用CMS確保你的投資收益

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無論你的企業(yè)正在考慮投資協(xié)作性工具或內(nèi)容管理系統(tǒng)，還是希望通過調(diào)整現(xiàn)有資源實現(xiàn)價值最大化，Nucleus CMS（內(nèi)容管理系統(tǒng)）將提供一些關(guān)性鍵步驟來保證你的投資獲得最佳收益。

審核內(nèi)容

審核內(nèi)容的時間一般不超過一或兩個小時，但是這樣做卻可以成為知識庫獲得更廣泛應(yīng)用的基石。審核過程包括考慮現(xiàn)存的信息是否主要由程序文檔、常見問題解答、產(chǎn)品信息或是隨機記錄組成？是否可以直觀地加以組織？這些信息是否應(yīng)該存在？這一過程將揭示為了保證信息與更多用戶的相關(guān)性你所需要做出的調(diào)整。

審核用戶

負責人員可能會告訴你說這是一項偉大的系統(tǒng)而且他們并不準備進行改變。請讓他們盡情地闡述自己的觀點，這里面可能隱藏著他們在作為你公司未來政策核心部分的知識庫或想要避免的不利想法中獲取收益的最佳實踐。審核未來用戶，通過知識庫引入一些新用戶并觀察他們對系統(tǒng)的感知性。

在你所處的環(huán)境中，知識庫的最佳實踐在很大程度上依賴于下面所列示的因素。

現(xiàn)有及期望的知識庫應(yīng)用

下面3個問題的答案將有助于揭示你對知識庫當前結(jié)構(gòu)所進行的可能變革，以保證其對更多用戶的實用性。絕大多數(shù)用戶是否在首次搜索過程中就得到了他們所需要的信息？

在找到最終所需的信息之前，用戶花多少時間在相關(guān)內(nèi)容上？

用戶訪問知識庫的頻度是多長時間？

我們在這里作一個實驗，讓那些非用戶來進行搜索并觀察他們是否獲得所需信息。如果他們沒有實現(xiàn)這一目標，那么就有必要對知識庫進行小的調(diào)整使得它對于更多的人而言具有感知性——并使之成為添加新內(nèi)容的有效基礎(chǔ)。

現(xiàn)在或未來是否存在著知識庫的“專業(yè)用戶”和“隨機用戶”，他們之間有何差異？如果是專業(yè)用戶，他們最關(guān)注的是數(shù)據(jù)如何組織以及為得到最佳結(jié)果所使用的工作區(qū)或技巧。而隨機用戶則可能指出最讓人感到失望的部分。

管理用戶組（使一些人負責創(chuàng)作、一些人負責評論、一些人負責撤銷過時信息而另一些人僅僅訪問內(nèi)容）是保證內(nèi)容適當和相關(guān)的重要途徑，要對符合條件的人員授予權(quán)利。作為有效實施的輔助措施，你需要知曉將用戶分為幾組以及評審程序預期（如果需要的話）。你還需要確定多個用戶組潛在政策方面的關(guān)鍵性關(guān)系。

為確保每一個人貢獻有價值的內(nèi)容以及擁護新體制，需要建立一套簡易的內(nèi)容創(chuàng)造程序和不費力的工作流。

現(xiàn)有及期望的內(nèi)容

今天你擁有著無數(shù)的內(nèi)容信息。它們是否都是對特定問題、特定產(chǎn)品項目或程序項目的解答？鑒于知識庫中內(nèi)容的多樣性，Nucleus系統(tǒng)推薦選取幾個基于類型和內(nèi)容進行搜索的擁有相似外觀和體驗的標準化模板（如我正在尋找關(guān)于擴展的程序文檔或是關(guān)于e－mail的常見問題解答）。

它們是如何分類或相互關(guān)聯(lián)的？讓我們再次關(guān)注有效的搜索結(jié)果是如何使那些沒有經(jīng)驗的用戶來確認你是否需要就項目的訪問方式進行一些調(diào)整的問題。這可以基于你的標準化模板設(shè)計，例如將所有的程序文檔按照程序和產(chǎn)品與（或）問題的參照來進行分類。

一般來說，項目的平均容量是多大（如1頁、50頁或1段）？如果平均容量很小而且用戶首次搜索就獲得了所需信息，那么這一容量（伴隨著關(guān)聯(lián)或附件的機會）可能是一項良好的模板標準，你需要在類別基礎(chǔ)上來加以考慮。如果用戶通過訪問多個項目來搜尋信息，那么你可能需要“整合”（chunk up）或組織更有效的關(guān)聯(lián)。為了減少用戶搜尋時間，提供相關(guān)鏈接（而不是多種附件）可能是一項更好的策略。

預想中的內(nèi)容每月更新速率是多少？支持簡單的meta-tagging方法、創(chuàng)作日期、暗示停止日期和其它數(shù)據(jù)屬性（相關(guān)的關(guān)鍵詞或項目）的標準模板將保持內(nèi)容的一致與流行。

所謂內(nèi)容的流行性是指借助于現(xiàn)有的知識庫和已經(jīng)完成的項目范例，你或許能夠決定當天進行評審和可能撤銷信息的時間序列。模板的一個簡單變動可以使信息的有權(quán)修改者告訴你應(yīng)該進行撤銷評審或直接撤銷的時機。

結(jié)論

掌握內(nèi)容管理系統(tǒng)或其訪問手段有助于識別一些領(lǐng)域，在這些領(lǐng)域中你能夠從現(xiàn)有項目獲得更多回報或者通過設(shè)計一個項目來產(chǎn)生遞增的生產(chǎn)率并減少用戶煩惱。

來源：AMT