化工企業(yè)采購管理印刷erp信息化建設(shè)方法與實(shí)踐

近幾年，全球經(jīng)濟(jì)過冬，復(fù)蘇緩慢，市場需求持續(xù)低迷，開源遇到阻力，凸顯了節(jié)流的重要。作為企業(yè)的第二利潤源泉，采購成本的節(jié)約受到前所未有的重視，與兩化融合的推動(dòng)步伐相適應(yīng)，從傳統(tǒng)采購管理向電子采購管理的轉(zhuǎn)變成為當(dāng)下企業(yè)信息化建設(shè)的焦點(diǎn)，加之社會(huì)廣泛提倡廉政建設(shè)，電子采購管理作為陽光采購的科學(xué)利器，更是備受關(guān)注和熱議。那么在化工企業(yè)中，電子采購管理實(shí)現(xiàn)了怎樣的價(jià)值，在建設(shè)實(shí)施過程中應(yīng)該怎么規(guī)劃，怎么推進(jìn)呢？

化工企業(yè)的規(guī)?；a(chǎn)，由于采購物資的品種多，需要管理的供應(yīng)商數(shù)量多、業(yè)務(wù)單據(jù)多、數(shù)據(jù)量巨大，傳統(tǒng)采購?fù)共少徣藛T深陷工作量陷阱，及時(shí)供應(yīng)尚且應(yīng) 接不暇，更難談提高貨源的質(zhì)量和尋求成本控制的新方法，尤其面對采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商供應(yīng)表現(xiàn)數(shù)據(jù)的分析和利用更是力不從心。正是在這樣的管理需求背景中，誕生了電子采購管理，借助信息化技術(shù)和管理方法，企業(yè)可以快速實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和自動(dòng)化管理，大量附加值不高的事務(wù)性工作被系統(tǒng)替代，違規(guī)行為得到有效防范；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)得到及時(shí)和充分的利用，企業(yè)能及時(shí)了解自己的成績并發(fā)現(xiàn)進(jìn)一步提升的機(jī)會(huì)；不僅如此，借助電子尋源技術(shù)、成本管理和談判定價(jià) 技術(shù)等，更可顯著地改善企業(yè)采購成本。一言以蔽之，電子采購能幫助采購人員提高工作效率和質(zhì)量，降低采購成本，幫助企業(yè)整體采購管理水平實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，近年來，采購管理信息化能力已成為衡量企業(yè)整體管理水平的重要指標(biāo)之一。

基于企業(yè)采購管理的業(yè)務(wù)需求而誕生的電子采購管理系統(tǒng)，涉及采購事前、事中、事后全流程管理。從采前管理，如“采購需求、計(jì)劃，供應(yīng)商的尋源管理，供應(yīng)商預(yù)審準(zhǔn)入管理”；到采購過程的管理，如“采購方式管理，招投標(biāo)流程管理，詢比價(jià)、競價(jià)、議標(biāo)、續(xù)標(biāo)管理、評標(biāo)專家管理等”；再到采后管理，如“供應(yīng)商績效評估、成本明細(xì)管理、訂單協(xié)同管理、合同管理等”；還有很多集團(tuán)化企業(yè)，涉及多組織集中采購管理、集團(tuán)監(jiān)管等。然而，面對諸多的采購管理需求和管控環(huán)節(jié)，想一步到位是難以如愿的，比如紫光化工在實(shí)施一采通電子采購平臺時(shí)，經(jīng)調(diào)研討論，項(xiàng)目組最后選擇的還是分階段建設(shè)，先抓2個(gè)重點(diǎn)：第一是供應(yīng)商管理；第二是采購定價(jià)流程管理。供應(yīng)商管理中，又重點(diǎn)選擇的先推供應(yīng)商尋源和審核準(zhǔn)入管理；而采購定價(jià)流程管理中，又重點(diǎn)選擇的先規(guī)范電子招投標(biāo)和詢比價(jià)流程的管理。

不僅紫光化工如此，翔鷺騰龍、東岳化工等其他已經(jīng)成功應(yīng)用電子采購管理的化工企業(yè)，也均是從簡入煩，分階段，循序漸進(jìn)。從系統(tǒng)規(guī)劃與實(shí)施建設(shè)的步驟上，基本可以分為三步推進(jìn)：

第一步，基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)建設(shè)和工具性應(yīng)用?；A(chǔ)結(jié)構(gòu)，包含如數(shù)據(jù)字典、物資目錄、組織機(jī)構(gòu)管理、角色管理、權(quán)限管理、審批流管理等；工具性應(yīng)用，包含如電子招投標(biāo)、詢比價(jià)、競價(jià)采購、供應(yīng)商基礎(chǔ)管理等。

第二步，采購全流程的電子化管理與應(yīng)用。包含如采購計(jì)劃、訂單協(xié)同、合同管理、分散采購與集中采購的統(tǒng)一等。此外這一階段，通常會(huì)涉及電子采購系統(tǒng)與企業(yè)印刷 erp系統(tǒng)、OA等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接管理，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的一體化和全流程的信息化管理。

第三步，管理深化的系統(tǒng)擴(kuò)展應(yīng)用。比如，更多采購方式的流程細(xì)分，供應(yīng)商的績效評估管理，成本明細(xì)分析管理，工程采購管理，集團(tuán)監(jiān)管，開支分析的深化管理等。供應(yīng)商績效評估和成本明細(xì)管理對于企業(yè)自身管理水平的要求較高；而工程采購的系統(tǒng)功能復(fù)雜，對企業(yè)自身電子采購應(yīng)用水平的要求較高；而開支分析往往是建立在較完整的采購數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進(jìn)行的；因此在某一管理需求上的深化應(yīng)用一般是放在第三步推進(jìn)。

以上三步推進(jìn)法，是從系統(tǒng)建設(shè)的整體規(guī)劃角度給予的建議。而從采購品類和采購組織的管理角度，電子采購管理又有哪些推進(jìn)方法是化工企業(yè)可以參考借鑒的呢？

電子采購管理之“采購品類”

化工企業(yè)的采購品類一般分為“化工原料輔料、工程、設(shè)備（非標(biāo)設(shè)備、定型設(shè)備）、備品備件、儀器儀表、包裝材料、消耗品（勞保用品、辦公耗材、安保耗材等）、服務(wù)采購”等，每種品類的需求特點(diǎn)和供應(yīng)市場各不相同，采購流程和采購策略各有差異。比如，包裝材料、備品備件、勞保用品、辦公耗材等采購品類，其物資品種繁多，供應(yīng)門檻低，供應(yīng)商選擇余地大，采購金額相比原輔料小很多，但工作量卻相當(dāng)大，這類采購物料就尤其適合用電子詢比價(jià)采購，輔以電子招投標(biāo)、電子競價(jià)，從而快速建立標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商準(zhǔn)入體制，審批流程，報(bào)價(jià)流程等，快速提高采購效率，同時(shí)降低采供雙方的溝通成本、時(shí)間成本、差旅成本等。比如東岳化工，從2012年4月上線電子采購平臺后，運(yùn)行不到1年，應(yīng)用電子詢比價(jià)進(jìn)行采購項(xiàng)目管理達(dá)2800多單，電子詢比價(jià)是東岳化工最頻繁使用的采購方式，節(jié) 約了大量的比價(jià)采購成本。再比如，化工原料，對于一些特殊化工原料，比如苯胺，壟斷型的原料，采購方議價(jià)能力弱，沒有辦法進(jìn)行競爭性談判，目前就不適宜應(yīng) 用電子采購系統(tǒng)進(jìn)行管理，其管理重點(diǎn)主要放在供應(yīng)商關(guān)系管理上。而對于競爭充分的原料就可以用電子采購進(jìn)行管理。比如紫光化工，應(yīng)用電子采購進(jìn)行大眾化的原料的管理，如三酸兩堿，鋼材、不銹鋼等，競爭比較激烈，供應(yīng)商都愿意參與電子報(bào)價(jià)，這類大眾原材料使用電子采購管理就相當(dāng)頻繁，管理效果很好。化工原料因占企業(yè)采購總額巨大，所以供應(yīng)的連續(xù)性和穩(wěn)定性對企業(yè)的整體運(yùn)營意義重大，所以建議企業(yè)可以在其他采購類別上多積累一些電子采購應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)后，再推進(jìn)原材料采購的電子化管理更適宜。

電子采購管理之“采購組織”

采購組織納入電子采購管理的順序較多地取決于企業(yè)自身的管理需求。如果分散采購的分子公司不多，比如誠信化工，使用單位主要就是集團(tuán)本部，采取全面推進(jìn)即可；如果分散采購的分子公司較多時(shí)，建議可以先選擇幾家試點(diǎn)單位，積累經(jīng)驗(yàn)，再逐步推進(jìn)。比如翔鷺騰龍集團(tuán)，旗下有翔鷺化纖、翔鷺石化、騰龍?zhí)胤N樹脂、翔鷺國際大酒店、翔鷺房地產(chǎn)、翔鷺健康管理等近10家企業(yè)，在推進(jìn)電子采購管理的時(shí)候，就先在騰龍?zhí)胤N樹脂、翔鷺化纖、翔鷺石化、翔鷺（廈門）房地產(chǎn)等4家企業(yè)推進(jìn)，其中又以翔鷺特種樹脂為主要試點(diǎn)單位進(jìn)行電子采購管理的經(jīng)驗(yàn)積累。

借助電子采購管理，推動(dòng)采供分離管理落地的企業(yè)不在少數(shù)。比如紫光化工，在引入一采通電子采購管理系統(tǒng)之前，是沒有招標(biāo)辦的。在2011年7月引入系統(tǒng)之后，成立了專門的招投標(biāo)部，將原來的采購中心和工程建設(shè)中心的招投標(biāo)項(xiàng)目都納入到招投標(biāo)部門，進(jìn)行統(tǒng)一的電子采購管理，走電子招投標(biāo)流程。也有更多企業(yè)，在推進(jìn)電子采購的工具軟件應(yīng)用階段，在不做組織結(jié)構(gòu)變動(dòng)的基礎(chǔ)上，一般采取采購員職能分工優(yōu)化的方式來推進(jìn)。

在全流程電子采購管理階段，引入需求管理后，原來采用分散采購的，可以根據(jù)企業(yè)的組織特點(diǎn)、物資需求特點(diǎn)、管理水平和采購人員素質(zhì)等，對組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)施集中采購；已實(shí)現(xiàn)混合式采購的，可以擴(kuò)展集中采購的物資范圍和組織范圍。

電子采購管理系統(tǒng)一般還會(huì)有監(jiān)管、使用單位、質(zhì)量、倉庫等非采購職能部門的用戶，哪些或何時(shí)納入系統(tǒng)，還是要根據(jù)企業(yè)上線的具體管理系統(tǒng)模塊和管理規(guī)劃步驟來定。

發(fā)布：2007-03-27 12:19 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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