2014年在重慶、貴州、成都三地發(fā)布OA實施推廣、應(yīng)用的配合制度

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　　2014年在重慶、貴州、成都三地發(fā)布OA實施推廣、應(yīng)用的配合制度

　　一、引言

　　本實施推廣配合制度的目的是為了公司順利實施OA項目、以及正式上線內(nèi)部進行推廣階段的相關(guān)配合，并以能指導和規(guī)范OA系統(tǒng)的操作使用，而所制定的相關(guān)配合制度。

　　本制度整體分別從OA系統(tǒng)的實施推廣階段、以及應(yīng)用階段制定相應(yīng)的規(guī)范，另外在應(yīng)用階段根據(jù)OA系統(tǒng)功能模塊，分別對應(yīng)各模塊的使用進行規(guī)范。

　　二、OA項目實施推廣配合制度

　　1. 泛普軟件實施推廣整體原則

　　(1). 分布實施：

　　根據(jù)公司的實際情況，所需應(yīng)用OA系統(tǒng)的人員、部門比較多，在實施推廣階段需要先確定試點單位，待試點部門用戶應(yīng)用較為成功或熟練，再在其他部門用戶進行逐步推廣，最終達到整個公司所有員工均能通過OA系統(tǒng)處理日常事務(wù)和之間的溝通。

　　(2). 循序漸進：

　　雖然OA系統(tǒng)也是日常所有人所需要的辦公基礎(chǔ)平臺，但由于系統(tǒng)的應(yīng)用功能涉及的面比較廣，所以需要采用在應(yīng)用功能范圍方面，由少到多、有淺入深的原則逐步加深應(yīng)用。

　　(3). 知識原則：

　　由于公司的管理隨著公司的業(yè)務(wù)發(fā)展也會有所變化，這樣也就需要OA根據(jù)公司的要求進行相應(yīng)的變動，在此情況下，我們需要自己有能力進行維護系統(tǒng)，也就需要逐步培養(yǎng)企業(yè)自己的系統(tǒng)管理、維護人員，當系統(tǒng)投入使用時，這些人員可以對系統(tǒng)進行維護和管理，并可以負責對最終用戶進行培訓。

　　(4). 高層管理者的關(guān)注及參與：

　　實施階段，在高層管理員的關(guān)注及參與之下，可以較為順利的協(xié)調(diào)所需要的資源，且也可以符合公司整體管理方式的變動實現(xiàn)。

　　(5). 目標范圍明確：

　　在明確OA系統(tǒng)項目實施的范圍以及所需要達到的目標的基礎(chǔ)上，便于逐步分解各個階段的工作任務(wù)以及相應(yīng)的負責人。

　　(6). 配套制度保證：

　　OA系統(tǒng)本身也是一套管理系統(tǒng)，也是為公司的管理提供相應(yīng)的服務(wù)，所以基于此，需要制定相應(yīng)的信息化運作制度，以便正式明確系統(tǒng)推廣使用的規(guī)范性，并形成在公司的管理制度庫中。

　　(7). 項目成員穩(wěn)定：

　　任何一個項目的運作，都需要人員的充分配合，那么在OA的實施階段，也需要保證項目組成員的穩(wěn)定性，盡可能避免因為人員的變動造成項目的工作安排調(diào)整，甚至影響整個項目的進度!

　　以下根據(jù)OA項目實施整個過程中涉及到幾個關(guān)鍵階段，在根據(jù)階段中所涉及到任務(wù)安排，而需要公司相關(guān)部門人員的配合：

　　2. 項目啟動準備階段

　　(1). 階段任務(wù)

　　項目實施準備;

　　組建項目實施小組;

　　確定項目實施計劃;

　　項目啟動會議交流;

　　(2). 所需配合內(nèi)容

　　項目實施準備;

　　在準備的工作主要完成OA系統(tǒng)的運行環(huán)境服務(wù)器及其配置，這部分工作主要是由相關(guān)IT部門來準備，按照OA系統(tǒng)運行的基本配置要求確定服務(wù)器的到位，所需服務(wù)器的配置請參考完成實施計劃書中的《系統(tǒng)環(huán)境準備》。

　　組建項目實施小組;

　　項目實施小組的成員主要包括的有：

　　項目

　　對項目提供方向性指導，當項目需要企業(yè)大范圍員工配合或許需要大規(guī)模調(diào)動部分資源時，需要經(jīng)過該小組的書面確認。

　　項目經(jīng)理

　　負責資源的管理與調(diào)配，項目方案的制訂，選擇和組成項目組，項目及任務(wù)的估計，任務(wù)分配，項目的跟蹤、整體管理與實施，協(xié)調(diào)資源以及各項目小組之間的工作，項目情況的交流，召開定期以及階段性項目工作會議。

　　系統(tǒng)管理員

　　盡快熟悉系統(tǒng)功能、掌握實施方法、需求分析、系統(tǒng)初始化與設(shè)置、系統(tǒng)技術(shù)支持與培訓。

　　實施小組：關(guān)鍵部門用戶

　　建議在每個關(guān)鍵部門中安排部門經(jīng)理以及在IT方面有所特長的人員進行配合，部門經(jīng)理主要是參照系統(tǒng)功能提供需求、規(guī)范管理制度，部門配合人員主要是為部門內(nèi)部其他員工進行操作培訓。

　　確定項目實施計劃;

　　合理、清晰的目標和實施范圍是OA系統(tǒng)成功實施和運用的前提!在此環(huán)節(jié)任務(wù)安排中需要明確整個OA系統(tǒng)項目的實施目標和范圍，并根據(jù)目標范圍制定出具體的實施計劃;

　　在目標范圍方面，建議可以參考：

　　范圍目標：需要把那些人和部門納入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)

　　試點階段以集團總部為主、以經(jīng)常使用計算機的人為主

　　推廣階段以信息化基礎(chǔ)好的子公司優(yōu)先逐步延伸

　　功能目標：

　　從使用頻率考慮

　　例如：公司通知、費用報銷、留言、工作計劃、工作報告、各類業(yè)務(wù)報表等

　　從部門協(xié)作考慮

　　例如：交辦事宜、收發(fā)文、合同審批、問題處理、呈報審批、請示批復(fù)等

　　從管理層關(guān)注考慮

　　例如：工作計劃、周總結(jié)與計劃、月總結(jié)與計劃、企業(yè)文化、業(yè)務(wù)知識庫、費用匯總、財務(wù)報表。

　　在制定項目具體工作安排，請參考《OA項目實施計劃書》

　　項目啟動會議交流;

　　在項目實施前期的準備工作完成之后，為了表示項目的正式及規(guī)范性，需要在正式啟動項目時再與所有項目成員進行啟動會議的交流，主要是明確各自在后面的實施階段所需要配合的工作，以及具體的任務(wù)解釋，包括需求的整理、培訓的安排等。

　　3. 需求分析確定階段

　　(1). 階段任務(wù)

　　需求資料收集;

　　需求討論;

　　實施方案整理及確定;

　　系統(tǒng)管理員維護培訓;

　　(2). 所需配合內(nèi)容

　　需求資料收集;

　　根據(jù)OA項目實施的目標和范圍，以及最終的使用用戶需要，進行相關(guān)的需求資料收集，包括人力資源組織人員信息、各部門所需要的流程、文檔目錄、客戶的分類、項目的類型、財務(wù)的費用類型、資產(chǎn)的分類等，詳見《OA系統(tǒng)實施調(diào)研表》;

　　這部分工作需要各個部門經(jīng)理以及部門配合人員共同來完成，并在計劃時間內(nèi)提交!

　　注：其中紅色部分表示所需要配合的人員!

　　需求討論;

　　項目經(jīng)理根據(jù)收集上來的需求資料進行了解和熟悉，針對需求中不明確的地方或不明白之處，有針對性的提問，以便可以順利整理出所需要的實施方案。

　　這部分工作的安排視情況靈活安排，需要安排之時也需要各個部門經(jīng)理及部門配合人員配合討論。

　　實施方案整理及確定;

　　項目經(jīng)理根據(jù)雙方討論出來的需求結(jié)果，分別整理出人力資源管理模塊、流程管理模塊、知識管理模塊、客戶管理模塊、項目管理模塊、財務(wù)管理模塊、資產(chǎn)管理模塊的實施方案，重點是流程和知識管理兩塊的實施方案。另外由于OA系統(tǒng)在公司的應(yīng)用很多都會涉及到多個部門的協(xié)作，所以在整理實施方案的時候，需要站在整個公司的協(xié)作運作來考慮。

　　所以整理出來的實施方案，需要各部門經(jīng)理和公司高層領(lǐng)導能進行一次確認工作!

　　系統(tǒng)管理員維護培訓;

　　在整個項目的實施工作中，由于OA系統(tǒng)是一種可以靈活運用在公司的辦公平臺，那么相應(yīng)隨著公司的管理方式的變更，OA的維護也需要本公司人員有能力來維護。

　　這部分工作一定需要安排負責維護的系統(tǒng)管理員在經(jīng)過培訓之后，能熟練并掌握進行OA系統(tǒng)的所有維護工作。

　　4. 系統(tǒng)搭建調(diào)試階段

　　(1). 階段任務(wù)

　　測試系統(tǒng)搭建(按照實施方案);

　　系統(tǒng)測試;

　　用戶使用培訓;

　　項目組成員系統(tǒng)試用;

　　(2). 所需配合內(nèi)容

　　測試系統(tǒng)搭建;

　　根據(jù)整理并經(jīng)過確認的實施方案，搭建測試系統(tǒng)，同時為了使系統(tǒng)管理員在結(jié)合公司的實際應(yīng)用層面和能更進一步的熟練系統(tǒng)維護。

　　這部分工作也一定需要系統(tǒng)管理員直接參與到測試系統(tǒng)的搭建工作中。

　　系統(tǒng)測試;

　　這部分工作需要項目經(jīng)理和系統(tǒng)管理員在實施方案的參考之下，對搭建的系統(tǒng)進行測試，對其中設(shè)置不正確之處提出相應(yīng)的建議!

　　用戶使用培訓;

　　一套系統(tǒng)的上線最終離不開用戶的正式使用，那么在上線之前需要對項目組成員，主要也包括項目經(jīng)理、系統(tǒng)管理員、各部門經(jīng)理和配合人員、其他使用用戶進行重點使用培訓，其中系統(tǒng)管理員需要重點培訓，以便后期可以為其他部門用戶的使用提供及時的解答和支持。

　　項目組成員系統(tǒng)試用;

　　為了正式系統(tǒng)的上線，對于測試系統(tǒng)中有不符合自己實際的需求還可以進行一次調(diào)整工作，這樣就需要各部門經(jīng)理和配合人員進行初期的系統(tǒng)試用，一是盡快的熟練系統(tǒng)，二是能提供相關(guān)的調(diào)整反饋意見。

　　5. 系統(tǒng)正式上線階段

　　(1). 階段任務(wù)

　　收集反饋意見;

　　系統(tǒng)調(diào)整形成正式系統(tǒng);

　　系統(tǒng)使用相關(guān)制度制定、相關(guān)手冊發(fā)放;

　　系統(tǒng)正式上線;

　　(2). 所需配合內(nèi)容

　　收集反饋意見;

　　由試用人員(各部門經(jīng)理和配合人員)根據(jù)試用情況填寫反饋意見表。

　　系統(tǒng)調(diào)整形成正式系統(tǒng);

　　系統(tǒng)管理員根據(jù)反饋意見表進行系統(tǒng)的調(diào)整，并發(fā)布為正式版的OA系統(tǒng)!

　　系統(tǒng)使用相關(guān)制度制定、相關(guān)手冊發(fā)放;

　　項目經(jīng)理根據(jù)最終用戶的應(yīng)用，分別編寫相應(yīng)的系統(tǒng)上線制度和手冊發(fā)放到每位系統(tǒng)使用用戶手頭上，以便用戶能按照相關(guān)文件開始正式使用。上線使用規(guī)范請見文檔后面一部分，手冊包括系統(tǒng)維護手冊、系統(tǒng)使用手冊。

　　系統(tǒng)正式上線;

　　項目經(jīng)理在與公司高層領(lǐng)導溝通確定之前完成的工作基礎(chǔ)之上，由項目經(jīng)理擬定OA系統(tǒng)正式上線通知，通知公司相關(guān)使用人員系統(tǒng)的正式上線。

　　6. 項目驗收階段

　　(1). 階段任務(wù)

　　項目驗收形成報告;

　　系統(tǒng)驗收后期維護服務(wù);

　　(2). 所需配合內(nèi)容

　　項目驗收形成報告;

　　在雙方整個前面的實施工作充分完成的基礎(chǔ)上，整套OA系統(tǒng)終于可以在公司正式上線，在此實施方根據(jù)項目的計劃書和實際的實施工作內(nèi)容編寫項目驗收報告，并由項目經(jīng)理確認項目的實施驗收工作。

　　系統(tǒng)驗收后期維護和深度應(yīng)用;

　　為了OA系統(tǒng)在公司能得到深度的應(yīng)用，以及由于公司的管理變更，需要系統(tǒng)管理員根據(jù)管理變更內(nèi)容及時調(diào)整系統(tǒng)的設(shè)置，并制定系統(tǒng)深度應(yīng)用計劃安排，如包括公司各崗位的知識地圖、業(yè)務(wù)知識地圖、細化的公司管理流程等等。并對用戶在使用系統(tǒng)的過程中，遇到不熟悉的地方給予及時的解答和支持。

　　另外，為了調(diào)動公司使用人員對OA系統(tǒng)的充分利用，可以借助公司的一些相關(guān)激勵制度，定期記錄和發(fā)布系統(tǒng)使用情況，如：

　　記錄下登陸日志

　　記錄下文檔的查看日志

　　記錄下流程的日志

　　記錄下在系統(tǒng)中操作的其他日志。

　　發(fā)布文檔貢獻量; 最有價值的文檔知識;

　　發(fā)布客戶貢獻量;

　　發(fā)布項目貢獻量;

　　發(fā)布流程貢獻量;

　　發(fā)布系統(tǒng)訪問的次數(shù)等等;

　　三、OA系統(tǒng)使用規(guī)范

　　1. 整體規(guī)范要求

　　由于OA系統(tǒng)是作為所有員工日常工作的平臺，所以要求所有部門的所有人員經(jīng)常使用，并把相關(guān)的信息及時、準確的在系統(tǒng)上反映，才能達到上一套OA系統(tǒng)的目的。

　　在本使用規(guī)范的撰寫過程中，遵循了如下原則：

　　1. 以科學的、全面的、長遠的眼光來建設(shè)OA系統(tǒng)運行制度。

　　2. 結(jié)合本公司的實際情況，考慮制度的可行性和連續(xù)性。

　　2. 流程管理模塊使用規(guī)范

　　目標：工作流程可以規(guī)范公司的運作，并可以提高工作效率和保留所有工作的痕跡，并且能對所有流程進行統(tǒng)計分析，了解整個公司的運作情況。形成符合我們自身工作現(xiàn)狀的工作流程，實現(xiàn)所有的工作網(wǎng)絡(luò)電子化。

　　系統(tǒng)管理員應(yīng)該為運轉(zhuǎn)的每一個流程加上流程幫助文檔，這樣方便用戶了解到相關(guān)流程的運轉(zhuǎn)方式和每一個流程在提交的時候需要注意什么實現(xiàn);

　　系統(tǒng)管理員必須對每一個流程進行測試，保證每一個流程是流轉(zhuǎn)正確的后才推給相關(guān)的部門和人員使用;

　　公司內(nèi)部的溝通，最好通過流程而不是emaii;方便系統(tǒng)的推廣和對事件的查詢;

　　用戶在填寫流程的時候，盡量能填寫的比較詳盡，方便下一個節(jié)點的閱讀和理解;

　　注意對系統(tǒng)中相關(guān)的文檔、相關(guān)客戶、相關(guān)流程、相關(guān)項目、相關(guān)產(chǎn)品等信息都進行關(guān)聯(lián);

　　及時處理待辦事宜，這樣方便流程處理的及時性;

　　及時跟蹤自己發(fā)出去的流程，督促其他人員及時完成自己發(fā)出的流程;

　　發(fā)出的流程能夠把標題填寫清楚，方便以后的查詢;

　　及時查看默認流程，很多會議、項目和客戶的提醒流程都在默認流程中;

　　相關(guān)人員應(yīng)該把流程的執(zhí)行過程作為知識共享公司其他員工;

　　3. 知識管理模塊使用規(guī)范

　　每位工作人員應(yīng)明確知識采集范圍。知識的范圍主要是日常工作及項目涉及到的文檔資料等，也包括其他有價值的資料等。

　　每一個人員應(yīng)該在生成一篇文檔的時候就應(yīng)該馬上放到系統(tǒng)中來;

　　公司內(nèi)部的文檔交流，最好使用文檔模塊而不是email，這樣可以保證公司內(nèi)部所有的文檔都可以在系統(tǒng)中找到;

　　如果您新建的文檔與客戶相關(guān)，請一定要和這個客戶關(guān)聯(lián)起來，同樣，如果你新建的文檔與項目人力資源資產(chǎn)相關(guān)，請與這個項目人力資源資產(chǎn)關(guān)聯(lián)起來，增加系統(tǒng)的協(xié)同性。

　　導入OA平臺的知識文檔必須轉(zhuǎn)換為電子格式，如：紙介質(zhì)可掃描成圖像格式、語音可轉(zhuǎn)換成聲音文件等

　　對于上傳到OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，每位工作人員有責任保證知識內(nèi)容的準確性和嚴肅性。

　　每位工作人員應(yīng)根據(jù)知識分類體系、文檔命名規(guī)則、安全等級說明等，將日常的知識文檔內(nèi)容存放于相應(yīng)位置。系統(tǒng)自動進行使用狀況統(tǒng)計，如：點擊率排名、回復(fù)率排名，按部門、按目錄等每項知識應(yīng)由維護人進行知識內(nèi)容的及時更新、修改等。知識備份與知識恢復(fù)，由系統(tǒng)管理員根據(jù)相關(guān)手冊進行。

　　文檔發(fā)布應(yīng)按照文檔發(fā)布規(guī)范進行

　　發(fā)布在首頁上的每個文檔必須輸入摘要。

　　對于直接發(fā)布內(nèi)容的文檔，根據(jù)需要輸入關(guān)鍵詞、摘要，對于以附件形式發(fā)布的文檔，則需要輸入關(guān)鍵詞、摘要。

　　文檔的命名規(guī)則：

　　為方便查詢，請按照系統(tǒng)中有關(guān)知識文檔管理模塊的使用規(guī)范書(即“本系統(tǒng)管理系統(tǒng)使用規(guī)范”目錄下的文檔)有關(guān)文檔命名規(guī)則的說明為文檔命名。

　　舉例：如果現(xiàn)在上傳一份為惠普公司寫的一個銷售方案，它的標題應(yīng)該是：

　　惠普銷售管理系統(tǒng)方案書(版本一)

　　不版本控制

　　類型

　　哪個客戶

　　主要內(nèi)容

　　文檔上傳目錄參考目錄體系說明。

　　各種文檔應(yīng)在設(shè)定的共享范圍以及安全等級、共享方式上盡可能實現(xiàn)知識共享。

　　文檔瀏覽方式。包括在線查閱、搜索、導航等。文檔共享方式。包括確定文檔的共享屬性，安全級別等。

　　文檔共享形式。文檔、附件、培訓、討論組和社區(qū)等。

　　對于無用、重復(fù)的知識文檔，應(yīng)由知識維護人及時清理。注意文檔的共享設(shè)置。文檔在不同的目錄下面有不同的權(quán)限設(shè)置，你可以對每一篇你的文檔做好相應(yīng)的共享設(shè)置;

　　如果您對現(xiàn)在的知識結(jié)構(gòu)有什么的建議的話，請在泛普OA系統(tǒng)系統(tǒng)中以工作流形式提交任務(wù)給公司的文檔管理員。

　　即時更新已經(jīng)陳舊的知識文檔;

　　公司相關(guān)管理部門應(yīng)該及時整理公司內(nèi)部的各種知識，并形成各種知識地圖方便知識的共享;

　　文檔目錄設(shè)置的時候，盡量把文檔的“回復(fù)”和“修改共享”權(quán)限開放，這樣用戶可以針對不同的進行回復(fù);

　　文檔目錄盡量開放給用戶，這樣方便用戶放置文檔;

　　文檔在創(chuàng)建的時候，一定要選擇合適的目錄放置;

　　一般性的文檔最好能HTML的方式保持到系統(tǒng)中，這樣方便其他用戶瀏覽;

　　生產(chǎn)的文檔要注意文檔的安全“共享”設(shè)置;

　　可以通過流程的方式把文檔共享給相關(guān)的人員;

　　為公司的新聞設(shè)定相關(guān)的統(tǒng)一模板;

　　為公司的相關(guān)通知設(shè)定相關(guān)的統(tǒng)一模塊;

　　公司新聞中心使用規(guī)范：

　　新聞中心可以為不同的部門、不同的事業(yè)部、不同的客戶類別設(shè)置不同的新聞頁面;新聞頁也可以用來放置公司的新聞、行業(yè)新聞、公司重要通知或公告;

　　新聞中心的設(shè)置可以由系統(tǒng)管理員在文檔管理模塊中進行設(shè)置;

　　新聞中心可以被設(shè)置成外部網(wǎng)站的新聞頁;

　　因為是新聞中心，所以希望大家一定要平時都看看，因為這邊放置了公司重要的新聞和通告;

　　所有人都可以創(chuàng)建新聞，但所有創(chuàng)建的新聞都會在你們公司有相應(yīng)的人來進行審批，最后就能被發(fā)布。

　　創(chuàng)建的新聞最好能有圖片和摘要，方便以后瀏覽者瀏覽新聞;

　　一般不重要的新聞，可以在發(fā)布的時候設(shè)置成標題新聞;

　　作為公司的新聞管理部門必須定時的發(fā)布新聞到新聞中心，讓員工即時了解公司的情況;

　　一般發(fā)布的新聞可以讓用戶進行回復(fù)，這樣可以讓員工有參與公司的使命感;

　　一般可以設(shè)置成一個綜合新聞把公司所有的發(fā)布的新聞都集中到這個新聞頁，其它可以把人事、財務(wù)、產(chǎn)品、市場銷售、研發(fā)等根據(jù)每一個公司的不同來設(shè)置成不同的新聞頁;

　　4. 人力資源管理模塊使用規(guī)范

　　目標：人力資源模塊協(xié)助公司管理從“選人”、“用人”、“育人”和“留人”的整個過程的管理;并讓上級及時了解下級的工作情況、計劃情況、收支情況、相關(guān)文檔、相關(guān)項目、相關(guān)預(yù)算、相關(guān)客戶、相關(guān)資產(chǎn)、相關(guān)流程，并進行動態(tài)的績效考核;

　　人力資源管理員必須把公司內(nèi)部的所有人力資源的資料整理齊全，并輸入系統(tǒng)并注意及時更新;

　　人力資源管理員為每一個員工拍攝工作照片;

　　人力資源管理員應(yīng)該定期發(fā)布有關(guān)公司的人力資源制度和流程;

　　人力資源管員應(yīng)該按照公司的要求設(shè)定好該模塊中的參數(shù)，方便以后統(tǒng)計;

　　人力資源部應(yīng)該要求其它業(yè)務(wù)部門通過系統(tǒng)來提交相關(guān)的用人需求;

　　人力資源部應(yīng)該及時更新招聘崗位的任職要求;

　　人力資源部把相關(guān)部門的用人需求形成招聘計劃;

　　人力資源部把相關(guān)的招聘信息發(fā)布到外部網(wǎng)站，并在招聘廣告中說明所有人員必須通過外部網(wǎng)站提交自己的簡歷;

　　人力資源部應(yīng)該及時共享相關(guān)崗位的簡歷給用人部門進行挑選;

　　人力資源部應(yīng)該做好相關(guān)的新員工入司工作的知識地圖，方便新員工的自助服務(wù);

　　人力資源部應(yīng)該把公司相關(guān)的人力資源管理政策、制度和流程發(fā)布到知識文檔模塊;

　　人力資源部應(yīng)該為公司的每一個崗位設(shè)定一個相對應(yīng)的知識地圖，方便相應(yīng)崗位的人員了解自己的職責和可以獲取的資源;

　　人力資源部應(yīng)該為每一位員工在系統(tǒng)中建立好相關(guān)的聘用合同;

　　人力資源部應(yīng)該要求在系統(tǒng)中完成入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動、退休、反聘、離職等人事管理(并要求相關(guān)的部門和人員走流程);

　　人力資源部應(yīng)該把相關(guān)的培訓放置到系統(tǒng)中來;

　　人力資源部應(yīng)該把相關(guān)的考核放置到系統(tǒng)中;

　　人力資源部應(yīng)該把相關(guān)的工資福利放置到系統(tǒng)中來，方便所有員工了解自己的當月工資;

　　最好把相關(guān)流程設(shè)置成與人力資源模塊進行管理;

　　一般員工應(yīng)該及時更新自己的通信方式;(電話，手機和email)

　　人力資源部應(yīng)該及時通告新員工的情況，方便大家了解新員工和幫助新員工;

　　人力資源部應(yīng)該及時發(fā)布優(yōu)秀員工的事跡，讓企業(yè)形成好的工作氛圍;

　　公司領(lǐng)導和部門領(lǐng)導應(yīng)該要求自己和自己的下屬員工把自己的工作計劃放入系統(tǒng)，方便以后能動態(tài)生成相關(guān)的考核依據(jù);

　　公司領(lǐng)導和部門領(lǐng)導應(yīng)該習慣通過系統(tǒng)對下屬進行任務(wù)分配和任務(wù)完成監(jiān)控;

　　公司領(lǐng)導和部門領(lǐng)導應(yīng)該通過系統(tǒng)了解下屬的工作報告;

　　公司領(lǐng)導和部門領(lǐng)導應(yīng)該通過系統(tǒng)了解下屬的文檔、客戶、項目和流程情況;

　　5. 客戶管理模塊使用規(guī)范

　　目標：實現(xiàn)客戶關(guān)系管理的規(guī)范性，方便查詢和統(tǒng)計，方便其他同事能夠順利接手您的工作而不會造成任何工作上的遺漏或失誤。

　　對新聯(lián)系的客戶(不管是電話，email，還是網(wǎng)上的請求)，一定要到系統(tǒng)中進行新建查詢，這樣就能告訴您這個客戶在系統(tǒng)中是不是已經(jīng)存在，避免客戶聯(lián)系的撞車;

　　填寫客戶信息的規(guī)范說明：

　　一般(欄)

　　名稱：

　　一定要填寫客戶的全稱。

　　舉例：添加的客戶是惠普，應(yīng)該這樣填寫

　　惠普中國有限公司

　　填寫公司全稱

　　簡稱(英文)：

　　填寫客戶的英文名稱。如：對惠普公司，填寫“HP”。如果客戶本身沒有英文名稱的，取客戶中文名稱中最具代表性的幾個字的拼音。如：對金科電子有限公司，填寫“Jinke”(取“金科”二字)。

　　地址：

　　填寫客戶的詳細郵政地址。

　　城市：

　　選擇客戶所在的城市。

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　　選擇客戶所在的省份

　　縣：

　　填寫客戶所在的縣，如沒有則不用填寫。

　　電話：

　　公司電話號碼。填寫完整的電話號碼，即區(qū)號+號碼+分機號， 如021-63539330-1010。

　　電子郵件(email)：

　　公司的郵件地址或主要聯(lián)系人的郵件地址，如contact@OA.com.cn 。

　　網(wǎng)站(website)：

　　公司的網(wǎng)址。如www.OA.com.cn (前面不要加http://)

　　備注：

　　填入對這個客戶的簡要說明，例如客戶的性質(zhì)、初步需求分析、業(yè)務(wù)、工作流程模式等，方便對客戶有一個完整的了解。也可以事先在系統(tǒng)文檔模塊中建立備注文檔，再鏈接上去。

　　聯(lián)系人(欄)

　　稱呼：

　　選取。

　　姓名：

　　填寫這個人的姓名。

　　職務(wù)：

　　填寫這個人的職位。

　　電話：

　　分別填寫辦公室電話、住宅電話和手機。注意填寫的時候仍要遵循區(qū)號+號碼+分機號的規(guī)則。

　　一個客戶卡片可以建立多個聯(lián)系人。

　　分類信息(欄)

　　狀況：

　　及時準確的做好客戶的分級工作，有利于提高銷售的整體效率。

　　無效客戶：通過EMAIL、試用申請等方式進來的客戶資料，在系統(tǒng)中初步建立，但客戶資料還不完整，客戶需求還不明了，需要進一步了解的?；蛘呤且恍o法了解的、資料又不完善的無效客戶信息。

　　基礎(chǔ)客戶：只是作為客戶資源錄入，掌握一些聯(lián)系方式。目前需求不明確的客戶。

　　潛在客戶：有對系統(tǒng)潛在的需求，并且項目已經(jīng)或即將提上日程，需要跟蹤的。

　　成功客戶：已經(jīng)簽約并開始項目實施的客戶。

　　級別：

　　每一種狀況，都細分為七個級別，以便對客戶進行更詳細的分類。可以根據(jù)與客戶聯(lián)系的實際情況，和客戶的潛在價值對客戶做好分級。

　　客戶的狀況和級別必須準確完整，這是將來管理大量客戶資源的基礎(chǔ)。

　　經(jīng)理：

　　選擇由誰來負責這個客戶?？蛻艚?jīng)理負責跟蹤客戶并維護客戶的資料。

　　安全級別：

　　對客戶的安全級別默認為“0”。安全級別將是決定用戶可以查看的信息和可以執(zhí)行的操作的因素之一。

　　文檔：

　　如果有有關(guān)于這個客戶的整體介紹的文檔，請將文檔與對應(yīng)客戶鏈接。

　　客戶卡片

　　客戶資料一旦建立，系統(tǒng)會生成一張客戶卡片。這張客戶卡片上的“統(tǒng)計報告”一欄中，列著與客戶相關(guān)的合同、交易、項目、文檔和請求。所以，在系統(tǒng)中無論是發(fā)布與客戶相關(guān)的合同書、方案書，還是建立與客戶相關(guān)的項目，遞交和處理與客戶相關(guān)的請求，都請一定記住將它們與對應(yīng)的客戶鏈接。

　　客戶聯(lián)系：(按鈕)

　　請及時將與客戶聯(lián)系的情況記錄下來。當您許久未與客戶聯(lián)系而需要重新恢復(fù)聯(lián)系時，它將方便您回顧與客戶相關(guān)的所有情況和當時您的處理情況;當負責此客戶的同事不在，業(yè)務(wù)暫時由您代為處理時，它將方便同事順利再從您手中將工作接手而不會發(fā)生工作上的紕漏。

　　A. 這個客戶的簡單介紹資料：公司的業(yè)務(wù)范圍，公司以前使用的一些系統(tǒng)名字，公司。公司的經(jīng)營情況。

　　B. 這個客戶的基本面的分析。

　　C. 目前我對這個客戶做了什么動作(以前做過什么動作，現(xiàn)在要做什么動作，將要做什么動作)：電話聯(lián)系及聯(lián)系的情況，拜訪及拜訪得到的信息情況，現(xiàn)在我和客戶的聯(lián)系情況，以及我的行動計劃。注意加上您的“郵戳”。

　　D. 以及給這個客戶寫過的所有email內(nèi)容。

　　客戶價值評估：(按鈕)

　　對客戶的公司規(guī)模、效益、項目投入情況等進行打分，最終得出客戶的價值評估，這也是對客戶進行分級管理的一個方式。

　　客戶合并：(按鈕)

　　如果發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在兩個客戶卡片，而這兩個客戶卡片事實上指的都是同一個客戶，則可以通過客戶合并來進行。合并過程將把客戶聯(lián)系人、相關(guān)聯(lián)系記錄等進行合并。

　　共享設(shè)置：

　　客戶卡片上的資料默認為可以被客戶經(jīng)理(在客戶卡片上設(shè)置)，以及他的直接和間接上司查看。如果確實需要共享給其他人，可以通過共享設(shè)置進行。

　　總之，您需要保證以下客戶資料的完備：

　　A. 這個客戶的簡單介紹資料：公司的業(yè)務(wù)范圍，公司以前使用的一些系統(tǒng)名字，公司。公司的經(jīng)營情況。

　　B. 這個客戶的基本需求。

　　C. 這個客戶目前的級別，是重要客戶還是潛在客戶。

　　D. 目前我對這個客戶做了什么動作(以前做過什么動作，現(xiàn)在要做什么動作，將要做什么動作)：電話聯(lián)系及聯(lián)系的情況，拜訪及拜訪得到的信息情況，現(xiàn)在我和客戶的聯(lián)系情況，以及我的行動計劃。注意加上您的“郵戳”。

　　E. 與客戶聯(lián)系的重要的email內(nèi)容。

　　在系統(tǒng)中新建一個客戶時，一定要先在中檢查一下，證實系統(tǒng)是否已經(jīng)存在此客戶的資料。如果發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中已經(jīng)存在這樣的客戶，查證一下目前由誰在負責，雙方對客戶的信息做一交流。無論如何，確保在客戶聯(lián)系過程中不發(fā)生“撞車”現(xiàn)象。否則，不僅僅會造成可能的工作失誤，還會令客戶對我們應(yīng)具備的“協(xié)同”的素質(zhì)產(chǎn)生懷疑，進而失去對我們公司及產(chǎn)品的信任。

　　請管理好每一個客戶的狀態(tài)：無效，基礎(chǔ)，潛在，成功。

　　及時做好每一個客戶的聯(lián)系計劃，這樣銷售部經(jīng)理就可以知道整個公司的銷售行動;

　　及時做好相關(guān)的客戶聯(lián)系提醒，這樣系統(tǒng)就能定時的提醒你該什么時候與這個客戶進行聯(lián)系;

　　及時把客戶的聯(lián)系情況(電話，email，拜訪結(jié)果，行動計劃等)，放入系統(tǒng);這樣可以保證客戶的所有聯(lián)系經(jīng)過都能在系統(tǒng)中有所保存;

　　所有給到相關(guān)客戶的文檔必須要與這個關(guān)聯(lián)起來;

　　及時對客戶進行銷售機會的預(yù)測，這樣銷售部經(jīng)理就能知道整個公司的所有銷售機會，方便公司來使用有限的資源投放到重點客戶上;

　　及時整理相關(guān)重復(fù)的客戶資料;

　　當簽訂合同以后，應(yīng)該及時把合同輸入系統(tǒng)，這樣公司管理層就可以了解到整個公司的銷售額，應(yīng)收和應(yīng)付;

　　及時做好客戶價值的設(shè)置;方便公司對系統(tǒng)中客戶資源質(zhì)量的判斷;

　　客戶的所有聯(lián)系人必須要填入系統(tǒng)，并且保證聯(lián)系人的信息正確;

　　要正確設(shè)置相關(guān)的產(chǎn)品;

　　使用系統(tǒng)郵件模板，可以定時向目標客戶群發(fā)郵件;

　　6. 項目管理模塊使用規(guī)范

　　目標：實現(xiàn)多個人來一段時間內(nèi)完成一個目標的協(xié)同工作。系統(tǒng)提供從項目的申請、審批、立項、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控和評估的項目管理流程;該模塊可以用來復(fù)雜項目，同時也可以管理相對簡單的活動管理;

　　如果需要多個人在一段時間完成一個目標，這樣的事件都可以使用項目來管理;

　　項目管理員應(yīng)該為公司設(shè)定好相關(guān)的項目類型和工作類型;

　　項目管理員根據(jù)公司的項目管理模式分別制定出相應(yīng)的項目模板，按照不同類型的項目并結(jié)合WBS的任務(wù)分解結(jié)構(gòu)逐個建立，以方便項目人員可以方便的參考以往的項目來制定下一步的計劃。

　　所有與項目相關(guān)文檔必須與這個項目進行關(guān)聯(lián);

　　所有與這個項目相關(guān)的費用必須與這個項目進行關(guān)聯(lián);

　　所有與這個項目相關(guān)的人員(項目成員)必須放置到這個項目中來;

　　所有與這個項目相關(guān)的客戶必須與這個項目進行關(guān)聯(lián);

　　項目經(jīng)理必須對整個項目進行計劃，并安排相應(yīng)的人員到相關(guān)的項目成員;

　　項目經(jīng)理應(yīng)該在完成計劃以后，及時提交自己的計劃進行審批;

　　項目成員應(yīng)該及時來分解自己的任務(wù);

　　項目成員應(yīng)該把與有關(guān)的文檔、流程、資產(chǎn)、客戶等信息關(guān)聯(lián)到相關(guān)任務(wù);

　　項目成員對自己負責的任務(wù)及時更新完成的進度，方便項目經(jīng)理了解整個項目的進度;

　　項目經(jīng)理、項目成員應(yīng)按照公司制定的模板在相應(yīng)的任務(wù)過程中提交相應(yīng)的產(chǎn)物。

　　無論是簽單的項目，還是長期的一個需要多人協(xié)調(diào)的工作，都需要建立一張項目卡片(已經(jīng)簽訂的訂單必須有一個項目)，并且由項目經(jīng)理來分配相關(guān)的任務(wù)和完成時間;

　　由項目對項目的任務(wù)時間安排做調(diào)整，對項目應(yīng)該有相應(yīng)的簡報(時間可以為一周);

　　項目小組成員應(yīng)及時對項目卡片的信息進行填充。例如與項目任務(wù)相關(guān)的文檔、客戶、工作流等都請及時加入。

　　項目經(jīng)理應(yīng)該及時把整個項目的執(zhí)行過程作為知識共享給其他員工;

　　7. 資產(chǎn)管理模塊使用規(guī)范

　　目標：管理公司內(nèi)部所有有價值的物品和資產(chǎn)，了解整個公司資產(chǎn)的當前價值和目前的狀態(tài);

　　資產(chǎn)管理員應(yīng)該把公司所有資產(chǎn)放置到系統(tǒng)，并進行恰當?shù)姆诸惡蜆颂?

　　在放置資產(chǎn)前，資產(chǎn)管理員應(yīng)該整理公司資產(chǎn)的資產(chǎn)資料(相同類型的資產(chǎn)可以有相同的資產(chǎn)資料，方便管理);

　　資產(chǎn)管理員應(yīng)該把現(xiàn)有資產(chǎn)按照實際情況把資產(chǎn)放置到系統(tǒng)中;(價格，使用人，供應(yīng)商和其它信息);

　　需要領(lǐng)用資產(chǎn)必須走流程;

　　資產(chǎn)管理員應(yīng)該定期對資產(chǎn)進行統(tǒng)計和更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù);

　　對資產(chǎn)的維修必須要走流程;

　　資產(chǎn)管理員應(yīng)該把與供應(yīng)商的聯(lián)系情況放入系統(tǒng)，并對供應(yīng)商進行評級;

　　8. 財務(wù)管理模塊使用規(guī)范

　　目標：財務(wù)管理模塊幫助用戶規(guī)劃公司、部門、人員的費用預(yù)算，并實時監(jiān)控相關(guān)費用的發(fā)生情況，了解整個公司的預(yù)算和實際的對照并了解整個公司、部門、人員、客戶和項目的收支情況;

　　財務(wù)管理員應(yīng)該對公司財務(wù)期間設(shè)定正確;

　　財務(wù)管理員應(yīng)該對公司的費用類型進行設(shè)定;

　　財務(wù)管理員應(yīng)該對公司的預(yù)算進行設(shè)定或?qū)徟?

　　財務(wù)管理員對公司管理層關(guān)心的指標(成本、純收入等)在系統(tǒng)中設(shè)定好;

　　人力資源管理員必須及時把公司的工資福利數(shù)據(jù)放入系統(tǒng);

　　所有部門和人員的費用支出報銷必須走系統(tǒng)中的報銷流程;

　　所有部門和人員的借款必須走流程;

　　所有合同必須輸入到系統(tǒng)中的CRM模塊，這樣才能統(tǒng)計收入的情況;

　　財務(wù)管理員需要對相關(guān)的報銷和借款等規(guī)則要向用戶說明清楚;

　　9. 目標績效管理模塊使用規(guī)范

　　目標：通過公司整套目標的分解，分別制定各自的階段性計劃，并實時反映對應(yīng)的工作，提高部門之間、人員之間的工作協(xié)同和安排。同時全方位的反映每人的工作情況以及成果進行績效考核。

　　公司領(lǐng)導每年度及時制定出公司當年的戰(zhàn)略目標并進行分解到相應(yīng)部門;

　　部門領(lǐng)導根據(jù)公司戰(zhàn)略目標及時分解到部門人員的年度目標;

　　個人根據(jù)部門年度目標及時安排本年度的工作總體目標和任務(wù)安排;

　　公司領(lǐng)導、部門負責人、個人根據(jù)年度目標及時安排當年每月的工作計劃、每周工作計劃;

　　需要協(xié)助的工作及時與相關(guān)協(xié)作部門溝通并落實完成的任務(wù)安排;

　　公司領(lǐng)導、部門負責人、個人根據(jù)階段性的工作完成情況必須在公司要求情況下提交周、月、季度、年度報告;

　　公司相關(guān)績效管理員必須及時制定出公司在績效考核方面的要求以及考核的指標內(nèi)容;

　　公司相關(guān)績效管理員根據(jù)考核要求和指標內(nèi)容，在系統(tǒng)中完成對各崗位的考核指標的設(shè)置并通知到相關(guān)人員，同時制定計劃、報告提交的相關(guān)提醒機制;

　　公司領(lǐng)導、部門負責人根據(jù)公司績效考核要求及時對相應(yīng)管轄的人員、部門負責人進行考核;

　　10. 其他輔助模塊使用規(guī)范

　　(1). 郵件模塊使用規(guī)范

　　內(nèi)部的文件傳閱和溝通應(yīng)該避免使用email,而應(yīng)該使用其它模塊來完成相關(guān)的共享和溝通;

　　系統(tǒng)管理員應(yīng)該在后臺設(shè)定好相關(guān)的email參數(shù)和群發(fā)郵件的地址;

　　郵件模塊一般和外部用戶用戶進行溝通的時候才使用;

　　發(fā)送的email最好設(shè)定與相關(guān)人、相關(guān)項目、相關(guān)文檔、相關(guān)客戶、相關(guān)產(chǎn)品進行關(guān)聯(lián);這樣可以使郵件能夠被結(jié)構(gòu)化進行保存;

　　盡量使用郵件模塊來完成公司月刊等制作和發(fā)布;

　　盡量使用郵件模板來給目標客戶群發(fā)郵件，提高工作效率;

　　郵件模板在設(shè)定的時候盡量與公司的VI統(tǒng)一;

　　員工應(yīng)該把自己好的郵件作為一種知識共享給公司的其他員工;

　　(2). 我的會議使用規(guī)范

　　目標：高效的會議管理可以促進整個公司的運作效率，減少開會時間和提高會議效率;一些重要的會議應(yīng)該通過系統(tǒng)來準備會議，并對會議的決議進行記錄;

　　系統(tǒng)管理員應(yīng)該為公司各種會議設(shè)定好相關(guān)的會議模板(會議參加人員、會議審批人、會議服務(wù)的內(nèi)容)，這樣方便會議創(chuàng)建人;

　　會議創(chuàng)建人應(yīng)該設(shè)定好相關(guān)的會議參加人員，會議的議題;

　　會議室管理員應(yīng)該及時分配相關(guān)的會議;

　　會議審批人應(yīng)該及時審批會議;

　　會議參加人員應(yīng)該及時提交相關(guān)的會議參加回執(zhí)，方便會議聯(lián)系人進行統(tǒng)計;

　　會議常見人員應(yīng)該自己負責的相關(guān)議題的資料，讓大家在具體開會之前了解這個會議的情況;

　　會議結(jié)束以后，應(yīng)該把這個會議相關(guān)的決議在系統(tǒng)中提交;

　　會議管理員應(yīng)該及時結(jié)束會議;

　　會議召集人應(yīng)該及時把相關(guān)會議作為一種知識共享給其他部門或員工;

　　(3). 客戶門戶使用規(guī)范

　　目標：通過客戶門戶可以讓客戶直接進入系統(tǒng)，與公司內(nèi)部的員工進行互動;同時客戶通過客戶門戶可以進行自助服務(wù);并通過客戶門戶讓客戶的訂單和報價進行提交;并完成對客戶在線服務(wù);

　　系統(tǒng)管理員應(yīng)該設(shè)定好相關(guān)的客戶門戶新聞頁，門戶相關(guān)流程;

　　客戶經(jīng)理應(yīng)該及時開通相關(guān)的客戶門戶給到客戶，并教會客戶怎樣使用系統(tǒng);

　　客戶經(jīng)理應(yīng)該把相關(guān)的知識文檔共享給客戶;

　　客戶經(jīng)理應(yīng)該通過客戶門戶的流程與客戶進行交流;

　　采購人員可以要求所有供應(yīng)商通過系統(tǒng)提交報價;

　　客戶應(yīng)該通過系統(tǒng)提交相關(guān)的服務(wù)流程;

　　相關(guān)人員應(yīng)該及時更新項目信息以供客戶查看;

　　相關(guān)人員應(yīng)該及時更新相關(guān)產(chǎn)品信息以供客戶查看;

　　相關(guān)人員應(yīng)該及時發(fā)布新聞到客戶門戶，方便客戶了解公司動態(tài);

　　相關(guān)人員應(yīng)該及時更新技術(shù)和產(chǎn)品說明書到門戶;