項(xiàng)目信息系統(tǒng)合同管理

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　　合同管理是項(xiàng)目管理的起點(diǎn)，是工程需要重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)，直接影響著整個(gè)項(xiàng)目的管理。合同管理是項(xiàng)目科學(xué)管理的基礎(chǔ)，建筑項(xiàng)目能順利實(shí)施的前提是以簽訂承發(fā)包合同為基礎(chǔ)，以合同的約定為項(xiàng)目實(shí)施的準(zhǔn)則，若在施工過程中合同管理不到位，項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、安全管理等各項(xiàng)目標(biāo)亦難以實(shí)現(xiàn)，更無法保證項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)。

　　一、項(xiàng)目合同管理中的問題

　　1、企業(yè)合同管理機(jī)制不完善，合同管理機(jī)制不健全，權(quán)責(zé)劃分不清，各職能部門缺乏溝通，各自為政，管理銜接不到位，造成各部門職能重復(fù)，合同辦理流程復(fù)雜，合同管理相關(guān)環(huán)節(jié)脫節(jié)。合同相對(duì)人資質(zhì)審查不嚴(yán)，準(zhǔn)入制度不完善，未充分考察合同相對(duì)人資質(zhì)和業(yè)務(wù)承接能力。在履約過程中，不定期跟蹤和評(píng)價(jià)合同對(duì)方的履約情況。合同談判、起草和審批不夠嚴(yán)謹(jǐn)，合同談判的過程流于形式，合同協(xié)議過于簡(jiǎn)單，常有不規(guī)范和不完善之處。在起草合同時(shí)，往往沒有詳細(xì)的規(guī)定和對(duì)合同條款的仔細(xì)審查，沒有進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和評(píng)估，就草率地起草了合同。

　　2、合同管理員的專業(yè)素質(zhì)不高。專業(yè)人才的缺乏是影響工程合同管理的一個(gè)重要因素。該合同涉及內(nèi)容多，專業(yè)性強(qiáng)。合同管理員需要具備一定的工程技術(shù)、成本管理、財(cái)務(wù)、建筑市場(chǎng)政策和法律知識(shí)。很多項(xiàng)目沒有專業(yè)的合同經(jīng)理，合同管理被視為簡(jiǎn)單的文職工作，由于他們?nèi)狈?jīng)驗(yàn)，很難預(yù)測(cè)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，也無法與相關(guān)管理人員一起及時(shí)制定預(yù)控措施。一旦發(fā)生合同糾紛，他們不能有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

　　3、項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)忽視合同的動(dòng)態(tài)管理。項(xiàng)目管理貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過程，項(xiàng)目是合同履行的具體執(zhí)行者。而項(xiàng)目經(jīng)理往往停留在合同簽訂階段，在施工過程中，并沒有完全理解合同中約定的條款和雙方的權(quán)利義務(wù)并具體執(zhí)行。不注重合同執(zhí)行過程中的動(dòng)態(tài)管理，習(xí)慣性地依賴承包商完成整個(gè)項(xiàng)目的合同管理，沒有建立項(xiàng)目合同管理的工作流程和制定管理細(xì)則，沒有做到規(guī)范化管理，使相關(guān)項(xiàng)目管理人員有章可循，參與合同管理。

　　二、項(xiàng)目合同管理的問題措施

　　1、加強(qiáng)項(xiàng)目合同的動(dòng)態(tài)管理

　　加強(qiáng)合同實(shí)施前的管理。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，合同管理涉及大量的日常工作。一方面，要定期或不定期組織小型協(xié)調(diào)會(huì)，開小會(huì)辦大事;另一方面，對(duì)一些經(jīng)常性的工作要建立工作程序，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，使項(xiàng)目合同管理程序化、規(guī)范化，讓項(xiàng)目經(jīng)理按章參與合同管理。合同簽訂后，項(xiàng)目部是具體執(zhí)行者。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)認(rèn)真研究合同條款，向項(xiàng)目實(shí)施者進(jìn)行合同交底，說明主要合同條款和潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定防范措施。合同目標(biāo)責(zé)任相應(yīng)分解，實(shí)行目標(biāo)管理，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

　　2、加強(qiáng)合同執(zhí)行的過程控制

　　企業(yè)主管職能部門和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)定期跟蹤合同履行情況，是合同雙方是否按照合同約定的成本目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)、安全目標(biāo)嚴(yán)格履行合同;合同履行過程中是否有供貨、單價(jià)、交貨期、付款條件等重要變更。如有變更，應(yīng)及時(shí)簽訂補(bǔ)充合同，明確變更內(nèi)容;有沒有違約，定期跟蹤檢查。如我方有違約行為，分析違約原因，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差并制定調(diào)整糾正方案;如發(fā)生違約，對(duì)方應(yīng)及時(shí)會(huì)同法務(wù)部采取措施規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

　　3、重視文檔管理

　　項(xiàng)目實(shí)施過程中各參與單位之間的溝通應(yīng)以書面形式記錄下來，并簽署書面文件，以支持項(xiàng)目活動(dòng)，建立合同履行的基礎(chǔ)。相關(guān)工程資料和合同資料的收集、整理、保存和歸檔是一項(xiàng)繁瑣的工作，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。因此，項(xiàng)目應(yīng)設(shè)立專職合同管理員對(duì)這些資料進(jìn)行歸檔，這對(duì)項(xiàng)目今后的變更、簽證、索賠、結(jié)算都具有重要意義。

　　三、泛普軟件-信息系統(tǒng)合同管理的作用

　　1、提高合同審批的節(jié)奏和效率

　　合同管理系統(tǒng)信息化合同利用信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，縮短了距離，可以有效節(jié)省時(shí)間。同時(shí)，文本可以通過網(wǎng)絡(luò)共享，避免文本傳輸錯(cuò)誤，減少審核時(shí)間，提高工作效率。

　　2、科學(xué)高效地管理合同信息數(shù)據(jù)

　　合同管理系統(tǒng)是企業(yè)為企業(yè)管理提供支持信息和數(shù)據(jù)的重要資源。通過網(wǎng)上動(dòng)態(tài)合同管理，我們可以借助信息技術(shù)收集和整理各種合同管理信息。

　　3、增加合同管理的透明度

　　提高管理和監(jiān)督能力，防止不正之風(fēng)。合同約定的交易涉及企業(yè)的材料、產(chǎn)品或技術(shù)，與企業(yè)的資金流入和流出密切相關(guān)。只有有效的監(jiān)督，才能防止不正之風(fēng)和職務(wù)犯罪。

　　4、及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題

　　確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。任何管理需求都不是一成不變的，合同管理也不例外。由于外部條件和內(nèi)部需要，它是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程。人員變動(dòng)、部門職能分工、新合同類別的出現(xiàn)，如果不及時(shí)解決，將直接影響系統(tǒng)運(yùn)行效率。及時(shí)了解、溝通和調(diào)整問題，結(jié)合合同業(yè)務(wù)實(shí)際優(yōu)化系統(tǒng)流程，增強(qiáng)合同管理體系的適用性、穩(wěn)定性和長(zhǎng)效性。

　　綜上，合同管理工作是一門專業(yè)性、技術(shù)性、綜合性知識(shí)很強(qiáng)的管理，因此在工作中我們需要不斷學(xué)習(xí)、總結(jié)與提高，時(shí)刻以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，規(guī)范合同的管理工作，從而提高項(xiàng)目的合同管理水平。