項(xiàng)目管理：成本管理的藝術(shù)手法

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢(xún)電話(huà)：400-8352-114

從上百萬(wàn)元到幾十億元的差旅費(fèi)用，已經(jīng)成為企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表上排名前三位的可控支出，與IT或薪酬相提并論。
　　雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)讓這個(gè)世界有了天涯咫尺的感覺(jué)，但是人們依然渴望一種面對(duì)面的交流。加入世貿(mào)組織六年以來(lái)，中國(guó)已經(jīng)成為世界第四大企業(yè)差旅市場(chǎng)，而且中國(guó)市場(chǎng)還將繼續(xù)增長(zhǎng)。我們必須面對(duì)事實(shí)：從上百萬(wàn)元到幾十億元的差旅費(fèi)用，已經(jīng)成為企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表上排名前三位的可控支出，與IT或薪酬相提并論。然而差旅管理在中國(guó)還不成熟，很多企業(yè)都還沒(méi)有高效的差旅管理系統(tǒng)，僅僅停留在原始的管理方式上，從票據(jù)的核查、審批到報(bào)銷(xiāo)，占用的人力、時(shí)間成本沒(méi)有人真正計(jì)算過(guò)。
　　雖然一些企業(yè)知道開(kāi)發(fā)一個(gè)集中化的差旅管理職能的好處，并能獲得15%的費(fèi)用節(jié)約，但對(duì)于大多數(shù)還沒(méi)有建立適合企業(yè)快速發(fā)展的差旅管理運(yùn)營(yíng)流程的企業(yè)來(lái)說(shuō)，使他們看到從其目前的費(fèi)用中可以節(jié)約下多少資金是很困難的。其實(shí)差旅管理不只是成本削減的問(wèn)題，它更是一個(gè)企業(yè)管理水平、管理效率的體現(xiàn)。從差旅管理政策的制定、執(zhí)行，財(cái)務(wù)管理的手段和程序，到員工行為監(jiān)控、差旅數(shù)據(jù)分析以及差旅管理外包，“企業(yè)能動(dòng)力”(Corporatemobility)的打造涉及到企業(yè)的所有部門(mén)。
　　而且，除了繼續(xù)將商務(wù)旅行成本保持在預(yù)算額外，企業(yè)還將承擔(dān)使其出差人員能夠安全準(zhǔn)時(shí)到達(dá)、保護(hù)工作高效率并遵守差旅政策的責(zé)任。本期封面文章通過(guò)MasterCard和FMc等專(zhuān)業(yè)差旅管理公司以及美敦力、西門(mén)子等世界知名跨國(guó)企業(yè)的最佳實(shí)踐，希望給中國(guó)企業(yè)帶來(lái)更多方法以解決差旅管理中的課題：何時(shí)應(yīng)該建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的差旅管理部門(mén)、如何利用專(zhuān)業(yè)差旅管理“外包”，如何通過(guò)有效的服務(wù)提供商使差旅管理集中化、在這個(gè)過(guò)程中利用什么樣的技術(shù)和方法來(lái)幫助企業(yè)提升管理水平，以及如何在成本不增加的情況下達(dá)到效率最大化等等。我們用這些實(shí)踐作為企業(yè)走向?qū)I(yè)、高效的差旅管理之路的地圖。
　　實(shí)際上，成本控制是一門(mén)花錢(qián)的藝術(shù)，而不是節(jié)約的藝術(shù)。
　　最需要避免的就是盲目的一切以減少支出為目的的成本主義做法。
　　把減少成本與增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力、增加員工積極性與創(chuàng)造性、增加企業(yè)的顧客滿(mǎn)意度聯(lián)系在一起，才是有藝術(shù)的成本控制。
　　在一家港資公司擔(dān)任中國(guó)內(nèi)地地區(qū)總裁的S先生，近日來(lái)總是被公司的差旅制度所困擾。原本除了固定差旅開(kāi)支預(yù)算外，由于職位的重要性，S先生每年還享受一定數(shù)額的機(jī)動(dòng)預(yù)算。但最近公司開(kāi)始痛下決心控制龐大的差旅成本，因此屬于S先生的機(jī)動(dòng)預(yù)算被改成了以次數(shù)計(jì)算，并且每年只有可憐巴巴的5次，這給S先生的出行計(jì)劃帶來(lái)了很大的麻煩。“現(xiàn)在如果有出差計(jì)劃，必須提前3天向香港總部打招呼，由他們統(tǒng)一安排訂機(jī)票住宿。結(jié)果我常常是上半年緊張得很，生怕用了機(jī)動(dòng)指標(biāo)，即使再重要的臨時(shí)會(huì)議都能推則推；而快到年底了發(fā)現(xiàn)指標(biāo)還沒(méi)用完，又得使勁找機(jī)會(huì)把它用出去?！盨先生苦惱地說(shuō)。
有同樣煩惱的還有在一家機(jī)關(guān)供職的L小姐?！皢挝粸榱斯?jié)約成本，給我們定的出差住宿標(biāo)準(zhǔn)是每天100元。如果去一些小城市，這些錢(qián)用不完；去北京、上海之類(lèi)的大城市，卻又只能住街邊小旅館。就連出國(guó)也是同樣，標(biāo)準(zhǔn)為每天120美元。我去紐約只能住MOTEL(汽車(chē)旅館)，一到晚上就想起美國(guó)電影里面的兇殺場(chǎng)面，成天擔(dān)驚受怕的。”
　　節(jié)約成本VS提高效率
　　其實(shí)從財(cái)務(wù)角度說(shuō)，差旅成本的控制一直都是一個(gè)懸而未決的問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，差旅成本由直接成本和間接成本兩部分組成。直接成本包括交通、住宿、餐飲以及財(cái)務(wù)部門(mén)的管理費(fèi)用，目前中國(guó)多數(shù)企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的紙張報(bào)銷(xiāo)手段；間接費(fèi)用則包括企業(yè)需要預(yù)支的現(xiàn)金、報(bào)銷(xiāo)以及審計(jì)單據(jù)的費(fèi)用。通常，很多公司對(duì)前者可見(jiàn)的成本控制往往會(huì)比較嚴(yán)格甚至苛刻，例如嚴(yán)格的級(jí)差等。這種看起來(lái)比較“科學(xué)”的成本控制手段在對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)國(guó)際商學(xué)院院長(zhǎng)張新民看來(lái)卻有些問(wèn)題，這位財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)出身的教授認(rèn)為：“必要的控制是應(yīng)該的，但是，特別嚴(yán)格的制度，比方級(jí)差控制等就是有問(wèn)題的。在一定財(cái)力基礎(chǔ)上的財(cái)務(wù)控制，主要考慮的是人的因素和企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)以及效果之間的關(guān)系?！?