解決全員難題，泛普軟件合同管理系統(tǒng)能幫你

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一、合同管理背景

     企業(yè)面臨快速的發(fā)展和日益激烈的市場競爭，隨著公司的業(yè)務(wù)越來越大，合同也越來越多，同時(shí)合同管理面臨的挑戰(zhàn)和監(jiān)管要求越來越多，特別是國家法規(guī)對(duì)企業(yè)內(nèi)控和風(fēng)險(xiǎn)管理提出的特殊要求，如國家財(cái)政部等五部出臺(tái)的《企業(yè)內(nèi)控應(yīng)用指引—16號(hào)》中明確了企業(yè)在內(nèi)部控制方面對(duì)合同管理業(yè)務(wù)的明確要求，其中第十五條特別提出了充分利用信息化手段實(shí)現(xiàn)合同的全過程封閉的管理。

     合同作為商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來，主要通過合同形式進(jìn)行，所以，合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)法律顧問制度的重要內(nèi)容之一，能否實(shí)施有效管理把好合同關(guān)，是現(xiàn)化企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個(gè)重要因素。

     一、合同管理的具體內(nèi)容合同關(guān)系自始至終是一種法律關(guān)系，所以現(xiàn)代企業(yè)的合同管理也應(yīng)當(dāng)是自始至終的全過程的、全方位的管理。合同管理應(yīng)做好如下幾項(xiàng)工作：
     1、建立健全規(guī)章制度,使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。
     2、加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員掌握合同法律知識(shí)和簽約技巧，堅(jiān)持持證上崗和年檢考核制度，這不但增強(qiáng)了合同管理人員的責(zé)任感，也提高了合同法律意識(shí)。
     3、重大合同審查管理。企業(yè)重大合同主要有：中外合資合作合同、企業(yè)購并合同、聯(lián)營合同，獨(dú)家代理協(xié)議、重大技術(shù)改進(jìn)或技術(shù)引進(jìn)合同、涉及擔(dān)保的合同、房地產(chǎn)開發(fā)與交易合同等。把這些對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益影響大的合同挑出來，做為合同的重點(diǎn)管理對(duì)象，從合同的項(xiàng)目論證、對(duì)方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都由法律顧問部門參與，嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。
     4、履行監(jiān)督和結(jié)算管理。簽約的目的主要是保障合同的及時(shí)有效履行，防止違約行為的發(fā)生，所以，企業(yè)法律顧問對(duì)合同的履行進(jìn)行監(jiān)督是十分必要的。通過監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時(shí)向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。另外，合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，法律顧問部門同財(cái)務(wù)部門密切配合；把好合同的結(jié)算關(guān)至關(guān)重要，這既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同履行的監(jiān)督，具體可采取或制定貸款支付復(fù)核程序，實(shí)施有效的管理。
     5、違約糾紛的及時(shí)處理。合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。法律顧問部門審查合同時(shí)選擇合適的違約條款和糾紛處理?xiàng)l款顯得很重要，一旦發(fā)生違約情形，法律顧問要區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。
合同管理是：企業(yè)法律顧問事務(wù)中的一項(xiàng)重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容；而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，現(xiàn)代企業(yè)若能對(duì)合同實(shí)施有效管理，將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生巨大的推動(dòng)力。

         在不增加運(yùn)營成本及人手的情況下，為了解決以上各種繁雜的合同管理問題，我們相信企業(yè)迫切需要一套智能化的合同管理系統(tǒng)軟件，適用于各行各業(yè)的大中小型企業(yè)的合同制定、評(píng)審、實(shí)施動(dòng)態(tài)控制等方面的具體應(yīng)用需求。

二、目前企業(yè)合同管理存在的問題

    合同管理是落實(shí)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制的一項(xiàng)核心的管理業(yè)務(wù)，合同是企業(yè)對(duì)外交易的門戶，合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)營成敗，然而長期以來，由于在合同管理中實(shí)行手工管理，合同審批流程不明確，信息利用水平不高，造成合同管理過程中業(yè)務(wù)處理效率低，浪費(fèi)了大量的人力、物力，各部門之間合同流轉(zhuǎn)時(shí)間長而且容易出錯(cuò)。這樣的機(jī)制已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，成為企業(yè)合同管理的瓶頸。
1、手工作業(yè)，效率地下，而且容易出錯(cuò)
2、審批流程不明確，環(huán)節(jié)混亂，各環(huán)節(jié)間目標(biāo)不明確
3、大量的紙質(zhì)文件和數(shù)據(jù)，不利于合同的查找、更新和維護(hù)
4、信息管理水平低下，無法有效利用合同數(shù)據(jù)并挖掘其潛在的信息
5、保密性差，容易丟失，照成信息外泄

三、免費(fèi)版合同管理解決方案

免費(fèi)版以流程監(jiān)控為基礎(chǔ)，從風(fēng)險(xiǎn)管理的視角對(duì)合同管理進(jìn)行的分析，形成合同管理的 5 大功能模塊，并最終落實(shí)對(duì)合同管理各環(huán)節(jié)的管控。通過提高合同審批效率，加強(qiáng)合同履行的跟蹤，對(duì)各種預(yù)警進(jìn)行控制風(fēng)險(xiǎn)，快速查詢和統(tǒng)計(jì)分析來支持決策。
1合同管理：合同類型、合同流程
2風(fēng)險(xiǎn)管理：財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、履行風(fēng)險(xiǎn)、責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)
3資金管理：資金收付管理、資金預(yù)算管理
4客戶管理：客戶信息、客戶評(píng)級(jí)、相關(guān)合同
5統(tǒng)計(jì)分析：客戶統(tǒng)計(jì)分析、資金統(tǒng)計(jì)分析、合同統(tǒng)計(jì)分析，……

四、功能介紹

記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息

  合同創(chuàng)建：起草人選擇對(duì)應(yīng)的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
  合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中；
  合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動(dòng)性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰；

對(duì)合同相關(guān)支撐、附屬信息進(jìn)行管理和存檔

  客戶/供應(yīng)商：提供對(duì)客戶或供應(yīng)商的登記、分級(jí)、評(píng)價(jià)、信用記錄、審批等操作；
  項(xiàng)目：可以設(shè)立項(xiàng)目，包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、預(yù)算、費(fèi)用、執(zhí)行過程、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等；
  業(yè)務(wù)相關(guān)：包括合同的分類、編碼、參數(shù)，關(guān)聯(lián)合同等；

創(chuàng)建與維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)合同、流程模版

  合同模版：免費(fèi)版系統(tǒng)提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務(wù)類型（采購、銷售、實(shí)施、服務(wù)、開發(fā)等），支持多種合同類型（標(biāo)準(zhǔn)、框架、總分包等）
  流程模版：提供多種合同的業(yè)務(wù)流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用

提供合同報(bào)警機(jī)制

  資金預(yù)警：根據(jù)合同應(yīng)收/應(yīng)付計(jì)劃、實(shí)收/實(shí)付情況，開收發(fā)票等方面進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)；
  進(jìn)度預(yù)警：明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對(duì)比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解合同動(dòng)態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作；
  合同預(yù)警：系統(tǒng)自動(dòng)掃描并對(duì)所有快到期的結(jié)款、審批、收貨、驗(yàn)收、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策；

合同審批流程設(shè)置與流轉(zhuǎn)機(jī)制

  流程設(shè)置：對(duì)合同對(duì)方、項(xiàng)目、合同、資金和發(fā)票等內(nèi)容進(jìn)行審批，支持靈活的流程定義，審批對(duì)象自動(dòng)匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
  合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評(píng)審人員參考，最后打印出合同審批單；

信息統(tǒng)計(jì)與分析

報(bào)表：從不同角度對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自定義統(tǒng)計(jì)條件，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出圖形。

五、價(jià)值

  落實(shí)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制要求，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期的電子化、網(wǎng)絡(luò)化、專業(yè)化管理；
  規(guī)范流程和合同文本，固化管理制度，控制合同訂立風(fēng)險(xiǎn)；提高審批效率，降低管理成本；
  加強(qiáng)履行的監(jiān)督、監(jiān)控和到期預(yù)警，控制履行風(fēng)險(xiǎn)；
  快速查詢、靈活方便的統(tǒng)計(jì)分析和報(bào)表，支持決策。提供的服務(wù)

六、總結(jié)

免費(fèi)版合同管理解決方案以先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)為手段，覆蓋整個(gè)企業(yè)的各部門，實(shí)現(xiàn)該企業(yè)合同管理智能化，提高辦公效率及人員的利用率成為促進(jìn)企業(yè)迅速發(fā)展的一支很好的催化劑。

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