E時代如何做好時間管理

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問：E時代的競爭規(guī)則已經(jīng)不是“大魚吃小魚”，而是“快魚吃慢魚”，競爭的焦點(diǎn)由規(guī)模轉(zhuǎn)為速度，人與人之間的競爭也是如此。通常，在辦公室里能達(dá)成一個共識：凡是高效的職業(yè)人士都是時間管理的高手，而作為低效率的工作人員則無一例外地都不擅于管理時間。如何做好時間管理呢？
    答：美國人的觀念里常常將時間細(xì)化到小時和分鐘；猶太人則把時間視作金錢，猶太員工的工薪是以小時計算的，他們常以1分鐘得到多少錢的概念來衡量工作的價值。而我們中國人則習(xí)慣于用一天、一周為單位來進(jìn)行時間的累計。韋氏大辭典中時間的定義是這樣的：時間是由過去、現(xiàn)在及未來構(gòu)成的；時間就是過去、現(xiàn)在及未來的連續(xù)不斷的連續(xù)線。時間既是世界上最充分的資源，又是世界上最稀缺的資源。因?yàn)槊總€人每天都擁有24小時，然而每個人每天卻又只能擁有24小時。高效的管理者與低效率的工作人員之間最大的差別就是，前者是管理時間的高手，而后者則無一例外地都不擅于時間管理。以下三點(diǎn)可以借鑒。
    效率從辦公桌開始
    日本NEC和三菱公司的研究員指出，日本的辦公室工作人員正遭受“辦公易怒綜合癥”的困擾，經(jīng)常長時間工作、雜亂的辦公桌以及錯誤的坐姿是導(dǎo)致這種新的都市病發(fā)生的主要原因。研究人員表示，在工作時間保持辦公桌整齊，使辦公桌更具個性化，諸如此類的措施都可以減少生病的機(jī)會。
    高效率的管理人士都有這樣一個共性：他們的辦公桌，總是井井有條，方便他們在第一時間里，搜尋到自己隨時所需的物品。隨便把文件攤開在桌上就離開座位的管理者，以及看到客人來時慌慌張張把文件收起來的管理者，都不是謹(jǐn)慎的管理者。
    在多數(shù)情況下，東西越堆越高，物件越雜亂無章，就越可能浪費(fèi)更多地時間。當(dāng)你不能記起堆積物下層放的是什么東西時，或者你要為一個項(xiàng)目找到所有相關(guān)資料時，你就不得不在資料堆里埋頭苦找。這樣，一部分時間就浪費(fèi)在了查找丟失的東西上了。更糟糕的是，隨意放置的凌亂的東西會隨時吸引你的注意力。當(dāng)你在做某項(xiàng)工作的時候，你的視線也許會在不知不覺中被別人送你的小紀(jì)念品、鐘表或者全家福照片而吸引。等你回過神來的時候，你又不得不從頭思索你剛才正在做的工作或者寫的文書。
    美國管理學(xué)者藍(lán)斯登可以算得上是一位徹底和有條理的管理者。他桌上的公文已減到最少程度，因?yàn)樗酪淮沃荒芴幚硪患?。?dāng)你問及他某個文件時，他可以立刻從公文柜中找出。當(dāng)你問起某個項(xiàng)目的歷史資料時，他一眨眼就能想到放在何處，當(dāng)交給他一份備忘錄或計劃方案時，他會插入適當(dāng)?shù)木碜趦?nèi)，或放人某一檔案柜。
    如果你的辦公桌上經(jīng)常是物品、文件堆積如山，你就要花時間來整理一下了，在這個時候花上半個到一個小時是值得的。
    ★ 把你辦公桌上所有與正在做的工作無關(guān)的東西清理出來，把立即需要辦理的找出來，放在辦公桌中央，其他的按照分類分別放入檔案袋或者抽屜里，這樣做的目的是提醒你，你現(xiàn)在所做的工作應(yīng)該是此刻最重要的工作。你一次只能做一項(xiàng)工作，你要把所有精神集中在這件事上，不能讓其他工作影響你。
    ★ 不要因?yàn)槭艿礁蓴_或者疲倦就放下正在做的工作，轉(zhuǎn)而去做其他不相干的事情。因?yàn)槿绻隧?xiàng)工作還未結(jié)束，就又開始另一項(xiàng)工作的話，你的辦公桌就開始混亂。你一定要力求把你手頭的工作做完后再開始另外的事情，即使這項(xiàng)工作遇到了阻礙。你也要盡量完成到一個再做它時容易開始的階段。
    ★ 一項(xiàng)工作做完后，一定要把與這項(xiàng)工作相關(guān)的資料收拾整齊，并按照類別把它們放到合適的位置，千萬不要把它們就這樣攤放在辦公桌上。
    ★ 從辦公桌上拿開目前不需要的書籍文件，對它們可以按照重要性和先后順序的原則進(jìn)行分類。
    ★ 在每天下班前，可以抽出幾分鐘把辦公桌收拾干凈，并且每天都按照以上的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行清理。這樣你就可以結(jié)束今天的工作，好迎來明天的一個好的開始了。
    巧用書簽
    簡單地說，假如你有一本特別厚的字典，為了節(jié)約你每次的查找時間，最好的辦法就是在你字典書頁的外側(cè)，清楚地標(biāo)注上“A、B、C……”。你可以分別記錄一下標(biāo)注前和標(biāo)注后查找資料所用的時間。你一定會驚奇地發(fā)現(xiàn)，經(jīng)過加工后，翻找的時間大幅度地縮短了。

因?yàn)闀r間的關(guān)系，管理者必須盡快地找出與專業(yè)相關(guān)的書類。如果能夠預(yù)先騰出一點(diǎn)時間，對書籍進(jìn)行一下處理的話，到了緊急的場合，這些書就會成為你的得力助手。對于專業(yè)用書，你不僅可以效仿字典的加工方法，而且還可以這樣做：
    ★ 準(zhǔn)備若干比書本長5厘米的小紙條。
    ★ 將書中不同的內(nèi)容，簡要地記錄在紙條的最下端。
    ★ 將小紙條依次對應(yīng)地插放在書中。
    經(jīng)過這樣的處理以后，你再也不用為了找某個信息而翻遍所有的書籍。即使在你沒有打開書籍之前，你也會對書籍中所涵蓋的內(nèi)容了如指掌。
    對于工作參考資料的企業(yè)書籍以及專門書籍，還有一套辦法使翻找的時間縮短。那就是先將書籍的目錄復(fù)印，再把它貼在書本表面。
    這個方法可以彌補(bǔ)前面提到的在書外側(cè)進(jìn)行標(biāo)注方法的不足。如果是一本比較厚的書籍，書頁側(cè)面可以書寫比較多的字。但是對于不厚且項(xiàng)目多的書籍，這種方法就顯得非常不適用，管理人員就很難在不打開書本就能了解詳細(xì)內(nèi)容。在這種情形之下，只要把目錄貼在書本表面，一拿到書本即可以看到它的內(nèi)容。
    資料的搜集工作基本完成以后，你對它們需要認(rèn)真細(xì)致的整理和歸納。在這里向你推薦一下美國某汽車公司的資料收集法。
    在這家汽車公司總裁的辦公桌上，放著各種不同顏色的文件夾。是總裁先生讓秘書這樣放的。其中，紅色的代表特急；綠色的要立即批閱；橙色的代表這是今天必須注意的文件；黃色則代表必須在一周內(nèi)批閱的文件，白色的表示周末必須批閱。黑色則表示必須親自簽名的文件。
    我們總是在忙，總是在埋怨一天的時間根本不夠用。其實(shí)，工作中一些不起眼的小細(xì)節(jié)，對于提高工作效率是大有裨益的。
    郵件的整理
    還有一個效率低下的直接原因是由于在收到郵件以后沒有立刻處理，使各種郵件不斷堆積，形成混亂不堪的狀態(tài)，終至無法收拾。這里有一種簡單省時的方法：
    ★　養(yǎng)成在收到的郵件上面標(biāo)注當(dāng)天日期的習(xí)慣。對于收到的郵件，你應(yīng)該找時間盡早地過目。除非，有時候碰到急事，或者非到外地出差不可的時候，你才可以把當(dāng)天的郵件稍微往后推延。否則，擱置好幾天以后，你就會很難準(zhǔn)確判斷出郵件寄達(dá)的日期，有時會因?yàn)闆]有及時回信給工作帶來巨大損失。寫日期的位置，最好選擇在寄信人姓名及住址的左上端，這樣不管寄郵件人的姓名，住址書寫于信紙的正面或者是背面，在你隨意翻閱時，均可以獲得更多的信息。
    ★　對郵件進(jìn)行分類。每天撲面而來的郵件。不一定每一份都十分重要。比如，廣告宣傳郵件，產(chǎn)品推銷郵件，行業(yè)聯(lián)誼郵件等等都可以不看或都可以等有時間再看。
    ★　對看過的郵件及時進(jìn)行處理。經(jīng)過細(xì)心閱讀，吸收了必要的情報之后，郵件就如同廢物。我不建議大家立刻把它們?nèi)拥?，仍然保管一段時間。因?yàn)椋坏┤拥袅嗽瓉淼馁Y料以后，逢到轉(zhuǎn)寄上的錯誤，或者誤認(rèn)事實(shí)時，就無法得到證實(shí)了。
    當(dāng)然，郵件的保存不易太多太久。因?yàn)楸４嫣噜]件是一種心理不安的癥候。算算看，你多久才翻看一次你所歸檔的各式各樣的郵件。你可以把每一類郵件拿出來，問問你自己：“如果沒有這份郵件的話，最壞的情形會怎么樣？”你會發(fā)現(xiàn)大部分的答案會是“沒有什么了不起的事情會發(fā)生”。如果你真正需要某一份郵件，你才應(yīng)該把它好好進(jìn)行歸檔存放。