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ERP系統(tǒng)模擬運(yùn)行與正式上線前關(guān)鍵步驟
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生產(chǎn)任務(wù)，而倉(cāng)庫(kù)則負(fù)責(zé)物料的收發(fā)管理。整個(gè)模擬過程嚴(yán)格遵循預(yù)先規(guī)劃好的流程順序進(jìn)行。
在明確模擬規(guī)則后，顧問要求工程部門公開其制定的編碼規(guī)則，以便全體成員了解。隨后，各崗位員工按照既定流程順序輪流操作電腦，錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，完成整個(gè)模擬過程。
模擬運(yùn)行的主要目的有二：
1. 促進(jìn)跨部門溝通：通過模擬，可以清晰地展現(xiàn)各部門之間的協(xié)作節(jié)點(diǎn)，促使各部門在關(guān)鍵環(huán)節(jié)中主動(dòng)溝通，確保流程順暢。例如，通過控制計(jì)劃員的權(quán)限，使生產(chǎn)部門只能通過系統(tǒng)查看生產(chǎn)任務(wù)，從而迫使業(yè)務(wù)文員及時(shí)錄入訂單信息，否則計(jì)劃員將無(wú)法安排生產(chǎn)。這種“強(qiáng)制溝通”機(jī)制對(duì)于提升民營(yíng)企業(yè)的協(xié)作效率尤為重要。
2. 驗(yàn)證流程規(guī)劃：模擬運(yùn)行為檢驗(yàn)前期流程規(guī)劃的完善性提供了寶貴機(jī)會(huì)。在演練過程中，員工能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并指出不適合或遺漏的流程環(huán)節(jié)，從而提前修正，避免正式運(yùn)行時(shí)出現(xiàn)混亂。
通常，根據(jù)企業(yè)的具體情況，模擬運(yùn)行進(jìn)行1至2次即可。在此期間，顧問需重點(diǎn)優(yōu)化系統(tǒng)單據(jù)的打印格式，確保常用報(bào)表的完整性，并初步設(shè)定系統(tǒng)權(quán)限，特別是對(duì)單價(jià)、金額等敏感數(shù)據(jù)的訪問控制。模擬運(yùn)行通過后，即可確定正式運(yùn)行的起始日期。正式運(yùn)行時(shí)，員工需將實(shí)際數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并嚴(yán)格遵守既定的流程規(guī)范進(jìn)行操作。
在項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)入倒計(jì)時(shí)的一周里，其重要性不言而喻。顧問團(tuán)隊(duì)需緊密跟進(jìn)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)暢通無(wú)阻。一旦發(fā)現(xiàn)溝通障礙導(dǎo)致的停滯，立即與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)同排查;面對(duì)員工操作難題，即刻提供一對(duì)一指導(dǎo)。此階段，嚴(yán)格執(zhí)行系統(tǒng)流程作業(yè)至關(guān)重要，嚴(yán)禁以手工操作作為權(quán)宜之計(jì)。
每日工作收尾時(shí)，利用短暫的十分鐘召開簡(jiǎn)短會(huì)議，旨在匯總當(dāng)日運(yùn)行難題，重申操作規(guī)范。此類總結(jié)會(huì)議，預(yù)計(jì)進(jìn)行兩次便能初見成效。
經(jīng)過一周的密集運(yùn)行，團(tuán)隊(duì)成員將逐步適應(yīng)并內(nèi)化新的業(yè)務(wù)流程體系，這一轉(zhuǎn)變過程雖具挑戰(zhàn)性，但實(shí)為必要之“磨礪”。
值得注意的是，關(guān)于ERP系統(tǒng)正式上線前的盤點(diǎn)工作，雖未直接提及，但依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，盤點(diǎn)是不可或缺的一環(huán)。盤點(diǎn)范圍廣泛，包括但不限于：
- 倉(cāng)庫(kù)期初庫(kù)存的全面核查與系統(tǒng)錄入。
- 未完成生產(chǎn)工單的分割處理，確保物料領(lǐng)用與退庫(kù)的準(zhǔn)確性。
- 未結(jié)銷售訂單的補(bǔ)錄，以保障訂單管理的完整性。
- 已發(fā)貨未開票記錄的錄入，確保客戶應(yīng)收賬款的準(zhǔn)確性。
- 未完成采購(gòu)訂單的錄入，以及采購(gòu)入庫(kù)但未開發(fā)票的記錄補(bǔ)充。
- 客戶與供應(yīng)商的期初應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)的詳細(xì)盤點(diǎn)與系統(tǒng)錄入。
- 涉及委外加工業(yè)務(wù)的，同樣需對(duì)未完結(jié)部分進(jìn)行拆分處理。
面對(duì)大規(guī)?；蚋邩I(yè)務(wù)量的企業(yè)，全面停產(chǎn)盤點(diǎn)雖具挑戰(zhàn)，但分階段實(shí)施、優(yōu)先確保流程順暢的策略更為實(shí)際。民營(yíng)企業(yè)尤應(yīng)重視流程管理，初期數(shù)據(jù)精度可逐步優(yōu)化。系統(tǒng)正式上線一周后，顧問需協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人細(xì)化權(quán)限設(shè)置，并通過系統(tǒng)公告明確權(quán)限變更事宜，鼓勵(lì)用戶及時(shí)反饋權(quán)限問題。
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