制造業(yè)OA系統(tǒng)

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    生產(chǎn)制造業(yè)的競爭表現(xiàn)在縮短研發(fā)和生產(chǎn)周期、降低采購成本、實現(xiàn)敏捷制造、按單制造......本文筆者主要介紹了泛普制造業(yè)OA系統(tǒng)應用，包括：制造業(yè)信息化建設現(xiàn)狀、泛普制造業(yè)OA解決方案、泛普OA系統(tǒng)在制造業(yè)的具體應用效果、泛普制造業(yè)OA系統(tǒng)特點。

    一、制造業(yè)信息化建設現(xiàn)狀

    制造業(yè)是公認的數(shù)據(jù)量大、成本控制嚴格、受經(jīng)濟形式走向影響程度高的行業(yè)，而傳統(tǒng)的以紙為載體的溝通方式層次多、效率低、費用高，而且極易因信息溝通失誤造成損失。項目成本中的3－5%是由于信息失誤導致的，對重要數(shù)據(jù)的電子化和數(shù)據(jù)共享的OA系統(tǒng)，以及在此基礎上完成各部門之間的協(xié)作，成為制造業(yè)信息化的重點。

    從企業(yè)內(nèi)部供應鏈運作和行業(yè)特征來看，制造企業(yè)的核心問題集中體現(xiàn)在以下幾個方面：　

    1.計劃管理：外部環(huán)境使得需求經(jīng)常處在變化和波動之中，因此對資源進行配置、業(yè)務進行預測的計劃的制定就顯得較復雜。

    2.成本管理：制造業(yè)工序繁多，這些成本信息的時效性、準確性對企業(yè)財務核算和經(jīng)營決策至關重要，目前多數(shù)制造企業(yè)的成本管理尚處在較粗放的階段。

    3.庫存管理：由于生產(chǎn)計劃的不確定性及對庫存物料的實時情況把握的缺乏，往往造成庫存物料呆滯和生產(chǎn)所需物料缺貨、不配套現(xiàn)象同時并存。

    4.物料供應：對制造業(yè)來講，采購成本占整個產(chǎn)品成本的比重很大，因此加強物料采購計劃和資金預測，使采購過程透明化，有效地規(guī)避采購風險對企業(yè)來講非常重要，也是企業(yè)采購管理中較簿弱的環(huán)節(jié)。

    5.銷售管理：制造企業(yè)在銷售管理中最突出的問題是：客戶信息散亂，預測準確率低，價格管理混亂和信用風險管理薄弱。

    6.缺乏有用、可用的信息，難以科學決策：企業(yè)內(nèi)部信息的集成應用程度低，企業(yè)信息分散在各個部門，收集維護工作量大，難于共享，而且大量重復，很難實現(xiàn)對生產(chǎn)制造、物流管理及企業(yè)資金、成本信息及各種計劃執(zhí)行情況的及時查詢，無法對企業(yè)決策者提供有效的支持。

    生產(chǎn)制造企業(yè)要想在日趨多元化的競爭中立于不敗之地，就必須想辦法改變傳統(tǒng)的管理模式、提高生產(chǎn)管理效率、降低傳統(tǒng)的采購、庫存、生產(chǎn)、銷售以及各環(huán)節(jié)的辦公管理成本等。所以，作為制造業(yè)管理信息化的重點，是在意識形態(tài)和思想模式上的轉變，很多企業(yè)家，特別是中小企業(yè)的領導對管理的理念并不清楚，進行的都是比較樸素和直觀的管理，缺乏科學的管理理念，對數(shù)字化信息化的管理認識不足。

    二、泛普制造業(yè)OA解決方案

    制造業(yè)OA系統(tǒng)管理的主要宗旨是以工作流為中心，通過對流程的管理控制，將日常的業(yè)務管理和人、財、物做到協(xié)同、動態(tài)、和諧的發(fā)展，即流程同資源的協(xié)同，物流、信息流、資金流和人力資源流的協(xié)同；并將信息流與人、財、物組織成一個巨大的企業(yè)資源信息網(wǎng)，形成信息聯(lián)動效應。 

    泛普總結以往的項目實施經(jīng)驗，提出如下制造業(yè)OA系統(tǒng)解決方案： 

    1.搭建生產(chǎn)制造企業(yè)信息門戶 

    為內(nèi)部不同的用戶提供不同的信息門戶用于訪問各種信息資源的統(tǒng)一的平臺入口；它可以整合生產(chǎn)制造企業(yè)組織內(nèi)的各種系統(tǒng)資源，提供日常辦公、經(jīng)營管理、統(tǒng)計分析、知識管理、組織文化的傳播。將這些信息整合到不同的門戶下去，組織內(nèi)部的各種管理層、普通員工、決策層等不同角色用戶都可以通過這個統(tǒng)一入口獲得個性化的信息與服務。如：可以通過多級立體的信息門戶，專門為不同部門，不同組織定制提取相關聯(lián)的信息；為組織內(nèi)的采購部門提供原材料信息、供應商報價信息等，為銷售部門提供銷售策略、產(chǎn)品信息等，為供應商提供訂單信息，庫存信息等，為銷售服務商提供產(chǎn)品價格信息，技術服務信息等。從而實現(xiàn)有用的信息自動推送給有用的人；有權限要求的信息自動推送給有權限的人，并保持顯示的信息始終為最新最重要的信息。

    2.創(chuàng)建生產(chǎn)制造企業(yè)工作流管理平臺

    企業(yè)在經(jīng)營和成長過程中，逐步會沉淀下很多規(guī)章制度，其中包括各種紙質(zhì)表單、流程規(guī)范、數(shù)據(jù)規(guī)范、崗位說明、權限等，制度的形成、推廣和優(yōu)化過程，也是規(guī)范員工行為的過程，是實現(xiàn)內(nèi)部協(xié)作分工的過程、是規(guī)范崗位操作、從人治向法制逐步進步的過程。

    但是逐步累積起來的制度和規(guī)范汗牛充棟，員工根本沒有辦法完全學習和掌握；規(guī)章制度的優(yōu)化和調(diào)整后，很難實時的將最新版本傳達到每位員工，因此制度的形成、推廣和優(yōu)化過程難度很高，使得制度不能有效落地，大部分員工對制度的掌握僅限于考勤、例會等頻繁使用的制度。

    通過工作流軟件的實施和應用，可以幫助企業(yè)規(guī)章制度和管理規(guī)范有效落地。

    在工作流的適用性上，不但可以做到表單樣式的靈活設計，還可以在表單中實現(xiàn)字段計算、合計、二維表等特殊應用；不但支持流程的剛性規(guī)范，還可以支持流程根據(jù)職務、天數(shù)、金額、字段等各種條件進行流程走向判斷；不但支持表單流程的集成，還支持同一流程在不同節(jié)點展現(xiàn)不同的表單，支持子流程觸發(fā)技術。

    泛普OA系統(tǒng)工作流管理平臺實現(xiàn)了跨部門、跨單位、多人員、多任務的協(xié)同工作，在統(tǒng)一規(guī)劃統(tǒng)一調(diào)度和高效交流下完成，以強大的系統(tǒng)工作流引擎以及自定義、圖形化的制作工具為基礎，打造高效辦公自動化體系，實現(xiàn)共同目標。工作流管理平臺通過系統(tǒng)強大數(shù)據(jù)引擎可以輕松將本系統(tǒng)中或者其他系統(tǒng)中得信息抓取過來展現(xiàn)給用戶，從而將其他的各個業(yè)務系統(tǒng)緊密地的整合在一起，實現(xiàn)相互之間的權限、信息、流程的交互，實現(xiàn)組織內(nèi)部運作交流，提高工作流程效率。

    例如將原先孤立的檔案管理系統(tǒng)與公文管理、工作流程等模塊關聯(lián)起來，實現(xiàn)公文、流程信息的自動歸檔；同時用戶在檔案管理系統(tǒng)中就可以提交檔案借閱申請，系統(tǒng)自動調(diào)用OA系統(tǒng)中的檔案借閱流程來完成審批的過程，然后以消息的方式通知申請人，經(jīng)過審批后

    3.實現(xiàn)生產(chǎn)制造企業(yè)知識管理和共享 

    通過協(xié)同知識管理平臺將組織日常工作中各環(huán)節(jié)積累的各類技術信息、營銷信息、管理信息等經(jīng)驗知識進行收集、整理、沉淀、創(chuàng)新和利用，并快速地傳遞給新人、合作伙伴等，確保企業(yè)不會因人員的流失而丟掉相應的經(jīng)驗及方法。

    通過組織結構對功能訪問權限、角色以及數(shù)據(jù)權限的控制，結合知識管理系統(tǒng)，使生產(chǎn)制造業(yè)可以有效地對產(chǎn)品生命周期數(shù)據(jù)的安全存儲、共享和統(tǒng)一進行管理。如：質(zhì)量文檔管理可以作為知識管理的一個欄目進行管理。ISO9000:2000，ISO14000，BS7799，QS9000等諸多的質(zhì)量標準體系已成為企業(yè)競爭力的最重要指標。對于制造業(yè)而言，產(chǎn)品的品質(zhì)是企業(yè)的生命，所以通過強大的知識管理體系，建立一套質(zhì)量文件管理系統(tǒng)，落實文件制定、核準作業(yè)，嚴格管制文件發(fā)行與變更流程，是公司質(zhì)量控制的基礎。

    二、泛普制造業(yè)OA系統(tǒng)具體應用效果

    1.泛普OA系統(tǒng)利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現(xiàn)資源管理決策的應用。從最初的以大規(guī)模采用復印機等辦公設備為標志的初級階段，發(fā)展到今天的以運用網(wǎng)絡和計算機為標志的現(xiàn)階段，對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

    OA系統(tǒng)解決了企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)可控性、提高企業(yè)運轉效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。

    此外，從更高層面上說，企業(yè)資源決策系統(tǒng)是一種承載企業(yè)領導的管理思想的工具，它一方面使領導的管理思想和意圖盡快通過軟件的功能傳遞到員工之中；另一方面收集企業(yè)內(nèi)部各種信息來反饋給領導以輔助領導決策。從而成為使整個企業(yè)良性運轉的紐帶。

    2.極大的提高工作效率

    泛普OA系統(tǒng)的上線運行，可以使工作人員不用拿著各種文件，申請，單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?簽字,蓋章。這些都可在網(wǎng)絡上進行。此外，各種事務的處理可以完全脫離地域空間的限制，只要有網(wǎng)絡，我們的企業(yè)領導可以隨時隨地的進行企業(yè)內(nèi)部事務的處理，真正逃脫辦公室的桎梏。

    節(jié)省運營成本最主要是時間成本，此外還有紙張，電話，傳真等等，此類成本的節(jié)省率會隨著企業(yè)規(guī)模的增長而提高。機構越龐大，所產(chǎn)生的節(jié)省效果越明顯。

    3.規(guī)范企業(yè)管理

    最主要是把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如:公文會簽，生產(chǎn)排產(chǎn)，用款報銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進行。

    4.提高企業(yè)競爭力,凝聚力員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企業(yè)的內(nèi)部的凝聚力將大大增強。

    5.使決策變得迅速科學    高層決策不再是不了解情況,缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事，而是以報表數(shù)據(jù)和三維圖表為依據(jù)做出的科學的決策。

    總之，對于企業(yè)的高層領導者來說，泛普OA系統(tǒng)是決策支持系統(tǒng),能夠為領導提供決策參考和依據(jù)。對于中層管理者來說宇博OA是信息管理系統(tǒng),而對于基層員工來說，泛普OA系統(tǒng)又是事務業(yè)務處理系統(tǒng)。泛普OA系統(tǒng)能夠為企業(yè)的管理人員和普通員工提供良好的辦公手段和環(huán)境,使之準確,高效,愉快的工作。

    三、泛普制造業(yè)OA系統(tǒng)特點

    辦公自動化的應用已經(jīng)多年，在行政事業(yè)單位和企業(yè)都有著廣泛的使用。但是和行政事業(yè)單位的應用不同的是，企業(yè)是以贏利為最終目標的，信息化建設必須服從和服務于這個目標。因此，在企業(yè)中建設企業(yè)資源決策系統(tǒng)，應將企業(yè)資源決策系統(tǒng)建成一個為企業(yè)全面信息化管理服務的平臺。具體到制造業(yè)，這樣的平臺應具有以下幾個特點：

    1.功能多樣性

    制造業(yè)企業(yè)OA系統(tǒng)所具有的特性，要求它至少應包括以下的功能：

    辦公管理：包括工作流程控制，文件管理，檔案管理，會議管理，日程安排，信息發(fā)布，即時通信等；

    辦公管理增強功能：計劃管理，安全管理，質(zhì)量管理，工程、維修管理，車輛管理，招投標管理，人力資源管理，采購管理，考勤管理等；

    與其他業(yè)務管理系統(tǒng)的集成：包括與成本管理系統(tǒng)等系統(tǒng)的集成應用； 

    系統(tǒng)公共平臺：在這個平臺上，各獨立的業(yè)務子系統(tǒng)能夠有機地聯(lián)系起來，實現(xiàn)信息的高度共享和各類數(shù)據(jù)的分類、匯總、統(tǒng)計、分析等功能；    遠程辦公系統(tǒng)：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的應用和發(fā)展，企業(yè)資源決策系統(tǒng)系統(tǒng)應該具有開放性和互聯(lián)性的特點，支持決策者的異地遠程辦公，支持集團化制造業(yè)的異地信息共享。

    2.泛普OA統(tǒng)是聯(lián)接其它各個業(yè)務子系統(tǒng)的紐帶

    企業(yè)資源決策系統(tǒng)以加強管理，實現(xiàn)制造業(yè)企業(yè)內(nèi)外信息的高度共享和合理有序流動為核心。通過對工作流的分析，將其它以核算為核心的業(yè)務系統(tǒng)有機地結合起來，利用即時通訊在各部門之間進行聯(lián)系。在保證信息的安全性、一致性、及時性的基礎上，最終使信息在各個業(yè)務子系統(tǒng)之間安全、順暢地流動，達到提高工作效率，優(yōu)化管理，節(jié)約運營成本的目的。

    3.泛普OA系統(tǒng)是整個信息系統(tǒng)的決策中心

    通過企業(yè)OA系統(tǒng)所建立起來的開放性平臺，可以方便地獲得其他管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，并通過企業(yè)資源決策系統(tǒng)特有的數(shù)據(jù)分類、匯總、統(tǒng)計、分析等功能，對這些數(shù)據(jù)進行加工和處理，使企業(yè)的管理人員和決策者能夠及時準確地掌握企業(yè)各個環(huán)節(jié)的變化情況，為科學決策提供充分的依據(jù)。