重視項目收尾管理工作

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    在實際項目管理中，項目階段管理收尾過程和工作往往不被大家重視。有時因為項目任務(wù)繁重，項目組為了按時完成任務(wù)忙于埋頭趕工，或一大堆的問題急需解決，項目經(jīng)理干脆就把該項工作給忽略了。如果你的項目沒有按計劃進行階段管理收尾工作，而你的項目又能成功順利完成，那我只能恭喜你，你的運氣不錯！
   
    階段管理收尾工作是使一個項目成功的重要管理手段，它和項目的其它工作和任務(wù)一樣，應(yīng)該納入項目計劃并按計劃落實。階段管理收尾工作的重要性主要體現(xiàn)在如下幾個方面：
   
    （1）階段管理收尾是項目的重要評審點
   
    項目經(jīng)理如何評定自己手頭項目當(dāng)前的績效？對，就是通過這些事先安排好的管理收尾工作，收集項目的最新信息和數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)與項目計劃進行比較，來判定項目的績效，進度是提前了還是落后了？費用是有節(jié)余還是超支了？質(zhì)量是否符合要求？項目工作是否都是按計劃在進行？客戶對項目工作滿意嗎？同時項目經(jīng)理也是通過項目管理收尾來預(yù)測項目的完工績效，及時發(fā)現(xiàn)項目存在或潛在的問題，以便近早采取糾正措施。這就好比你正在和朋友一起快樂地長途旅行，每到一個城市，除了觀光外，總會抽些時間看一下計劃，走了那些地方，還有那些地方要去，時間來不來得及，已經(jīng)用了多少錢，還剩多少錢，還要花多少錢，有沒有經(jīng)驗和教訓(xùn)值得借鑒等等，否則，走到哪算哪，不是因假期結(jié)束行程不得不半途而廢，就是中途彈盡糧絕。
   
    （2）階段管理收尾是與客戶進行溝通的好時機
   
    一個階段的項目工作完成后，與客戶一道就前一段時間的工作進行總結(jié)是十分必要的。一方面可以及時了解客戶對項目工作的滿意程度，同時有些因工作繁忙未能及時簽署的文件，這時也盡可能找客戶給予簽字確認(rèn)。時間一長，你都可能找不到一個合適的客戶幫你簽這個字了。特別是當(dāng)雙方出現(xiàn)糾紛時，人都有那么一點點私心的，各為其主，這時你叫他出來為你講話也是勉為其難的。只有雙方當(dāng)時簽字的文字記錄才是最有用的東西。
   
    （3）階段管理收尾是收集、整理、保存項目記錄最好的時機
   
    一個項目階段的工作剛剛完成，項目成員手頭都保留有的工作記錄，收集起來是非常容易的。時間久了，有些項目成員可能去了其他項目組，有些可能離職了，到那時去收集可能就晚了，有些記錄可能就永遠(yuǎn)也找不到了。建議事先列一個項目記錄存檔清單，在項目每一個階段那些工作記錄需要收集、整理和保存，由誰提供，什么時候提供，文檔記錄格式和要求等等，并告知相關(guān)項目成員，除了完成項目工作以外，向項目經(jīng)理及時提供準(zhǔn)確的工作記錄也是一項非常重要的工作。有些要求移交給客戶的文件、記錄，項目經(jīng)理最好要客戶簽收，同時一定要自己留好一份在手備案。好多項目跨幾年的時間，現(xiàn)在的項目經(jīng)理可能是第三任、第四任項目經(jīng)理了，客戶的工程主管都換了好幾位，這個時候靠什么？無非就是白紙黑字的記錄了。作為一個稱職的項目經(jīng)理，一定要為項目做好并保存好記錄，如因工作需要不能把這個項目做完，一定要做好文件記錄的移交工作。
   
    我在工作中就碰到過這樣的例子。接手一個因技術(shù)問題拖了3年多一直沒有完成終驗工作的項目，費了好大的勁協(xié)調(diào)多個供應(yīng)商把遺留的技術(shù)問題給解決了，本以為這回驗收應(yīng)該沒有問題了吧，可客戶新主管講他對該項目一無所知，原來的工程主管已經(jīng)另有高就了，走時也沒有留下片言只語。他要我們提供當(dāng)時的工程記錄給他查看。當(dāng)時真是把我難死了，有些工程文檔移交給了客戶原來的工程主管，我們并沒有留下備份，總之，這個項目的終驗讓我費了好大的力氣，也學(xué)到了好多東西。
   
    （4）階段管理收尾為項目最終收尾提供最基本的數(shù)據(jù)
   
    這一點是不言而喻的，只有階段管理收尾提供的數(shù)據(jù)越真實、越準(zhǔn)確，才能在項目最終收尾時客觀評定項目的最終績效，總結(jié)的經(jīng)驗教訓(xùn)才有借鑒的價值。
   
    總而言之，作為一個好的項目經(jīng)理，一定要學(xué)會如何收集、整理和保存項目記錄，如何做好這項工作呢？一定要重視并做好項目階段管理收尾工作，千萬不要把它當(dāng)作可有可無的事情。
   
    項目記錄，既是公司的財富，同時也是項目成員的財富，因為它上面記錄著每一位項目成員為項目灑下的點點汗水，我們沒有道理不好好珍藏它。