協(xié)同軟件:提升執(zhí)行力 解決“知易行難”

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關(guān)于協(xié)同軟件產(chǎn)生的原因，許多文章已經(jīng)有所闡述。對于協(xié)同軟件的追本溯源，各人有個人的見解，不期望短時間內(nèi)得到統(tǒng)一。從應(yīng)用軟件本身的角度來看，應(yīng)用軟件走向協(xié)同，有以下兩個最為重要的原因：   一、信息孤島與網(wǎng)絡(luò)普及 信息化在中國走過了將近30個年頭，雖然取得了巨大成就，一大批企事業(yè)單位通過信息化建設(shè)和管理軟件的應(yīng)用，提高了工作效率和管理能力，但是同樣有一個不容忽視的重大問題是：信息孤島！幾乎每個實施了信息化的單位，都存在不同程度的信息孤島。 信息孤島主要包括以下三個信息斷層：   1、 個人或者事務(wù)層。即個人自己的信息存在斷層，例如工作無法自動安排日程，個人的信息、文檔資料與具體的工作事務(wù)間缺乏關(guān)聯(lián)；   2、 團隊或者組織層。即團隊或者組織所屬成員間，缺乏有效的信息溝通與關(guān)聯(lián)，特別是對于多人共同處理的一些事務(wù)，這一斷層的存在極大地影響了工作效率。   3、 社會或者產(chǎn)業(yè)層。即同一社會區(qū)域間的不同組織單位、同屬一個產(chǎn)業(yè)鏈的上下游廠商、企業(yè)與政府職能單位、各個不同的職能單位，之間都存在信息溝通不暢、協(xié)作性不高的情況。   面對信息孤島，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起與應(yīng)用似乎成為最為有效的解決方法。確實，包括局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使信息孤島在技術(shù)上具備消除的可能，但在現(xiàn)實應(yīng)用中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如果不結(jié)合協(xié)同軟件，對信息孤島的消除幫助極其有限，因為在網(wǎng)絡(luò)上"聯(lián)網(wǎng)"的往往是單項應(yīng)用或者單個部門，如網(wǎng)絡(luò)財務(wù)等等，許多信息、應(yīng)用業(yè)務(wù)、組織成員之間并沒有聯(lián)網(wǎng)，更談不上基于網(wǎng)絡(luò)的協(xié)作。特別是一些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的連接與協(xié)作，在協(xié)同軟件出現(xiàn)前，沒有像企業(yè)資源計劃（ERP）那樣有深入的理論研究和體系化的應(yīng)用推廣，因此在應(yīng)用上也比較紊亂，還缺乏比較扎實的理論基礎(chǔ)和應(yīng)用規(guī)范，如：公文管理、檔案管理、知識管理等等。   事實上，非結(jié)構(gòu)化信息數(shù)據(jù)的協(xié)作與資源計劃管理一樣重要，據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，一家不具備協(xié)作性質(zhì)的公司，只能對僅僅20%的企業(yè)資源進行真正的優(yōu)化與管理。而另外80%的有用資源則分別殘留在電子郵件里、桌面上、內(nèi)發(fā)的文件中、從網(wǎng)絡(luò)下載的各種頁面上，以及由企業(yè)應(yīng)用程序生成的可讀報告里。   網(wǎng)絡(luò)技術(shù)特別是第二代互聯(lián)網(wǎng)WEB2的興起，使基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的協(xié)作具備了技術(shù)基礎(chǔ)，互動與誠信成為WEB2的顯著特征。在互聯(lián)網(wǎng)上看新聞、發(fā)郵件等單向的、以信息為中心的應(yīng)用，已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰W(wǎng)上處理辦公事務(wù)、進行商務(wù)往來等，互動的、基于團隊和群組的協(xié)作。協(xié)同軟件因為網(wǎng)絡(luò)的普及，特別是WEB2的興起，而具備了更多應(yīng)用基礎(chǔ)。   二、“知易行難”與管理執(zhí)行力 提升競爭力是企事業(yè)單位為提升工作績效的核心之一，如何提升競爭力，前兩年大家更多的是從提升戰(zhàn)略決策力著眼。為了提升戰(zhàn)略決策能力，許多單位花了不少的人力、物力，企業(yè)單位實施erp系統(tǒng)，就是個典型的例子。ERP軟件作為一個以計劃為核心思想的管理軟件，能夠提升企業(yè)對于內(nèi)外部經(jīng)濟資源的計劃、分析，以縮短交貨周期和產(chǎn)品開發(fā)周期、降低企業(yè)庫存和企業(yè)內(nèi)耗，從而提升企業(yè)對內(nèi)外部管理環(huán)境的準(zhǔn)確判斷，提升自身競爭力和經(jīng)濟效益。   但是，一個不容忽視的事實是：許多企事業(yè)單位的戰(zhàn)略和決策依據(jù)的獲取并不困難，只是有時獲取方式、途徑、速度存在少許的不一樣，而執(zhí)行力卻成為困擾企事業(yè)單位管理者的難題。   “知易行難”已經(jīng)成為企事業(yè)單位，在管理中普遍存的情況。ERP軟件以及政府單位所使用的傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理軟件，解決的是一個"知"的問題，即通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析告訴應(yīng)用單位該去做什么，而協(xié)同軟件解決的是一個"行"的問題，即通過軟件告訴每個操作者應(yīng)去怎么做。主流的協(xié)同軟件產(chǎn)品來看，流程管理恰恰是協(xié)同軟件的主要應(yīng)用功能。從管理學(xué)的角度，協(xié)同軟件的流程管理部分，主要做了三個方面的事情： 一個是讓執(zhí)行者負(fù)責(zé)地做事，這是組織、人員的流程資源綁定； 其次是流程的節(jié)點步驟管理，即這一步做什么、下一步做什么，這是為了避免流程紊亂，使管理有層次和秩序，是為了正確地做事； 再次是節(jié)點的活動管理，即定義該節(jié)點做什么事、如何做，這是為了使流程參與者正確地做事，從而提升工作效率。協(xié)同軟件作為管理軟件的一種，主要是為了滿足管理工作的需要。從管理學(xué)角度看，提升執(zhí)行力，解決在管理中“知易行難”的問題，是協(xié)同軟件產(chǎn)生并廣受青睞的另一個重要根源。