電商erp系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的合同管理之道

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

飛花公司的董總了解了電商erp系統(tǒng) 這么多實(shí)用的功能欣喜不已，但是，其還有一個(gè)擔(dān)心，就是合同的管制問(wèn)題。他擔(dān)心的合同不是說(shuō)銷(xiāo)售定單，而是指他們公司，在每年處，會(huì)跟客戶簽一個(gè)合同，規(guī)定年銷(xiāo)售數(shù)量與金額，當(dāng)客戶一年達(dá)到一定的金額或者數(shù)量時(shí)，年底會(huì)給予一定程度的價(jià)格折讓或者下一年的單價(jià)給予一定的折扣，這就是俗稱的“一攬子合同”。

另外，其他的客戶在下定單前，有些也會(huì)簽定合同，指明產(chǎn)品的交貨方式、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、違約條款等等，這些合同的管控，電商erp系統(tǒng)又能起到什么作用呢？

一、“一攬子合同”管理，安全有保障。

由于現(xiàn)在市場(chǎng)產(chǎn)品價(jià)格逐漸升高，客戶為了節(jié)省成本，日趨采用“一攬子合同”，即和某一供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的供貨關(guān)系，這個(gè)供應(yīng)商允許只要購(gòu)買(mǎi)者需要購(gòu)買(mǎi)時(shí)，供應(yīng)商就會(huì)按原定的價(jià)格條件及時(shí)供貨。

現(xiàn)在企業(yè)作為他們客戶的供應(yīng)商，在“一攬子合同”管理中，有如下要求：

1、要能夠自動(dòng)統(tǒng)計(jì)這一攬子合同所對(duì)應(yīng)的銷(xiāo)售定單數(shù)量，并及時(shí)提醒用戶余額等信息。

電商erp系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)：

電商erp系統(tǒng)系統(tǒng)可以把一攬子合同跟銷(xiāo)售定單關(guān)聯(lián)起來(lái)，并根據(jù)客戶定單的數(shù)量，自動(dòng)沖減一攬子合同的 余額，并在每在銷(xiāo)售定單中實(shí)時(shí)顯示，以提示用戶，最新的余額信息。

2、若年度合同數(shù)量或者金額時(shí)達(dá)到或者不足時(shí)，自動(dòng)計(jì)算相應(yīng)的影響金額。

電商erp系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)：

如跟客戶約定，當(dāng)客戶年下單量達(dá)到500萬(wàn)時(shí)，所銷(xiāo)售的全部產(chǎn)品給予9.5折扣的優(yōu)惠。若客戶的年銷(xiāo)售額達(dá)到600萬(wàn)時(shí)，系統(tǒng)要能夠自動(dòng)計(jì)算折扣的金額，然后根據(jù)用戶的需要，生成相應(yīng)的單據(jù)（直接付現(xiàn)金給客戶還是在后期的訂單中沖減應(yīng)收款項(xiàng)目）。

二、合同轉(zhuǎn)銷(xiāo)售定單，方便有效。

除了上述所講的一攬子合同以外，還要一種合同，規(guī)定了某類(lèi)產(chǎn)品的交付方式，處理方法，付款情況，甚至具體產(chǎn)品的價(jià)格等等。

如企業(yè)有家客戶，在年底要跟企業(yè)簽定合同，規(guī)定這產(chǎn)品外包裝方式、交付方式、質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等等情況，跟一攬子合同的區(qū)別，就是其沒(méi)有規(guī)定具體產(chǎn)品的數(shù)量與金額，而不會(huì)影響銷(xiāo)售價(jià)款。其主要是一些產(chǎn)品的規(guī)范問(wèn)題。

電商erp系統(tǒng)對(duì)此，一般有兩種處理方式：

一是在產(chǎn)品基本信息中定義相關(guān)的處理方法，但是，有時(shí)，某些條款不是產(chǎn)品的供應(yīng)，而是客戶的個(gè)性需求，如同一個(gè)產(chǎn)品，兩個(gè)客戶針對(duì)其的包裝方式可能不同，一個(gè)需要普通包裝，一個(gè)需要彩盒包裝。則此時(shí)更適合的做法是在銷(xiāo)售定單出直接注明。但是，銷(xiāo)售員開(kāi)單時(shí)有可能忘掉，那該如何改進(jìn)呢？

電商erp系統(tǒng) 可以根據(jù)合同直接產(chǎn)生銷(xiāo)售定單，如此的話，合同的相關(guān)條款可以直接反映到定單中去，從而防止因認(rèn)為的疏忽而導(dǎo)致的銷(xiāo)售定單錯(cuò)誤，提高銷(xiāo)售定單的準(zhǔn)確率。

三、合同到期提醒，幫助企業(yè)提高回頭率。

隨著產(chǎn)品同質(zhì)化的現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，現(xiàn)在越來(lái)越多的企業(yè)，感覺(jué)到賣(mài)產(chǎn)品大部分情況下，賣(mài)的已經(jīng)不是產(chǎn)品本身，而是服務(wù)。誰(shuí)的服務(wù)水平好，把客戶收拾的服服帖帖，這家客戶就會(huì)成為企業(yè)最忠誠(chéng)的客戶。

當(dāng)相關(guān)的合同快到期時(shí)，能夠提醒用戶，合同快到期了，可以去拜訪客戶了，爭(zhēng)取把下一年的合同簽下來(lái)，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，是爭(zhēng)取回頭客戶的重要手段之一。因?yàn)樽鳛榭蛻魜?lái)說(shuō)，他為了生產(chǎn)的穩(wěn)定，肯定不會(huì)到合同到期后再去考察供應(yīng)商，會(huì)在合同到期的一個(gè)月前就開(kāi)始考察現(xiàn)有的供應(yīng)商及其他潛在的供應(yīng)商，若此時(shí)，企業(yè)能夠及時(shí)跟客戶聯(lián)系，則無(wú)形中，客戶會(huì)為你打高分，因?yàn)槟銜r(shí)刻在意他；而當(dāng)客戶快要換掉你這個(gè)供應(yīng)商時(shí)，你再去跟他們套近乎，則效果就會(huì)很差，企業(yè)很可能就因?yàn)檫@個(gè)小細(xì)節(jié)而失去這個(gè)客戶。而有些大客戶，為了提高供應(yīng)商的配合度，甚至半年、一個(gè)季度簽一次合同。若純粹靠手工去管理這些合同，按用戶管理總有疏漏。

而電商erp系統(tǒng)系統(tǒng)提供了合同到期提醒，用戶可以設(shè)置，當(dāng)合同到期還有多久時(shí)（如一個(gè)月、半個(gè)月），自動(dòng)提醒用戶（如郵件、即時(shí)信息等），系統(tǒng)也有相應(yīng)的報(bào)表，可以查詢合同到期的情況。若跟其他功能結(jié)合，還可以查詢到銷(xiāo)售員在合同快到期時(shí)，有沒(méi)有采取響應(yīng)的動(dòng)作，如客戶回訪等等。

四、特殊合同的管理，關(guān)聯(lián)程度高。

企業(yè)在有些時(shí)候，會(huì)跟客戶簽定一些特殊的合同，如模具合同。若按照客戶的要求生產(chǎn)產(chǎn)品，企業(yè)可能需要開(kāi)發(fā)一套模具，但是，同時(shí)跟客戶約定，模具費(fèi)用先有客戶出，，當(dāng)客戶下的定單量達(dá)到500萬(wàn)不到1000萬(wàn)時(shí)，則模具費(fèi)用企業(yè)負(fù)責(zé)一半，即返還一半的模具費(fèi)用給客戶，當(dāng)該產(chǎn)品的定單金額超過(guò)1000萬(wàn)時(shí)，則模具費(fèi)用完全有企業(yè)承擔(dān)，即返還全部的模具費(fèi)用。如此做，一方面可以促使客戶多下單，另一方面，可以降低企業(yè)的生產(chǎn)成本。

對(duì)于這種模具合同，應(yīng)該可以進(jìn)行如下管理控制：

1、企業(yè)可以隨時(shí)查詢到，用到該模具的產(chǎn)品實(shí)際下單量、生產(chǎn)量與出貨量。

2、當(dāng)規(guī)定的數(shù)量達(dá)到時(shí)，能夠提醒企業(yè)，而不是讓客戶過(guò)來(lái)催款，以反映企業(yè)的誠(chéng)信，提高客戶滿意度。

3、當(dāng)定單數(shù)量遲遲未到合同規(guī)定數(shù)量時(shí)，企業(yè)也有提醒客戶的必要。

針對(duì)如上功能，成熟的電商erp系統(tǒng)產(chǎn)品都可以輕松實(shí)現(xiàn)。

1、系統(tǒng)提供模具合同管理功能。一般電商erp系統(tǒng)系統(tǒng)都有模具合同管理功能，其可以根據(jù)企業(yè)需要，設(shè)置不同的銷(xiāo)售量（可以以數(shù)量為單位，也可以以金額為單位）及對(duì)應(yīng)銷(xiāo)售量所匹配的的動(dòng)作（如產(chǎn)品可以折扣價(jià)格或者抵扣應(yīng)收帳款等），企業(yè)可以根據(jù)自己的需要而進(jìn)行設(shè)置。并可以指定該模具用戶哪些產(chǎn)品。

2、在下銷(xiāo)售定單時(shí)，若該產(chǎn)品有指定生產(chǎn)模具并且具有模具合同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示用戶，該產(chǎn)品有專(zhuān)門(mén)的模具合同，會(huì)提示用戶是否要關(guān)聯(lián)。若關(guān)聯(lián)的話，此定單的銷(xiāo)售數(shù)量會(huì)影響合同簽定時(shí)約定的數(shù)量，否則，不會(huì)進(jìn)行任何操作。

3、當(dāng)數(shù)量達(dá)到預(yù)先定義的某個(gè)級(jí)別的數(shù)量時(shí)，電商erp系統(tǒng) 系統(tǒng)就會(huì)提示企業(yè)，這個(gè)模具合同的預(yù)定義的數(shù)量或者金額已經(jīng)到了，讓用戶進(jìn)行相應(yīng)的操作。如此提醒，是為了防止企業(yè)忽略了此件事情，而給客戶留下一個(gè)不誠(chéng)信的印象。(eNet硅谷動(dòng)力)