解讀：OA系統(tǒng)表單型模板應(yīng)用實例

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

文檔型模板的最大優(yōu)勢是便于對文件內(nèi)容進(jìn)行編輯，而最大的缺點則是無法對文件內(nèi)容進(jìn)行智能化加工，包括統(tǒng)計、匯總、提取、檢索、權(quán)限劃分等。為什么需要這些操作呢？因為企業(yè)在使用OA系統(tǒng)的過程中經(jīng)常會遇到以下問題：

很多審批單的數(shù)據(jù)在審批完畢后需要進(jìn)行匯總，直接生成統(tǒng)計報表，如報銷單、加班申請單等，能實現(xiàn)么？

有的審批單需要對內(nèi)容嚴(yán)格控制，每個審批人的簽字位置、查看內(nèi)容、修改內(nèi)容都不一樣，需要單獨設(shè)置，如何實現(xiàn)？

我想在報銷單中直接調(diào)用借款單中的數(shù)據(jù)，可以么？

我能夠在出貨申請單中直接調(diào)用電子行業(yè)erp中的商品名稱和規(guī)格，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和共享嗎？

當(dāng)遇到這些問題時，就可以使用OA系統(tǒng)中的表單型模板功能。我們以華天動力OA系統(tǒng)為例，來看看具體是個什么情況。

2、什么是表單型模板

表單型模板也稱HTML表單或電子表單，這種類型的模板基于HTML表單而非文本，可以有多個輸入域，并且與數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)表相結(jié)合，可以方便地對每個域的數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，對每個域的讀寫權(quán)限單獨設(shè)置，對多個表單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計匯總，還可以實現(xiàn)一個表單與OA系統(tǒng)內(nèi)部或外部其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)應(yīng)用。

表單性模板適用于需要對審批單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種管理的情況，可以大大節(jié)省人工操作的復(fù)雜度，明顯提升工作的精度和效率，是OA系統(tǒng)中非?；A(chǔ)和重要的應(yīng)用。系統(tǒng)中的各種審批單，如報銷單、借款單、出庫單、采購單等都應(yīng)該采用這種模板，如下圖所示“差旅費報銷單”：

看到這里，可能會有同學(xué)感覺“鴨梨較大”，因為這么復(fù)雜的表單，自己是不是能夠設(shè)計出來，是不是都要依賴于廠商的支持呢？

不必?fù)?dān)心，華天動力OA系統(tǒng)提供了完全可視化的表單設(shè)計器，易用性和完善性都已經(jīng)做得非常到位了，有大量的表單宏控件可以直接插入到表單中，如日期時間、金額大小寫轉(zhuǎn)換、審批人簽名、人員選擇列表等等，管理員自己就可以簡便的設(shè)計出各種漂亮的審批單。

當(dāng)然，如果你確實無從下手，也可以找華天動力的服務(wù)人員，讓他幫你制作幾個表單，但要記住，做不是目的，教會你才是目的。

3、案例分析

營銷副總張勝陽要加強(qiáng)對公司產(chǎn)品出貨的管理，除了嚴(yán)格規(guī)范出貨的審批流程外，還有幾個想法：

1、 自己能夠在每月末、季度末統(tǒng)計各業(yè)務(wù)員、銷售部和分公司的出貨量；

2、 銷售員在出貨申請單上能夠直接調(diào)用中的產(chǎn)品型號。

3、 執(zhí)行完畢的出貨單可以直接轉(zhuǎn)入到電子行業(yè)erp中，以自動更新電子行業(yè)erp系統(tǒng)中的庫存信息。

4、 自己能夠在出貨單上查看到成本信息而業(yè)務(wù)員看不到。

5、 庫管可以修改出貨時間，但無權(quán)修改出貨型號和數(shù)量等。

姜程聽了張勝陽的描述，說道：“這個要求有點復(fù)雜，但沒問題，通過我們OA系統(tǒng)的電子表單和數(shù)據(jù)接口就可以。設(shè)計一個‘出貨申請單’的電子表單，這樣首先就能夠保證你對出貨量進(jìn)行統(tǒng)計匯總，生成報表，其實我們公司的借款、報銷、采購等數(shù)據(jù)都是通過電子表單來統(tǒng)計匯總，核算各部門的成本的。至于和電子行業(yè)erp的互聯(lián)，要通過數(shù)據(jù)接口鏈接它的數(shù)據(jù)表，提取產(chǎn)品型號，寫入庫存信息。至于成本查看，也是調(diào)用電子行業(yè)erp系統(tǒng)中的成本數(shù)據(jù)，并通過域權(quán)限來保證只有你自己能夠看到。最后一點，庫管只能修改出貨時間，這個也是通過域權(quán)限來設(shè)置的，我們可以控制表單上每個域的讀寫權(quán)限。”