如何網(wǎng)絡(luò)上建立和共享數(shù)據(jù)庫(kù)

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如果你在業(yè)務(wù)部門(mén)工作，你早晚會(huì)需要與同事或者客戶在數(shù)據(jù)庫(kù)上進(jìn)行協(xié)作。

如果你在業(yè)務(wù)部門(mén)工作，你早晚會(huì)需要與同事或者客戶在數(shù)據(jù)庫(kù)上進(jìn)行協(xié)作。過(guò)去，共享一個(gè)小數(shù)據(jù)庫(kù)的方法是創(chuàng)建一個(gè)表單，并且把這個(gè)表單用電子郵件發(fā)送給你的協(xié)作者。雖然這不是最好的方法，但是，它經(jīng)受了更高級(jí)的競(jìng)爭(zhēng)，主要有如下原因。

表單通常包含在一個(gè)屏幕上，因此人們很容易搞清楚它的邏輯并且行和欄的格子也比有一系列表格的典型的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)更容易。表格數(shù)量太多，超過(guò)了人們想處理的數(shù)量，特別是對(duì)于那些沒(méi)有經(jīng)過(guò)正式IT培訓(xùn)的人來(lái)說(shuō)更是如此。看看許多人如何還在電子郵件中使用LotusNotes，而沒(méi)有使用其它東西就知道了。由于我們多數(shù)都習(xí)慣于使用電子郵件，使用電子郵件作為傳輸系統(tǒng)并不那樣費(fèi)力。當(dāng)三個(gè)人正在同一個(gè)表單或者數(shù)據(jù)庫(kù)上工作的時(shí)候，就會(huì)使沖突發(fā)生變化。

有多少人正在向你的數(shù)據(jù)庫(kù)增加/改變記錄？有多少人只要做查詢和報(bào)告？你如何防止同時(shí)進(jìn)行的許多更新發(fā)生沖突？

如果你不用電子郵件到處發(fā)送表單，你的選擇是什么？你有兩個(gè)基本的方法。第一個(gè)方法是采用AlphaFive軟件。這個(gè)軟件有一些Web工具，標(biāo)準(zhǔn)版的價(jià)格是200美元。第二種方法是用1000美元購(gòu)買(mǎi)Filemaker服務(wù)器版。不過(guò)，這兩種軟件是很容易安裝和在整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)上使用的。

對(duì)于這兩種產(chǎn)品，你需要利用在互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)提供商那里的一臺(tái)托管的Windows或者M(jìn)ac計(jì)算機(jī)，或者利用其它能夠把你運(yùn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)連接起來(lái)的方法。你還需要學(xué)習(xí)其編程語(yǔ)言并且適應(yīng)它們生成報(bào)告的方式。這種方法的優(yōu)勢(shì)是你將運(yùn)行一個(gè)真正的數(shù)據(jù)庫(kù)程序并且擁有最大的靈活性。但是，它在技能方面有很高的入門(mén)的成本，并且超出了你要處理的范圍。下面是這些屏幕之一的一個(gè)例子，顯示了你需要為AlphaFive理解的編程類(lèi)型。

如果這兩種產(chǎn)品需要的技能是非常困難的，你可能會(huì)選擇第二種方法。第二種方法利用一家Web服務(wù)公司共享表單和表格數(shù)據(jù)。雖然谷歌Docs文件服務(wù)允許人們?cè)谖募?jí)上協(xié)作，但是，我們需要的服務(wù)更復(fù)雜一些，能夠識(shí)別單個(gè)的記錄。目前至少有四種這樣的服務(wù)：TrackVia服務(wù)每個(gè)用戶每個(gè)月10美元；DabbleDB服務(wù)每個(gè)用戶每月8美元；Intuit公司的QuickBase服務(wù)每10個(gè)用戶每月250美元；Blist.com每個(gè)用戶每月10美元，加上一個(gè)管理員賬戶每月30美元。

利用這些服務(wù)，你能夠創(chuàng)建一個(gè)賬戶，在5分鐘之內(nèi)把你的表單上載到賬戶。如果表單的第一行包含你的字段名稱，你就基本上完成了。你可以用鼠標(biāo)點(diǎn)擊箭頭圖標(biāo)迅速地排序任何欄目。你能夠迅速找到重復(fù)的記錄，創(chuàng)建一個(gè)郵件融合模板和你的網(wǎng)站的表格，所有這些操作只需點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)就可以完成。

用戶報(bào)告也很簡(jiǎn)單。此外，他們可以按照一個(gè)制定好的時(shí)間表通過(guò)電子郵件發(fā)布給你的協(xié)作者。增加擁有各種單獨(dú)的許可證的協(xié)作者是非常簡(jiǎn)單的。在大約30分鐘之內(nèi)，你可以建立一個(gè)項(xiàng)目并且與你的團(tuán)隊(duì)一起工作。好消息是你不必是一個(gè)程序員，甚至不需要像程序員一樣工作。你也不需要支付托管費(fèi)用（這筆費(fèi)用已經(jīng)包含在服務(wù)中）。你需要做的就是用你的瀏覽器訪問(wèn)你的數(shù)據(jù)。

為了感覺(jué)一下都包含什么內(nèi)容，上述所有四項(xiàng)服務(wù)都允許你在開(kāi)始的時(shí)候使用免費(fèi)的賬戶。在TrackVia的實(shí)例中，你可以免費(fèi)使用14天，然后用你的信用卡付費(fèi)。在dabbleDB的實(shí)例中，你可以永遠(yuǎn)使用免費(fèi)的賬戶，假如你不擔(dān)心你的數(shù)據(jù)會(huì)公開(kāi)曝光的話。使用blist服務(wù)，你可以永遠(yuǎn)使用一個(gè)免費(fèi)的消費(fèi)者級(jí)別的賬戶。但是，它將把你的數(shù)據(jù)庫(kù)限制在100MB容量以下。QuickBase服務(wù)向用戶提供30天的免費(fèi)試用期并且能夠與10個(gè)人共享。因此，如果你在尋找僅僅支持幾個(gè)協(xié)作者的服務(wù)的話，這個(gè)服務(wù)有點(diǎn)太昂貴了。

這四項(xiàng)服務(wù)每一項(xiàng)都有一些區(qū)別。這些區(qū)別包括如何把數(shù)據(jù)導(dǎo)入你的數(shù)據(jù)庫(kù)、可用的報(bào)告類(lèi)型、多少個(gè)不同的數(shù)據(jù)庫(kù)以及每個(gè)賬戶允許多少存儲(chǔ)空間。這是為什么要對(duì)每一項(xiàng)服務(wù)進(jìn)行試用的最佳理由。你在試用的時(shí)候要考察對(duì)于你的工作方式最有意義的服務(wù)是什么，必須擁有的功能是什么，在不知道任何真正的HTML代碼的情況下你能夠使用到什么程度等。

讓我們舉一個(gè)如何在TrackVia服務(wù)中向你的數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)的例子。當(dāng)你創(chuàng)建一個(gè)新的數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，你將看到三個(gè)選擇，就像在下面的屏幕中看到的那樣：

你可以上載一個(gè)表單。如果你用鼠標(biāo)點(diǎn)擊”查看提示“的鏈接，你將看到一個(gè)提示列表和如果做這個(gè)事情的指南。如果你的數(shù)據(jù)是CSV文件格式，你在把這些數(shù)據(jù)導(dǎo)入到TrackVia服務(wù)之前首先要把這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為Excel格式。其它一些服務(wù)允許你直接導(dǎo)入CSV文件，或者從你的桌面或者網(wǎng)站剪切和粘貼數(shù)據(jù)。你還可以選擇開(kāi)始使用一個(gè)樣本數(shù)據(jù)庫(kù)模板。TrackVia服務(wù)提供了十幾種不同的模板。假如你選擇這個(gè)合同模板。接下來(lái)，你可以使用標(biāo)準(zhǔn)的Web格式每一次增加一個(gè)合同記錄或者使用導(dǎo)入工具導(dǎo)入那個(gè)表單。

TrackVia還有一個(gè)監(jiān)視一個(gè)特殊的電子郵件收件箱的有趣的選擇。這個(gè)收件箱將收集新的數(shù)據(jù)庫(kù)記錄并且自動(dòng)發(fā)布這個(gè)信息。如果你使用這個(gè)電子郵件收集工具，你將看到一系列的屏幕，包括你可以用來(lái)創(chuàng)建新的功能的下面的屏幕。你可以讓你的電子郵件創(chuàng)建新的記錄或者更新現(xiàn)有的記錄。

現(xiàn)在你可以共享你的數(shù)據(jù)庫(kù)和表單了，祝你好運(yùn)！（CIO時(shí)代論壇）