“領(lǐng)導(dǎo)簽批”一直是電子公文流轉(zhuǎn)難以獲得實質(zhì)性突破的一環(huán)

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“領(lǐng)導(dǎo)簽批”一直是電子公文流轉(zhuǎn)難以獲得實質(zhì)性突破的一環(huán)，青島市政府則在應(yīng)用中解決了這一難題。
2006年3月，青島市正式將方正手寫批示功能納入其政府OA系統(tǒng)，從而成為我國率先將“手寫批示”全面應(yīng)用到電子公文管理的政府之一。在2006年10月召開的第三屆中國電子政務(wù)論壇上，展臺展示的這一應(yīng)用引起與會者的濃厚興趣和廣泛關(guān)注。
造成這一現(xiàn)象的原因主要有兩個: 一是傳統(tǒng)習(xí)慣的影響，二是技術(shù)因素的束縛。多年來，我國政府的各級領(lǐng)導(dǎo)已養(yǎng)成了在公文上直接圈閱批注的習(xí)慣，因為這樣既方便又直觀。而以往的一些手寫批示產(chǎn)品，大多存在界面復(fù)雜、操作繁瑣、筆跡生硬、批示連貫性差、安全無保障等問題。因此，雖然直接手寫批示能帶來辦公效率的極大提高，但真正應(yīng)用的政府部門很少。很多政府電子公文系統(tǒng)到“領(lǐng)導(dǎo)審批”環(huán)節(jié)，還是得由人工方式將公文打印，待領(lǐng)導(dǎo)批示后再將文件做二次錄入。處于同一工作流上的“簽批”過程因其手工化影響了其他環(huán)節(jié)電子化所產(chǎn)生的效率，進(jìn)而影響到電子公文系統(tǒng)整體的價值實現(xiàn)。
從青島市的實踐來看，方正手寫批示系統(tǒng)具有兩在特色:
第一是操作簡便，全真顯現(xiàn)批示筆跡。
青島市采用的方正領(lǐng)導(dǎo)手寫批示系統(tǒng)可以讓領(lǐng)導(dǎo)直接在手寫板、手寫屏、平板電腦上進(jìn)行批閱，類似紙質(zhì)文件的批示習(xí)慣。在批示效果上相對于以往手寫批示軟件有極大改觀，無論在哪種硬件上批示，都能全真顯現(xiàn)字跡的筆鋒。領(lǐng)導(dǎo)可真正地認(rèn)可手寫批示軟件對個人筆跡的保留效果，以及批示時的應(yīng)用體驗。該系統(tǒng)嵌入在市辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)上，只需在公文處理過程中輕輕點擊幾處便可調(diào)出手寫批示，界面非常友好。簽批時，還有多種筆跡顏色和粗細(xì)功能可供選擇，支持多人對同一份文件的批示，同時還能根據(jù)需要隨時打印。
第二是性能穩(wěn)定，安全可靠。
為防止手寫批示數(shù)據(jù)被偽造，方正領(lǐng)導(dǎo)手寫批示系統(tǒng)可以對手寫批示的數(shù)據(jù)利用批示者的證書進(jìn)行簽名。采用多項加密技術(shù)結(jié)合電子簽名，保證了批示筆跡不可篡改、批示人身份可識別、批示文件來源可驗證，從根本上解決了手寫批示面臨的安全問題。
青島市之所以成為我國首批應(yīng)用公文手寫批示系統(tǒng)的政府，與市委市政府一貫重視內(nèi)部辦公自動化建設(shè)有著密切的關(guān)系。市委市政府計算機中心劉主任認(rèn)為: “如果沒有政府內(nèi)部充分的辦公自動化，何來充分的政府網(wǎng)上服務(wù)？政府如果還是用過去那種傳統(tǒng)的辦公方式，如何面對網(wǎng)絡(luò)社會的公眾需求？這就是為什么我們提出要用內(nèi)部的‘一網(wǎng)式辦公’，來支撐外部的‘一站式服務(wù)’。”
正是基于此，青島市選擇采用方正領(lǐng)導(dǎo)手寫批示系統(tǒng)來優(yōu)化其電子公文系統(tǒng)，此舉不僅使其辦公自動化建設(shè)水平邁上了一個全新的臺階；同時，手寫批示系統(tǒng)半年來運轉(zhuǎn)良好的實踐也表明，我國的公文手寫批示產(chǎn)品經(jīng)過市場的考驗，開始步入成熟的產(chǎn)品化階段。