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檔案信息化建設(shè)的重大作用
隨著社會信息化的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始意識到檔案的重要性，開始對檔案進(jìn)行有效的管理，不同的企業(yè)對檔案管理的方式有所不同，有些企業(yè)利用資料管理系統(tǒng)對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，有些企業(yè)采用集中形式、網(wǎng)點(diǎn)形式和寄存形式等不同形式來對企業(yè)檔案進(jìn)行管理。
所謂集中形式管理，是指將本企業(yè)各類檔案實(shí)體集中統(tǒng)一管理;所謂網(wǎng)點(diǎn)形式管理，是將檔案實(shí)體按類別分散保管在有關(guān)部門，各類檔案的目錄集中統(tǒng)一保管在綜合檔案室;所謂寄存形式管理是指民營企業(yè)將自身形成的檔案寄存到地方檔案館或檔案中介機(jī)構(gòu)。無論是那種企業(yè)檔案管理形式，目的都只有一個，那就是對檔案進(jìn)行更好更有效的管理，這也是檔案信息化建設(shè)中很重要的一部分。
檔案信息化建設(shè)作用重大，其重大作用可以表現(xiàn)在以下幾個方面：
1、規(guī)范檔案管理
通過實(shí)施檔案信息系統(tǒng)，將科學(xué)規(guī)范的檔案管理模式固化在信息系統(tǒng)中，可以提高北京建筑院的檔案管理水平，保證檔案管理的一致性和規(guī)范性。對于目前設(shè)計(jì)院的保存的大量文書檔案可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)的分類和匯總，為檔案的再利用打下基礎(chǔ);
2、加快資源建設(shè)
通過實(shí)施文書檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，可以建設(shè)文書檔案數(shù)據(jù)庫，對各種類型文書檔案、特別是利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并逐步實(shí)現(xiàn)全部檔案的電子化和計(jì)算機(jī)調(diào)閱，對加快院信息資源的建設(shè)有較大的促進(jìn)作用;
3、提高服務(wù)效率
檔案就是寶貴的精神財(cái)富和物質(zhì)財(cái)富。實(shí)施檔案管理信息系統(tǒng)，可以充分發(fā)揮檔案的潛能，提高沉淀檔案的利用效率，管理人員可以依此作為決策參考，為管理服務(wù)。
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