OA新理念

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　　中國的信息化最先武裝到的就是辦公室等行政辦公崗位，經(jīng)過十多年的發(fā)展， OA軟件的應(yīng)用已具有了較為有利的硬件環(huán)境，成為了相當(dāng)一部分企業(yè)的基本應(yīng)用。與此同時(shí)，一部分企業(yè)則苦惱著應(yīng)用難度大，無法在企業(yè)內(nèi)普及應(yīng)用，問題究竟出在哪?

　　通過和全國數(shù)百家用戶的接觸，易用性是用戶應(yīng)用的基礎(chǔ)，易用性的缺失，造成諸多企業(yè)不敢嘗試，或者在嘗試下難以進(jìn)行深入地運(yùn)用甚至最終放棄。大多OA軟件的易用性嚴(yán)重欠缺，被賦予的思想以及所安排的操作模式過于復(fù)雜和不合理是造成應(yīng)用困難的一個(gè)重要原因。

　　從OA軟件的設(shè)計(jì)來說，如果我們把這項(xiàng)工作看作是為OA “編寫”合適的劇本，那么用戶對(duì)OA的使用便可以看作是演員進(jìn)行演出，OA的“易用性”則在于使用者(演員)對(duì)OA(劇本)具有很徹底的理解程度、滿意程度以及使用程度。

　　“演員”演出的好壞，一來根據(jù)“演員”已經(jīng)具有的一些“演出”的經(jīng)驗(yàn)常識(shí)，二來就是看這個(gè)“演員”對(duì)“劇本”的接受程度。對(duì)于像OA這樣的辦公軟件，我們這里所設(shè)定的“演員”不可能是專業(yè)級(jí)的，晦澀難以理解、空洞無物、甚至怪異的“劇本”，演員肯定會(huì)無能為力。

　　而且，“編劇”也不能夠象對(duì)待專業(yè)演員那樣對(duì)用戶有過多的要求，否則勢必打擊他們的積極性，導(dǎo)致這些“演員”——應(yīng)用者們打退堂鼓。演出的成功與否，很大程度上就決定于“劇本”的質(zhì)量，即OA軟件本身。所以對(duì)OA來說，應(yīng)該讓“劇本”盡可能的適合“演員”，而不是讓演員來適應(yīng)劇本。

　　什么樣的“劇本”易于“演員”表演呢? 要保證使用者的輕松、順利使用，OA軟件本身，就應(yīng)該是一個(gè)信息傳達(dá)元素的集合，具有豐富的思想，應(yīng)該是對(duì)人的思維習(xí)慣和對(duì)某一些行業(yè)的工作流程的把握，是使用者易理解、易應(yīng)用的。

　　OA軟件應(yīng)高度契合人的思維習(xí)慣，即符合人的應(yīng)用習(xí)慣。形象地說，就像大多數(shù)人習(xí)慣用右手使筷子，您就千萬不要要求大家在您家的吃飯時(shí)根據(jù)您的習(xí)慣全部改用左手。

　　具體到OA軟件里，比如，界面風(fēng)格、操作模式統(tǒng)一：盡量讓用戶在熟悉了一個(gè)頁面或功能后便能利用該. 功能或頁面的使用方式操作其他頁面和功能。

　　比如，盡量利用用戶已有知識(shí)：在菜單設(shè)置功能區(qū)劃分等方面盡量使用Windows、Office等大多數(shù)用戶已熟知并已習(xí)慣的布局方式等。

　　比如，盡可能地簡化和方便用戶操作：提煉出最常用的功能以最醒目的顏色或其他方式放置在最醒目的位置，將有關(guān)聯(lián)性的功能放置在一起方便用戶選擇，使用圖形化用戶界面讓用戶能在最短的時(shí)間里接收并理解信息等等。

　　我們知道，公文流程定制是OA的基本功能，大多數(shù)OA在進(jìn)行公文流定制時(shí)采用文字的方式顯示反饋給使用者，我曾經(jīng)見過使用人物圖標(biāo)加箭頭通過拖拉的操作方式制定公文流，整個(gè)過程形象化，即使是初學(xué)者也能很快地掌握基本操作規(guī)則，令我印象非常深刻。

　　OA軟件同時(shí)也應(yīng)該是對(duì)行業(yè)工作流程的把握。不同的行業(yè)有不同的工作流程，針對(duì)某一行業(yè)的OA應(yīng)符合這個(gè)行業(yè)的絕大部分企業(yè)的習(xí)慣的工作流程。比如：對(duì)僅僅只從事國內(nèi)業(yè)務(wù)的企業(yè)，在財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表中，如果還必須經(jīng)過各種外幣換算流程，就明顯畫蛇添足了，只會(huì)引起使用者的反感。因此，即使是通用類型的OA軟件，也要針對(duì)不同的目標(biāo)客戶，適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整，以滿足不同行業(yè)的企業(yè)的最大眾和簡潔的工作流程。

　　用戶的注意力是有限的，任何一項(xiàng)多余的功能都會(huì)是用戶找到另外一些需要的功能的絆腳石。OA軟件的設(shè)計(jì)者們?cè)趯?shí)現(xiàn)產(chǎn)品應(yīng)做到的功能所做的造型努力中，應(yīng)對(duì)每個(gè)功能細(xì)節(jié)的存在合理性進(jìn)行分析，增加或減少任何造型元素都必須是因?yàn)槭褂煤蛯?shí)用的需要。

　　這是OA軟件思想上必須要重視的兩個(gè)方面，好的OA有了好的設(shè)計(jì)理念，被賦予了符合易用的各種思想，還應(yīng)注意這些思想的表現(xiàn)形式——操作方式的簡潔和優(yōu)化。操作上的“難度系數(shù)”應(yīng)盡可能地低，畢竟OA軟件的應(yīng)用不可能用“替身”來進(jìn)行。

　　說到這里，網(wǎng)絡(luò)上比較通常的簡化操作的辦法：如使用TAB鍵切換表單域中的各輸入框;使用Enter鍵代替確定按鈕;鼠標(biāo)給予視覺或聽覺上的提示;盡可能早的驗(yàn)證用戶輸入數(shù)據(jù)是否合法;盡量縮短用戶等待時(shí)間，如果等待時(shí)間超過3秒需要給出提示;防止頁面的重復(fù)提交等等，這些在OA軟件的操作設(shè)計(jì)中，都是應(yīng)該進(jìn)行應(yīng)用或借鑒的。

　　另外，可以設(shè)計(jì)為用鼠標(biāo)左鍵就能完成的操作，千萬不要既要點(diǎn)鼠標(biāo)左鍵、又得點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵;可以設(shè)計(jì)為用鼠標(biāo)完成的操作不要設(shè)計(jì)為還需要進(jìn)行鍵盤操作……雖然這些都只是小細(xì)節(jié)，對(duì)于用戶的使用體驗(yàn)卻是至關(guān)重要。

　　做管理的人都知道，光有好的思想，沒有好的執(zhí)行，一切都是空談。對(duì)OA來說，理念雖好，卻在功能、界面、流程設(shè)計(jì)上做得一塌糊涂難以使用;對(duì)企業(yè)來說，初衷雖好，卻連最基本的功能都用不起來，這一切又有什么用呢?OA的理念需要設(shè)計(jì)者很好的執(zhí)行，OA的使用需要用戶很好的執(zhí)行，這一切都需要一個(gè)前提，那就是OA的易用性。

　　概念化的OA像一雙漂亮的大跑鞋，對(duì)用戶說，你穿上這雙鞋就能得世界冠軍，但是別忘了，在軟件應(yīng)用這一領(lǐng)域，中國的絕大部分用戶還都是“嬰兒”，根基不穩(wěn)，如何來跑?

　　不同的層次講究不同的應(yīng)用，易用性O(shè)A旨在讓用戶舒舒服服的使用，循序漸進(jìn)的升級(jí)。劉翔不是打娘胎里出來就會(huì)跨欄吧，那么其他人有什么理由不認(rèn)認(rèn)真真、踏踏實(shí)實(shí)的積累呢? 本文來自:精品資料網(wǎng)