淺析采購成本控制與績效管理

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

  集中采購機構(gòu)作為事業(yè)法人,從事著規(guī)范財政性支出、節(jié)約財政資金的繁重任務(wù),而節(jié)約財政資金的一個重要組成部分就是采購成本的控制,可以通過管理手段與技術(shù)處理達到控制的目的,處理得當還可以間接地引導(dǎo)著潛在項目投標人降低投標報價金額,效果十分明顯。

     采購成本控制是保持采購效益的一個重要指標，采購成本包括采購人成本、供應(yīng)商投標成本、集中采購機構(gòu)成本，三者從不同的層面涉及到財政性資金的使用走向，以不同的方式?jīng)Q定著財政性資金使用效率,從而共同組成了采購成本體系。

     從采購成本所起作用的角度而言,還可以把采購成本分為正成本與負成本，正成本是正常的采購過程中應(yīng)該花費的人力與物力資源，可以通過有效的途徑得到控制與管理，達到付出與績效的完全統(tǒng)一；而負成本是指采購當事人通過非正常渠道或人為因素浪費的寶貴的人力物力資本，表現(xiàn)在國有資產(chǎn)的流失、付出的勞動被漠視、相關(guān)人員權(quán)力尋租、行政亂作為等。負成本是采購成本中的不和諧之音，但總會陰魂不散，干擾著政府采購的正常秩序與財政資金的有效使用。采購成本是一個綜合性很強的指標，與采購績效緊密相聯(lián)，不僅體現(xiàn)在采購資金的合理利用方面，也表現(xiàn)在人力資源的最佳配置與高效使用上，值得重視與研究。 

     采購成本的組成 

     一是集中采購機構(gòu)采購成本。

       主要是指從事政府采購活動所花費的資金與勞動付出。一般來說集中采購機構(gòu)的資金來源有兩個渠道：財政性撥款；集中采購機構(gòu)自身收入，即標書工本費和按一定比例收取的中標服務(wù)費。節(jié)約與效益是績效管理的重要指標之一，集中采購機構(gòu)的采購成本核算要綜合體現(xiàn)這兩個指標。采購機構(gòu)資金成本主要體現(xiàn)在以下幾個方面： 

       1、評委評標費用，一般是一個標100元，外地評委還要考慮差旅費、住宿費、招待費等。 

       2、標書論證成本，有聘請專家費用，答疑成本，考察費用等。 

       3、租用場地費用。有些地方集中采購機構(gòu)無開標大廳與評標室，甚至有開標場所時，當?shù)卣畯娏钫少忂M入工程類的招投標市場，當然要給場地租用費了。 

       4、網(wǎng)站維護費，包括租用空間、域名注冊、年度審核費用、應(yīng)用程序開發(fā)費用、相應(yīng)的日常工作費用等。 

       5、信息發(fā)布費用。目前財政部規(guī)定的三個信息發(fā)布媒體是不收取信息刊登費用的，這里所說的信息發(fā)布費主要是指在當?shù)貓蠹?、電臺、電視臺上發(fā)布諸如定點招標與協(xié)議供貨招標信息、中標信息等，由于當?shù)刂饕襟w把招標信息歸入廣告經(jīng)營范疇，且政府沒有此方面的優(yōu)惠政策，信息費用還是比較高的。 

       6、辦公費用。主要有電話費、加班工資、福利費用、辦公用品費用，甚至還有主管局指派的不應(yīng)該由采購機構(gòu)承擔的費用等。集中采購機構(gòu)采購人力成本物化的表現(xiàn)是指機構(gòu)工作人員付出的勞動與工作成效的對應(yīng)程度，也可以用單位時間所完成的工作量與成效來考核。

      二是采購人付出的采購成本。

      此成本表面上看似乎很簡單，其實也大有文章。主要包括采購項目預(yù)算成本、技術(shù)參數(shù)確定成本、租用開標場地成本（強令進入招投標市場的政府采購活動，不光是集中采購機構(gòu)要付場地租用費，采購人也要按一定比例承擔相關(guān)費用），由于采購單位專業(yè)技術(shù)人員的缺乏，必須花費一定時間與精力去查詢相關(guān)信息，聘請專業(yè)人士參謀提供初步方案，甚至還要與潛在供應(yīng)商進行接觸。在不能確定具體要求時，采購人還會組織相關(guān)人員外出考察，考察成本也是總成本的一項重要內(nèi)容。當然這里主要是指正成本或者說是良性成本，采購人的負成本是指考察過程中或前期準備階段存在利益尋租，指定或變相指定中標人，驗收時放低要求，個人漁利，坑害部門利益,造成財政性資金流失，招標項目質(zhì)量折扣嚴重。

      三是供應(yīng)商投標成本。

      根據(jù)投標成本性質(zhì)可分為固定成本與非固定成本兩類。非固定成本主要是指由于采購機構(gòu)業(yè)務(wù)方式的不確定性、方便投標人考慮程度上的差異性、規(guī)范操作理解上的誤差等原因，直接導(dǎo)致了供應(yīng)商要承擔的隱性的投標成本,體現(xiàn)在采購機構(gòu)標書購買方式、投標市場環(huán)境、答疑方式、標書條款限制、履約合作順暢程度、付款方式、整個采購系統(tǒng)工作效率等方面。固定成本是指投標人按照事先約定好的比例交納的一定費用，具有顯性與公開性。主要包括標書工本費、公證費、中標服務(wù)費、場地租用費、招標項目預(yù)決算費用等。招標項目預(yù)算費用出自于沿用至今的工程招標方式，政府采購一般取消了類似于工程招標的項目預(yù)算，由于政府采購市場管理體制上的混亂，一些社會中介代理機構(gòu)違法強占集中采購目錄內(nèi)必須由集中采購機構(gòu)采購的項目時，往往搞所謂的項目預(yù)算，中介機構(gòu)與采購人難逃理論上的“尋租”行為，這是體制極端不順造成的。該費用由預(yù)決算機構(gòu)先期測算，中標人按中標金額比例付費。公證費的收取標準，一般是小的項目按固定值收取，大的工程項目可以按中標額的一定比例收取。場地租用費其實是對財政性資金的一種浪費，是強令政府采購進入招投標市場或別的服務(wù)機構(gòu)違法行為的直接結(jié)果，甚至由計劃委主管的招投標市場還越俎代庖地強占法律明確規(guī)定的財政局對政府采購的監(jiān)管權(quán)，法律被恣意踐踏?？傮w說來有經(jīng)驗的中標人會把所有成本轉(zhuǎn)嫁到投標報價中，因此節(jié)約了供應(yīng)商的采購成本，就直接節(jié)省了財政性資金，管理空間很大。 

      采購成本的控制措施 

      1、注意采購方式的靈活運用。 

      采購辦下達采購計劃時，要從節(jié)約采購成本的角度考慮問題。 

      一是要形成規(guī)模效應(yīng)，堅決抵制應(yīng)急零星采購行為，避免重復(fù)勞動； 

      二是采購方式的確定要合情合理。對于一些配置型號相對固定的產(chǎn)品，不要拘泥于限額的規(guī)定，刻意追求邀請、競爭性談判等采購形式，其實只要詢價能夠達到時效高、價格低廉、節(jié)約采購成本等多重效果時，就沒有必要邀請評委來搞所謂的形式評標，浪費人力物力。

      2、便利采購人招投標行為。 

      一些采購機構(gòu)受采購人的委托對供應(yīng)商的資質(zhì)提出特殊要求，購買標書階段要求帶相關(guān)資質(zhì)原件參與驗資，本身是出于規(guī)范采購工作的考慮，合情合理，也可以說是一種經(jīng)驗。但筆者認為要結(jié)合實際情況，靈活運用，要充分考慮到潛在供應(yīng)商的難處，如因報名時間有限、攜帶困難或法人代表外出相關(guān)手續(xù)不能及時辦理等原因，有些供應(yīng)商資質(zhì)原件不能攜帶至報名現(xiàn)場，假如一味死板操作，勢必造成供應(yīng)商來回奔波，浪費嚴重。有些地方新登記的供應(yīng)商還要搞形式主義的廉政承諾與準入通知書，報名前必須辦理，增加了投標成本，也不能達到反腐倡廉的真正作用。因此在綜合考慮各項工作指標規(guī)范性的前提下，可以采取一系列方便投標人的行動：如資質(zhì)原件在開標前驗看或評標時由評委查驗，標書可以郵寄，也可以發(fā)E-MAIL、發(fā)傳真，暫不收取標書工本費，開標時一并交納，這樣做可能在開標前不能確知參與投標的供應(yīng)商的數(shù)量，但其實就是每家供應(yīng)商都派人來現(xiàn)場購買標書，也有不來參加開標的可能性，關(guān)鍵是機構(gòu)內(nèi)部要協(xié)調(diào)一致，崗位把關(guān)要嚴格，不必要耿耿于懷付出的勞動得不到尊重，立意要有全局性，采購機構(gòu)本身就是服務(wù)機構(gòu)，多付出一點，多方便供應(yīng)商一點，應(yīng)該是我們的本份。我們知道應(yīng)急采購確實也是各地揮之不去的客觀存在，太死板也不行，總體原則要方便客戶，對采購時效性的要求應(yīng)該是采購當事人追求的共同目標。由于非公開招標方式信息的相對閉塞或者信息發(fā)布渠道的不規(guī)范，潛在投標人有時事先不知投標要求，或者由于電話通知的人為因素，潛在投標人信息不對稱，冒昧前來購買標書，也有風險。當然采購機構(gòu)的職責還是要公開信息發(fā)布渠道，采購程序與采購人應(yīng)急需求有矛盾時，要耐心做好解釋工作，政府采購只有符合了法定程序，才能保證采購工作合法合理高效公正。 

      3、采購機構(gòu)要想方設(shè)法降低采購成本。

       一是減少業(yè)務(wù)費用。

      電話可以使用磁卡式的，各崗位核算費用，節(jié)約有獎，超支自付，自律很重要；辦公設(shè)備購買設(shè)專人負責，減少浪費，購買清單與領(lǐng)用人簽字清單要相符合；盡量避免租用開標場地，采購機構(gòu)的現(xiàn)有開標場地完全可以用于開標，不必要勞民傷財，要以適當?shù)姆绞较虍數(shù)刂饕I(lǐng)導(dǎo)解釋清楚，法律是要切實遵守的，要敢于和善于頂住領(lǐng)導(dǎo)壓力，抵制不必要的場地租用花費，努力降低采購成本；可以請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)信息發(fā)布費用問題，出于支持政府采購工作考慮，力爭做到在當?shù)孛襟w發(fā)布招標信息零收費。公開招標且預(yù)算超過一定金額時再邀請公證處參加現(xiàn)場公證，公證費雖有中標人出，但最好不要按一定比例收取，可以采用固定值，如500元、600元不等。

      4、人力資本的節(jié)約措施。

      針對出工不出力的情況，要嚴格崗位責任，分工負責，內(nèi)部協(xié)調(diào)機制要完善，敢于動真格的，克服軟、散、嬌、橫等不良習氣，關(guān)鍵時可以開除內(nèi)部不良分子，決不能姑息養(yǎng)奸。

       5、未有法定理由不得廢標。

     廢標意味著采購當事人前期的一切工作化為烏有，浪費的不僅僅是人力物力的付出，也直接打擊了采購機構(gòu)工作積極性與信心。因此廢標一定要慎行，要符合采購法規(guī)定的廢標理由，即符合專業(yè)條件的供應(yīng)商或者對招標文件作實質(zhì)性響應(yīng)的供應(yīng)商不足三家的；出現(xiàn)影響采購公正的違法、違規(guī)行為的；投標人的報價超過了采購預(yù)算，采購人不能支付的；因重大變故，采購任務(wù)取消的。至于評委評標有難度、怕承擔責任、監(jiān)督者意愿、采購機構(gòu)主觀感覺等等都不能作為廢標的直接理由。評標是由評委根據(jù)招標文件與投標材料，依據(jù)評分標準綜合評定的，只有符合廢標的充分理由時才能執(zhí)行，隨意廢標將會增加采購成本，浪費有限的采購資源，因此一定要慎重。