2014年在重慶、貴州、成都三地發(fā)布OA實(shí)施推廣、應(yīng)用的配合制度

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　　2014年在重慶、貴州、成都三地發(fā)布OA實(shí)施推廣、應(yīng)用的配合制度

　　一、引言

　　本實(shí)施推廣配合制度的目的是為了公司順利實(shí)施OA項(xiàng)目、以及正式上線內(nèi)部進(jìn)行推廣階段的相關(guān)配合，并以能指導(dǎo)和規(guī)范OA系統(tǒng)的操作使用，而所制定的相關(guān)配合制度。

　　本制度整體分別從OA系統(tǒng)的實(shí)施推廣階段、以及應(yīng)用階段制定相應(yīng)的規(guī)范，另外在應(yīng)用階段根據(jù)OA系統(tǒng)功能模塊，分別對(duì)應(yīng)各模塊的使用進(jìn)行規(guī)范。

　　二、OA項(xiàng)目實(shí)施推廣配合制度

　　1. 泛普軟件實(shí)施推廣整體原則

　　(1). 分布實(shí)施：

　　根據(jù)公司的實(shí)際情況，所需應(yīng)用OA系統(tǒng)的人員、部門(mén)比較多，在實(shí)施推廣階段需要先確定試點(diǎn)單位，待試點(diǎn)部門(mén)用戶應(yīng)用較為成功或熟練，再在其他部門(mén)用戶進(jìn)行逐步推廣，最終達(dá)到整個(gè)公司所有員工均能通過(guò)OA系統(tǒng)處理日常事務(wù)和之間的溝通。

　　(2). 循序漸進(jìn)：

　　雖然OA系統(tǒng)也是日常所有人所需要的辦公基礎(chǔ)平臺(tái)，但由于系統(tǒng)的應(yīng)用功能涉及的面比較廣，所以需要采用在應(yīng)用功能范圍方面，由少到多、有淺入深的原則逐步加深應(yīng)用。

　　(3). 知識(shí)原則：

　　由于公司的管理隨著公司的業(yè)務(wù)發(fā)展也會(huì)有所變化，這樣也就需要OA根據(jù)公司的要求進(jìn)行相應(yīng)的變動(dòng)，在此情況下，我們需要自己有能力進(jìn)行維護(hù)系統(tǒng)，也就需要逐步培養(yǎng)企業(yè)自己的系統(tǒng)管理、維護(hù)人員，當(dāng)系統(tǒng)投入使用時(shí)，這些人員可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，并可以負(fù)責(zé)對(duì)最終用戶進(jìn)行培訓(xùn)。

　　(4). 高層管理者的關(guān)注及參與：

　　實(shí)施階段，在高層管理員的關(guān)注及參與之下，可以較為順利的協(xié)調(diào)所需要的資源，且也可以符合公司整體管理方式的變動(dòng)實(shí)現(xiàn)。

　　(5). 目標(biāo)范圍明確：

　　在明確OA系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施的范圍以及所需要達(dá)到的目標(biāo)的基礎(chǔ)上，便于逐步分解各個(gè)階段的工作任務(wù)以及相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。

　　(6). 配套制度保證：

　　OA系統(tǒng)本身也是一套管理系統(tǒng)，也是為公司的管理提供相應(yīng)的服務(wù)，所以基于此，需要制定相應(yīng)的信息化運(yùn)作制度，以便正式明確系統(tǒng)推廣使用的規(guī)范性，并形成在公司的管理制度庫(kù)中。

　　(7). 項(xiàng)目成員穩(wěn)定：

　　任何一個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)作，都需要人員的充分配合，那么在OA的實(shí)施階段，也需要保證項(xiàng)目組成員的穩(wěn)定性，盡可能避免因?yàn)槿藛T的變動(dòng)造成項(xiàng)目的工作安排調(diào)整，甚至影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度!

　　以下根據(jù)OA項(xiàng)目實(shí)施整個(gè)過(guò)程中涉及到幾個(gè)關(guān)鍵階段，在根據(jù)階段中所涉及到任務(wù)安排，而需要公司相關(guān)部門(mén)人員的配合：

　　2. 項(xiàng)目啟動(dòng)準(zhǔn)備階段

　　(1). 階段任務(wù)

　　項(xiàng)目實(shí)施準(zhǔn)備;

　　組建項(xiàng)目實(shí)施小組;

　　確定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃;

　　項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議交流;

　　(2). 所需配合內(nèi)容

　　項(xiàng)目實(shí)施準(zhǔn)備;

　　在準(zhǔn)備的工作主要完成OA系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境服務(wù)器及其配置，這部分工作主要是由相關(guān)IT部門(mén)來(lái)準(zhǔn)備，按照OA系統(tǒng)運(yùn)行的基本配置要求確定服務(wù)器的到位，所需服務(wù)器的配置請(qǐng)參考完成實(shí)施計(jì)劃書(shū)中的《系統(tǒng)環(huán)境準(zhǔn)備》。

　　組建項(xiàng)目實(shí)施小組;

　　項(xiàng)目實(shí)施小組的成員主要包括的有：

　　項(xiàng)目

　　對(duì)項(xiàng)目提供方向性指導(dǎo)，當(dāng)項(xiàng)目需要企業(yè)大范圍員工配合或許需要大規(guī)模調(diào)動(dòng)部分資源時(shí)，需要經(jīng)過(guò)該小組的書(shū)面確認(rèn)。

　　項(xiàng)目經(jīng)理

　　負(fù)責(zé)資源的管理與調(diào)配，項(xiàng)目方案的制訂，選擇和組成項(xiàng)目組，項(xiàng)目及任務(wù)的估計(jì)，任務(wù)分配，項(xiàng)目的跟蹤、整體管理與實(shí)施，協(xié)調(diào)資源以及各項(xiàng)目小組之間的工作，項(xiàng)目情況的交流，召開(kāi)定期以及階段性項(xiàng)目工作會(huì)議。

　　系統(tǒng)管理員

　　盡快熟悉系統(tǒng)功能、掌握實(shí)施方法、需求分析、系統(tǒng)初始化與設(shè)置、系統(tǒng)技術(shù)支持與培訓(xùn)。

　　實(shí)施小組：關(guān)鍵部門(mén)用戶

　　建議在每個(gè)關(guān)鍵部門(mén)中安排部門(mén)經(jīng)理以及在IT方面有所特長(zhǎng)的人員進(jìn)行配合，部門(mén)經(jīng)理主要是參照系統(tǒng)功能提供需求、規(guī)范管理制度，部門(mén)配合人員主要是為部門(mén)內(nèi)部其他員工進(jìn)行操作培訓(xùn)。

　　確定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃;

　　合理、清晰的目標(biāo)和實(shí)施范圍是OA系統(tǒng)成功實(shí)施和運(yùn)用的前提!在此環(huán)節(jié)任務(wù)安排中需要明確整個(gè)OA系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)和范圍，并根據(jù)目標(biāo)范圍制定出具體的實(shí)施計(jì)劃;

　　在目標(biāo)范圍方面，建議可以參考：

　　范圍目標(biāo)：需要把那些人和部門(mén)納入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)

　　試點(diǎn)階段以集團(tuán)總部為主、以經(jīng)常使用計(jì)算機(jī)的人為主

　　推廣階段以信息化基礎(chǔ)好的子公司優(yōu)先逐步延伸

　　功能目標(biāo)：

　　從使用頻率考慮

　　例如：公司通知、費(fèi)用報(bào)銷、留言、工作計(jì)劃、工作報(bào)告、各類業(yè)務(wù)報(bào)表等

　　從部門(mén)協(xié)作考慮

　　例如：交辦事宜、收發(fā)文、合同審批、問(wèn)題處理、呈報(bào)審批、請(qǐng)示批復(fù)等

　　從管理層關(guān)注考慮

　　例如：工作計(jì)劃、周總結(jié)與計(jì)劃、月總結(jié)與計(jì)劃、企業(yè)文化、業(yè)務(wù)知識(shí)庫(kù)、費(fèi)用匯總、財(cái)務(wù)報(bào)表。

　　在制定項(xiàng)目具體工作安排，請(qǐng)參考《OA項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃書(shū)》

　　項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議交流;

　　在項(xiàng)目實(shí)施前期的準(zhǔn)備工作完成之后，為了表示項(xiàng)目的正式及規(guī)范性，需要在正式啟動(dòng)項(xiàng)目時(shí)再與所有項(xiàng)目成員進(jìn)行啟動(dòng)會(huì)議的交流，主要是明確各自在后面的實(shí)施階段所需要配合的工作，以及具體的任務(wù)解釋，包括需求的整理、培訓(xùn)的安排等。

　　3. 需求分析確定階段

　　(1). 階段任務(wù)

　　需求資料收集;

　　需求討論;

　　實(shí)施方案整理及確定;

　　系統(tǒng)管理員維護(hù)培訓(xùn);

　　(2). 所需配合內(nèi)容

　　需求資料收集;

　　根據(jù)OA項(xiàng)目實(shí)施的目標(biāo)和范圍，以及最終的使用用戶需要，進(jìn)行相關(guān)的需求資料收集，包括人力資源組織人員信息、各部門(mén)所需要的流程、文檔目錄、客戶的分類、項(xiàng)目的類型、財(cái)務(wù)的費(fèi)用類型、資產(chǎn)的分類等，詳見(jiàn)《OA系統(tǒng)實(shí)施調(diào)研表》;

　　這部分工作需要各個(gè)部門(mén)經(jīng)理以及部門(mén)配合人員共同來(lái)完成，并在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)提交!

　　注：其中紅色部分表示所需要配合的人員!

　　需求討論;

　　項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)收集上來(lái)的需求資料進(jìn)行了解和熟悉，針對(duì)需求中不明確的地方或不明白之處，有針對(duì)性的提問(wèn)，以便可以順利整理出所需要的實(shí)施方案。

　　這部分工作的安排視情況靈活安排，需要安排之時(shí)也需要各個(gè)部門(mén)經(jīng)理及部門(mén)配合人員配合討論。

　　實(shí)施方案整理及確定;

　　項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)雙方討論出來(lái)的需求結(jié)果，分別整理出人力資源管理模塊、流程管理模塊、知識(shí)管理模塊、客戶管理模塊、項(xiàng)目管理模塊、財(cái)務(wù)管理模塊、資產(chǎn)管理模塊的實(shí)施方案，重點(diǎn)是流程和知識(shí)管理兩塊的實(shí)施方案。另外由于OA系統(tǒng)在公司的應(yīng)用很多都會(huì)涉及到多個(gè)部門(mén)的協(xié)作，所以在整理實(shí)施方案的時(shí)候，需要站在整個(gè)公司的協(xié)作運(yùn)作來(lái)考慮。

　　所以整理出來(lái)的實(shí)施方案，需要各部門(mén)經(jīng)理和公司高層領(lǐng)導(dǎo)能進(jìn)行一次確認(rèn)工作!

　　系統(tǒng)管理員維護(hù)培訓(xùn);

　　在整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施工作中，由于OA系統(tǒng)是一種可以靈活運(yùn)用在公司的辦公平臺(tái)，那么相應(yīng)隨著公司的管理方式的變更，OA的維護(hù)也需要本公司人員有能力來(lái)維護(hù)。

　　這部分工作一定需要安排負(fù)責(zé)維護(hù)的系統(tǒng)管理員在經(jīng)過(guò)培訓(xùn)之后，能熟練并掌握進(jìn)行OA系統(tǒng)的所有維護(hù)工作。

　　4. 系統(tǒng)搭建調(diào)試階段

　　(1). 階段任務(wù)

　　測(cè)試系統(tǒng)搭建(按照實(shí)施方案);

　　系統(tǒng)測(cè)試;

　　用戶使用培訓(xùn);

　　項(xiàng)目組成員系統(tǒng)試用;

　　(2). 所需配合內(nèi)容

　　測(cè)試系統(tǒng)搭建;

　　根據(jù)整理并經(jīng)過(guò)確認(rèn)的實(shí)施方案，搭建測(cè)試系統(tǒng)，同時(shí)為了使系統(tǒng)管理員在結(jié)合公司的實(shí)際應(yīng)用層面和能更進(jìn)一步的熟練系統(tǒng)維護(hù)。

　　這部分工作也一定需要系統(tǒng)管理員直接參與到測(cè)試系統(tǒng)的搭建工作中。

　　系統(tǒng)測(cè)試;

　　這部分工作需要項(xiàng)目經(jīng)理和系統(tǒng)管理員在實(shí)施方案的參考之下，對(duì)搭建的系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，對(duì)其中設(shè)置不正確之處提出相應(yīng)的建議!

　　用戶使用培訓(xùn);

　　一套系統(tǒng)的上線最終離不開(kāi)用戶的正式使用，那么在上線之前需要對(duì)項(xiàng)目組成員，主要也包括項(xiàng)目經(jīng)理、系統(tǒng)管理員、各部門(mén)經(jīng)理和配合人員、其他使用用戶進(jìn)行重點(diǎn)使用培訓(xùn)，其中系統(tǒng)管理員需要重點(diǎn)培訓(xùn)，以便后期可以為其他部門(mén)用戶的使用提供及時(shí)的解答和支持。

　　項(xiàng)目組成員系統(tǒng)試用;

　　為了正式系統(tǒng)的上線，對(duì)于測(cè)試系統(tǒng)中有不符合自己實(shí)際的需求還可以進(jìn)行一次調(diào)整工作，這樣就需要各部門(mén)經(jīng)理和配合人員進(jìn)行初期的系統(tǒng)試用，一是盡快的熟練系統(tǒng)，二是能提供相關(guān)的調(diào)整反饋意見(jiàn)。

　　5. 系統(tǒng)正式上線階段

　　(1). 階段任務(wù)

　　收集反饋意見(jiàn);

　　系統(tǒng)調(diào)整形成正式系統(tǒng);

　　系統(tǒng)使用相關(guān)制度制定、相關(guān)手冊(cè)發(fā)放;

　　系統(tǒng)正式上線;

　　(2). 所需配合內(nèi)容

　　收集反饋意見(jiàn);

　　由試用人員(各部門(mén)經(jīng)理和配合人員)根據(jù)試用情況填寫(xiě)反饋意見(jiàn)表。

　　系統(tǒng)調(diào)整形成正式系統(tǒng);

　　系統(tǒng)管理員根據(jù)反饋意見(jiàn)表進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)整，并發(fā)布為正式版的OA系統(tǒng)!

　　系統(tǒng)使用相關(guān)制度制定、相關(guān)手冊(cè)發(fā)放;

　　項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)最終用戶的應(yīng)用，分別編寫(xiě)相應(yīng)的系統(tǒng)上線制度和手冊(cè)發(fā)放到每位系統(tǒng)使用用戶手頭上，以便用戶能按照相關(guān)文件開(kāi)始正式使用。上線使用規(guī)范請(qǐng)見(jiàn)文檔后面一部分，手冊(cè)包括系統(tǒng)維護(hù)手冊(cè)、系統(tǒng)使用手冊(cè)。

　　系統(tǒng)正式上線;

　　項(xiàng)目經(jīng)理在與公司高層領(lǐng)導(dǎo)溝通確定之前完成的工作基礎(chǔ)之上，由項(xiàng)目經(jīng)理擬定OA系統(tǒng)正式上線通知，通知公司相關(guān)使用人員系統(tǒng)的正式上線。

　　6. 項(xiàng)目驗(yàn)收階段

　　(1). 階段任務(wù)

　　項(xiàng)目驗(yàn)收形成報(bào)告;

　　系統(tǒng)驗(yàn)收后期維護(hù)服務(wù);

　　(2). 所需配合內(nèi)容

　　項(xiàng)目驗(yàn)收形成報(bào)告;

　　在雙方整個(gè)前面的實(shí)施工作充分完成的基礎(chǔ)上，整套OA系統(tǒng)終于可以在公司正式上線，在此實(shí)施方根據(jù)項(xiàng)目的計(jì)劃書(shū)和實(shí)際的實(shí)施工作內(nèi)容編寫(xiě)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并由項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)項(xiàng)目的實(shí)施驗(yàn)收工作。

　　系統(tǒng)驗(yàn)收后期維護(hù)和深度應(yīng)用;

　　為了OA系統(tǒng)在公司能得到深度的應(yīng)用，以及由于公司的管理變更，需要系統(tǒng)管理員根據(jù)管理變更內(nèi)容及時(shí)調(diào)整系統(tǒng)的設(shè)置，并制定系統(tǒng)深度應(yīng)用計(jì)劃安排，如包括公司各崗位的知識(shí)地圖、業(yè)務(wù)知識(shí)地圖、細(xì)化的公司管理流程等等。并對(duì)用戶在使用系統(tǒng)的過(guò)程中，遇到不熟悉的地方給予及時(shí)的解答和支持。

　　另外，為了調(diào)動(dòng)公司使用人員對(duì)OA系統(tǒng)的充分利用，可以借助公司的一些相關(guān)激勵(lì)制度，定期記錄和發(fā)布系統(tǒng)使用情況，如：

　　記錄下登陸日志

　　記錄下文檔的查看日志

　　記錄下流程的日志

　　記錄下在系統(tǒng)中操作的其他日志。

　　發(fā)布文檔貢獻(xiàn)量; 最有價(jià)值的文檔知識(shí);

　　發(fā)布客戶貢獻(xiàn)量;

　　發(fā)布項(xiàng)目貢獻(xiàn)量;

　　發(fā)布流程貢獻(xiàn)量;

　　發(fā)布系統(tǒng)訪問(wèn)的次數(shù)等等;

　　三、OA系統(tǒng)使用規(guī)范

　　1. 整體規(guī)范要求

　　由于OA系統(tǒng)是作為所有員工日常工作的平臺(tái)，所以要求所有部門(mén)的所有人員經(jīng)常使用，并把相關(guān)的信息及時(shí)、準(zhǔn)確的在系統(tǒng)上反映，才能達(dá)到上一套OA系統(tǒng)的目的。

　　在本使用規(guī)范的撰寫(xiě)過(guò)程中，遵循了如下原則：

　　1. 以科學(xué)的、全面的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來(lái)建設(shè)OA系統(tǒng)運(yùn)行制度。

　　2. 結(jié)合本公司的實(shí)際情況，考慮制度的可行性和連續(xù)性。

　　2. 流程管理模塊使用規(guī)范

　　目標(biāo)：工作流程可以規(guī)范公司的運(yùn)作，并可以提高工作效率和保留所有工作的痕跡，并且能對(duì)所有流程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解整個(gè)公司的運(yùn)作情況。形成符合我們自身工作現(xiàn)狀的工作流程，實(shí)現(xiàn)所有的工作網(wǎng)絡(luò)電子化。

　　系統(tǒng)管理員應(yīng)該為運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)流程加上流程幫助文檔，這樣方便用戶了解到相關(guān)流程的運(yùn)轉(zhuǎn)方式和每一個(gè)流程在提交的時(shí)候需要注意什么實(shí)現(xiàn);

　　系統(tǒng)管理員必須對(duì)每一個(gè)流程進(jìn)行測(cè)試，保證每一個(gè)流程是流轉(zhuǎn)正確的后才推給相關(guān)的部門(mén)和人員使用;

　　公司內(nèi)部的溝通，最好通過(guò)流程而不是emaii;方便系統(tǒng)的推廣和對(duì)事件的查詢;

　　用戶在填寫(xiě)流程的時(shí)候，盡量能填寫(xiě)的比較詳盡，方便下一個(gè)節(jié)點(diǎn)的閱讀和理解;

　　注意對(duì)系統(tǒng)中相關(guān)的文檔、相關(guān)客戶、相關(guān)流程、相關(guān)項(xiàng)目、相關(guān)產(chǎn)品等信息都進(jìn)行關(guān)聯(lián);

　　及時(shí)處理待辦事宜，這樣方便流程處理的及時(shí)性;

　　及時(shí)跟蹤自己發(fā)出去的流程，督促其他人員及時(shí)完成自己發(fā)出的流程;

　　發(fā)出的流程能夠把標(biāo)題填寫(xiě)清楚，方便以后的查詢;

　　及時(shí)查看默認(rèn)流程，很多會(huì)議、項(xiàng)目和客戶的提醒流程都在默認(rèn)流程中;

　　相關(guān)人員應(yīng)該把流程的執(zhí)行過(guò)程作為知識(shí)共享公司其他員工;

　　3. 知識(shí)管理模塊使用規(guī)范

　　每位工作人員應(yīng)明確知識(shí)采集范圍。知識(shí)的范圍主要是日常工作及項(xiàng)目涉及到的文檔資料等，也包括其他有價(jià)值的資料等。

　　每一個(gè)人員應(yīng)該在生成一篇文檔的時(shí)候就應(yīng)該馬上放到系統(tǒng)中來(lái);

　　公司內(nèi)部的文檔交流，最好使用文檔模塊而不是email，這樣可以保證公司內(nèi)部所有的文檔都可以在系統(tǒng)中找到;

　　如果您新建的文檔與客戶相關(guān)，請(qǐng)一定要和這個(gè)客戶關(guān)聯(lián)起來(lái)，同樣，如果你新建的文檔與項(xiàng)目人力資源資產(chǎn)相關(guān)，請(qǐng)與這個(gè)項(xiàng)目人力資源資產(chǎn)關(guān)聯(lián)起來(lái)，增加系統(tǒng)的協(xié)同性。

　　導(dǎo)入OA平臺(tái)的知識(shí)文檔必須轉(zhuǎn)換為電子格式，如：紙介質(zhì)可掃描成圖像格式、語(yǔ)音可轉(zhuǎn)換成聲音文件等

　　對(duì)于上傳到OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，每位工作人員有責(zé)任保證知識(shí)內(nèi)容的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。

　　每位工作人員應(yīng)根據(jù)知識(shí)分類體系、文檔命名規(guī)則、安全等級(jí)說(shuō)明等，將日常的知識(shí)文檔內(nèi)容存放于相應(yīng)位置。系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行使用狀況統(tǒng)計(jì)，如：點(diǎn)擊率排名、回復(fù)率排名，按部門(mén)、按目錄等每項(xiàng)知識(shí)應(yīng)由維護(hù)人進(jìn)行知識(shí)內(nèi)容的及時(shí)更新、修改等。知識(shí)備份與知識(shí)恢復(fù)，由系統(tǒng)管理員根據(jù)相關(guān)手冊(cè)進(jìn)行。

　　文檔發(fā)布應(yīng)按照文檔發(fā)布規(guī)范進(jìn)行

　　發(fā)布在首頁(yè)上的每個(gè)文檔必須輸入摘要。

　　對(duì)于直接發(fā)布內(nèi)容的文檔，根據(jù)需要輸入關(guān)鍵詞、摘要，對(duì)于以附件形式發(fā)布的文檔，則需要輸入關(guān)鍵詞、摘要。

　　文檔的命名規(guī)則：

　　為方便查詢，請(qǐng)按照系統(tǒng)中有關(guān)知識(shí)文檔管理模塊的使用規(guī)范書(shū)(即“本系統(tǒng)管理系統(tǒng)使用規(guī)范”目錄下的文檔)有關(guān)文檔命名規(guī)則的說(shuō)明為文檔命名。

　　舉例：如果現(xiàn)在上傳一份為惠普公司寫(xiě)的一個(gè)銷售方案，它的標(biāo)題應(yīng)該是：

　　惠普銷售管理系統(tǒng)方案書(shū)(版本一)

　　不版本控制

　　類型

　　哪個(gè)客戶

　　主要內(nèi)容

　　文檔上傳目錄參考目錄體系說(shuō)明。

　　各種文檔應(yīng)在設(shè)定的共享范圍以及安全等級(jí)、共享方式上盡可能實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。

　　文檔瀏覽方式。包括在線查閱、搜索、導(dǎo)航等。文檔共享方式。包括確定文檔的共享屬性，安全級(jí)別等。

　　文檔共享形式。文檔、附件、培訓(xùn)、討論組和社區(qū)等。

　　對(duì)于無(wú)用、重復(fù)的知識(shí)文檔，應(yīng)由知識(shí)維護(hù)人及時(shí)清理。注意文檔的共享設(shè)置。文檔在不同的目錄下面有不同的權(quán)限設(shè)置，你可以對(duì)每一篇你的文檔做好相應(yīng)的共享設(shè)置;

　　如果您對(duì)現(xiàn)在的知識(shí)結(jié)構(gòu)有什么的建議的話，請(qǐng)?jiān)诜浩誒A系統(tǒng)系統(tǒng)中以工作流形式提交任務(wù)給公司的文檔管理員。

　　即時(shí)更新已經(jīng)陳舊的知識(shí)文檔;

　　公司相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)該及時(shí)整理公司內(nèi)部的各種知識(shí)，并形成各種知識(shí)地圖方便知識(shí)的共享;

　　文檔目錄設(shè)置的時(shí)候，盡量把文檔的“回復(fù)”和“修改共享”權(quán)限開(kāi)放，這樣用戶可以針對(duì)不同的進(jìn)行回復(fù);

　　文檔目錄盡量開(kāi)放給用戶，這樣方便用戶放置文檔;

　　文檔在創(chuàng)建的時(shí)候，一定要選擇合適的目錄放置;

　　一般性的文檔最好能HTML的方式保持到系統(tǒng)中，這樣方便其他用戶瀏覽;

　　生產(chǎn)的文檔要注意文檔的安全“共享”設(shè)置;

　　可以通過(guò)流程的方式把文檔共享給相關(guān)的人員;

　　為公司的新聞設(shè)定相關(guān)的統(tǒng)一模板;

　　為公司的相關(guān)通知設(shè)定相關(guān)的統(tǒng)一模塊;

　　公司新聞中心使用規(guī)范：

　　新聞中心可以為不同的部門(mén)、不同的事業(yè)部、不同的客戶類別設(shè)置不同的新聞頁(yè)面;新聞頁(yè)也可以用來(lái)放置公司的新聞、行業(yè)新聞、公司重要通知或公告;

　　新聞中心的設(shè)置可以由系統(tǒng)管理員在文檔管理模塊中進(jìn)行設(shè)置;

　　新聞中心可以被設(shè)置成外部網(wǎng)站的新聞頁(yè);

　　因?yàn)槭切侣勚行模韵Ｍ蠹乙欢ㄒ綍r(shí)都看看，因?yàn)檫@邊放置了公司重要的新聞和通告;

　　所有人都可以創(chuàng)建新聞，但所有創(chuàng)建的新聞都會(huì)在你們公司有相應(yīng)的人來(lái)進(jìn)行審批，最后就能被發(fā)布。

　　創(chuàng)建的新聞最好能有圖片和摘要，方便以后瀏覽者瀏覽新聞;

　　一般不重要的新聞，可以在發(fā)布的時(shí)候設(shè)置成標(biāo)題新聞;

　　作為公司的新聞管理部門(mén)必須定時(shí)的發(fā)布新聞到新聞中心，讓員工即時(shí)了解公司的情況;

　　一般發(fā)布的新聞可以讓用戶進(jìn)行回復(fù)，這樣可以讓員工有參與公司的使命感;

　　一般可以設(shè)置成一個(gè)綜合新聞把公司所有的發(fā)布的新聞都集中到這個(gè)新聞頁(yè)，其它可以把人事、財(cái)務(wù)、產(chǎn)品、市場(chǎng)銷售、研發(fā)等根據(jù)每一個(gè)公司的不同來(lái)設(shè)置成不同的新聞頁(yè);

　　4. 人力資源管理模塊使用規(guī)范

　　目標(biāo)：人力資源模塊協(xié)助公司管理從“選人”、“用人”、“育人”和“留人”的整個(gè)過(guò)程的管理;并讓上級(jí)及時(shí)了解下級(jí)的工作情況、計(jì)劃情況、收支情況、相關(guān)文檔、相關(guān)項(xiàng)目、相關(guān)預(yù)算、相關(guān)客戶、相關(guān)資產(chǎn)、相關(guān)流程，并進(jìn)行動(dòng)態(tài)的績(jī)效考核;

　　人力資源管理員必須把公司內(nèi)部的所有人力資源的資料整理齊全，并輸入系統(tǒng)并注意及時(shí)更新;

　　人力資源管理員為每一個(gè)員工拍攝工作照片;

　　人力資源管理員應(yīng)該定期發(fā)布有關(guān)公司的人力資源制度和流程;

　　人力資源管員應(yīng)該按照公司的要求設(shè)定好該模塊中的參數(shù)，方便以后統(tǒng)計(jì);

　　人力資源部應(yīng)該要求其它業(yè)務(wù)部門(mén)通過(guò)系統(tǒng)來(lái)提交相關(guān)的用人需求;

　　人力資源部應(yīng)該及時(shí)更新招聘崗位的任職要求;

　　人力資源部把相關(guān)部門(mén)的用人需求形成招聘計(jì)劃;

　　人力資源部把相關(guān)的招聘信息發(fā)布到外部網(wǎng)站，并在招聘廣告中說(shuō)明所有人員必須通過(guò)外部網(wǎng)站提交自己的簡(jiǎn)歷;

　　人力資源部應(yīng)該及時(shí)共享相關(guān)崗位的簡(jiǎn)歷給用人部門(mén)進(jìn)行挑選;

　　人力資源部應(yīng)該做好相關(guān)的新員工入司工作的知識(shí)地圖，方便新員工的自助服務(wù);

　　人力資源部應(yīng)該把公司相關(guān)的人力資源管理政策、制度和流程發(fā)布到知識(shí)文檔模塊;

　　人力資源部應(yīng)該為公司的每一個(gè)崗位設(shè)定一個(gè)相對(duì)應(yīng)的知識(shí)地圖，方便相應(yīng)崗位的人員了解自己的職責(zé)和可以獲取的資源;

　　人力資源部應(yīng)該為每一位員工在系統(tǒng)中建立好相關(guān)的聘用合同;

　　人力資源部應(yīng)該要求在系統(tǒng)中完成入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、退休、反聘、離職等人事管理(并要求相關(guān)的部門(mén)和人員走流程);

　　人力資源部應(yīng)該把相關(guān)的培訓(xùn)放置到系統(tǒng)中來(lái);

　　人力資源部應(yīng)該把相關(guān)的考核放置到系統(tǒng)中;

　　人力資源部應(yīng)該把相關(guān)的工資福利放置到系統(tǒng)中來(lái)，方便所有員工了解自己的當(dāng)月工資;

　　最好把相關(guān)流程設(shè)置成與人力資源模塊進(jìn)行管理;

　　一般員工應(yīng)該及時(shí)更新自己的通信方式;(電話，手機(jī)和email)

　　人力資源部應(yīng)該及時(shí)通告新員工的情況，方便大家了解新員工和幫助新員工;

　　人力資源部應(yīng)該及時(shí)發(fā)布優(yōu)秀員工的事跡，讓企業(yè)形成好的工作氛圍;

　　公司領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要求自己和自己的下屬員工把自己的工作計(jì)劃放入系統(tǒng)，方便以后能動(dòng)態(tài)生成相關(guān)的考核依據(jù);

　　公司領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該習(xí)慣通過(guò)系統(tǒng)對(duì)下屬進(jìn)行任務(wù)分配和任務(wù)完成監(jiān)控;

　　公司領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該通過(guò)系統(tǒng)了解下屬的工作報(bào)告;

　　公司領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該通過(guò)系統(tǒng)了解下屬的文檔、客戶、項(xiàng)目和流程情況;

　　5. 客戶管理模塊使用規(guī)范

　　目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)客戶關(guān)系管理的規(guī)范性，方便查詢和統(tǒng)計(jì)，方便其他同事能夠順利接手您的工作而不會(huì)造成任何工作上的遺漏或失誤。

　　對(duì)新聯(lián)系的客戶(不管是電話，email，還是網(wǎng)上的請(qǐng)求)，一定要到系統(tǒng)中進(jìn)行新建查詢，這樣就能告訴您這個(gè)客戶在系統(tǒng)中是不是已經(jīng)存在，避免客戶聯(lián)系的撞車;

　　填寫(xiě)客戶信息的規(guī)范說(shuō)明：

　　一般(欄)

　　名稱：

　　一定要填寫(xiě)客戶的全稱。

　　舉例：添加的客戶是惠普，應(yīng)該這樣填寫(xiě)

　　惠普中國(guó)有限公司

　　填寫(xiě)公司全稱

　　簡(jiǎn)稱(英文)：

　　填寫(xiě)客戶的英文名稱。如：對(duì)惠普公司，填寫(xiě)“HP”。如果客戶本身沒(méi)有英文名稱的，取客戶中文名稱中最具代表性的幾個(gè)字的拼音。如：對(duì)金科電子有限公司，填寫(xiě)“Jinke”(取“金科”二字)。

　　地址：

　　填寫(xiě)客戶的詳細(xì)郵政地址。

　　城市：

　　選擇客戶所在的城市。

　　?。?/p>

　　選擇客戶所在的省份

　　縣：

　　填寫(xiě)客戶所在的縣，如沒(méi)有則不用填寫(xiě)。

　　電話：

　　公司電話號(hào)碼。填寫(xiě)完整的電話號(hào)碼，即區(qū)號(hào)+號(hào)碼+分機(jī)號(hào)， 如021-63539330-1010。

　　電子郵件(email)：

　　公司的郵件地址或主要聯(lián)系人的郵件地址，如contact@OA.com.cn 。

　　網(wǎng)站(website)：

　　公司的網(wǎng)址。如www.OA.com.cn (前面不要加http://)

　　備注：

　　填入對(duì)這個(gè)客戶的簡(jiǎn)要說(shuō)明，例如客戶的性質(zhì)、初步需求分析、業(yè)務(wù)、工作流程模式等，方便對(duì)客戶有一個(gè)完整的了解。也可以事先在系統(tǒng)文檔模塊中建立備注文檔，再鏈接上去。

　　聯(lián)系人(欄)

　　稱呼：

　　選取。

　　姓名：

　　填寫(xiě)這個(gè)人的姓名。

　　職務(wù)：

　　填寫(xiě)這個(gè)人的職位。

　　電話：

　　分別填寫(xiě)辦公室電話、住宅電話和手機(jī)。注意填寫(xiě)的時(shí)候仍要遵循區(qū)號(hào)+號(hào)碼+分機(jī)號(hào)的規(guī)則。

　　一個(gè)客戶卡片可以建立多個(gè)聯(lián)系人。

　　分類信息(欄)

　　狀況：

　　及時(shí)準(zhǔn)確的做好客戶的分級(jí)工作，有利于提高銷售的整體效率。

　　無(wú)效客戶：通過(guò)EMAIL、試用申請(qǐng)等方式進(jìn)來(lái)的客戶資料，在系統(tǒng)中初步建立，但客戶資料還不完整，客戶需求還不明了，需要進(jìn)一步了解的。或者是一些無(wú)法了解的、資料又不完善的無(wú)效客戶信息。

　　基礎(chǔ)客戶：只是作為客戶資源錄入，掌握一些聯(lián)系方式。目前需求不明確的客戶。

　　潛在客戶：有對(duì)系統(tǒng)潛在的需求，并且項(xiàng)目已經(jīng)或即將提上日程，需要跟蹤的。

　　成功客戶：已經(jīng)簽約并開(kāi)始項(xiàng)目實(shí)施的客戶。

　　級(jí)別：

　　每一種狀況，都細(xì)分為七個(gè)級(jí)別，以便對(duì)客戶進(jìn)行更詳細(xì)的分類?？梢愿鶕?jù)與客戶聯(lián)系的實(shí)際情況，和客戶的潛在價(jià)值對(duì)客戶做好分級(jí)。

　　客戶的狀況和級(jí)別必須準(zhǔn)確完整，這是將來(lái)管理大量客戶資源的基礎(chǔ)。

　　經(jīng)理：

　　選擇由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)這個(gè)客戶?？蛻艚?jīng)理負(fù)責(zé)跟蹤客戶并維護(hù)客戶的資料。

　　安全級(jí)別：

　　對(duì)客戶的安全級(jí)別默認(rèn)為“0”。安全級(jí)別將是決定用戶可以查看的信息和可以執(zhí)行的操作的因素之一。

　　文檔：

　　如果有有關(guān)于這個(gè)客戶的整體介紹的文檔，請(qǐng)將文檔與對(duì)應(yīng)客戶鏈接。

　　客戶卡片

　　客戶資料一旦建立，系統(tǒng)會(huì)生成一張客戶卡片。這張客戶卡片上的“統(tǒng)計(jì)報(bào)告”一欄中，列著與客戶相關(guān)的合同、交易、項(xiàng)目、文檔和請(qǐng)求。所以，在系統(tǒng)中無(wú)論是發(fā)布與客戶相關(guān)的合同書(shū)、方案書(shū)，還是建立與客戶相關(guān)的項(xiàng)目，遞交和處理與客戶相關(guān)的請(qǐng)求，都請(qǐng)一定記住將它們與對(duì)應(yīng)的客戶鏈接。

　　客戶聯(lián)系：(按鈕)

　　請(qǐng)及時(shí)將與客戶聯(lián)系的情況記錄下來(lái)。當(dāng)您許久未與客戶聯(lián)系而需要重新恢復(fù)聯(lián)系時(shí)，它將方便您回顧與客戶相關(guān)的所有情況和當(dāng)時(shí)您的處理情況;當(dāng)負(fù)責(zé)此客戶的同事不在，業(yè)務(wù)暫時(shí)由您代為處理時(shí)，它將方便同事順利再?gòu)哪种袑⒐ぷ鹘邮侄粫?huì)發(fā)生工作上的紕漏。

　　A. 這個(gè)客戶的簡(jiǎn)單介紹資料：公司的業(yè)務(wù)范圍，公司以前使用的一些系統(tǒng)名字，公司。公司的經(jīng)營(yíng)情況。

　　B. 這個(gè)客戶的基本面的分析。

　　C. 目前我對(duì)這個(gè)客戶做了什么動(dòng)作(以前做過(guò)什么動(dòng)作，現(xiàn)在要做什么動(dòng)作，將要做什么動(dòng)作)：電話聯(lián)系及聯(lián)系的情況，拜訪及拜訪得到的信息情況，現(xiàn)在我和客戶的聯(lián)系情況，以及我的行動(dòng)計(jì)劃。注意加上您的“郵戳”。

　　D. 以及給這個(gè)客戶寫(xiě)過(guò)的所有email內(nèi)容。

　　客戶價(jià)值評(píng)估：(按鈕)

　　對(duì)客戶的公司規(guī)模、效益、項(xiàng)目投入情況等進(jìn)行打分，最終得出客戶的價(jià)值評(píng)估，這也是對(duì)客戶進(jìn)行分級(jí)管理的一個(gè)方式。

　　客戶合并：(按鈕)

　　如果發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在兩個(gè)客戶卡片，而這兩個(gè)客戶卡片事實(shí)上指的都是同一個(gè)客戶，則可以通過(guò)客戶合并來(lái)進(jìn)行。合并過(guò)程將把客戶聯(lián)系人、相關(guān)聯(lián)系記錄等進(jìn)行合并。

　　共享設(shè)置：

　　客戶卡片上的資料默認(rèn)為可以被客戶經(jīng)理(在客戶卡片上設(shè)置)，以及他的直接和間接上司查看。如果確實(shí)需要共享給其他人，可以通過(guò)共享設(shè)置進(jìn)行。

　　總之，您需要保證以下客戶資料的完備：

　　A. 這個(gè)客戶的簡(jiǎn)單介紹資料：公司的業(yè)務(wù)范圍，公司以前使用的一些系統(tǒng)名字，公司。公司的經(jīng)營(yíng)情況。

　　B. 這個(gè)客戶的基本需求。

　　C. 這個(gè)客戶目前的級(jí)別，是重要客戶還是潛在客戶。

　　D. 目前我對(duì)這個(gè)客戶做了什么動(dòng)作(以前做過(guò)什么動(dòng)作，現(xiàn)在要做什么動(dòng)作，將要做什么動(dòng)作)：電話聯(lián)系及聯(lián)系的情況，拜訪及拜訪得到的信息情況，現(xiàn)在我和客戶的聯(lián)系情況，以及我的行動(dòng)計(jì)劃。注意加上您的“郵戳”。

　　E. 與客戶聯(lián)系的重要的email內(nèi)容。

　　在系統(tǒng)中新建一個(gè)客戶時(shí)，一定要先在中檢查一下，證實(shí)系統(tǒng)是否已經(jīng)存在此客戶的資料。如果發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中已經(jīng)存在這樣的客戶，查證一下目前由誰(shuí)在負(fù)責(zé)，雙方對(duì)客戶的信息做一交流。無(wú)論如何，確保在客戶聯(lián)系過(guò)程中不發(fā)生“撞車”現(xiàn)象。否則，不僅僅會(huì)造成可能的工作失誤，還會(huì)令客戶對(duì)我們應(yīng)具備的“協(xié)同”的素質(zhì)產(chǎn)生懷疑，進(jìn)而失去對(duì)我們公司及產(chǎn)品的信任。

　　請(qǐng)管理好每一個(gè)客戶的狀態(tài)：無(wú)效，基礎(chǔ)，潛在，成功。

　　及時(shí)做好每一個(gè)客戶的聯(lián)系計(jì)劃，這樣銷售部經(jīng)理就可以知道整個(gè)公司的銷售行動(dòng);

　　及時(shí)做好相關(guān)的客戶聯(lián)系提醒，這樣系統(tǒng)就能定時(shí)的提醒你該什么時(shí)候與這個(gè)客戶進(jìn)行聯(lián)系;

　　及時(shí)把客戶的聯(lián)系情況(電話，email，拜訪結(jié)果，行動(dòng)計(jì)劃等)，放入系統(tǒng);這樣可以保證客戶的所有聯(lián)系經(jīng)過(guò)都能在系統(tǒng)中有所保存;

　　所有給到相關(guān)客戶的文檔必須要與這個(gè)關(guān)聯(lián)起來(lái);

　　及時(shí)對(duì)客戶進(jìn)行銷售機(jī)會(huì)的預(yù)測(cè)，這樣銷售部經(jīng)理就能知道整個(gè)公司的所有銷售機(jī)會(huì)，方便公司來(lái)使用有限的資源投放到重點(diǎn)客戶上;

　　及時(shí)整理相關(guān)重復(fù)的客戶資料;

　　當(dāng)簽訂合同以后，應(yīng)該及時(shí)把合同輸入系統(tǒng)，這樣公司管理層就可以了解到整個(gè)公司的銷售額，應(yīng)收和應(yīng)付;

　　及時(shí)做好客戶價(jià)值的設(shè)置;方便公司對(duì)系統(tǒng)中客戶資源質(zhì)量的判斷;

　　客戶的所有聯(lián)系人必須要填入系統(tǒng)，并且保證聯(lián)系人的信息正確;

　　要正確設(shè)置相關(guān)的產(chǎn)品;

　　使用系統(tǒng)郵件模板，可以定時(shí)向目標(biāo)客戶群發(fā)郵件;

　　6. 項(xiàng)目管理模塊使用規(guī)范

　　目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)多個(gè)人來(lái)一段時(shí)間內(nèi)完成一個(gè)目標(biāo)的協(xié)同工作。系統(tǒng)提供從項(xiàng)目的申請(qǐng)、審批、立項(xiàng)、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和評(píng)估的項(xiàng)目管理流程;該模塊可以用來(lái)復(fù)雜項(xiàng)目，同時(shí)也可以管理相對(duì)簡(jiǎn)單的活動(dòng)管理;

　　如果需要多個(gè)人在一段時(shí)間完成一個(gè)目標(biāo)，這樣的事件都可以使用項(xiàng)目來(lái)管理;

　　項(xiàng)目管理員應(yīng)該為公司設(shè)定好相關(guān)的項(xiàng)目類型和工作類型;

　　項(xiàng)目管理員根據(jù)公司的項(xiàng)目管理模式分別制定出相應(yīng)的項(xiàng)目模板，按照不同類型的項(xiàng)目并結(jié)合WBS的任務(wù)分解結(jié)構(gòu)逐個(gè)建立，以方便項(xiàng)目人員可以方便的參考以往的項(xiàng)目來(lái)制定下一步的計(jì)劃。

　　所有與項(xiàng)目相關(guān)文檔必須與這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行關(guān)聯(lián);

　　所有與這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的費(fèi)用必須與這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行關(guān)聯(lián);

　　所有與這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的人員(項(xiàng)目成員)必須放置到這個(gè)項(xiàng)目中來(lái);

　　所有與這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的客戶必須與這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行關(guān)聯(lián);

　　項(xiàng)目經(jīng)理必須對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃，并安排相應(yīng)的人員到相關(guān)的項(xiàng)目成員;

　　項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該在完成計(jì)劃以后，及時(shí)提交自己的計(jì)劃進(jìn)行審批;

　　項(xiàng)目成員應(yīng)該及時(shí)來(lái)分解自己的任務(wù);

　　項(xiàng)目成員應(yīng)該把與有關(guān)的文檔、流程、資產(chǎn)、客戶等信息關(guān)聯(lián)到相關(guān)任務(wù);

　　項(xiàng)目成員對(duì)自己負(fù)責(zé)的任務(wù)及時(shí)更新完成的進(jìn)度，方便項(xiàng)目經(jīng)理了解整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度;

　　項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員應(yīng)按照公司制定的模板在相應(yīng)的任務(wù)過(guò)程中提交相應(yīng)的產(chǎn)物。

　　無(wú)論是簽單的項(xiàng)目，還是長(zhǎng)期的一個(gè)需要多人協(xié)調(diào)的工作，都需要建立一張項(xiàng)目卡片(已經(jīng)簽訂的訂單必須有一個(gè)項(xiàng)目)，并且由項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)分配相關(guān)的任務(wù)和完成時(shí)間;

　　由項(xiàng)目對(duì)項(xiàng)目的任務(wù)時(shí)間安排做調(diào)整，對(duì)項(xiàng)目應(yīng)該有相應(yīng)的簡(jiǎn)報(bào)(時(shí)間可以為一周);

　　項(xiàng)目小組成員應(yīng)及時(shí)對(duì)項(xiàng)目卡片的信息進(jìn)行填充。例如與項(xiàng)目任務(wù)相關(guān)的文檔、客戶、工作流等都請(qǐng)及時(shí)加入。

　　項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該及時(shí)把整個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程作為知識(shí)共享給其他員工;

　　7. 資產(chǎn)管理模塊使用規(guī)范

　　目標(biāo)：管理公司內(nèi)部所有有價(jià)值的物品和資產(chǎn)，了解整個(gè)公司資產(chǎn)的當(dāng)前價(jià)值和目前的狀態(tài);

　　資產(chǎn)管理員應(yīng)該把公司所有資產(chǎn)放置到系統(tǒng)，并進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆诸惡蜆?biāo)號(hào);

　　在放置資產(chǎn)前，資產(chǎn)管理員應(yīng)該整理公司資產(chǎn)的資產(chǎn)資料(相同類型的資產(chǎn)可以有相同的資產(chǎn)資料，方便管理);

　　資產(chǎn)管理員應(yīng)該把現(xiàn)有資產(chǎn)按照實(shí)際情況把資產(chǎn)放置到系統(tǒng)中;(價(jià)格，使用人，供應(yīng)商和其它信息);

　　需要領(lǐng)用資產(chǎn)必須走流程;

　　資產(chǎn)管理員應(yīng)該定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù);

　　對(duì)資產(chǎn)的維修必須要走流程;

　　資產(chǎn)管理員應(yīng)該把與供應(yīng)商的聯(lián)系情況放入系統(tǒng)，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí);

　　8. 財(cái)務(wù)管理模塊使用規(guī)范

　　目標(biāo)：財(cái)務(wù)管理模塊幫助用戶規(guī)劃公司、部門(mén)、人員的費(fèi)用預(yù)算，并實(shí)時(shí)監(jiān)控相關(guān)費(fèi)用的發(fā)生情況，了解整個(gè)公司的預(yù)算和實(shí)際的對(duì)照并了解整個(gè)公司、部門(mén)、人員、客戶和項(xiàng)目的收支情況;

　　財(cái)務(wù)管理員應(yīng)該對(duì)公司財(cái)務(wù)期間設(shè)定正確;

　　財(cái)務(wù)管理員應(yīng)該對(duì)公司的費(fèi)用類型進(jìn)行設(shè)定;

　　財(cái)務(wù)管理員應(yīng)該對(duì)公司的預(yù)算進(jìn)行設(shè)定或?qū)徟?

　　財(cái)務(wù)管理員對(duì)公司管理層關(guān)心的指標(biāo)(成本、純收入等)在系統(tǒng)中設(shè)定好;

　　人力資源管理員必須及時(shí)把公司的工資福利數(shù)據(jù)放入系統(tǒng);

　　所有部門(mén)和人員的費(fèi)用支出報(bào)銷必須走系統(tǒng)中的報(bào)銷流程;

　　所有部門(mén)和人員的借款必須走流程;

　　所有合同必須輸入到系統(tǒng)中的CRM模塊，這樣才能統(tǒng)計(jì)收入的情況;

　　財(cái)務(wù)管理員需要對(duì)相關(guān)的報(bào)銷和借款等規(guī)則要向用戶說(shuō)明清楚;

　　9. 目標(biāo)績(jī)效管理模塊使用規(guī)范

　　目標(biāo)：通過(guò)公司整套目標(biāo)的分解，分別制定各自的階段性計(jì)劃，并實(shí)時(shí)反映對(duì)應(yīng)的工作，提高部門(mén)之間、人員之間的工作協(xié)同和安排。同時(shí)全方位的反映每人的工作情況以及成果進(jìn)行績(jī)效考核。

　　公司領(lǐng)導(dǎo)每年度及時(shí)制定出公司當(dāng)年的戰(zhàn)略目標(biāo)并進(jìn)行分解到相應(yīng)部門(mén);

　　部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)及時(shí)分解到部門(mén)人員的年度目標(biāo);

　　個(gè)人根據(jù)部門(mén)年度目標(biāo)及時(shí)安排本年度的工作總體目標(biāo)和任務(wù)安排;

　　公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、個(gè)人根據(jù)年度目標(biāo)及時(shí)安排當(dāng)年每月的工作計(jì)劃、每周工作計(jì)劃;

　　需要協(xié)助的工作及時(shí)與相關(guān)協(xié)作部門(mén)溝通并落實(shí)完成的任務(wù)安排;

　　公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、個(gè)人根據(jù)階段性的工作完成情況必須在公司要求情況下提交周、月、季度、年度報(bào)告;

　　公司相關(guān)績(jī)效管理員必須及時(shí)制定出公司在績(jī)效考核方面的要求以及考核的指標(biāo)內(nèi)容;

　　公司相關(guān)績(jī)效管理員根據(jù)考核要求和指標(biāo)內(nèi)容，在系統(tǒng)中完成對(duì)各崗位的考核指標(biāo)的設(shè)置并通知到相關(guān)人員，同時(shí)制定計(jì)劃、報(bào)告提交的相關(guān)提醒機(jī)制;

　　公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)公司績(jī)效考核要求及時(shí)對(duì)相應(yīng)管轄的人員、部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核;

　　10. 其他輔助模塊使用規(guī)范

　　(1). 郵件模塊使用規(guī)范

　　內(nèi)部的文件傳閱和溝通應(yīng)該避免使用email,而應(yīng)該使用其它模塊來(lái)完成相關(guān)的共享和溝通;

　　系統(tǒng)管理員應(yīng)該在后臺(tái)設(shè)定好相關(guān)的email參數(shù)和群發(fā)郵件的地址;

　　郵件模塊一般和外部用戶用戶進(jìn)行溝通的時(shí)候才使用;

　　發(fā)送的email最好設(shè)定與相關(guān)人、相關(guān)項(xiàng)目、相關(guān)文檔、相關(guān)客戶、相關(guān)產(chǎn)品進(jìn)行關(guān)聯(lián);這樣可以使郵件能夠被結(jié)構(gòu)化進(jìn)行保存;

　　盡量使用郵件模塊來(lái)完成公司月刊等制作和發(fā)布;

　　盡量使用郵件模板來(lái)給目標(biāo)客戶群發(fā)郵件，提高工作效率;

　　郵件模板在設(shè)定的時(shí)候盡量與公司的VI統(tǒng)一;

　　員工應(yīng)該把自己好的郵件作為一種知識(shí)共享給公司的其他員工;

　　(2). 我的會(huì)議使用規(guī)范

　　目標(biāo)：高效的會(huì)議管理可以促進(jìn)整個(gè)公司的運(yùn)作效率，減少開(kāi)會(huì)時(shí)間和提高會(huì)議效率;一些重要的會(huì)議應(yīng)該通過(guò)系統(tǒng)來(lái)準(zhǔn)備會(huì)議，并對(duì)會(huì)議的決議進(jìn)行記錄;

　　系統(tǒng)管理員應(yīng)該為公司各種會(huì)議設(shè)定好相關(guān)的會(huì)議模板(會(huì)議參加人員、會(huì)議審批人、會(huì)議服務(wù)的內(nèi)容)，這樣方便會(huì)議創(chuàng)建人;

　　會(huì)議創(chuàng)建人應(yīng)該設(shè)定好相關(guān)的會(huì)議參加人員，會(huì)議的議題;

　　會(huì)議室管理員應(yīng)該及時(shí)分配相關(guān)的會(huì)議;

　　會(huì)議審批人應(yīng)該及時(shí)審批會(huì)議;

　　會(huì)議參加人員應(yīng)該及時(shí)提交相關(guān)的會(huì)議參加回執(zhí)，方便會(huì)議聯(lián)系人進(jìn)行統(tǒng)計(jì);

　　會(huì)議常見(jiàn)人員應(yīng)該自己負(fù)責(zé)的相關(guān)議題的資料，讓大家在具體開(kāi)會(huì)之前了解這個(gè)會(huì)議的情況;

　　會(huì)議結(jié)束以后，應(yīng)該把這個(gè)會(huì)議相關(guān)的決議在系統(tǒng)中提交;

　　會(huì)議管理員應(yīng)該及時(shí)結(jié)束會(huì)議;

　　會(huì)議召集人應(yīng)該及時(shí)把相關(guān)會(huì)議作為一種知識(shí)共享給其他部門(mén)或員工;

　　(3). 客戶門(mén)戶使用規(guī)范

　　目標(biāo)：通過(guò)客戶門(mén)戶可以讓客戶直接進(jìn)入系統(tǒng)，與公司內(nèi)部的員工進(jìn)行互動(dòng);同時(shí)客戶通過(guò)客戶門(mén)戶可以進(jìn)行自助服務(wù);并通過(guò)客戶門(mén)戶讓客戶的訂單和報(bào)價(jià)進(jìn)行提交;并完成對(duì)客戶在線服務(wù);

　　系統(tǒng)管理員應(yīng)該設(shè)定好相關(guān)的客戶門(mén)戶新聞頁(yè)，門(mén)戶相關(guān)流程;

　　客戶經(jīng)理應(yīng)該及時(shí)開(kāi)通相關(guān)的客戶門(mén)戶給到客戶，并教會(huì)客戶怎樣使用系統(tǒng);

　　客戶經(jīng)理應(yīng)該把相關(guān)的知識(shí)文檔共享給客戶;

　　客戶經(jīng)理應(yīng)該通過(guò)客戶門(mén)戶的流程與客戶進(jìn)行交流;

　　采購(gòu)人員可以要求所有供應(yīng)商通過(guò)系統(tǒng)提交報(bào)價(jià);

　　客戶應(yīng)該通過(guò)系統(tǒng)提交相關(guān)的服務(wù)流程;

　　相關(guān)人員應(yīng)該及時(shí)更新項(xiàng)目信息以供客戶查看;

　　相關(guān)人員應(yīng)該及時(shí)更新相關(guān)產(chǎn)品信息以供客戶查看;

　　相關(guān)人員應(yīng)該及時(shí)發(fā)布新聞到客戶門(mén)戶，方便客戶了解公司動(dòng)態(tài);

　　相關(guān)人員應(yīng)該及時(shí)更新技術(shù)和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)到門(mén)戶;