使用定期審查確定項目狀態(tài)

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項目經(jīng)理負責(zé)建立一個可行的工作計劃（進度表），并確保項目按這個進度表順利進行。然而，很多情況下讓第三方機構(gòu)對項目進行仔細檢查，保證項目按計劃進行會更加合理。

大型關(guān)鍵項目尤其需要這樣做。如果一個二個月的項目花四個月才完成，你可能會感到難過，但從本質(zhì)上說，這不會對組織產(chǎn)生很大的影響。另一方面，如果一個預(yù)算1億美元，為期二年的計劃用了四年，花去二倍的預(yù)算才得以完成，可能就會對組織造成破壞性的影響。

大型項目進行定期審查相當(dāng)平常。如果贊助方關(guān)注項目狀況，就會要求進行項目審查。某些情況下，定期審查也可作為整體契約的一部分來進行。（在一些組織中，這些審查稱為IV&V——內(nèi)部驗證與確認。）

對更大型的項目而言，執(zhí)行審查的人員必須是經(jīng)驗豐富的項目審查員——公司內(nèi)部或外部人員。項目審查主要關(guān)注質(zhì)量檢驗——詢問項目管理過程及建立可交付項有關(guān)的問題。審查可能按以下步驟進行：

通知相關(guān)各方。審查員通知即將要進行審查項目的項目經(jīng)理，確定合適的時間和地點。準備審查。審查員可能會提前要求某些信息，或請項目經(jīng)理準備討論項目的某些問題。這樣做可盡可能提高實際討論時的效率。

初步會見：審查員問一些問題，保證項目在正常進行。這些問題與質(zhì)量保證有關(guān)，確保使用合理的步驟來開展項目，然后檢查這些步驟的結(jié)果。例如，在確信項目經(jīng)理在使用合理步驟來更新精確的進度表后，審查員可檢查實際的進度表，確定當(dāng)前的項目狀態(tài)沒有違反進度表。

深入分析：在許多項目中，與項目經(jīng)理會面以后，審查的調(diào)查過程可能會達到高潮。如果項目規(guī)模龐大，過程復(fù)雜，審查員可能需要會見項目團隊的其他成員及客戶，進一步審核項目文件。

記錄審查結(jié)果：審查員記錄項目狀態(tài)及該項目應(yīng)用的步驟。審查員還應(yīng)對有待改進的領(lǐng)域提出建議，提供更加有效、主動的項目管理方法。檢查審查報告初稿：審查員與項目經(jīng)理應(yīng)再次見面，對初步結(jié)論進行仔細檢查。審查員提出有待改進的缺陷與建議。這一檢查過程也為項目經(jīng)理進行必要的辯駁提供機會。一些情況下，審查員的初步結(jié)論可能會根據(jù)項目經(jīng)理詳細而有針對性的反饋而做出修正。

發(fā)布最終報告：審查員發(fā)布最終結(jié)論與建議報告。項目經(jīng)理也可能發(fā)布針對審查的正式回應(yīng)。在正式回應(yīng)中，項目經(jīng)理可以接受建議，并討論實施這些建議的計劃。項目經(jīng)理也可發(fā)表自己對某些審查結(jié)果的不同意見，并說明自己的理由。項目審查對于大型項目獲得項目狀態(tài)的外部觀點非常有幫助。在很多情況下，經(jīng)驗豐富的審查員能夠比項目經(jīng)理更加迅速地指出項目的潛在問題。
（zdnet）