使用工單管理系統(tǒng)更具有高科技色彩

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　　2003年，面對找上門來的一個800萬元金額的訂單，聚龍科技心有余而力不足,由于對自己的生產(chǎn)和管理能力心存顧慮，尤其是物流和庫存管理造成的短板效應(yīng)，使得公司最終沒敢接下這個大單。2004年4月，聚龍科技簽約神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司(DCMS)，4月20日正式在公司內(nèi)部啟動DCMS的易飛工單管理軟件項目，6月1日試運行，7月1日正式上線，到9月份，聚龍科技已經(jīng)滿懷信心的接下了一個6600萬元的訂單?！　　　∵@是聚龍科技實施工單管理軟件后迅速受益的一個真實寫照。事實上，如果深入了解整個項目的實施前后，我們會發(fā)現(xiàn)，見效快，獲益大只是聚龍科技實施工單管理軟件以后所呈現(xiàn)的顯著特點之一。作為一家高科技企業(yè)，無論在系統(tǒng)上線以后還是在實施當(dāng)中，工單管理軟件與聚龍科技的聯(lián)姻都被蒙上了多重特殊的色彩?！　　　∑髽I(yè)特點：高科技色彩 　　高科技企業(yè)環(huán)境的主要特征在于，知識所創(chuàng)造的附加價值高，人才是企業(yè)最寶貴的資源，產(chǎn)品生命周期短促，技術(shù)發(fā)展與變遷快速，經(jīng)營風(fēng)險高，市場競爭激烈且外部環(huán)境變化大，但成功回報的時間短、幅度高。企業(yè)善于運用信息科技能對市場變化作出快速的決策反應(yīng)，能充分運用激勵措施，來發(fā)揮人力資源最大的產(chǎn)出。一般來說，高科技企業(yè)的人員規(guī)模都不大，但員工整體素質(zhì)高，人均產(chǎn)出高?！　　　￠L沙聚龍科技有限公司就是這樣一家典型的民營高科技企業(yè)。公司專業(yè)從事數(shù)字線路增容(復(fù)用)產(chǎn)品的研究、開發(fā)、生產(chǎn)與銷售，匯聚了一批業(yè)內(nèi)技術(shù)精英，緊跟國際先進(jìn)技術(shù)，開發(fā)、生產(chǎn)品質(zhì)卓越的通信及計算機(jī)應(yīng)用產(chǎn)品。聚龍科技不僅是一家專業(yè)的線路增容設(shè)備制造商，致力于提供邊緣用戶綜合接入解決方案。而且，公司的業(yè)務(wù)還包括計算機(jī)軟件開發(fā)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成、智能安防工程等。公司曾榮獲湖南省“小巨人企業(yè)”和“湖南省雙軟企業(yè)”稱號，通過了ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證，通信類產(chǎn)品均通過國家信息產(chǎn)業(yè)部頒發(fā)的入網(wǎng)證；網(wǎng)絡(luò)工程、安防工程取得國家相關(guān)部門的資質(zhì)認(rèn)證。由于發(fā)展十分迅猛，業(yè)務(wù)量急劇增加，公司年產(chǎn)值從2000萬直上5000萬，每年的委外加工費就達(dá)600萬元，對管理與產(chǎn)能提出了更高的要求?！　　　【埤埧萍家还仓挥?0多名員工，其中研發(fā)人員占到40%，基本都是碩士或博士學(xué)歷，生產(chǎn)工人只有十多個，均為大專以上文化程度。僅從人員配備上，就能看出公司濃厚的高科技色彩。在實施工單管理軟件時，這種難得的高科技色彩為項目的順利進(jìn)行帶來了意想不到的幫助?！　　　∮捎诠緩目偨?jīng)理到最基層的工人，都精通計算機(jī)操作和應(yīng)用，對工單管理軟件的原理和管理思想有一定的認(rèn)識，尤其是中高層的管理者對于公司信息化需求和系統(tǒng)功能了如指掌，因此上線前期的培訓(xùn)與動員工作顯得異常的輕松順利。實施過程中，幾乎沒有在人的問題上遇到阻礙。DCMS的咨詢顧問林平深切的表示，“這里每一位員工的領(lǐng)悟和執(zhí)行能力之高，讓人感到吃驚。完全沒有其它企業(yè)上線時的那種忙碌與混亂”?！　　　囊粋€事例就可略見一斑。上線初期由于倉管人員人手不足，賬務(wù)處理不能做到日清日結(jié)，每月靠月底盤點數(shù)據(jù)調(diào)整賬務(wù)。顧問到場后抽盤了十種料件并核對庫存，發(fā)現(xiàn)有相當(dāng)一部分帳務(wù)記錄與實際庫存對不上，事后請倉庫主管了解情況并責(zé)令倉管立即盤點庫存，并及時核對每一筆進(jìn)出入賬。到下次顧問輔導(dǎo)時，抽盤料件的結(jié)果是每一種都能核對上庫存賬。到項目結(jié)案時，庫存賬務(wù)準(zhǔn)確率已達(dá)到97%以上。從財務(wù)上也能看出聚龍公司杰出的應(yīng)用能力。會計總賬模塊的上線在一個月內(nèi)就成功完成，使用自動分錄系統(tǒng)自動拋轉(zhuǎn)會計憑證，徹底甩開了財務(wù)的手工作業(yè)。8月1日開始實施財務(wù)模塊，8月底財務(wù)報表就做到了準(zhǔn)確無誤?！　　　∵h(yuǎn)程應(yīng)用：融會貫通的色彩 　　出于對產(chǎn)品功能的準(zhǔn)確把握和深刻理解，技術(shù)出身的張總表示，“工單管理系統(tǒng)本身其實并不復(fù)雜。難的是，如何才能把這套成熟產(chǎn)品的固有功能與企業(yè)實際需求相結(jié)合，最大限度的發(fā)揮其功效。這就需要在熟悉產(chǎn)品固有功能的基礎(chǔ)上，進(jìn)行大膽創(chuàng)新的應(yīng)用?！?　　DCMS的林顧問也認(rèn)為，很多企業(yè)客戶在實施工單管理軟件之前，對自身的需求和產(chǎn)品功能很難做到了然于胸，實施目標(biāo)也并不十分明確，很多產(chǎn)品固有的功能并沒有被充分應(yīng)用起來，更談不上擴(kuò)展應(yīng)用。而聚龍公司需求非常明確，對產(chǎn)品功能也相當(dāng)了解，融會貫通，切切實實的把產(chǎn)品功能都用了起來。公司針對性極強(qiáng)的選擇了易飛的ADM/CMS(基本信息系統(tǒng))、COP(銷售管理系統(tǒng))、INV(存貨管理系統(tǒng))、PUR(采購管理系統(tǒng))、AR(應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng))、ACT(會計總賬系統(tǒng))、AJS(自動分錄系統(tǒng))、BOM(產(chǎn)品結(jié)構(gòu)系統(tǒng))、MRP(物料需求計劃)、MOC(工單管理系統(tǒng))共十個子系統(tǒng)。公司一位中層管理者甚至自信的說，“給我們幾個模塊，我們自己就能編出一套系統(tǒng)?！弊阋娖鋵喂芾碥浖Y(jié)構(gòu)和原理的熟知程度?！　　　∫晕锪瞎芾頌槔?，聚龍公司之前自己設(shè)計了很多單個的EXCEL表格，用來進(jìn)行物料管理，雖然明細(xì)也都很清楚，各部門用得也很好，但張總認(rèn)識到這樣的處理方法存在信息無法共享、重復(fù)輸入、無法遠(yuǎn)程應(yīng)用等弊端，而且編號規(guī)則并不標(biāo)準(zhǔn)，必須加以改善。易飛的BOM和INV等模塊則剛好可以解決這些問題?！　　　“殡S著工單管理軟件上線，聚龍科技新增了20名員工，并在湖南株州增設(shè)了一個生產(chǎn)廠，進(jìn)行產(chǎn)品的組裝加工，以擴(kuò)大生產(chǎn)能力。這樣一來，公司在地域上就變得更加分散，一共擁有四個組成部分，分別是位于株州的公司總部、距總部十幾公里外的株州組裝生產(chǎn)廠、位于長沙的研發(fā)中心、距研發(fā)中心十幾公里外的委外生產(chǎn)廠D D湖南計算機(jī)廠。易飛具有遠(yuǎn)程管理功能，但是一些企業(yè)用戶在使用時鑒于對網(wǎng)絡(luò)水平、應(yīng)用需求和應(yīng)用水平等方面的考慮，多數(shù)沒有涉及這一功能，但張總決心把這一功能用起來?！　　　∫揽款檰柸藛T的系統(tǒng)輔導(dǎo)，以及聚龍科技的公司員工共同完成了網(wǎng)絡(luò)調(diào)試，連接訪問，安全權(quán)限設(shè)置等工作，最終，通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)了總部、生產(chǎn)基地、研發(fā)基地及委外生產(chǎn)廠四地的系統(tǒng)資源共享。位于總部的人員可以通過連上互聯(lián)網(wǎng)，訪問到生產(chǎn)基地的數(shù)據(jù)，并在線進(jìn)行指令和文件的傳送。各個區(qū)域部門的員工聯(lián)線后，就象在同一個辦公室里一樣可以進(jìn)行自如操作，完全突破了地域的限制。聚龍科技真正做到了遠(yuǎn)程工單管理系統(tǒng)管理，這在其它傳統(tǒng)制造企業(yè)的工單管理軟件項目中是不多見的?！　　　【埤埧萍嫉拇竽憚?chuàng)新和融會貫通不僅體現(xiàn)在遠(yuǎn)程應(yīng)用上，而且還表現(xiàn)在對于原有信息管理系統(tǒng)的理性取舍上。在工單管理軟件上線之前，公司使用了速達(dá)軟件進(jìn)行庫房管理，同時還使用了企能公司的客戶管理系統(tǒng)。雖然員工已習(xí)慣了速達(dá)軟件的操作，但是它的功能具有較大的局限性，而易飛的各個模塊完全可以系統(tǒng)的增強(qiáng)庫房管理，因此公司上線后果斷撤消了速達(dá)。而對于企能客戶管理系統(tǒng)，考慮到其數(shù)據(jù)庫的完整性，并且與工單管理軟件并不產(chǎn)生沖突，因此予以了保留，作為新系統(tǒng)的一部分融入其中。　　　　業(yè)務(wù)與管理：規(guī)范的色彩 　　聚龍公司工單管理軟件項目的另一大特色在于，為公司的業(yè)務(wù)與管理添上了一層規(guī)范的色彩，這是最讓公司管理層倍感欣慰的一個結(jié)果?！　　　☆檰栐诮?jīng)過前期調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，聚龍公司原有的業(yè)務(wù)流程與工單管理軟件當(dāng)中標(biāo)準(zhǔn)化的流程相差無幾，只是員工在操作上隨意性比較強(qiáng)，規(guī)范化和制度化有待加強(qiáng)。尤其是倉庫管理和領(lǐng)料管理，之前的A類生產(chǎn)物料領(lǐng)用都需要填寫領(lǐng)料單并辦理出入庫手續(xù)，但是研發(fā)部分的領(lǐng)料管理卻一直被忽視，其它小數(shù)量、低價值的材料管控也很隨意。工單管理系統(tǒng)上線后，完善了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，對于物料管理做到了滴水