長沙OA信息化系統(tǒng)常見功能模塊

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      1. 知識庫管理——在知識庫的建立中，最大的挑戰(zhàn)之一就是確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。當前，許多公司都試圖建立復雜的知識庫系統(tǒng)。但是由于數(shù)據(jù)不準確、不能得到及時更新，這些知識管理系統(tǒng)都沒有給公司創(chuàng)造什么價值。沒有第一手的知識，照樣可以對知識管理系統(tǒng)的投入做出解釋；根據(jù)關鍵詞或其他的搜索方法也同樣可以檢索到任何一個文件。但是記住，沒有正常的機制，沒有專用的資源，知識庫將會變?yōu)橐粋€垃圾庫。（首先確定企業(yè)需要管理哪些知識。知識庫的內容體現(xiàn)了企業(yè)的核心競爭能力，因此不是所有知識都需要同樣力度的關注，應該分清主次，使得員工了解企業(yè)對知識價值的衡量標準。對于原本存在于員工身上的知識，是否都能夠，以及都有必要記錄到知識庫中呢？比方說下面的幾種情況，將知識保存下來的努力是無效的：有些知識無法完全用文字準確表述出來。即便聯(lián)想的柳傳志，海爾的張瑞敏公開發(fā)表了如此多的講話，至少目前還沒有看到他們的競爭對手中有誰有能力復制了這兩位企業(yè)家的成功，便是這個原因。　

      有些知識沒有必要記錄到知識管理系統(tǒng)中。這是從費用、時效的角度考慮；比方說一家小企業(yè)的客戶服務工作，也許只有兩三個人在做；如果建立一個基于軟件的知識庫，企業(yè)未必有這個財力和人力；而銷售人員關于客戶、市場的看法，存儲超過半年，也許三個月就不再有價值了；即便記錄了，最終記錄下來的往往并不是最重要的知識。擴大知識獲取的空間范圍，簡化知識表達的難度。采用知識管理軟件和會議的方式，提供方便，高效的技術手段，使得知識的產(chǎn)生能夠隨時隨地方便地記錄到知識管理系統(tǒng)中?？刂浦R庫的輸入的質量。知識管理是為提升業(yè)務績效服務，應該責任到人，而不一定要求所有的人都參加。由專人負責，該人需要對業(yè)務了解，具有良好的文字能力，有能力對知識進行評價。此外需要定期，召開會議，對知識方向進行回顧，對積累的知識進行評估，提升知識庫中知識的質量。根據(jù)部門的知識性質應該采取不同的知識庫使用方式。比方說客服部門可以建立客戶咨詢數(shù)據(jù)庫，以不斷積累咨詢經(jīng)驗；而銷售部門的知識管理主要應該采取員工以講師身份培訓同事、定期團隊研討、虛擬社區(qū)提供正式和非正式溝通平臺等方式；試圖建立一個公司整體知識庫的做法就象把勞力士手表、大白菜，和臺式機放在一個店面里銷售一樣定位不清，相互產(chǎn)生負面影響； 

      2. 專家?guī)旃芾?mdash;—目前國內的知識管理系統(tǒng)，對專家?guī)旃芾砉δ苤С州^少。專家?guī)斓淖饔檬菫榱四軌蚩焖僬业侥軌蚪鉀Q問題的人，這不僅僅包括企業(yè)內部的人員，同時也包括企業(yè)外部的專家，他們可能是已經(jīng)離開本企業(yè)的，競爭對手企業(yè)的，供應商企業(yè)，客戶企業(yè)，以及專業(yè)機構等，應該是廣泛的。在企業(yè)內部，將企業(yè)中管理、技術、業(yè)務等領域最優(yōu)秀的骨干收入專家?guī)旃芾?，同時造就更多的專家。在企業(yè)外部，應記錄和關注與企業(yè)的核心競爭力相關領域的真正專家，他們能夠提供多方面、全方位的建議，他們能仔細地分析和把握每個機會，一直都關注相關領域的最新動向。確保他們使用的是可用的和最新的知識。專家?guī)焓谦@得隱性知識和企業(yè)外部知識的重要手段。應該持續(xù)豐富專家?guī)焱瑫r也能豐富知識庫。

      盡管企業(yè)內在工作中發(fā)展起來的許多富有創(chuàng)造的見解和思想都已成文，存儲在知識庫中，但是，更多的知識和經(jīng)驗是作為隱性知識存在于員工們的頭腦中，沒有被整理成文，更談不上交流與共享。為了解決這個問題，麥肯錫創(chuàng)辦了一份內部刊物，專門供那些擁有寶貴經(jīng)驗卻又沒有時間和精力把這些經(jīng)驗整理寫成正式論文或著作的專家們，把他們的思想火花簡單地概括出來，并與同仁共享。這種不拘形式的做法降低了知識交流和傳播的門檻，使許多重要實用的新思想和新經(jīng)驗能夠在短短一兩頁的摘要里面保存下來，并用于傳播。在每一篇這樣的短文后面，都附有關于作者的詳細信息，便于有興趣的讀者按圖索驥，找到可以請教的專家。這種靈活的交流方式不僅使有益的知識和經(jīng)驗在公司內得到有效的傳播，激勵創(chuàng)新和坦誠的交流，而且也有助于提高知識提供者的個人聲譽，為他們在公司里的發(fā)展提供良好的環(huán)境和機會。這種自由選擇的方法還有助于甄選真正富有價值的點子和思想。 

      3. 協(xié)作工具——通過協(xié)作來傳遞知識是知識管理的重要內容。知識管理的目標之一是知識共享和知識創(chuàng)新。知識在溝通過程中得到傳播，新的知識也同樣是在溝通過程中創(chuàng)造出來的，因此知識管理的一個重要組成部分是員工溝通的過程。溝通過程，既包括正式的業(yè)務運作流程、管理流程，也包括員工間交往的非正式溝通過程，是體現(xiàn)在業(yè)務流程、人際交往過程中的一種管理思想。當前的知識管理軟件都會提供如電子郵件，討論組，即時通訊，工作流等功能，已經(jīng)可以比較充分地支持溝通過程。在實施中，特別注意應避免另外設計出一套獨立的管理體系來推動知識管理，不僅是一種將本來一體化的事情非要分割開來操作的機械主義的做法，更把一個本來對企業(yè)和員工都非常有利的事情辦成了讓大家感覺不到好處的負擔，最終成為多花錢還辦不成事的典型。維系協(xié)作工具使用的紐帶一定是對績效的直接促進，而不是可有可無的。協(xié)作工具應該能支持快速反應的溝通制度。在麥肯錫，在反應方面（對別人要求的響應）有一條道德規(guī)范，無論是什么人（甚至是最初級的咨詢顧問），無論是來自世界上的什么地方，只要有人向你提出了請求，你務必在小時內給他答復。這不僅有利于數(shù)據(jù)搜集，而且對確認正確的研究方向也大有裨益。這需要持久地努力建設這種企業(yè)文化，當然需要從上到下，逐步貫徹。 

      4. 激勵機制管理——有企業(yè)抱怨，盡管為員工溝通建立了多種渠道和方式，包括各種基于項目，或基于工作流程，或基于業(yè)務的虛擬社區(qū)，但是很少有員工來貢獻知識，偶爾討論的也往往是工作以外的話題。這也怨不得員工。分享知識從來就不是人的本性；如果期待員工能夠分享寶貴的、有價值的知識，企業(yè)除了必須建立溝通的平臺--比如基于IT的工作環(huán)境，這些很多企業(yè)都會去做--激勵機制的建立至關重要。比方說對貢獻知識的行為的直接物質（而非僅僅是精神的）獎勵，與個人職業(yè)生涯發(fā)展掛鉤的知識貢獻機制等等；在員工中進行績效考核中，包含審核對他人工作的支持和推動程度。根據(jù)對企業(yè)知識管理的貢獻價值，企業(yè)需要提供經(jīng)費來支持相關知識的討論活動。目前的知識管理軟件在激勵機制管理方面不但可以獲取知識庫，專家?guī)欤瑓f(xié)作工具的數(shù)據(jù)，而且還應具備績效考核的管理功能，可以通過與人力資源系統(tǒng)完成。對知識庫，專家?guī)煲约皡f(xié)作工具需要具備評價功能，包括自動統(tǒng)計，（例如文檔引用數(shù)量，瀏覽次數(shù)等）和關鍵的全方位知識管理參與者的相互評價功能。知識管理的結構由企業(yè)文化，基礎設施，IT技術組成。企業(yè)文化綜合地反映了企業(yè)員工對知識管理的理解，對知識共享的支持和激勵，以及在知識共享過程中的相互交流?；A設施涉及公司的辦公條件，組織結構以及知識管理制度；技術則反映出企業(yè)在實施知識管理過程中的戰(zhàn)略傾向，以及如何最有效地進行知識共享。在實施中可從這三方面考慮實施的方法和解決實施中遇到的問題。