻突現(xiàn)出來。

2-信息對(duì)稱性

管控雙方的信息對(duì)稱性，表現(xiàn)在雙方對(duì)項(xiàng)目事宜的理解共識(shí)上。管控方認(rèn)為“不知道這群人到底在忙什么”，被管控方認(rèn)為“不知道領(lǐng)導(dǎo)們是怎么想的”，這些都是信息不對(duì)稱的最典型實(shí)例。在管控任何一方在無法獲取充足信息時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生猜想和不滿，甚至謠言。

做到信息對(duì)稱的前提是充足而有效的溝通，這是管控最需要解決的問題。

根據(jù)上述兩個(gè)關(guān)鍵影響因素的程度來看，通常有兩種管控模式：

1-結(jié)果管理模式：在信息半徑相對(duì)小而信息對(duì)稱性低的情況下，我們不得不采用結(jié)果管理模式。

2-過程管理模式：在信息半徑相對(duì)大而信息對(duì)稱性高的情況下，我們最應(yīng)該采取過程管理模式。

其實(shí)，不論上述哪種管理模式，目前沒有明確的界定標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)果管理模式往往是我們被動(dòng)的選擇，因?yàn)轫?xiàng)目的信息對(duì)稱性、乙方或者就甲方本身來說，項(xiàng)目管理水平不足以讓我們做到過程管理模式。過程管理模式對(duì)項(xiàng)目的規(guī)范性和雙方的能力水平都提出了一個(gè)比較高的要求。

從我一直以來的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)看，我更趨向過程管理模式。其實(shí)，不論是否具備這樣管理的能力和條件，但至少應(yīng)該有這樣理念和要求。

基于上述經(jīng)驗(yàn)和理解，我提出“精確制導(dǎo)式項(xiàng)目管控模型”，模型示意圖如下：

該模型基于如下幾點(diǎn)假設(shè)和共識(shí)：

1-兼顧結(jié)果管理模式與過程管理模式，結(jié)果管理模式只是過程管理模式的一個(gè)特例。很顯然，過程管理模式比結(jié)果管理模式投入的資源更多，認(rèn)可這種投入。

2-管控是管理和控制兩個(gè)過程，是相符相承的。計(jì)劃是管理的手段，實(shí)際執(zhí)行與計(jì)劃對(duì)比跟蹤和修正就是控制過程。

3-計(jì)劃不是一成不變的。

4-項(xiàng)目具有階段性，甚至有迭代過程。

如果你認(rèn)同上述觀點(diǎn)，在實(shí)際運(yùn)用“精確制導(dǎo)式項(xiàng)目管控模型”過程中，需要堅(jiān)守如下操作要點(diǎn)：

1-修煉過程管理理念，強(qiáng)調(diào)過程管控是高質(zhì)量成果樹處的根本保障。調(diào)整只關(guān)注結(jié)果的思維模式，變?yōu)楦P(guān)注過程質(zhì)量和階段性成果。

理念的培養(yǎng)不是一句空話，因?yàn)椤熬_制導(dǎo)式項(xiàng)目管控模型”需要您全程關(guān)注軟件開發(fā)生命周期的每個(gè)過程。通過不斷和反復(fù)的溝通，投入大量的時(shí)間和精力，才能夠保證管控雙方的信息對(duì)稱。否則，就會(huì)重導(dǎo)形式化的慘劇。

2-項(xiàng)目計(jì)劃是管控的根本。我堅(jiān)信“無計(jì)劃不管理”，如果沒有良好的計(jì)劃根本無從談項(xiàng)目管理。

項(xiàng)目計(jì)劃不是一成不變的。如果你的項(xiàng)目計(jì)劃從立項(xiàng)之初就從來有沒有變過，只有兩種可能：一種是你根本不懂得計(jì)劃，另一種是你是超人。不過到現(xiàn)在為止，我還沒有見過。

項(xiàng)目計(jì)劃不是隨便就變的。如果你的項(xiàng)目計(jì)劃隨隨便便就變了，也只有兩種可能：一種你是不懂得管理的強(qiáng)勢(shì)的客戶或混蛋領(lǐng)導(dǎo)；另一種是你根本就不懂得怎么用計(jì)劃。

項(xiàng)目計(jì)劃一定是變化的，但這個(gè)變化過程一定嚴(yán)格受控。在“精確制導(dǎo)式項(xiàng)目管控模型”中，“計(jì)劃調(diào)整動(dòng)作”就是在嚴(yán)格受控下調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃。項(xiàng)目的基本特性之一就是有明確的時(shí)間約束，每次項(xiàng)目計(jì)劃變化都可能會(huì)直接影響這個(gè)時(shí)間約束條件。所以，這個(gè)變化過程必須是經(jīng)過項(xiàng)目管理委員會(huì)或者雙方具有決策權(quán)威的干系人共同決定并審批的。

在軟件項(xiàng)目中，最典型的計(jì)劃調(diào)整動(dòng)作有如下幾個(gè)：

1）-項(xiàng)目立項(xiàng)，確定項(xiàng)目整體計(jì)劃和初期詳細(xì)計(jì)劃。其實(shí)，這不是一個(gè)調(diào)整，而是第一次形成計(jì)劃的過程，我們暫時(shí)把它列在這里。

2）-需求階段完成，根據(jù)明確的需求修正項(xiàng)目計(jì)劃。

3）-開發(fā)階段完成，很有可能發(fā)現(xiàn)集成測(cè)試和系統(tǒng)測(cè)試的計(jì)劃安排不當(dāng)，或者就是由于開發(fā)階段延期或提前而調(diào)整計(jì)劃。

4）-測(cè)試階段完成，根據(jù)系統(tǒng)實(shí)施要求修訂計(jì)劃。很多情況下，在項(xiàng)目之初或項(xiàng)目中期，雙方對(duì)實(shí)施階段的工作安排都沒有非常上心，所以，此時(shí)需要調(diào)整計(jì)劃并明確實(shí)施安排。

記住，項(xiàng)目計(jì)劃調(diào)整動(dòng)作必須是受控的。同時(shí)，到底該何時(shí)調(diào)整，需要項(xiàng)目經(jīng)理審時(shí)度勢(shì)了，只有經(jīng)驗(yàn)借鑒，而無定律而言。

3-歷次歷史計(jì)劃與當(dāng)前計(jì)劃對(duì)比。作為管理者，需要斟酌歷次歷史計(jì)劃與當(dāng)前計(jì)劃的不斷對(duì)比，雖然每次變更都在控制之內(nèi)，但項(xiàng)目能夠按時(shí)或者稍微提前完成，會(huì)節(jié)約雙方的投入，如果歷次計(jì)劃調(diào)整太大，對(duì)當(dāng)初商務(wù)承諾造成影響，也是巨大的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。千萬(wàn)不要讓最終執(zhí)行情況偏離最原始的計(jì)劃太遠(yuǎn)，這對(duì)你和其他管理來說可不是什么好事。

4-執(zhí)行控制周期要合理恰當(dāng)。執(zhí)行控制周期是管理者掌握項(xiàng)目信息的頻度特征，除了項(xiàng)目經(jīng)理外，其他高層管理者往往不會(huì)每天跟蹤項(xiàng)目狀況。所以，作為項(xiàng)目經(jīng)理或者其他高層管理者來說，一個(gè)合理恰當(dāng)?shù)目刂浦芷?，?huì)讓你得到充分的項(xiàng)目信息，最大程度地保證信息對(duì)稱。

通常人們習(xí)慣以項(xiàng)目里程碑作為控制周期，對(duì)于大中型項(xiàng)目，里程碑周期長(zhǎng)的，常常以周、半月度或月度為周期。對(duì)于重要項(xiàng)目階段，甚至以天為控制周期。

具體的執(zhí)行控制周期依項(xiàng)目情況而定，旨在保證信息有效而全面地在雙方管理者之間傳遞。

5-執(zhí)行調(diào)整動(dòng)作與偏差。管控中的控制是通過計(jì)劃的跟蹤與偏差修正來完成的。項(xiàng)目經(jīng)理和管理者們的責(zé)任就是對(duì)比項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，找到偏差，不論正偏差還是負(fù)偏差，度量偏差的程度，不同偏差程度采取不同的處理策略，這個(gè)依據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃管理計(jì)劃（對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行管理的計(jì)劃）而執(zhí)行。

比如，通常我們用進(jìn)度偏差的百分比來控制采取什么樣的調(diào)整動(dòng)作。對(duì)于達(dá)到或超出預(yù)定偏差比例的，需要立即采取糾正動(dòng)作，于是出現(xiàn)了加班、加人等趕工的動(dòng)作。

同時(shí)，還有其他很多控制標(biāo)準(zhǔn)，比如按照工作日定義調(diào)整動(dòng)作，或者按照成本偏差定義調(diào)整動(dòng)作等等，依據(jù)你的經(jīng)驗(yàn)和項(xiàng)目情況而定。

上述是“精確制導(dǎo)式項(xiàng)目管控模型”的簡(jiǎn)單描述，記住其中的要點(diǎn)，相信會(huì)對(duì)你的項(xiàng)目管理有所幫助。（e-works博客）