淺談云crm應(yīng)用后的財(cái)務(wù)管理效果

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 云CRM的應(yīng)用提升了企業(yè)的管理水平，江蘇石油作為云crm應(yīng)用單位之一，在云crm的應(yīng)用過程中取得了良好的效果。本文主要講述了江蘇石油公司在云crm應(yīng)用中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)管理效果。主要包括會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)管理水平的提高，信用管理的加強(qiáng)，資金風(fēng)險(xiǎn)的降低，降本增效功能的強(qiáng)化等方面。

    云crm即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。由于云CRM系統(tǒng)可以使公司采購(gòu)、銷售、財(cái)務(wù)等各環(huán)節(jié)無縫連接起來，實(shí)現(xiàn)資源的集中配置和數(shù)據(jù)的集中共享，避免在各部門產(chǎn)生“信息孤島”，全面監(jiān)控企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況。財(cái)務(wù)部門作為企業(yè)對(duì)內(nèi)、外披露會(huì)計(jì)信息的部門，有責(zé)任和義務(wù)為各方提供真實(shí)、準(zhǔn)確、有效的會(huì)計(jì)信息。隨著信息使用者對(duì)信息質(zhì)量要求的進(jìn)一步提高，財(cái)務(wù)部門也要求提供質(zhì)量越來越高、越來越精細(xì)的財(cái)務(wù)信息。云crm應(yīng)用以后，強(qiáng)大的集成、聯(lián)查、計(jì)劃對(duì)比、獲得能力分析等功能大大改善了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量，挖掘了財(cái)務(wù)在管理中的職能?，F(xiàn)代化管理技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)管理的效果可以從以下六個(gè)方面得到體現(xiàn)。

一、促進(jìn)了會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變和財(cái)務(wù)管理水平的提高

    實(shí)行云crm后，進(jìn)銷存數(shù)據(jù)由采購(gòu)(MM)和銷售(SD)模塊集成而來，采購(gòu)定單、銷售定單、銷售發(fā)票等日常管理業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，由業(yè)務(wù)人員一次錄入、導(dǎo)人，各相關(guān)部門即實(shí)現(xiàn)資源共享，財(cái)務(wù)憑證自動(dòng)產(chǎn)生，消除了業(yè)務(wù)、油庫(kù)、財(cái)務(wù)等部門賬面數(shù)不一致的現(xiàn)象。財(cái)務(wù)人員逐步由核算型向管理型、由事后被動(dòng)反映向?qū)崟r(shí)監(jiān)督和過程控制轉(zhuǎn)變。借助于云crm系統(tǒng)每天都可以查詢到本單位的財(cái)務(wù)狀況和獲利情況，信息穿透可隨即查詢，為財(cái)務(wù)人員參與經(jīng)營(yíng)、參與管理、適時(shí)監(jiān)控提供了信息支持。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算與監(jiān)督主要是事后的核算與監(jiān)督。隨著管理要求的提高，會(huì)計(jì)的核算與監(jiān)督職能已經(jīng)拓展到事中與事前領(lǐng)域。會(huì)計(jì)監(jiān)督與會(huì)計(jì)核算是緊密聯(lián)系的，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的過程，同時(shí)也是實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督的過程。

    云crm項(xiàng)目實(shí)施之后，相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入總賬系統(tǒng)，大量的數(shù)據(jù)計(jì)算、分類、歸集、存儲(chǔ)、分析等工作，都可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，提高了會(huì)計(jì)工作效率，使會(huì)計(jì)信息的提供更加及時(shí)，滿足了現(xiàn)代企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)、決策的需要；由于運(yùn)用了云crm系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員也能從繁雜的記賬、算賬、報(bào)賬的工作中解放出來，其職能也從核算、監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變?yōu)轭A(yù)測(cè)、決策服務(wù)為主，使財(cái)務(wù)人員在經(jīng)濟(jì)管理、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益中發(fā)揮更大的作用，提升了財(cái)務(wù)管理水平。

二、強(qiáng)化信用管理，降低資金風(fēng)險(xiǎn)

    在云crm系統(tǒng)中，凡是信用客戶，都需要經(jīng)過審批。通過對(duì)企業(yè)客戶的調(diào)查了解，報(bào)經(jīng)信用審核小組審批通過后，授予客戶一定的信用額度，在系統(tǒng)中按實(shí)際要求維護(hù)該客戶的授信額度。如果該客戶超出給定的信用額度，只有在客戶交納貨款后方能繼續(xù)進(jìn)行業(yè)務(wù)，銷售業(yè)務(wù)的發(fā)生就可以控制在預(yù)定信用額度之內(nèi)。超出信用額度的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，通過條線部門負(fù)責(zé)人審批解凍后方能開展業(yè)務(wù)，嚴(yán)格區(qū)分了職責(zé)的權(quán)限，合理地推動(dòng)了內(nèi)控的建設(shè)；同時(shí)，對(duì)超信用額度銷售發(fā)生的業(yè)務(wù)也明確了貨款回籠的責(zé)任，有利于貨款的監(jiān)控、回籠，降低了企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)。啟用信用管理功能后，信用客戶賒銷受到信用額度的限制，只有在資金回籠的前提下才可以繼續(xù)開展新的賒銷業(yè)務(wù)，有效地減少了應(yīng)收款金額。

    通過云crm系統(tǒng)的集成功能，財(cái)務(wù)每天可實(shí)時(shí)查詢當(dāng)天的采購(gòu)計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)銷售情況，結(jié)合系統(tǒng)提供的“跨公司代碼記賬”等功能，對(duì)資金實(shí)際上劃和回籠情況及時(shí)監(jiān)控。我們能實(shí)時(shí)地了解每一個(gè)客戶當(dāng)前的賬目情況、歷史信譽(yù)記錄，有效地減少了漏洞，減少了人為沉淀資金的隨意性，大大加強(qiáng)了對(duì)公司資金回籠的監(jiān)控力度，提高了資金周轉(zhuǎn)效率。

    實(shí)行電子對(duì)賬功能之前，都是等每月末從銀行拿到銀行對(duì)賬單，再錄人系統(tǒng)，和我們企業(yè)記賬單進(jìn)行核對(duì)，時(shí)間上滯后，也不利于資金的及時(shí)監(jiān)控。云crm實(shí)行電子對(duì)賬后，實(shí)時(shí)查詢到資金的到賬情況，可根據(jù)每日的銀行進(jìn)賬單，與系統(tǒng)中的記賬單進(jìn)行核對(duì)，保證了資金的實(shí)時(shí)監(jiān)控，降低了資金風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)的有效管理。

三、監(jiān)控進(jìn)銷經(jīng)營(yíng)情況和各項(xiàng)費(fèi)用開支，強(qiáng)化財(cái)務(wù)對(duì)降本增效的分析職能

    由于云crm系統(tǒng)提供的手段，使得企業(yè)能夠在歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，準(zhǔn)確地做好各條線、各部門、各費(fèi)用科目的預(yù)算工作。并且能夠做到按月分解和及時(shí)調(diào)整，讓每一科目的費(fèi)用都能夠?qū)崟r(shí)報(bào)告到他應(yīng)該承擔(dān)責(zé)任的部門負(fù)責(zé)人，并且可以和它的預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行比較，及時(shí)提出預(yù)警或禁止信息。真正做到事前、事中、事后“三位—體”，進(jìn)一步深化了預(yù)算管理，確保實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)目標(biāo)，使各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)始終處于受控狀態(tài)。同時(shí)業(yè)務(wù)部門可以在月中任何一天獲得截至當(dāng)時(shí)的收入、毛利、凈利的經(jīng)營(yíng)信息，可及時(shí)了解經(jīng)營(yíng)情況，做出判斷和決策。而財(cái)務(wù)的分析又及時(shí)地為業(yè)務(wù)管理提供了參謀的作用，使公司經(jīng)營(yíng)各環(huán)節(jié)資源的利用效率得到提高，對(duì)各級(jí)數(shù)據(jù)的控制能力加強(qiáng)。通過對(duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)的全過程動(dòng)態(tài)監(jiān)督，有效降低財(cái)務(wù)管理成本，提高企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力，避免發(fā)展中潛在的各種問題和風(fēng)險(xiǎn)，如資金風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)政策風(fēng)險(xiǎn)等。在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中，財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)是制定和調(diào)整財(cái)務(wù)計(jì)劃的重要工作環(huán)節(jié)，它主要完成銷售預(yù)測(cè)、成本預(yù)測(cè)和資金需要量等預(yù)測(cè)，云crm的財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)可以提供預(yù)算的自動(dòng)編制、預(yù)算與實(shí)際比較分析等全面預(yù)算管理，云crm決策支持系統(tǒng)還可根據(jù)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行推算，自動(dòng)計(jì)算出預(yù)測(cè)值，并可以對(duì)預(yù)測(cè)值進(jìn)行手工調(diào)整，進(jìn)行更為精確的預(yù)測(cè)。

四、對(duì)投資項(xiàng)目進(jìn)行全過程管理，實(shí)現(xiàn)全面項(xiàng)目成本核算和財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)反映

    通過實(shí)施云crm的PMPS模塊以來，主要核心業(yè)務(wù)在云crm系統(tǒng)上運(yùn)行，及時(shí)反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、投資計(jì)劃和實(shí)際完成比。有效支撐了財(cái)務(wù)項(xiàng)目成本核算體系的扁平化，從而實(shí)現(xiàn)了全面項(xiàng)目成本核算和財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)反映。

    在年度總投資規(guī)模的控制方面，通過建立年度投資程序結(jié)構(gòu)并為其賦予預(yù)算，所有的投資項(xiàng)目必須掛接到所對(duì)應(yīng)的年度投資程序結(jié)構(gòu)，本年所發(fā)生的項(xiàng)目成本不可超過為其賦予的總預(yù)算，有效地對(duì)年度總投資規(guī)模進(jìn)行了控制；單個(gè)項(xiàng)目預(yù)算的控制方面。根據(jù)項(xiàng)目類別的不同為每個(gè)投資項(xiàng)目創(chuàng)建不同的wBs結(jié)構(gòu)，依據(jù)該結(jié)構(gòu)依次向下對(duì)WBS各層下達(dá)預(yù)算，控制項(xiàng)目各組成部分的實(shí)際發(fā)生情況，從而控制了該項(xiàng)目的總預(yù)算不超；投資項(xiàng)目過程管理方面，根據(jù)項(xiàng)目類型創(chuàng)建服務(wù)定單和采購(gòu)定單，通過不同級(jí)別的管理者對(duì)定單進(jìn)行審批、進(jìn)度確認(rèn)等可反映出該項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度，尤其是項(xiàng)目的付款，必須得在確認(rèn)定單后才可進(jìn)行，有效地控制了項(xiàng)目款項(xiàng)的支付，杜絕超進(jìn)度付款的情況發(fā)生；清理在建項(xiàng)目方面，即時(shí)反映了在建工程項(xiàng)目的情況，使之得到有效的及時(shí)清理，及時(shí)轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)。

五、加強(qiáng)了資產(chǎn)管理力度，為規(guī)范資產(chǎn)管理操作流程、落實(shí)資產(chǎn)清查和資產(chǎn)實(shí)物管理提供了保障

    云crm管理系統(tǒng)的應(yīng)用，財(cái)務(wù)部門可實(shí)時(shí)查詢公司任何單項(xiàng)資產(chǎn)的使用年限、折舊提取、處置狀況、剩余凈值等情況，加強(qiáng)了對(duì)資產(chǎn)精細(xì)化管理和監(jiān)控的力度，扭轉(zhuǎn)了對(duì)資產(chǎn)管理無法及時(shí)掌握第一手真實(shí)資料的局面，解決了信息不對(duì)稱和監(jiān)督乏力、滯后的問題。資產(chǎn)會(huì)計(jì)模塊業(yè)務(wù)處理功能主要涉及固定資產(chǎn)(在建工程)主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建和維護(hù)、資產(chǎn)采購(gòu)、折舊、重估、報(bào)廢和其他的調(diào)整業(yè)務(wù)，以及相關(guān)的月結(jié)、年結(jié)等操作流程。云crm系統(tǒng)強(qiáng)大的資產(chǎn)主數(shù)據(jù)的設(shè)置，為完善資產(chǎn)實(shí)物臺(tái)賬、保證資產(chǎn)賬實(shí)相符、對(duì)資產(chǎn)處置報(bào)廢后建立賬銷案存、臺(tái)賬檔案等后續(xù)管理提供了詳細(xì)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。云crm將固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與固定資產(chǎn)核算系統(tǒng)無縫集成一體，達(dá)到了物流信息與資金流信息的集成，使得各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)信息能夠及時(shí)準(zhǔn)確地得到反饋。實(shí)時(shí)處理固定資產(chǎn)管理信息，不僅減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，大大減少了人為的錯(cuò)誤和遺漏，還能對(duì)固定資產(chǎn)資金的來龍去脈進(jìn)行掌握、追蹤。固定資產(chǎn)管理人員在創(chuàng)建固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)時(shí)，選擇不同的資產(chǎn)分類，云crm系統(tǒng)通過后臺(tái)配置的科目定位碼將不同的資產(chǎn)定義到相應(yīng)的原值、累計(jì)折舊和折舊費(fèi)用等總帳科目。會(huì)計(jì)人員通過對(duì)明細(xì)資產(chǎn)編號(hào)的購(gòu)置、報(bào)廢、計(jì)提折舊、轉(zhuǎn)移等操作就能實(shí)行總帳科目的及時(shí)更新，真正實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與總帳的自動(dòng)集成。

六、通過數(shù)據(jù)的及時(shí)傳遞．為企業(yè)決策提供及時(shí)的依據(jù)

    原有的業(yè)務(wù)模式下業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由于需要層層上報(bào)、匯總在時(shí)間上相對(duì)滯后很多，當(dāng)針對(duì)某一業(yè)務(wù)事件的數(shù)據(jù)被整理完成并做出分析時(shí)往往是“時(shí)過境遷”了。

    通過云crm系統(tǒng)時(shí)時(shí)在線的特性，數(shù)據(jù)分析人員同步從數(shù)據(jù)庫(kù)中抽取相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以第一時(shí)間對(duì)市場(chǎng)做出反映。例如，在云crm中通過MMBE可以查詢出公司所有庫(kù)存商品的當(dāng)前庫(kù)存與時(shí)間同步，針對(duì)庫(kù)存情況對(duì)市場(chǎng)供應(yīng)做出方案，在2007年至2008年市場(chǎng)資源極度短缺的情況下，確保供應(yīng)為首要任務(wù)，怎么樣在低庫(kù)存的情況下第一時(shí)間掌握庫(kù)存動(dòng)態(tài)，做出及時(shí)、準(zhǔn)確、具有針對(duì)性的方案成為業(yè)務(wù)工作的核心內(nèi)容。

    以前業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、數(shù)質(zhì)量管理部門數(shù)據(jù)是政出多門，各自上報(bào)，經(jīng)常出現(xiàn)口徑不一、信息封閉現(xiàn)象。實(shí)施云crm系統(tǒng)后，實(shí)行了統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)，提供了集成的信息共享與使用平臺(tái)。有效地打破了單一的、封閉的業(yè)務(wù)模式，在共同的平臺(tái)上各負(fù)其責(zé)、各取所需，經(jīng)營(yíng)能夠通過對(duì)企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，當(dāng)出現(xiàn)危機(jī)時(shí)能夠快速反映給決策者，避免因信息不流暢而出現(xiàn)的決策失誤，把企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)降至最低。決策者能全方位、深層次地了解到業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，為業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的指導(dǎo)和調(diào)控提供了有力的保證。