企業(yè)發(fā)展過程對OA系統(tǒng)的真正需求點體現

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　很多企業(yè)都想通過OA系統(tǒng)來實現辦公自動化，專家建議企業(yè)在OA選型過程中，需要先明確的自己對于OA系統(tǒng)需求。避免盲目選型，如果盲目的進入OA辦公系統(tǒng)海洋，您會覺得什么都好，而定位的結果往往偏離實際或者無法實施。首先我們先來分析下OA系統(tǒng)的現狀。

　　OA需求現狀

　?、?、目前，大多數企業(yè)采用收集歸納法進行需求定義：把空的需求表單發(fā)給各部門，一段時間后收集上來，對各部門的問題進行匯總歸納，形成總體的需求概況;繼而參考從各個OA廠商產品宣傳中收集到的信息，整理出一個大而全、缺乏整體性考慮的需求作為招標文件，讓各個OA廠家去做方案。

　?、?、這樣的做法貌似解決了所有部門的問題，應該大家可以協(xié)同辦公、非常融洽了吧?非也!實踐證明，如此進行需求定義的OA系統(tǒng)，最終實施時都面臨眾多的、這樣那樣的問題。

　　③、作為項目負責人，您不禁要問：如此周全而面面俱到的需求定義究竟有何問題?問題關鍵在于：所謂面面俱到實際上是面面都不到，這種眉毛胡子一把抓的方式必然導致失敗!需求定義要從最迫切需要解決的問題入手，倘若覆蓋面廣泛但每個問題都點到即止又怎么能夠深入的解決問題?

　　企業(yè)選型

　　如何選擇一款合適的軟件?

　?、?、需求過于簡單

　　許多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)客戶對OA系統(tǒng)了解不深，提需求的時候往往過于簡單，實際應用后發(fā)現OA辦公軟件發(fā)揮的作用并不明顯。

　　事實上，客戶除了對企業(yè)自身管理現狀、信息化現狀進行調研以外，還可以借鑒實力相當實施過OA系統(tǒng)的公司的經驗，或者是向經驗豐富的OA軟件提供商咨詢，共同完成需求的確定。

　?、凇⑿枨筮^于寬泛

　　有些公司項目負責人在需求確立階段，給公司全體員工下達要求，要求每個人都把需求提出來，最后匯總，并要求軟件提供商逐一實現。這樣的需求沒有重點，“什么都有，什么都不深入”。

　　事實上，在這樣泛化的需求下，項目負責人和軟件供應商都將陷入無止境的開發(fā)-溝通-修改的困境中，導致OA系統(tǒng)長時間處在上線了有沒有上線的狀態(tài)，影響公司的正常工作。因為迄今為止，沒有任何一個管理軟件能解決企業(yè)的所有問題，OA軟件也不例外。

　?、?、需求缺乏個性

　　大量實施案例表明，不少企業(yè)用戶對需求的把握均來源于同行業(yè)成功先例，因此照搬照抄別人的需求，結果導致OA系統(tǒng)水土不服的例子屢見不鮮。

　　事實上，企業(yè)管理特點千差萬別，個性化的需求是必然，任何通用的OA系統(tǒng)或者同行業(yè)成功應用過的系統(tǒng)都并不會是最適合的。最適合的OA系統(tǒng)就是最好的，它應該是緊密圍繞企業(yè)自身管理需求的，很多個性化需求都體現了自身的優(yōu)勢和特點，這樣的OA需求通常表現出“通用性”和“個性化”兩大特點。

　　④、需求的確定權交給了軟件提供商

　　這種情況是缺乏相關經驗，將企業(yè)對OA軟件的需求確定完全有軟件提供商主導，另一種情況則是軟件提供商越俎代庖，試圖以需求引導最終銷售。

　　事實上，企業(yè)對OA系統(tǒng)的需求是在企業(yè)在發(fā)展過程中的提煉，所以真正能夠了解企業(yè)管理特點的必須是企業(yè)管理層，單純依賴軟件提供商，其結果可想而知。所以我們建議用戶先提出總體框架和關鍵需求，適當聽取軟件

　　提供商或第三方意見，避免走進誤區(qū)。

　　筆者建議：

　　1、建議您從繁雜浩瀚的細節(jié)中脫出身來，先找到一個組織共性的需求——協(xié)同，然后才是關鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。

　　2、另外可能有其他各種需求，有你敬畏的上級提出的，有強勢部門提出的，有不起眼的人提出的，其技術難度和實施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對全局的成敗影響。

　　3、否則這些匯總的需求將使得你無法把握項目主干進度的節(jié)奏，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。