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完善資料管理系統(tǒng)過程具有哪些重要意義

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  • 　　檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化相比于紙質(zhì)檔案的管理，具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)。完善檔案數(shù)字化過程也具有非常重要的意義。那么具體完善檔案數(shù)字化過程具有哪些重要意義呢?

    　　(一)提高辦公效率

    　　檔案數(shù)字化管理可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為進(jìn)行決策與參考提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。

    　　(二)提高經(jīng)濟(jì)效益

    　　過去的紙質(zhì)檔案管理成本較高。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

    　　(三)增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

    　　把紙制檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案，會(huì)讓檔案的查閱保存安全性大大提高。特別是那些時(shí)間長(zhǎng)久的檔案物品，數(shù)字化實(shí)施后明顯是對(duì)他們良好的保護(hù)方式，同時(shí)，利用檔案的數(shù)字化來實(shí)施保存，避免了有的內(nèi)容被篡改的情況。

    　　推薦閱讀：紙質(zhì)檔案數(shù)字化的好處有哪些

    • 發(fā)布：2007-04-15 11:33    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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