政府OA軟件之會(huì)議管理模塊介紹

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實(shí)現(xiàn)內(nèi)部會(huì)議申請(qǐng)發(fā)起和審核以及決議的執(zhí)行管理，同時(shí)可滿足避免時(shí)間沖突和會(huì)議提醒；以及對(duì)會(huì)議形成的決議一個(gè)追蹤，包括對(duì)會(huì)議決議的任務(wù)下達(dá)、在執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)督、反饋處理。
協(xié)同辦公應(yīng)用平臺(tái)通過(guò)會(huì)議管理模塊可實(shí)現(xiàn)對(duì)視頻、非視頻會(huì)議相關(guān)的各種資源的管理，如會(huì)議室、會(huì)議類(lèi)別、會(huì)議名稱(chēng)、負(fù)責(zé)人和參會(huì)人、會(huì)議議程、會(huì)議決議、會(huì)議審批、會(huì)議通知等進(jìn)行管理。會(huì)議管理是一個(gè)整合其他模塊的應(yīng)用，如知識(shí)文檔、人力資源、工作流程等的對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理的模塊，從而有效安排各種會(huì)議資源，支持會(huì)議的召開(kāi)并管理會(huì)議的相關(guān)信息。
協(xié)同辦公應(yīng)用平臺(tái)將會(huì)議也作為一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行管理。由于會(huì)議管理自身的特點(diǎn)，會(huì)議管理模塊提供除了傳統(tǒng)管理功能外，還提供以下擴(kuò)展特性：
1、會(huì)議地點(diǎn)安排——會(huì)議地點(diǎn)的安排將作為會(huì)議信息的一個(gè)組成部分。會(huì)議管理模塊提供對(duì)會(huì)議室的全方位管理，包括會(huì)議室設(shè)置、負(fù)責(zé)人員安排、會(huì)議室使用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，空閑會(huì)議室情況查詢(xún)，并可結(jié)合工作流管理模塊及會(huì)議管理模塊針對(duì)某一會(huì)議鎖定會(huì)議室使用時(shí)段，通知會(huì)議室管理人準(zhǔn)備會(huì)議服務(wù)等功能。
2、會(huì)議工作安排——結(jié)合工作流管理模塊，對(duì)會(huì)議的服務(wù)項(xiàng)目和相關(guān)服務(wù)人員做出工作安排。
3、日程安排——對(duì)大型的會(huì)議做出具體的日程安排。
4、參會(huì)人員安排——結(jié)合工作流管理模塊，所有的參會(huì)人員都將獲得會(huì)議通知。
5、回執(zhí)——由參會(huì)人員填寫(xiě)會(huì)議回執(zhí)以確定是否參加會(huì)議或者其他相關(guān)意見(jiàn)。
6、會(huì)議服務(wù)——如果需要為參會(huì)者提供訂房或訂票等服務(wù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)觸發(fā)相關(guān)工作流。
7、信息共享——所有參會(huì)人員都可以共享公開(kāi)的會(huì)議資料，例如某個(gè)論壇的說(shuō)明文檔，或者相關(guān)決議。
8、保密措施——對(duì)于一些需要保密的會(huì)議資料，可以設(shè)定只能由特定人員進(jìn)行查看。
9、審批——重要會(huì)議的開(kāi)展也可以作為一個(gè)項(xiàng)目的立項(xiàng)過(guò)程來(lái)進(jìn)行審批，并對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備情況進(jìn)行實(shí)施督辦。