保定市財政局協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)項目實施需求分析

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　　1.1.1 保定市財政局協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)項目實施需求分析

　　辦公自動化建設(shè)是一種“三分技術(shù)、七分管理”的系統(tǒng)工程項目，信息技術(shù)是手段，解決管理問題是目的。因此，除了對本項目進行上述技術(shù)需求分析外，還必須針對保定市財政局的管理現(xiàn)狀與項目建設(shè)目標(biāo)，對項目實施進行需求分析，找出確保項目成功的管理實施路徑(而不僅僅是技術(shù)路徑)，才能真正實現(xiàn)信息化促進管理變革的目的。

　　根據(jù)保定市財政局管理人員的總結(jié)、我們前期的調(diào)研，結(jié)合大型單位集團建設(shè)辦公自動化項目所遇到的共性問題，我們認為本項目在實施過程當(dāng)中主要將遇到以下問題，必須提出針對性強的切實可行的實施解決方案：

　　u 本項目協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)根據(jù)實際情況合理安排實施、推廣、培訓(xùn)工作是項目能否按時按質(zhì)按量成功實施的關(guān)鍵。

　　u 雖然本項目已經(jīng)有了明確的建設(shè)目標(biāo)，但由于籌備時間較短，尚未對單位內(nèi)部進行廣泛的民主的需求調(diào)研，因此項目在實施過程當(dāng)中必然遇到大量的需求變更問題，如果有效解決需求的變化問題，是項目建設(shè)目標(biāo)能否達到的關(guān)鍵。

　　u 下屬各單位信息化水平參差不齊，各部門的信息化觀念、重視程度同樣也參差不齊，需要一把手在人力、財力、物力上的支持，需要一把手的親自參與，否則解決管理問題的辦公自動化項目很難推進。

　　u 系統(tǒng)上線以后的正式運行階段是協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)真正發(fā)揮價值的時候，但目前保定市財政局信息中心沒有充足的IT技術(shù)力量與管理力量，系統(tǒng)運行的管理、維護工作難以保障。

　　在以往同類大型單位辦公自動化項目的實施經(jīng)驗以及智慧的基礎(chǔ)上，為了幫助保定市財政局項目成功，泛微公司針對上述問題將采取以下解決方案：

　　n 統(tǒng)一認識，制度保障

　　建議保定市財政局在單位內(nèi)部做好統(tǒng)一認識、統(tǒng)一思想的培訓(xùn)宣傳工作，讓各部門、領(lǐng)導(dǎo)層充分認識到信息化對單位內(nèi)部工作效率提升的必要性、重要性。建議保定市財政局指定信息化管理制度，并將信息化工作納入單位各級管理人員的績效考核體系中，使全省信息化工作得到制度保障。

　　n 優(yōu)先解決迫切需求

　　協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)建設(shè)過程中，優(yōu)先解決電子信息產(chǎn)業(yè)各部門與各廠的迫切問題，例如各類審批申請流程，充分考慮各級管理人員的切身利益，同時不斷調(diào)動更廣泛的積極性，讓項目快速見效的過程中也讓廣大用戶快速從傳統(tǒng)辦公模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮愚k公模式，對信息化工作有了更直接的體驗，繼而提出更多更廣的信息化需求，推動辦公自動化滾動發(fā)展。在這個過程當(dāng)中發(fā)生的需求變更，將發(fā)起需求變更流程，由雙方共同組成的需求變更管理委員會進行統(tǒng)一評估，篩選真實有效的需求，確保不偏離項目建設(shè)目標(biāo)，確保系統(tǒng)開發(fā)實施工作的有效性。

　　n 多種培訓(xùn)策略相結(jié)合

　　項目培訓(xùn)工作應(yīng)該與系統(tǒng)開發(fā)實施工作同步進行。首先對各級管理人員的信息化技能進行摸底調(diào)查，提前進行“掃盲”培訓(xùn)并狠抓考核，確保在系統(tǒng)上線之前，廣大用戶具備基礎(chǔ)的計算機操作能力，如Windows、Office以及上網(wǎng)操作。對于廣大用戶的辦公自動化培訓(xùn)工作，我們將采用理論與實踐結(jié)合、現(xiàn)場與遠程結(jié)合、共性與個性結(jié)合、培訓(xùn)與考核結(jié)合、自助與他助結(jié)合的培訓(xùn)策略，一方面系統(tǒng)自身的人性化易用性設(shè)計將大大降低學(xué)習(xí)難度(一部分計算機操作熟練的用戶無須培訓(xùn))，另一方面系統(tǒng)提供網(wǎng)上培訓(xùn)、自助功能，讓每一位用戶隨時進行學(xué)習(xí)，并能在系統(tǒng)提供的學(xué)習(xí)論壇上進行經(jīng)驗交流。特別地，必須加強對各部門與領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)，尤其對位于流程的關(guān)鍵節(jié)點的領(lǐng)導(dǎo)與管理人員進行重點培訓(xùn)，確保流程暢通無阻。

　　n 提供無須技術(shù)人員維護的后臺工具以及運維服務(wù)

　　系統(tǒng)后臺管理維護是協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定運行與發(fā)展的堅強后盾，因此泛微公司將選擇成熟的技術(shù)路線，并提供一整套能夠讓非IT專業(yè)人員維護的易用的后臺工具。系統(tǒng)后臺采用分級管理，即由熟悉各自業(yè)務(wù)的各級管理人員維護本部門、本廠的管理流程，無須電子信息產(chǎn)業(yè)總部專人負責(zé)。不但系統(tǒng)后臺要能夠讓非IT專業(yè)人員維護，系統(tǒng)前臺更要作大量的人性化設(shè)計，充分尊重用戶原有的工作習(xí)慣，才能幫助保定市財政局盡快過渡到網(wǎng)上電子辦公，降低前臺維護工作量。根據(jù)本項目的要求，泛微公司還將派駐技術(shù)專家到保定市財政局現(xiàn)場提供長期運維服務(wù)支持，實現(xiàn)運維過程的自動化，所有IT資源都在自動監(jiān)控之下運作，發(fā)現(xiàn)問題能提前報警、智能分析、提前排除隱患，確保保定市財政局業(yè)務(wù)順暢運作。