基于WEB的辦公自動化系統(tǒng)的應用

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1 引言

現(xiàn)代辦公方式正在不斷改造著我們的辦公室，先進的信息化手段、數(shù)字化工具和強大的網(wǎng)絡支持系統(tǒng)，使我們能夠容易地獲取信息、處理信息、發(fā)布信息和共享信息。辦公自動化的內(nèi)涵也從以提高個人工作效率為目的，發(fā)展為通過提高組織內(nèi)部的協(xié)同工作能力，從而提高辦公室整體工作效率。能否及時、準確、全面地為管理者提供決策所必需的信息和服務，是現(xiàn)代辦公室所面臨的重要問題。

2 辦公自動化概述

2.1 內(nèi)涵和外延

辦公自動化簡稱 OA（Office Automation），在新的時期，基于多年辦公自動化建設經(jīng)驗和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我們對辦公自動化的認識也越來越清楚，辦公自動化建設的本質(zhì)是提高決策效能為目的的。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

對于企業(yè)高層領導而言，OA是決策支持系統(tǒng)（DSS）。對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），對于普通員工而言：OA是事務／業(yè)務處理系統(tǒng)。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效，愉快地工作。

2.2 辦公自動化系統(tǒng)的關鍵技術(shù)

辦公自動化是多種設備和先進技術(shù)的綜合，也是人機一體的有機整體。辦公自動化系統(tǒng)的關鍵技術(shù)有計算機技術(shù)、通信技術(shù)、自動化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和中間件技術(shù)等。從物化的角度看，技術(shù)就是辦公自動化系統(tǒng)的硬件和軟件。

辦公自動化系統(tǒng)的軟件包括系統(tǒng)支撐軟件、辦公自動化系統(tǒng)通用軟件和專用軟件。其中系統(tǒng)支撐軟件是維護計算機運行和管理計算機資源的軟件，如Win98, Win2000，WinXP, Unix操作系統(tǒng)和中間件服務器，如Web服務器、郵件服務器等[2]。通用軟件是指可以商品化大眾化的辦公應用軟件，如wordExcel等。專用軟件是指面向特定單位、部門，有針對性地開發(fā)的辦公應用軟件，如文件處理、會議安排等。OA系統(tǒng)建設中，主要是對系統(tǒng)支撐軟件的部署。專用軟件的開發(fā)和通用軟件的二次開發(fā)。

這些關鍵技術(shù)表現(xiàn)在：

1） PHP 的 Cookie 技術(shù)

PHP（Personal Home Page）是目前最流行服務器腳本語言之一。它運行在Web 服務端，根據(jù)用戶請求或服務器端的數(shù)據(jù)產(chǎn)生動態(tài)網(wǎng)頁。Cookie 是在 HTTP 協(xié)議下，服務器或腳本可以維護客戶工作站上信息的一種方式。Cookie 是由 Web 服務器保存在用戶瀏覽器上的小關系文件，它可以包含有關用戶的信息（如身份識別號碼、密碼、用戶在 Web 站點購物的方式或用戶訪問該站點的次數(shù)）。無論何時用戶鏈接到服務器，Web 站點都可以訪問 Cookie 信息。

一般來說，Cookie 通過 HTTP Headers 從服務器端返回到瀏覽器上[3]。首先，服務器端在響應中利用 Set-Cookie header 來創(chuàng)建一個 Cookie，然后，瀏覽器在它的請求中通過 Cookie header 包含這個已經(jīng)創(chuàng)建的 Cookie，并且反它返回至服務器，從而完成瀏覽器的論證。

瀏覽器創(chuàng)建了一個 Cookie 后，對于每一個針對該網(wǎng)站的請求，都會在 Header中帶著這個 Cookie；不過，對于其他網(wǎng)站的請求 Cookie 是絕對不會跟著發(fā)送的。而且瀏覽器會這樣一直發(fā)送，直到 Cookie 過期為止。使用 Cookie 的限制是，首先是必須在 HTML 文件的內(nèi)容輸出之前設置；其次不同的瀏覽器對 Cookie 的處理不一致的，且有時會出現(xiàn)錯誤的結(jié)果；第三個限制是在客戶端的。一個瀏覽器能創(chuàng)建的 Cookie 數(shù)量最多為 30 個，并且每個不能超過4KB，每個 Web 站點能設置的 Cookie 總數(shù)不能超過 20 個。

2） PHP 的 SESSION 技術(shù)

Session 也稱為會話，其工作原理和 Cookie 類似，PHP為建立Session 的用戶產(chǎn)生一個獨一無二的字符串，用來標志這個用戶的 session。一般將這個字符串稱作 Session Id。然后“sess”＋Session Id 為文件名（例如一個 Session ID 為 123，那么文件名為 sess_123）在服務器的文件系統(tǒng)中建立一個文件，在文件中保存用戶在Session 所定義的全局變量的變量名和值。然后再將 Session Id 作為一個名為PHPSession 的 Cookie 保存在用戶端的文件系統(tǒng)中。

Session 利用 Cookie 的身份標志功能，將用戶在瀏覽網(wǎng)站時需要保存的信息保存在服務器上。這樣 Session 既克服了 HTTP 協(xié)議的缺陷，又防止了信息的泄漏，而且方便了編程者的使用，是一個非常好的解決方案。

3） 先進的群件平臺和分布式組件技術(shù)

做OA軟件離不開群件平臺，群件平臺的技術(shù)趨勢直接影響著OA軟件的發(fā)展方向。LotusNotes是一種所謂的“群組工作軟件”（簡稱群件），它主要用于輔助一群人（可能位于不同地點）協(xié)同工作，因此它也被稱為開放式信息共享平臺[4]。利用Notes，所有群組中的工作人員可以跨越地理界線，在不同平臺上，不同組織機構(gòu)中和不同的國家間共享信息，從而快速完成日常工作，進行決策和開發(fā)管理。

4） 網(wǎng)絡安全技術(shù)以及防火墻技術(shù)

計算機網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展促使計算機應用日益廣泛和深入，同時也使網(wǎng)絡的安全問題日益復雜和突出。網(wǎng)絡安全在辦公自動化系統(tǒng)中占有很重要的地位。如果沒有安全策略和相應的技術(shù)措施來確保系統(tǒng)安全，將對辦公自動化系統(tǒng)造成重大破壞和不可彌補的損失。

由于每個辦公自動化應用系統(tǒng)都不相同，系統(tǒng)需要保護的信息資源也不完全相同，所以并沒有一個通用的安全策略，必須根據(jù)具體的系統(tǒng)來確定自己的安全策略。

網(wǎng)絡安全性可以大致分為四個相互交織的部分：保密、鑒別、抗抵賴性和完整性控制。保密是指保護信息不被未授權(quán)者訪問。鑒別是指在傳輸敏感信息或進行事物處理之前先確認對方的身份。抗抵賴性主要與數(shù)字簽名有關。完整性是指保護信息不能被他人訪問修改。

防火墻技術(shù)是內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)之間的一種安全防范系統(tǒng)，用來限制外部非法（未經(jīng)許可）用戶訪問內(nèi)部網(wǎng)絡資源和內(nèi)部非法向外部傳遞信息，而允許那些授權(quán)的數(shù)據(jù)通過。它在內(nèi)部與外部網(wǎng)絡之是構(gòu)筑一個屏障，防止偷竊或起破壞作用的惡意攻擊。就防火墻采用的基本技術(shù)而言，可以分為包過濾技術(shù)（Packet Filter）和應用網(wǎng)關技術(shù)（Application Gateway）。

3 B/S 模式技術(shù)分析

在分部范圍內(nèi)，由于信息點分布的特征和編制、體制情況，實現(xiàn)工作流與WWW 技術(shù)結(jié)合的辦公自動化會給分部實際辦公帶來真正的方便。下面將針對實際需要分析一下實現(xiàn) B/S 模式辦公自動化的一些問題：1） 集成的客戶/服務器網(wǎng)絡系統(tǒng)；2） 交互系統(tǒng)；3） 分布式系統(tǒng)；4） 動態(tài)系統(tǒng)；5） 跨平臺系統(tǒng)；6） 圖形化的超媒體信息系統(tǒng)。

基本的辦公自動化系統(tǒng)模塊如圖1所示：

4 結(jié)論和展望

辦公自動化的發(fā)展方向應該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務都在網(wǎng)絡環(huán)境下實現(xiàn)。全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習慣的角度來看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配； 另外管理人員原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內(nèi)改變尚需時日。

實現(xiàn)數(shù)字化辦公離不開工作流技術(shù)，目前比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎的工作流技術(shù)，或叫群件技術(shù)。這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統(tǒng)做消息平臺。因此基于Web的工作流軟件將在未來的數(shù)字化辦公領域占主導地位。（萬方數(shù)據(jù)）