構(gòu)建企業(yè)武漢OA信息化系統(tǒng)

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構(gòu)建企業(yè)知識管理系統(tǒng)

施能自

企業(yè)的知識管理需要從人、資訊以及共享的文化等方面進(jìn)行考慮，需要通過資訊技術(shù)來幫助進(jìn)行知識的積累、創(chuàng)新和共享。

眾眾所周知，21世紀(jì)是“知識經(jīng)濟(jì)時代”。在這個時代，企業(yè)成功的關(guān)鍵在于如何創(chuàng)造、積累和使用知識。這個理念通過近幾年報章的相關(guān)報道已經(jīng)在企業(yè)老總的心目中留下了深刻的印象?！坝又R經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)”、“創(chuàng)建知識型企業(yè)”等豪言壯語不斷地出現(xiàn)在各類企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃中。但是，現(xiàn)實情況中真正著手進(jìn)行知識型企業(yè)創(chuàng)建的公司卻非常少。

創(chuàng)建知識型企業(yè)

那么，如何才能著實有效地創(chuàng)建知識型企業(yè)，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行知識管理，進(jìn)而提升企業(yè)的核心競爭力呢，在知識經(jīng)濟(jì)時代里邁出堅實的第一步呢？
現(xiàn)在，我們的企業(yè)對知識管理往往采用分散管理的形式，企業(yè)知識四處散落并且難于尋找，員工跳槽離開公司將企業(yè)知識帶走，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失。所以，我們在企業(yè)內(nèi)部推行知識管理，旨在將散亂的知識進(jìn)行集成整合。企業(yè)的知識管理應(yīng)該是通過資訊科技將人與資訊進(jìn)行充分結(jié)合，創(chuàng)造知識分享的文化，從而加速人員學(xué)習(xí)、創(chuàng)造和運用知識。我們利用以下的方程式（參見圖一）來表述知識：
“人”是知識的載體，“資訊”是基礎(chǔ)，而“知識”的真正價值來自于“分享”，所以知識的價值是人與資訊結(jié)合后乘方“分享”。
企業(yè)推行知識管理可以構(gòu)建企業(yè)知識資訊網(wǎng)，通過企業(yè)內(nèi)知識社群的運作，強化知識分享的文化與行為規(guī)范，促使員工歸集、存取、分享與應(yīng)用知識（參見圖二）。
知識內(nèi)部網(wǎng)中可以存放的相關(guān)內(nèi)容包括有：
知識資源（包括業(yè)務(wù)內(nèi)容、積累的經(jīng)驗、內(nèi)部電子化培訓(xùn)資料、人員資料以及業(yè)務(wù)管理用電子文擋樣式等）；
新聞公告；
社群聯(lián)系類以及討論專欄等；
知識社群（參見圖三）是由一群專業(yè)工作者所組成的正式或非正式的團(tuán)體，社群因為共同的興趣或目標(biāo)而結(jié)合在一起。企業(yè)設(shè)立知識社群，知識社群中的員工不斷創(chuàng)造及分享，集成彼此共同的知識，從而大大激發(fā)員工的參與感。
同時，知識分享文化和規(guī)范的建立也非常重要。知識型組織通常應(yīng)具備以下的文化特征：1、尊重個人；2、鼓勵創(chuàng)新；3、鼓勵團(tuán)隊精神；4、相互信任；5、員工熱于分享新知；6、持續(xù)學(xué)習(xí)與發(fā)展。當(dāng)然，知識分享文化的建立無法一蹴而就，必須通過日常的轉(zhuǎn)變促成來逐步建立。

導(dǎo)入知識管理系統(tǒng)

一般來講，知識管理的導(dǎo)入推行需要經(jīng)歷認(rèn)知、策略、設(shè)計、開發(fā)測試、全面導(dǎo)入以及維護(hù)評估等六個階段。大體來講，在認(rèn)知階段需要建立企業(yè)內(nèi)部對為何需要導(dǎo)入知識管理，如何導(dǎo)入知識管理達(dá)成一致共識；在策略階段，企業(yè)需要確定知識管理系統(tǒng)建置的發(fā)展藍(lán)圖，確定組織內(nèi)適合的社群、確定對社群具有價值的知識；在設(shè)計階段，需要分析知識藍(lán)圖規(guī)劃知識分類及屬性，設(shè)計知識管理運作流程，規(guī)劃系統(tǒng)開發(fā)軟、硬件需求，規(guī)劃社群運作機制并確定資訊系統(tǒng)運作所需的能力與功能；在開發(fā)測試階段，需要開發(fā)知識管理系統(tǒng)，進(jìn)行知識導(dǎo)入界面的開發(fā)并進(jìn)行系統(tǒng)測試；在全面導(dǎo)入階段，需要進(jìn)行相應(yīng)的使用者培訓(xùn)并進(jìn)行已有知識的導(dǎo)入；在評估維護(hù)階段，企業(yè)強化各社群的運作，在系統(tǒng)中持續(xù)進(jìn)行知識上傳管理、資料庫品質(zhì)管理、文件內(nèi)容歸類管理、使用者登入管理以及知識分享的宣傳。
下面就一家公司構(gòu)建知識管理社群及知識管理資訊系統(tǒng)作一簡介(參見圖四)：
該公司經(jīng)過所述的六各階段成功導(dǎo)入知識管理系統(tǒng)并獲得了以下的益處：
提供企業(yè)內(nèi)部知識的完整定義及分類規(guī)劃，大大促進(jìn)公司知識的積累與發(fā)展；
節(jié)省作業(yè)時間（尋找資料、研究方法的使用、撰寫報告、避免不必要的重復(fù)工作等）；
將組織內(nèi)優(yōu)良案例分享給組織內(nèi)所有成員，促進(jìn)成員間的學(xué)習(xí)；
通過知識資源中的人員資料內(nèi)容，快速找到能提供解答的專家；
通過知識資源內(nèi)容中的電子培訓(xùn)資料對員工進(jìn)行培訓(xùn)，節(jié)省了教育訓(xùn)練成本；有效深化成員與產(chǎn)業(yè)技術(shù)分析所需具備的知識與技能；
有效整合分散與各系統(tǒng)間相關(guān)知識，提供系統(tǒng)瀏覽分類搜尋的系統(tǒng)能力；
通過知識資源中的業(yè)務(wù)方面以及新聞公告等內(nèi)容，員工可即時獲取工作上所需的訊息；通過知識資源平臺有效提供員工于工作時所需的相關(guān)技術(shù)文件與經(jīng)驗心得；
通過社群與資訊系統(tǒng)協(xié)力運作有效提升知識的品質(zhì)及管理成效，建立組織知識資源管理體系；
通過社群運作，協(xié)助創(chuàng)造知識分享環(huán)境，加速組織學(xué)習(xí)。
總之，企業(yè)的知識管理需要從人、資訊以及共享的文化等方面進(jìn)行考慮，需要通過資訊技術(shù)來幫助進(jìn)行知識的積累、創(chuàng)新和共享。資訊系統(tǒng)同樣可以幫助企業(yè)創(chuàng)造知識共享的文化，不斷提升企業(yè)知識管理的價值。我們必須認(rèn)識到構(gòu)建知識管理系統(tǒng)的真正難點不在技術(shù)而在于人觀念的轉(zhuǎn)變，團(tuán)隊思想的準(zhǔn)備以及在各項制度和技術(shù)的配合下創(chuàng)造共享的文化。企業(yè)知識管理系統(tǒng)的建構(gòu)是企業(yè)邁入知識經(jīng)濟(jì)時代的第一步，后面的道路還很漫長，企業(yè)只有知識管理系統(tǒng)建成后能夠真正利用好它，不斷從中創(chuàng)造價值，我們才能稱這一步為堅實的第一步。