園林公司引進OA簡化和規(guī)范工作流程

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隨著公司人員、工程項目的增多、部門崗位的不斷細化，內(nèi)部管理協(xié)調(diào)難度日益加大。為解決這些問題，園林公司決定引進OA辦公系統(tǒng)，簡化和規(guī)范工作流程，提升整體管理水平。

OA辦公協(xié)同調(diào)試完畢并正式上線運行。鑒于公司行業(yè)特點，最大化較少紙質(zhì)文件的傳遞，使流程項目與部門需求相匹配，計劃的制定與合同審批規(guī)范化，避免出現(xiàn)合同未申就發(fā)，項目計劃與合同要求錯位，依據(jù)合同監(jiān)督工程質(zhì)量，成為OA系統(tǒng)開發(fā)的討論重心。最終，項目小組成員與OA技術支持開發(fā)商OA軟件方面技術人員結合實際情況，通過前期調(diào)查、基礎信息準備、辦公業(yè)務需求調(diào)研、流程梳理等步驟后，討論制定出了一套完整的實施方案。人力行政總監(jiān)李鑫介紹說：“項目小組在前期調(diào)研中做了很多工作，就OA系統(tǒng)可行性等問題進行了深入而廣泛的討論，并向工程系統(tǒng)15位總監(jiān)及經(jīng)理下發(fā)了調(diào)查問卷。后期系統(tǒng)數(shù)據(jù)搭建錄入等實施階段性調(diào)試過程也得到了公司各相關職能部門的全力配合、積極響應。”為了確保OA系統(tǒng)第一批上線流程的運行順暢，11月17日，公司召開了上線培訓。在培訓會上，項目小組負責人員分別就相應流程模塊及注意事項進行了詳細介紹。
OA系統(tǒng)的一個顯著特點是改變了傳統(tǒng)的辦公方式，實現(xiàn)無紙化網(wǎng)上辦公。項目小組成員夏巍表示：“系統(tǒng)上線后，所有流程必須通過OA上報審批，取消使用紙質(zhì)單據(jù)，實現(xiàn)信息的快速傳遞。OA辦公系統(tǒng)的推行結合了公司多人、多部門、跨地域的實際情況。該系統(tǒng)能夠完成企業(yè)內(nèi)部的郵件通信、信息發(fā)布、文檔管理、工作流程自動化等工作，幫助高層領導垂直透視到各部門員工的工作情況，包括任何相關任務的進展情況、完成情況、各種細節(jié)問題、任務追蹤等。這樣既有效節(jié)約了時間、人力等應用成本，又大大提升企業(yè)的運營效率，集中解決了人員操作效率低下，工作相關資料不能有效和統(tǒng)一的管理，工作流程審批意見不能完整的保存并歸檔等問題。
在園林公司領導和員工的積極配合下，園林OA辦公系統(tǒng)的應用對企業(yè)制度落地，優(yōu)化辦公流程，減少重復工作，完善管控體系和提高工作效率都將起到推動作用。