通靈珠寶第一套全員使用的信息化系統(tǒng)

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如果不是親耳所聞，你很難想象這家公司在管理上的嚴謹程度！在通靈珠寶內(nèi)部，有一套規(guī)范的標準作業(yè)體系，細致到日常工作的每一個事務(wù)。也正因為如此，珠寶行業(yè)OA管理軟件在通靈珠寶才顯得異常重要。這個已經(jīng)在通靈珠寶運行7年之久的系統(tǒng)，也是通靈珠寶第一套全員使用的信息化系統(tǒng)。

位于雨花大道上的通靈珠寶辦公大樓

標準之上的創(chuàng)新

在位于雨花大道通靈珠寶總部大樓里，視野所及的每一個地方，包括門前的噴泉、燈光、物業(yè)等等，都有標準的執(zhí)行體系，同時也有相應(yīng)績效考核標準。用通靈珠寶IT主管李園的話來講，這樣做的好處是所有的績效指標都很明確，員工不需要過多的思考，只要按照標準去做就可以。相應(yīng)的，績效考核本身就不會涉及對標準的質(zhì)疑，而是對執(zhí)行的一個考量。當然，這并不是一家排斥創(chuàng)新的企業(yè)，他的思路是要求每個崗位的員工有想法有創(chuàng)新先提出來，先去修改標準再去執(zhí)行，這樣確保每一個環(huán)節(jié)的執(zhí)行都是最優(yōu)化、最標準的方式。

類似通靈珠寶這樣標準化的工作方式，無疑讓IT平臺在其中的價值更加凸顯。而作為通靈珠寶這個已經(jīng)在信息化領(lǐng)域摸爬滾打7年之久的珠寶零售企業(yè)，不僅僅在運營領(lǐng)域珠寶行業(yè)OA系統(tǒng)OA的應(yīng)用，也包括之后在業(yè)務(wù)領(lǐng)域ERP、CRM的陸續(xù)使用，都在無形中提升了它的競爭力。

流程E化規(guī)范管理

在精細化管理模式的指導(dǎo)下，顯然單純依靠人來管理，必然帶來很多的管理成本，而通過信息化來落地無疑是個高效、規(guī)范的實現(xiàn)方式。而另一方面，變事后控制為事前控制，避免管理的失控，也是珠寶行業(yè)OA系統(tǒng)OA的價值所在。

據(jù)李園介紹，在通靈珠寶，每一家門店在財務(wù)上邊都是一個核算主體，這意味著有超過200個核算主體，雖然公司有相應(yīng)的費用指標和的考核制度，但這種事后的考核很難給公司的財務(wù)管控提供及時、必要的依據(jù)。那么，如何面對眾多的核算主體進行費用控制，不至于發(fā)生費用失控？通靈珠寶把珠寶行業(yè)OA管理軟件里邊的報銷流程與用友NC系統(tǒng)的預(yù)算進行全面集成，控制超額預(yù)算支出，及時掌握費用發(fā)生的進度。所有公司各個部門、各個門店在用友NC里邊做好預(yù)算編制，然后根據(jù)公司管理目標設(shè)置管控手段，而所有的財務(wù)報銷、費用支出、付款過程的審批都是在珠寶行業(yè)OA系統(tǒng)OA里邊去進行，把NC所有的預(yù)算都提取出來，在費用發(fā)生的時候作為一個審批的依據(jù)，避免費用的失控。

在通靈珠寶，珠寶行業(yè)OA管理軟件平臺目前固化的流程達到200多個，每天發(fā)起的流程條數(shù)高達600-700條，同時實現(xiàn)了與erp系統(tǒng)、HER系統(tǒng)、NC系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)等的集成應(yīng)用，最終帶來的是管理成本降低、管理風(fēng)險可控。

在李園看來，流程不僅僅是一種功能性的審批，而是出于工作規(guī)范性考量的一種約定，它通過電子化的方式快速、規(guī)范地落地流程和制度，把部門之間的這種協(xié)作通過流程的落地和規(guī)范化來提升效率和規(guī)避風(fēng)險。與此同時，在管理與業(yè)績之間可能或面臨著一些矛盾，從管理的層面，希望精細化、標準化管理，但是從終端來講，不希望他花費過多的精力在這上邊，而是要專注銷售和業(yè)務(wù)。信息化就是要把公司精細化的管理方式用最傻瓜、最簡單的方式來落地。