用CMS確保你的投資收益

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無(wú)論你的企業(yè)正在考慮投資協(xié)作性工具或內(nèi)容管理系統(tǒng)，還是希望通過(guò)調(diào)整現(xiàn)有資源實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化，Nucleus CMS（內(nèi)容管理系統(tǒng)）將提供一些關(guān)性鍵步驟來(lái)保證你的投資獲得最佳收益。

審核內(nèi)容

審核內(nèi)容的時(shí)間一般不超過(guò)一或兩個(gè)小時(shí)，但是這樣做卻可以成為知識(shí)庫(kù)獲得更廣泛應(yīng)用的基石。審核過(guò)程包括考慮現(xiàn)存的信息是否主要由程序文檔、常見(jiàn)問(wèn)題解答、產(chǎn)品信息或是隨機(jī)記錄組成？是否可以直觀地加以組織？這些信息是否應(yīng)該存在？這一過(guò)程將揭示為了保證信息與更多用戶(hù)的相關(guān)性你所需要做出的調(diào)整。

審核用戶(hù)

負(fù)責(zé)人員可能會(huì)告訴你說(shuō)這是一項(xiàng)偉大的系統(tǒng)而且他們并不準(zhǔn)備進(jìn)行改變。請(qǐng)讓他們盡情地闡述自己的觀點(diǎn)，這里面可能隱藏著他們?cè)谧鳛槟愎疚磥?lái)政策核心部分的知識(shí)庫(kù)或想要避免的不利想法中獲取收益的最佳實(shí)踐。審核未來(lái)用戶(hù)，通過(guò)知識(shí)庫(kù)引入一些新用戶(hù)并觀察他們對(duì)系統(tǒng)的感知性。

在你所處的環(huán)境中，知識(shí)庫(kù)的最佳實(shí)踐在很大程度上依賴(lài)于下面所列示的因素。

現(xiàn)有及期望的知識(shí)庫(kù)應(yīng)用

下面3個(gè)問(wèn)題的答案將有助于揭示你對(duì)知識(shí)庫(kù)當(dāng)前結(jié)構(gòu)所進(jìn)行的可能變革，以保證其對(duì)更多用戶(hù)的實(shí)用性。絕大多數(shù)用戶(hù)是否在首次搜索過(guò)程中就得到了他們所需要的信息？

在找到最終所需的信息之前，用戶(hù)花多少時(shí)間在相關(guān)內(nèi)容上？

用戶(hù)訪問(wèn)知識(shí)庫(kù)的頻度是多長(zhǎng)時(shí)間？

我們?cè)谶@里作一個(gè)實(shí)驗(yàn)，讓那些非用戶(hù)來(lái)進(jìn)行搜索并觀察他們是否獲得所需信息。如果他們沒(méi)有實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，那么就有必要對(duì)知識(shí)庫(kù)進(jìn)行小的調(diào)整使得它對(duì)于更多的人而言具有感知性——并使之成為添加新內(nèi)容的有效基礎(chǔ)。

現(xiàn)在或未來(lái)是否存在著知識(shí)庫(kù)的“專(zhuān)業(yè)用戶(hù)”和“隨機(jī)用戶(hù)”，他們之間有何差異？如果是專(zhuān)業(yè)用戶(hù)，他們最關(guān)注的是數(shù)據(jù)如何組織以及為得到最佳結(jié)果所使用的工作區(qū)或技巧。而隨機(jī)用戶(hù)則可能指出最讓人感到失望的部分。

管理用戶(hù)組（使一些人負(fù)責(zé)創(chuàng)作、一些人負(fù)責(zé)評(píng)論、一些人負(fù)責(zé)撤銷(xiāo)過(guò)時(shí)信息而另一些人僅僅訪問(wèn)內(nèi)容）是保證內(nèi)容適當(dāng)和相關(guān)的重要途徑，要對(duì)符合條件的人員授予權(quán)利。作為有效實(shí)施的輔助措施，你需要知曉將用戶(hù)分為幾組以及評(píng)審程序預(yù)期（如果需要的話）。你還需要確定多個(gè)用戶(hù)組潛在政策方面的關(guān)鍵性關(guān)系。

為確保每一個(gè)人貢獻(xiàn)有價(jià)值的內(nèi)容以及擁護(hù)新體制，需要建立一套簡(jiǎn)易的內(nèi)容創(chuàng)造程序和不費(fèi)力的工作流。

現(xiàn)有及期望的內(nèi)容

今天你擁有著無(wú)數(shù)的內(nèi)容信息。它們是否都是對(duì)特定問(wèn)題、特定產(chǎn)品項(xiàng)目或程序項(xiàng)目的解答？鑒于知識(shí)庫(kù)中內(nèi)容的多樣性，Nucleus系統(tǒng)推薦選取幾個(gè)基于類(lèi)型和內(nèi)容進(jìn)行搜索的擁有相似外觀和體驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)化模板（如我正在尋找關(guān)于擴(kuò)展的程序文檔或是關(guān)于e－mail的常見(jiàn)問(wèn)題解答）。

它們是如何分類(lèi)或相互關(guān)聯(lián)的？讓我們?cè)俅侮P(guān)注有效的搜索結(jié)果是如何使那些沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的用戶(hù)來(lái)確認(rèn)你是否需要就項(xiàng)目的訪問(wèn)方式進(jìn)行一些調(diào)整的問(wèn)題。這可以基于你的標(biāo)準(zhǔn)化模板設(shè)計(jì)，例如將所有的程序文檔按照程序和產(chǎn)品與（或）問(wèn)題的參照來(lái)進(jìn)行分類(lèi)。

一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目的平均容量是多大（如1頁(yè)、50頁(yè)或1段）？如果平均容量很小而且用戶(hù)首次搜索就獲得了所需信息，那么這一容量（伴隨著關(guān)聯(lián)或附件的機(jī)會(huì)）可能是一項(xiàng)良好的模板標(biāo)準(zhǔn)，你需要在類(lèi)別基礎(chǔ)上來(lái)加以考慮。如果用戶(hù)通過(guò)訪問(wèn)多個(gè)項(xiàng)目來(lái)搜尋信息，那么你可能需要“整合”（chunk up）或組織更有效的關(guān)聯(lián)。為了減少用戶(hù)搜尋時(shí)間，提供相關(guān)鏈接（而不是多種附件）可能是一項(xiàng)更好的策略。

預(yù)想中的內(nèi)容每月更新速率是多少？支持簡(jiǎn)單的meta-tagging方法、創(chuàng)作日期、暗示停止日期和其它數(shù)據(jù)屬性（相關(guān)的關(guān)鍵詞或項(xiàng)目）的標(biāo)準(zhǔn)模板將保持內(nèi)容的一致與流行。

所謂內(nèi)容的流行性是指借助于現(xiàn)有的知識(shí)庫(kù)和已經(jīng)完成的項(xiàng)目范例，你或許能夠決定當(dāng)天進(jìn)行評(píng)審和可能撤銷(xiāo)信息的時(shí)間序列。模板的一個(gè)簡(jiǎn)單變動(dòng)可以使信息的有權(quán)修改者告訴你應(yīng)該進(jìn)行撤銷(xiāo)評(píng)審或直接撤銷(xiāo)的時(shí)機(jī)。

結(jié)論

掌握內(nèi)容管理系統(tǒng)或其訪問(wèn)手段有助于識(shí)別一些領(lǐng)域，在這些領(lǐng)域中你能夠從現(xiàn)有項(xiàng)目獲得更多回報(bào)或者通過(guò)設(shè)計(jì)一個(gè)項(xiàng)目來(lái)產(chǎn)生遞增的生產(chǎn)率并減少用戶(hù)煩惱。

來(lái)源：AMT