中小企業(yè)如何成功完成BPM與其他應(yīng)用的整合

說到業(yè)務(wù)流程管理(BPM)，人們往往把它和業(yè)務(wù)流程較復(fù)雜的大公司掛起鉤來。的確，有不少大公司運(yùn)用BPM解決方案，成功地縮短了流程周期、改善了流程的連貫性。

其實(shí)，中小型公司也能通過業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化而受益。由于BPM產(chǎn)品的使用越來越簡(jiǎn)便，信息技術(shù)資源有限的中小型公司也能找到提高效率的良機(jī)。綜合考慮用戶、開發(fā)者、流程和中央處理單元(CPU)的數(shù)量的定價(jià)模型，使得BPM產(chǎn)品的價(jià)格能夠被企業(yè)所承受。雖然這些公司通常處理的是較小的、流程較為簡(jiǎn)單的項(xiàng)目，但仍然能獲得顯著的收益。如同大公司一樣，中小型公司可以先從某一個(gè)流程開始，然后快速擴(kuò)展到其他流程。

iUniverse公司、Tetra控股公司、Cardinal物流管理公司和華盛頓教職員信用合作社是四個(gè)典型的案例。每個(gè)公司都以獨(dú)特的方式運(yùn)用業(yè)務(wù)流程管理，實(shí)現(xiàn)流程變革并增強(qiáng)企業(yè)的靈活性。

管理與公司共成長(zhǎng)的流程

iUniverse公司僅有100名員工，在實(shí)施業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化的公司中，它可能是規(guī)模最小的公司之一。該公司服務(wù)于希望出版和銷售其作品的個(gè)人，開發(fā)了支持其業(yè)務(wù)活動(dòng)的內(nèi)部系統(tǒng)，包括其出版物的生產(chǎn)跟蹤、營(yíng)銷和發(fā)行。流程的每個(gè)組件都具有嵌入式邏輯(embedded logic)，可發(fā)出信息來激活下一個(gè)組件。然而，由于流程控制編寫在每個(gè)應(yīng)用程序中，不能夠輕易改變。iUniverse需要管理業(yè)務(wù)流程的方法，使之能與公司共同成長(zhǎng)和變革，同時(shí)保持此前信息技術(shù)投資的價(jià)值。

iUniverse選擇了Intalio公司的業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)---Intalio|n3，并開始移植(migrate)公司向各發(fā)行渠道發(fā)送目錄信息的流程。他們從一個(gè)Oracle數(shù)據(jù)庫中提取書籍和發(fā)行渠道的相關(guān)信息，然后根據(jù)渠道的要求編排目錄信息，并發(fā)送給渠道合作伙伴。選擇這一流程入手是因?yàn)樗鄬?duì)簡(jiǎn)單，并且是周期性地出現(xiàn)。成功完成這一任務(wù)后，iUniverse將其他流程移植入系統(tǒng)，包括打印確認(rèn)和書目跟蹤。

“我們正在將一個(gè)主要的后臺(tái)生產(chǎn)流程移植到Intalio|n3之中，”iUniverse的副總裁弗農(nóng)?斯坦貝克(Vernon Stinebaker)說道，“我們希望，最終所有的業(yè)務(wù)流程都將由此系統(tǒng)管理?！?/P>

由于iUniverse的員工適應(yīng)了這一技術(shù)，使用中只出現(xiàn)了極少的文化方面的問題。然而，開發(fā)團(tuán)隊(duì)必須從把應(yīng)用程序看作大型的、孤立的個(gè)體，轉(zhuǎn)變?yōu)閷⑵淇醋鞲鼜?qiáng)調(diào)服務(wù)的、可重復(fù)利用的組件體系。斯坦貝克說，新的業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)減少新流程開發(fā)時(shí)間達(dá)50%甚至更多，并能實(shí)現(xiàn)在以前的系統(tǒng)中不可能完成的功能。

Intalio|n3并非針對(duì)小企業(yè)，但其中的一些要素對(duì)于小企業(yè)也有吸引力。比如“頁面設(shè)計(jì)”軟件能讓開發(fā)者利用一系列拖放式工具來構(gòu)建互動(dòng)式用戶界面或表格。這一軟件提供的開發(fā)環(huán)境，能促進(jìn)信息技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員之間的合作。一旦系統(tǒng)開發(fā)成功，業(yè)務(wù)人員用戶能直接進(jìn)行流程變更。

“由于需要編程知識(shí)來創(chuàng)建應(yīng)用程序，這阻撓了讓業(yè)務(wù)人員用戶掌握決定權(quán)的意圖的實(shí)現(xiàn)。” Intalio的共同創(chuàng)始人兼首席戰(zhàn)略官伊斯梅爾?加里米(Ismael Ghalimi)說道，“小公司尤其難以找到編程專家。”

Delphi集團(tuán)副總裁兼首席分析師納撒尼爾?帕爾默(Nathaniel Palmer)認(rèn)為，隨著時(shí)間推移，業(yè)務(wù)流程管理技術(shù)可能會(huì)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)并行?！斑@將幫助中小公司減少對(duì)編程的需求?！币恍?biāo)準(zhǔn)的設(shè)立將有助于利用現(xiàn)成的產(chǎn)品來管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。如果業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)同樣的演化，企業(yè)便可將更多精力運(yùn)用于編制流程，而非僅僅著眼于使流程得以運(yùn)轉(zhuǎn)的技術(shù)。

創(chuàng)建實(shí)時(shí)企業(yè)

Tetra控股公司生產(chǎn)水產(chǎn)品，他們想改進(jìn)公司內(nèi)部設(shè)計(jì)變更通知(ECNs)的流程。要對(duì)產(chǎn)品做出從尺寸到標(biāo)簽的任何方面的改變，ECNs都是必需的。變更通知的過程要經(jīng)過6個(gè)不同部門的多達(dá)40個(gè)人員。為了優(yōu)化流程和縮短設(shè)計(jì)周期，Tetra選擇了Metastorm公司的e-Work管理系統(tǒng)。

為了緩和新系統(tǒng)的沖擊，公司的所有200名員工最初都接受了針對(duì)一個(gè)在ECN系統(tǒng)之前引入的較為簡(jiǎn)單的流程的培訓(xùn)，這是一個(gè)休假變更申請(qǐng)流程。這一流程潛在地影響著所有員工，在其中使用了將被用于ECN流程的所有e-Work功能。

“即使是非專業(yè)用戶，也能非常輕松地使用它?！毙畔⑾到y(tǒng)顧問查理?利桑蒂(Charlie Lisanti)說道，“然后我們大面積應(yīng)用了ECN模塊，至今為止沒有發(fā)生任何抵觸使用e-Work管理系統(tǒng)的情況?！?/P>

實(shí)施e-Work之后，ECN申請(qǐng)流程從平均5天或更長(zhǎng)縮短到了1天。用戶能通過e-Work瀏覽所有有關(guān)文件夾和文檔，并了解到申請(qǐng)所處的階段。

“員工們大都喜歡自己對(duì)情況具有掌控感，”利桑蒂補(bǔ)充說，“他們能夠看到申請(qǐng)所處的階段，以及誰已經(jīng)批準(zhǔn)了自己的請(qǐng)求?！?/P>

Tetra公司計(jì)劃繼續(xù)推廣應(yīng)用程序的使用，并在e-Work中引入了一個(gè)實(shí)驗(yàn)室測(cè)試申請(qǐng)和批準(zhǔn)流程。此流程被選為高優(yōu)先級(jí)，是因?yàn)樯暾?qǐng)是通過各種不同形式和渠道提交的，包括電子郵件和硬拷貝，并有著不規(guī)律的信息。申請(qǐng)被標(biāo)準(zhǔn)化，使之包含所有必須信息，跟蹤也變?yōu)樽詣?dòng)化。為實(shí)現(xiàn)客戶信息和定價(jià)變更的表格及程序標(biāo)準(zhǔn)化，開立單據(jù)的指示流程的自動(dòng)化是另一個(gè)高優(yōu)先級(jí)項(xiàng)目。隨著時(shí)間的推移，Tetra計(jì)劃整合美國(guó)業(yè)務(wù)運(yùn)作的自動(dòng)化與在德國(guó)生產(chǎn)Tetra品牌魚食的工廠運(yùn)作的自動(dòng)化。

無論企業(yè)規(guī)模大小，業(yè)務(wù)流程的連貫性和效率是所有公司共同追求的目標(biāo)。Metastorm的首席執(zhí)行官鮑勃?法雷爾(Bob Farrell)認(rèn)為，中小型公司也可以用與大公司完全不同的方式使用業(yè)務(wù)流程管理產(chǎn)品。

“小企業(yè)的靈活性是其競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要來源，”法雷爾指出，“而業(yè)務(wù)流程管理正是為實(shí)時(shí)企業(yè)所設(shè)計(jì)的?！迸c其像大公司那樣著重于給復(fù)雜的流程做出明確的界定，以便于實(shí)施，中小型公司不如利用業(yè)務(wù)流程管理工具獲取新的流程，并重復(fù)使用，以最小成本實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化

Cardinal物流管理公司是一個(gè)綜合運(yùn)輸和物流公司，提供承包貨車運(yùn)輸和本地送貨服務(wù)。散布于美國(guó)境內(nèi)的所有90個(gè)辦事處都必須對(duì)用戶需求迅速做出反應(yīng)。為滿足需求，公司征募、篩選和考核大量貨車司機(jī)。Cardinal的戰(zhàn)略規(guī)劃是：在使公司顯著成長(zhǎng)的同時(shí)，盡可能利用其獨(dú)特的管理費(fèi)用結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)。Cardinal有大約500名員工和1,200名司機(jī)，其中一部分司機(jī)為員工，其他的則是承包司機(jī)。

為更好地管理辦事處和位于北卡羅萊納的公司總部的事務(wù)，Cardinal實(shí)施了Buoy5公司的iApprove，這是一個(gè)能將請(qǐng)求和批準(zhǔn)流程自動(dòng)化的軟件解決方案。Cardinal目前對(duì)新司機(jī)查證程序?qū)嵤┝俗詣?dòng)化。當(dāng)一個(gè)司機(jī)在辦事處提交申請(qǐng)時(shí)，申請(qǐng)表被馬上掃描，關(guān)鍵信息在線輸入iApprove。申請(qǐng)被發(fā)送給6名人員，他們仔細(xì)檢查司機(jī)的歷史，包括駕駛記錄和犯罪記錄。這個(gè)貫穿整個(gè)總部的工作流程全部在線進(jìn)行管理。在流程結(jié)束時(shí)，被批準(zhǔn)的司機(jī)的數(shù)據(jù)直接進(jìn)入薪水系統(tǒng)。

“我們發(fā)現(xiàn)，使用iApprove并不比使用任何別的軟件產(chǎn)品更加困難?！盋ardinal的管理信息系統(tǒng)總監(jiān)喬納森?特納(Jonathan Turner)說道。特納認(rèn)為，業(yè)務(wù)流程管理軟件使用便捷、成本低廉，對(duì)于中小公司而言更有吸引力?！拔覀兿Ｍ赣糜袠I(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的非技術(shù)型程序管理員，來安排和修改我們的流程?！彼f。

盡管iApprove系統(tǒng)仍處于實(shí)施過程中，但特納已經(jīng)看到了巨大的潛力：“這一軟件提供了了解總部信息的渠道，我們便能隨時(shí)掌握申請(qǐng)所處的階段?！逼渌?jì)劃包含在iApprove中的流程包括其他員工申請(qǐng)和審批流程。憑借系統(tǒng)的靈活性，在花費(fèi)極少的額外開發(fā)或?qū)嵤┏杀镜那闆r下，就能實(shí)現(xiàn)幾乎任何流程的自動(dòng)化。

“我們的絕大部分顧客來自規(guī)模為500到2000人的公司，”Buoy5公司的首席執(zhí)行官大衛(wèi)?威爾希(David Willsey)說，“我們將iApprove設(shè)計(jì)為現(xiàn)成的解決方案，而無需進(jìn)行大量的定制化工作?！蓖栂ＵfBuoy5的目標(biāo)市場(chǎng)為中小型企業(yè)，因?yàn)檫@個(gè)市場(chǎng)的需求遠(yuǎn)未得到滿足。然而，iApprove也能服務(wù)于大的客戶群，并能跨部門使用；比如，它在葛蘭素史克有40000名用戶。

Forrester研究公司下屬的Giga研究公司總監(jiān)肯?沃爾默(Ken Vollmer)認(rèn)為，即使是大公司也會(huì)在實(shí)施業(yè)務(wù)流程管理解決方案時(shí)遇到困難?！澳惚仨氂懈呙鞯男畔⒓夹g(shù)人員，以及變革公司的決心?！蔽譅柲赋?。

此外，雖然流程的界定工作通常不需要編程就可以完成，整合的步驟卻有可能對(duì)信息技術(shù)資源有限的公司造成相當(dāng)?shù)睦щy。然而，對(duì)于那些有著發(fā)展動(dòng)力，流程相對(duì)直截了當(dāng)?shù)闹行⌒凸荆瑯I(yè)務(wù)流程管理能夠提供同樣的吸引力—效率、速度和成本節(jié)省。

完成BPM與其他應(yīng)用的整合

華盛頓教職員信用合作社(SECUWA)的組織規(guī)模雖然小，但是會(huì)員眾多。SECUWA有2個(gè)分支機(jī)構(gòu)，100名雇員，服務(wù)于遍布美國(guó)的超過75000名會(huì)員。SECUWA的45名財(cái)務(wù)管理代表為會(huì)員提供“一次性”服務(wù)---Visa信用卡的申請(qǐng)。

Visa信用卡申請(qǐng)來自各種渠道，包括SECUWA網(wǎng)站、傳真和電話，等等。申請(qǐng)是通過手工處理，數(shù)據(jù)重復(fù)輸入，需要通過電子郵件交流，并缺乏信息跟蹤能力。為了改善客戶服務(wù)和增進(jìn)員工的效率，SECUWA希望將流程自動(dòng)化。目前，該信用合作社正在實(shí)施HandySoft公司的BizFlow來安排和跟蹤這些應(yīng)用。當(dāng)系統(tǒng)完全投入運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，SECUWA預(yù)期將把處理時(shí)間從48小時(shí)減少到30分鐘。他們也在對(duì)BizFlow進(jìn)行評(píng)估，以便運(yùn)用于其他業(yè)務(wù)活動(dòng)，如貸款處理和員工費(fèi)用報(bào)表。

有時(shí)，盡管公司會(huì)找到與其功能需求十分吻合的業(yè)務(wù)流程管理產(chǎn)品，但卻發(fā)現(xiàn)整合工作比預(yù)想的困難。為啟用業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，中小型公司信息技術(shù)資源可能會(huì)顯得捉襟見肘。AptSoft公司最近推出了AptSoft Director軟件，使用戶能利用瀏覽器和下拉菜單組合流程。數(shù)據(jù)映射在運(yùn)行時(shí)動(dòng)態(tài)完成。這種內(nèi)置式整合手段，使業(yè)務(wù)流程管理解決方案與其他應(yīng)用程序的整合變得簡(jiǎn)單。

“我們的產(chǎn)品依賴于一個(gè)對(duì)象模型，”AptSoft公司的營(yíng)銷及產(chǎn)品整合副總裁大衛(wèi)?卡梅倫(David Cameron)說，“業(yè)務(wù)規(guī)則、觸點(diǎn)和流程都是能重復(fù)使用的組件?！?/P>

卡梅倫指出，即便是大公司，也在巧妙運(yùn)用業(yè)務(wù)流程管理解決某些問題；可以說，企業(yè)級(jí)市場(chǎng)(enterprise market，即大企業(yè)客戶)和中端市場(chǎng)(mid-market，即中小企業(yè)客戶)的界線已經(jīng)模糊。項(xiàng)目涵蓋的范圍比公司的大小更能決定企業(yè)需要什么樣的技術(shù)。

對(duì)企業(yè)來說，流程管理的問題可謂與生俱來。隨著流程的日趨復(fù)雜化，尋求流程管理解決方案就提上了企業(yè)的議事日程。上文所述的四個(gè)案例告訴我們，中小企業(yè)有必要用BPM產(chǎn)品來整合、優(yōu)化更有效率、更靈活的運(yùn)營(yíng)。(報(bào)告在線)