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施工單位電子合同管理系統(tǒng)
工程施工合同,是承發(fā)包雙方明確工程實施范圍、施工工期、質(zhì)量標準、結(jié)算方式、工程款支付、雙方權(quán)力和義務的重要文件,也是審計的重要依據(jù)。審計中發(fā)現(xiàn),建設工程施工合同管理中存在諸多問題,亟待改善和規(guī)范。
一、施工合同管理信息容易出現(xiàn)的問題
1、合同各方法律意識淡薄,工程體系龐大且復雜,巨額的投資成本,大規(guī)模的施工隊伍。由于缺乏專業(yè)的指導與培訓,或缺乏豐富的從業(yè)經(jīng)驗,許多工程施工人員法律意識不強烈,項目合同的內(nèi)容也很難做到全面周全,導致工程施工期間,造價超過預算的現(xiàn)象時有發(fā)生。有些工程合同未選用規(guī)范的文本與格式,嚴重者甚至不具備法律效力。還有些施工企業(yè)以口頭協(xié)議的形式達成共識,施工后再補簽合同,法律層面而言失去了合同前期的約束力,一旦出現(xiàn)不可協(xié)調(diào)的矛盾,很難依法追責,為工程質(zhì)量及按期交付埋下了不小的隱患,以上均是極易導致利益紛爭的情況,也嚴重擾亂了正常的建設工程市場秩序。
2、合同內(nèi)容不完善,建筑工程合同的作用之一是為了保障簽署雙方的合法利益,完善、有效的合同內(nèi)容,是雙方真實意愿的呈現(xiàn)。但在實際的簽署過程中,主客觀多種因素綜合影響,合同文本不規(guī)范、內(nèi)容不嚴謹?shù)那闆r屢見不鮮,嚴重者會影響工程的正常施工。
3、合同管理體系建設不健全,工程施工企業(yè)很多時候?qū)贤芾眢w系建設的重要性認識不足,對合同的分級管理、授權(quán)管理、歸納管理等都缺乏完備的流程和專業(yè)的監(jiān)管人員,合同管理的秩序有松散之處,有些企業(yè)甚至沒有完全按照合同的規(guī)章制度辦事,導致在施工中部分工作缺少審核與評估,后期不可避免地出現(xiàn)了質(zhì)量問題。
二、施工合同管理信息的策略
1、健全合同管理制度
施工企業(yè)建立完善的合同管理制度,是建筑工程項目得以順利進行的保障。合同從商談到確定、簽署履行,是一個漫長復雜的過程,需要規(guī)范嚴格的管理制度,控制好各個細節(jié),并且將合同管理的內(nèi)容收進企業(yè)管理的章程中,提升合同管理的規(guī)范化和專業(yè)性,提高相關人員對合同管理的重視度。對于企業(yè)的長遠發(fā)展和工程項目的順利開展都具有重要的意義。
2、確保合同法律效力
項目合同是合作雙方經(jīng)過協(xié)商達成共識后簽署的文件,具有一定的法律效力,也受法律保護。有了法律法規(guī)的加持,這在很大程度上也提升了工程項目合同的重要性和權(quán)威性,有效規(guī)避了一些合同糾紛。在我國的法律中已有明確規(guī)定,合同簽署雙方應熟知簽訂合同的有關條文,所列條款清晰,維護好自身利益,嚴格執(zhí)行,自覺履行義務,減少因糾紛引起的經(jīng)濟損失。
3、提升合同管理人員素養(yǎng)
企業(yè)加強合同管理,離不開優(yōu)秀的專業(yè)人才,他們精通法律、工程造價、項目管理、文檔處理等多領域的知識,熟悉工程施工的流程。對此,施工企業(yè)需要積極開展合同管理人員的專業(yè)培訓,制定完善的培訓制度,打造專業(yè)化的合同管理團隊,培養(yǎng)一批懂技術(shù)懂經(jīng)營懂管理的復合型合同管理人才。
三、泛普軟件-合同管理信息系統(tǒng)的好處
1、合同生命周期管理
合同管理信息系統(tǒng)合同管理的全生命周期包括合同簽訂前、簽訂中、簽訂后四個階段??赡苌婕暗墓芾砟K有:交易對手管理、合同范本管理、合同簽訂、合同履行、合同修改、解除、合同終止與評估、合同備案、爭議解決等。合同管理的全過程顯然不是一個部門單獨完成的,而是需要合同承辦部門、財務部門、法律部門以及相關行政部門的配合。
2、合同管理信息統(tǒng)一
合同管理信息系統(tǒng)合同管理的信息化可以保證信息一次錄入后整個信息平臺無限回收,也可以保證信息的實時更新和快速檢索。避免信息不一致造成不必要的損失。
3、合同評審的公平、公正和公開
合同管理信息系統(tǒng)在合同信息化評審中,所有參與評審的部門都可以根據(jù)自己的部門對現(xiàn)行合同的相關規(guī)定進行分析,從而對合同的利益有更清晰的認識,對合同修改的意見和建議也更有說服力和正當性。在評審過程中,可以看到其他評審人員對合同的意見,保證了評審工作的公正性。
4、無紙化審批提高了合同審批效率
合同管理信息系統(tǒng)在合同管理審批過程中,一直追求工作效率。由于現(xiàn)在紙質(zhì)合同的審批流程都是通過紙質(zhì)簽名層層傳遞,耗時耗力。通過信息化審批,不僅可以節(jié)省時間,還可以降低成本,進一步提高合同管理人員的工作質(zhì)量和效率。
合同管理在建設項目的施工過程中起著不可或缺的作用。它是雙方通過協(xié)商達成共識后形成的具有法律約束力的文件,對合同各方的權(quán)利、責任和利益起到了約束和保護的作用。在施工過程中,企業(yè)嚴格認真落實合同管理的每一個細節(jié),按照合同條款履行自己的職責,確保工程質(zhì)量達標,不延誤進度,最大限度減少安全事故和隱患,順利解決矛盾糾紛。
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