知識經(jīng)濟下的電子文檔管理系統(tǒng)

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社會的發(fā)展越來越需要人們對信息進行處理和研究，越來越需要人們整合各種可利用資源，越來越需要人們加強對事物的分析能力。在這個前提下，上個世紀末，美國學者和企業(yè)界人士提出了知識經(jīng)濟學說，繼而誕生了知識經(jīng)濟管理，許多企業(yè)因此而設立了首席學習官CLO（CHIEFLEARNINGOFFICER）或者首席知識官CKO（CHIEFKNOWLEDGR）。企業(yè)為了實現(xiàn)知識管理，愿意為CLO或者CKO開更高的價。1999年調查數(shù)據(jù)顯示，美國七大行業(yè)CLO的平均薪金是134550美元，外加極具吸引力的股票期權。為什么企業(yè)會對CLO如此重視？因為他們能讓企業(yè)的員工學會如何獲取、發(fā)展、共享以及應用知識。

知識與知識管理

什么是知識？我們知道，作為社會的一種構成形式，知識通過交流而產(chǎn)生。所以有各種各樣的學校來教會人們所需要的知識。知識不是數(shù)據(jù)，也不是信息。數(shù)據(jù)是客觀的事實，沒有判斷和內涵。在對數(shù)據(jù)進行歸類、分析、總結并賦予一定的內容之后數(shù)據(jù)變成了信息。如果數(shù)據(jù)被賦予了目的以及相關的內容，那么信息對企業(yè)來說，就具有了競爭性價值。當信息被用來在市場中產(chǎn)生價值，它就發(fā)展成為更具有競爭優(yōu)勢的知識。然后，知識還包含了人們的經(jīng)驗、判斷、直覺以及價值觀。最后，大多數(shù)知識都存在個人的大腦中。因此，成功的企業(yè)都為它的員工不斷地提供機會，以增加他們對數(shù)據(jù)和信息的擁有量。

目前，在經(jīng)濟界已經(jīng)形成了這樣一種共識：企業(yè)的人力資本——員工的知識和技能是21世紀競爭格局中優(yōu)勢的主要來源。因此，全球商業(yè)領袖都逐漸認為企業(yè)的人力資本所擁有的知識是最重要的能力，最終會成為所有競爭優(yōu)勢的來源。美國一位商業(yè)作家說：“今天，擁有實際貨物的人很少能占據(jù)優(yōu)勢，實際上，這根本不是產(chǎn)品本身的事情。而那些有價值的知識的擁有者才會獲得支配地位。”

在信息時代，實物是輔助的，知識才是中心。企業(yè)不是從實物中獲取價值，而是從人們所固有的知識、技術訣竅、知識產(chǎn)權和競爭能力中獲取。根據(jù)這點，企業(yè)的挑戰(zhàn)在于為人們創(chuàng)造一種環(huán)境，使人們能將他們個人的知識組合在一起，這樣，每個員工能夠盡量更多地支配組織共有的知識。

企業(yè)戰(zhàn)略管理的核心是提高企業(yè)核心競爭力，形成戰(zhàn)略競爭優(yōu)勢，實現(xiàn)獲取超額利潤的目的。因此，企業(yè)必須教會員工將能力建立在發(fā)展、積累信息和知識以及在企業(yè)內部員工間交流信息與知識的基礎上。目前，許多公司都認識到員工的技能以及對企業(yè)的貢獻是企業(yè)實現(xiàn)競爭優(yōu)勢和卓著成就的最好途徑。

目前，許多企業(yè)已經(jīng)提出來要建立學習型組織，這不能不說是經(jīng)濟發(fā)展的必然。企業(yè)已經(jīng)無法像過去那樣，生產(chǎn)出產(chǎn)品，然后銷售出去那樣簡單了。知識管理要求企業(yè)收集關于客戶需求的深度知識，并立即讓這些知識融入能夠使顧客利益最大化的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、物流和銷售過程當中。要實現(xiàn)這一點，企業(yè)必須要求員工學習、掌握并運用這些知識。海爾集團非常注重員工知識的積累，不但成立海爾商學院，對員工進行培訓，還極其重視員工培訓質量，也就是說將海爾員工的原有知識轉化為能夠在海爾創(chuàng)造價值的知識，實現(xiàn)知識管理。同樣，微軟公司相信它最好的資產(chǎn)是員工的“知識馬力”。為了保證知識所帶來的能力和核心競爭力不斷發(fā)展，微軟一直試圖雇用那些比現(xiàn)任員工更有才能的人來工作，這樣就可以確保微軟能夠不斷地保護和發(fā)展它的知識產(chǎn)權。

企業(yè)都在尋求著發(fā)展的源動力，來實現(xiàn)從數(shù)據(jù)——信息——知識——價值的一種轉化。在人力資源市場上有這樣一句話：“知道怎樣做的人能夠找到一份工作，知道為什么要這樣做的人會成為他的老板。”因此能夠真正理解知識管理并運用知識來實現(xiàn)價值轉化的人，才是企業(yè)切實所需。

經(jīng)過研究，知識管理的核心是那些能為企業(yè)所用并能夠進行價值轉化的有價值的知識。這樣的知識滲透在企業(yè)內部或者被企業(yè)所引進，它必須且能夠在企業(yè)內部進行有效傳播和運用，實現(xiàn)知識價值。企業(yè)只有建立并形成這樣的知識管理系統(tǒng)，才能擁有一種“企業(yè)內存”，推動企業(yè)發(fā)展并創(chuàng)造企業(yè)價值。

知識在企業(yè)內部的流動和轉換

知識和知識管理專家認為：有四種相互關聯(lián)的過程，知識通過這些過程在企業(yè)內部流動或轉換為其他形式。這四種過程是企業(yè)知識管理的首要手段。

知識在企業(yè)內部流動和轉換的四種過程：

一、是通過社交活動，來實現(xiàn)個人與他人交流內在知識的過程。經(jīng)驗知識只能通過觀察和實踐才能獲得。企業(yè)通常利用學徒方法來要求新進員工向老員工學習知識，利用這種方法來保證新員工獲取他人技能。

二、外在化用來把經(jīng)驗轉化為能用語言表達的知識。比喻用于將復雜的經(jīng)驗知識以簡單明了易于理解的方式表達出來。

三、組合把一些獨特的經(jīng)驗和知識整合起來，轉化為能用語言表達的知識，以便使知識能夠在企業(yè)內部共享。

四、內部化企業(yè)員工可以吸收那些在社交、外在化及組合過程當中形成的知識。這種新的知識形式可以使員工能夠創(chuàng)造新的經(jīng)驗知識。

知識經(jīng)濟下的知識管理已經(jīng)得到了越來越多的經(jīng)濟界和企業(yè)界人士的認可，相信，隨著中國社會主義市場經(jīng)濟的成熟，知識管理也會在中國企業(yè)內被廣泛地認同和運用，成為推動中國經(jīng)濟發(fā)展的核心力量之一。

來源：中國管理傳播網(wǎng)