電子文檔管理系統(tǒng)成為完善企業(yè)信息化建設(shè)的橋梁

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知識(shí)管理作為信息化中的一種新生事物，也許會(huì)讓人感到陌生，就如同當(dāng)年的CRM和ERP一樣，知識(shí)管理也必將在不同的聲音中繼續(xù)前行。

一項(xiàng)面向全球500強(qiáng)企業(yè)CEO的調(diào)查顯示，這些名企的CEO們普遍認(rèn)為影響企業(yè)未來發(fā)展趨勢(shì)的因素中有兩個(gè)最為關(guān)鍵，第一是全球化，第二就是知識(shí)管理。雖然知識(shí)管理從概念到實(shí)踐只有僅僅五到十年的歷史，但全球500強(qiáng)的企業(yè)中已有50%實(shí)施了知識(shí)管理，這其中包含了眾多我們耳熟能詳?shù)闹鸌T企業(yè)：IBM、HP、Microsoft、西門子等。隨著知識(shí)管理的逐漸升溫，國(guó)內(nèi)企業(yè)開始越來越多地關(guān)注知識(shí)管理，關(guān)注知識(shí)管理給企業(yè)帶來的價(jià)值。

那么，到底什么是知識(shí)管理？知識(shí)管理能為企業(yè)帶來什么？在企業(yè)信息化過程中，又該如何有效地實(shí)施知識(shí)管理呢？下面就讓我們來一一解開這些問題。

什么是知識(shí)管理

對(duì)于知識(shí)管理的概念，業(yè)界有多種解釋，這里我們只介紹一種最為接受的概念：知識(shí)管理是系統(tǒng)地利用信息內(nèi)容和專家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力，快速響應(yīng)能力，提高生產(chǎn)效率和技能素質(zhì)。其中，“信息內(nèi)容”指的是存在于信息系統(tǒng)中的知識(shí)；“專家技能”指的是存在于員工頭腦中的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)；“利用”表示知識(shí)已經(jīng)確實(shí)存在，所做的工作是發(fā)現(xiàn)和利用這些知識(shí)；“系統(tǒng)性”表明知識(shí)管理是一個(gè)信息系統(tǒng)的綜合實(shí)施過程，是通過網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)知識(shí)利用的流程。

知識(shí)管理結(jié)構(gòu)圖

說到這里，大家可能對(duì)知識(shí)管理的概念還是不太明白，但是小矮人的故事大家應(yīng)該都聽過，這就是一個(gè)典型的知識(shí)管理案例。

在古希臘時(shí)期的塞浦路斯，曾經(jīng)有一座城堡里關(guān)著一群小矮人。傳說他們是因?yàn)槭艿搅丝膳轮湔Z的詛咒，而被關(guān)到這個(gè)與世隔絕的地方。他們找不到任何人可以求助，沒有糧食，沒有水，七個(gè)小矮人越來越絕望。

小矮人們沒有想到，這是神靈對(duì)他們的考驗(yàn)，關(guān)于團(tuán)結(jié)、智慧、知識(shí)、合作的考驗(yàn)。

小矮人中，阿基米德是第一個(gè)收到守護(hù)神雅典娜托夢(mèng)的。雅典娜告訴他，在這個(gè)城堡里，除了他們呆的那間陰濕的儲(chǔ)藏室以外，其他的25個(gè)房間里，有1個(gè)房間里有一些蜂蜜和水，夠他們維持一段時(shí)間；而在另外的24個(gè)房間里有石頭，其中有240個(gè)玫瑰紅的靈石，收集到這240塊靈石，并把它們排成一個(gè)圈的形狀，可怕的咒語就會(huì)解除，他們就能逃離厄運(yùn)，重歸自己的家園。

　在經(jīng)歷了種種挫折和失敗后，小矮人們最終獲得了勝利，來之不易的勝利讓他們明白了很多道理：

1. 資訊不代表知識(shí)。
2. 分享、溝涌與行動(dòng)是將知識(shí)轉(zhuǎn)化為成果的關(guān)鍵。
3. 知識(shí)通過有效的管理，最終將變成生產(chǎn)力。
4. 一個(gè)共同而明確的目標(biāo)，對(duì)于任何團(tuán)隊(duì)來說都非常重要。
5. 知識(shí)不過是一種工具，只有通過人與人之間溝通、互補(bǔ)，才能發(fā)揮它的全部能量。
6. 阻力來自于不信任和非正常干擾。
7. 經(jīng)驗(yàn)也是一種生產(chǎn)力，通過在團(tuán)體中的共享，可以產(chǎn)生意想不到的效果。
8. 具有專業(yè)素質(zhì)的人才很關(guān)鍵。
9. 將我們寶貴的經(jīng)驗(yàn)與更多的伙伴們分享，我們才有可能最快地走出困境。

對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，又何嘗不是這樣？什么是知識(shí)？什么是有價(jià)值的知識(shí)？如何對(duì)這些知識(shí)進(jìn)行表達(dá)以便于共享學(xué)習(xí)和提升效率？回答和解決這些問題，便是知識(shí)管理的基本內(nèi)涵之一：即正確地定義知識(shí)體系并進(jìn)行系統(tǒng)地表達(dá)。

知識(shí)管理給企業(yè)帶來的益處

全面地定義和表達(dá)知識(shí)體系，是實(shí)施知識(shí)管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)工作，其工作量又十分巨大。因此，在知識(shí)管理起步階段，需要企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的高度重視，需要全體員工正確處理好當(dāng)期業(yè)績(jī)壓力與長(zhǎng)期競(jìng)爭(zhēng)力建設(shè)之間的關(guān)系。甚至還會(huì)涉及到流程和工作習(xí)慣的變革，涉及到如何將知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)融入業(yè)務(wù)流程之中。

企業(yè)中的知識(shí)節(jié)點(diǎn)

建立起全面的知識(shí)體系之后，企業(yè)接下來將面臨一個(gè)更大的挑戰(zhàn)：那就是如何實(shí)現(xiàn)知識(shí)庫(kù)的持續(xù)更新和優(yōu)化，讓知識(shí)精髓不斷沉淀和傳承下去，以免知識(shí)庫(kù)慢慢因?yàn)槿鄙賱?dòng)態(tài)更新而變成一個(gè)垃圾庫(kù)。如此大精力的投入為企業(yè)帶來的益處也是不可小覷的。

（1）可以加快作業(yè)與學(xué)習(xí)速度，降低成本

協(xié)助快速尋找相關(guān)資料與經(jīng)驗(yàn)，縮短作業(yè)時(shí)間；透過知識(shí)分享，加快學(xué)習(xí)速度；避免不必要的重復(fù)工作，降低作業(yè)成本

（2）可以鼓勵(lì)創(chuàng)新

分享組織內(nèi)優(yōu)良榜樣與范例，促進(jìn)學(xué)習(xí)，激發(fā)創(chuàng)新能力

（3）可以確保品質(zhì)，提高客戶服務(wù)質(zhì)量

記錄客戶資訊，掌握顧客需求，并確保作業(yè)執(zhí)行的一致性與執(zhí)行成果之品質(zhì)。

（4）可以增進(jìn)企業(yè)形象與商譽(yù)

建立企業(yè)優(yōu)良形象與商譽(yù)，并吸引與維持優(yōu)秀人才，建立競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)

例如有效的知識(shí)管理給IBM的開源節(jié)流帶來了舉足輕重的收益。IBM在實(shí)施知識(shí)門戶之前在全球擁有155個(gè)數(shù)據(jù)中心，31個(gè)獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)，上百種客戶端配置支持多達(dá)16000個(gè)應(yīng)用。實(shí)施后銳減到16個(gè)數(shù)據(jù)中心、全球唯一的網(wǎng)絡(luò)、四種標(biāo)準(zhǔn)客戶端和7500個(gè)應(yīng)用。

IBM 在2001年通過將33%的課程通過網(wǎng)上教學(xué)實(shí)現(xiàn)，節(jié)約了3億7500萬美元；客戶自服務(wù)系統(tǒng)處理了超過4000萬美元的交易，為IBM節(jié)約超過700萬美元；集中的新聞資源管理、e-meetings和即時(shí)通訊也節(jié)約了可觀的費(fèi)用。

費(fèi)用的節(jié)省還不是知識(shí)管理的最大貢獻(xiàn)。IBM顯然更加看重由于經(jīng)驗(yàn)的傳輸和互動(dòng)的學(xué)習(xí)對(duì)員工技能的提高。因?yàn)橛羞@樣的一個(gè)全球“大腦”，公司可以對(duì)IBM各個(gè)領(lǐng)域的客戶進(jìn)行實(shí)時(shí)響應(yīng)，提高服務(wù)水平。經(jīng)過“知識(shí)注入”的IBM員工能夠在與客戶洽談業(yè)務(wù)的時(shí)候用“一樣的語言”溝通，提高了競(jìng)標(biāo)和簽單的成功比例。

如何有效實(shí)施知識(shí)管理

很多情況下，實(shí)施知識(shí)管理的企業(yè)能夠?yàn)橹R(shí)管理提供了預(yù)算保障，并比較順利地實(shí)施，但最后卻發(fā)現(xiàn)只有很少員工實(shí)際在用它。因此知識(shí)分享的激勵(lì)機(jī)制，是知識(shí)管理實(shí)施中的非常關(guān)鍵的問題。

其次企業(yè)需要建立對(duì)知識(shí)管理實(shí)施過程進(jìn)行跟蹤和評(píng)價(jià)的機(jī)制，通過評(píng)估和反饋來指導(dǎo)和調(diào)整實(shí)施過程。

知識(shí)管理的戰(zhàn)略

再者，知識(shí)管理在信息化系統(tǒng)中不是獨(dú)立存在的，知識(shí)管理更象是一種管理思想，貫穿于我們的CRM、ERP、CIS等系統(tǒng)中，是連接眾多系統(tǒng)的橋梁，如果把企業(yè)比作一個(gè)人，那么知識(shí)管理就是“脈”，摸透了知識(shí)管理就等于把握了企業(yè)。

知識(shí)管理內(nèi)容框架

總之，知識(shí)管理不僅僅是一個(gè)項(xiàng)目，更是一個(gè)長(zhǎng)期的持續(xù)改善的過程，更需要企業(yè)在此方面投入的保證。在實(shí)際實(shí)施的項(xiàng)目中，往往因?yàn)橹R(shí)管理項(xiàng)目不像ERP等項(xiàng)目那樣與業(yè)務(wù)結(jié)合的如此之密切，或者對(duì)業(yè)務(wù)的影響沒有那么明顯和直接，而更容易被忽視。缺乏長(zhǎng)期的支持和持續(xù)性的優(yōu)化改善必然導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。

來源：賽迪網(wǎng)