香港某政府部門長春OA信息化案例

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     香港某政府部門在最近一個知識管理研討會上介紹其知識管理歷程，其經驗很值得與大家分享。

該政府部門雇用超過一萬名人員，早在七、八年前發(fā)現在單位內普遍存在以下的狀況：

各式各樣的規(guī)章制度、操作規(guī)程、參考資料等絕大部分以文件的形式存在，數量不斷增加，堆積如山；

尋找文件耗費時間；

錯誤發(fā)生后鮮為人知，導致同一錯誤反復發(fā)生；

工作流程中欠缺溝通，引致重復或多余的活動，造成資源浪費；

重要的訊息、資料丟失

經內部研究，該政府部門認為改善以上問題需要從知識管理著手。

首先，制訂知識管理方針，明確目標是通過知識的獲取、分享、使用和創(chuàng)造，使輔助其事業(yè)成功。其次，明白知識管理活動不宜操之過急，應分階段進行，于是分三個階段在內部推進知識管理。

第一階段以資料為本，首先將所有文件電子化。在此之前需要確認電腦系統的配套，制定出大部分同事認可的分類、目錄、檢索方法，落實電子文檔的管理制度。此外，及早落實保安和保密措施非常重要，諸如給檔案分出機密級別，給員工分出下載權力，涉及個人隱私資料的過濾安排等；否則事后補救將后悔莫及。

第二階段以人為本，推動單向的知識分享，如個人經驗分享會，博客等，同時利用工具將有關知識以口授（錄音、錄影）或文字保存下來。

第三階段以創(chuàng)新為本，組織互動方式的內部團隊，知識茶座聊天聚會、興趣小組等，促進創(chuàng)意、新發(fā)現的獲取。

在不知不覺中，一個含四大板塊的知識管理平臺在單位內逐漸形成。該四大板塊是：

（1）制定知識管理的戰(zhàn)略方針：知識管理的工作流程必須離不開業(yè)務范圍。

（2）引入知識管理系統IT資源：軟硬件、數據庫、內容管理、搜索引擎、知識PORTAL等。

（3）促進知識流動：通過知識管理部門、培訓部門（內部學院）、知識管理大使、知識交易員等的努力，配合COP，AAP，K CAFE，說故事、知識論壇、同事咨詢計劃（知識黃頁）等活動，達到知識交流的目的。

（4）建立知識管理文化：采取多方面宣傳和推廣活動，這些活動包括電子雜志、研討會、內聯網內口號和廣告、知識開放日、知識義工團、最受歡迎知識貢獻人物選舉等。

回顧過往幾年推進知識管理的經驗，覺得其成功有賴于：

領導的明確支持和以身作則；

任何方向、計劃、目標、活動都以業(yè)務為主導；

不能孤芳自賞，必須得到大部分人員的參與；

得到足夠的IT電腦系統支援，但不能過分依賴機器；

 通過教育和培訓，謀求共識；

 知識管理是個長遠的、不息的過程，不能急于求成，不要半途而廢。

而挫敗的原因則有有（1）開始時過分依賴電腦科技，忽視人的因素，及（2）偏重于以大量指標，圖表甚至利誘去證明知識管理的成功?，F今他們察覺到，既然知識是隱性的，知識管理的成效有時候要靠感覺，或通過新設計的軟性指標來顯示。

看過以上的案例，大家會不會有似曾相識的感覺？如果沒有感覺，那很大可能是您的單位還沒有意識到知識管理的需要。那么，把本文從頭到尾再看一遍吧，或許有所發(fā)現。